填寫檢驗(yàn)業(yè)務(wù)受理委托書的規(guī)則要點(diǎn)

■文/黃 偉

委托書是檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)接受客戶委托、辦理檢驗(yàn)業(yè)務(wù)及雙方履行約定責(zé)任的協(xié)議憑據(jù)，也是檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)對(duì)委托樣品進(jìn)行檢驗(yàn)判定的依據(jù)。委托書填寫是否規(guī)范和正確，不僅影響著合同評(píng)審的有效性，也決定著檢驗(yàn)流程能否順暢高效，最終則關(guān)系著檢驗(yàn)工作質(zhì)量是否能夠滿足客戶和管理體系的要求。

填寫委托書是檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合同評(píng)審和受理檢驗(yàn)業(yè)務(wù)所必須的程序。委托書一般為格式化協(xié)議合同形式，也許因其看似簡(jiǎn)單，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)大都欠缺專門針對(duì)委托書填寫的具體而明確的作業(yè)指導(dǎo)書。而現(xiàn)實(shí)中，許多檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)受理和委托書填寫環(huán)節(jié)卻常常是錯(cuò)亂頻出、問(wèn)題不斷。這些具體和細(xì)節(jié)性的問(wèn)題也一度成為影響和制約檢驗(yàn)工作及服務(wù)質(zhì)量的重要因素。

要保證委托書內(nèi)容完整、信息準(zhǔn)確、填寫規(guī)范，使檢驗(yàn)業(yè)務(wù)流程順暢高效，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)接待人員必須切實(shí)把握“據(jù)實(shí)、規(guī)范”的原則，正確掌握和運(yùn)用委托書填寫的要點(diǎn)和規(guī)則。

委托書填寫的一般規(guī)則

1. 委托單位。委托單位作為委托書簽署的一方，也是檢驗(yàn)委托的主動(dòng)行為方。從嚴(yán)格意義上，對(duì)于第三方檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)而言，來(lái)自外部的檢驗(yàn)業(yè)務(wù)原則上都應(yīng)歸屬于委托性質(zhì)，區(qū)別只是在于委托方和業(yè)務(wù)來(lái)源的不同。因此，對(duì)于監(jiān)督抽查檢驗(yàn)，該監(jiān)督抽查活動(dòng)的組織方亦應(yīng)視為檢驗(yàn)的委托方。對(duì)以上級(jí)部門名義下達(dá)并組織實(shí)施、下級(jí)部門具體執(zhí)行（抽、送樣）的監(jiān)督抽查檢驗(yàn)，委托方則應(yīng)為該上級(jí)部門而非下級(jí)部門。委托單位應(yīng)填寫與營(yíng)業(yè)執(zhí)照登記名稱相一致的單位全稱，不得以簡(jiǎn)稱代替。如：“昆明市西山區(qū)××建材經(jīng)營(yíng)部”不能簡(jiǎn)寫為“××建材”。

2. 通訊地址。同樣要求應(yīng)與營(yíng)業(yè)執(zhí)照登記地址相一致，如：××市××路××號(hào)。不得以簡(jiǎn)略地名代替。

3. 受檢單位。指需通過(guò)本次檢驗(yàn)來(lái)確認(rèn)其產(chǎn)品質(zhì)量狀況、責(zé)任或關(guān)聯(lián)性的相關(guān)方，一般屬被動(dòng)性的一方。通常為樣品的所有者，即樣品（產(chǎn)品）的生產(chǎn)、銷售或使用方，如監(jiān)督抽查或行政執(zhí)法中的被抽查方或行政相對(duì)人、發(fā)證檢驗(yàn)對(duì)應(yīng)的生產(chǎn)企業(yè)、工程監(jiān)理見(jiàn)證檢驗(yàn)針對(duì)的材料供應(yīng)方等。除產(chǎn)品質(zhì)量爭(zhēng)議糾紛或仲裁檢驗(yàn)外，受檢單位一般不作為委托書的簽署方。故單方面的委托，如樣品的生產(chǎn)、銷售或使用者自行委托，委托書中就無(wú)需再填寫“受檢單位”一欄。在受理來(lái)自非樣品生產(chǎn)企業(yè)方的委托檢驗(yàn)時(shí)，有的業(yè)務(wù)接待人員擅自將樣品上所標(biāo)注的生產(chǎn)企業(yè)填作受檢單位，或?qū)⑽袉挝灰惨徊⒆鳛槭軝z單位，這是不嚴(yán)謹(jǐn)也是不規(guī)范的。

4. 生產(chǎn)單位。同樣應(yīng)填寫與營(yíng)業(yè)執(zhí)照登記名稱相一致的企業(yè)全稱。這里要特別強(qiáng)調(diào)的是，根據(jù)國(guó)家質(zhì)檢總局頒布的《委托檢驗(yàn)行為規(guī)范（試行）》第十四條規(guī)定，當(dāng)樣品的生產(chǎn)者及其他相關(guān)信息無(wú)法確認(rèn)時(shí)，委托檢驗(yàn)結(jié)果的報(bào)告中不得填寫生產(chǎn)者名稱及其商標(biāo)。因此，對(duì)于非樣品生產(chǎn)企業(yè)或非商標(biāo)持有人的單方委托，無(wú)需也不應(yīng)填寫生產(chǎn)者名稱及商標(biāo)等樣品相關(guān)信息。

5. 樣品名稱。通常指樣品包裝、標(biāo)簽或說(shuō)明書所明示標(biāo)稱的產(chǎn)品名稱。按照《產(chǎn)品標(biāo)識(shí)標(biāo)注規(guī)定》，樣品名稱應(yīng)當(dāng)表明其真實(shí)屬性，且應(yīng)使用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的名稱。無(wú)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的，應(yīng)使用不會(huì)引起誤解和混淆的常用名稱或者俗名；當(dāng)樣品標(biāo)注屬不規(guī)范的“奇特名稱”或“商標(biāo)名稱”時(shí)，應(yīng)同時(shí)標(biāo)注規(guī)范的名稱。如：變形金剛（塑料玩具）。

6. 規(guī)格型號(hào)。指按產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)分類命名規(guī)則編排、用于區(qū)分產(chǎn)品規(guī)格類別的代號(hào)。通常標(biāo)注于產(chǎn)品的包裝或標(biāo)簽上。應(yīng)注意，當(dāng)樣品是從原包裝或原規(guī)格產(chǎn)品中抽取的部分或局部時(shí)，則這些樣品的數(shù)量或外形尺寸不能填作委托書中的規(guī)格型號(hào)。

7. 質(zhì)量等級(jí)。即執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的合格品、一級(jí)品或優(yōu)等品。需進(jìn)行檢驗(yàn)判定的樣品均必須填寫質(zhì)量等級(jí)，一般按樣品包裝或標(biāo)簽標(biāo)注的等級(jí)填寫。當(dāng)樣品未標(biāo)注、或標(biāo)注方式與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定不一致時(shí)（如某些企業(yè)自編的“AAA”等級(jí)），一般應(yīng)填作“合格”等級(jí)。

8. 樣品數(shù)量。應(yīng)是可具體量化的數(shù)字與計(jì)量單位的組合，其表述應(yīng)能清楚地反映樣品的組成單位及數(shù)量關(guān)系（如100g/瓶×3瓶、5L/桶×10桶、1m/條×5條等）。不得用類似“10個(gè)”、“3組”等含混方式表述。

9. 抽樣基數(shù)。對(duì)于委托方自行送樣，檢驗(yàn)及檢驗(yàn)報(bào)告只針對(duì)來(lái)樣，故不存在抽樣基數(shù)問(wèn)題而無(wú)需填寫；對(duì)于監(jiān)督執(zhí)法抽查或委托抽樣，則一般都會(huì)涉及抽樣基數(shù)。業(yè)務(wù)人員必須認(rèn)真檢查并確認(rèn)抽樣方法、封條、抽樣單文書、簽章等齊備和規(guī)范無(wú)誤后，方可采錄抽樣基數(shù)等相關(guān)信息。

10. 樣品狀態(tài)。指樣品的外觀性狀特征及包裝方式。由于樣品種類繁多，情況狀態(tài)各異，要逐一準(zhǔn)確而恰當(dāng)?shù)匕盐蘸兔枋?，需要業(yè)務(wù)人員具備較全面的知識(shí)和足夠的經(jīng)歷經(jīng)驗(yàn)。為了減少錯(cuò)亂，保證規(guī)范和統(tǒng)一，可以將常見(jiàn)的樣品狀態(tài)加以歸納描述和格式化，業(yè)務(wù)人員則以打鉤方式選擇處理。如：□包裝完好、□無(wú)包裝、□包裝破損、□外觀完好、□外觀有損傷、□封條完好、□其它（）等，但不僅限于此。

11. 樣品處置。對(duì)可能在檢驗(yàn)中損耗或因破壞而喪失價(jià)值，無(wú)法或無(wú)需退還的樣品，以“報(bào)損”處理，但應(yīng)向委托方加以說(shuō)明；對(duì)非破壞性檢驗(yàn)、或有殘余價(jià)值、或委托方要求且符合退樣規(guī)定的樣品，以“退樣”處理。

12. 所帶附件。指樣品隨附的說(shuō)明書、標(biāo)簽、抽樣單、見(jiàn)證材料或委托方出具的委托書，應(yīng)注明附件的名稱及編號(hào)。

13. 檢驗(yàn)依據(jù)。通常指樣品（產(chǎn)品）的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)或委托檢驗(yàn)項(xiàng)目的試驗(yàn)方法標(biāo)準(zhǔn)，包括標(biāo)準(zhǔn)的名稱及代號(hào)。對(duì)于監(jiān)督抽查檢驗(yàn)，還應(yīng)同時(shí)填寫本次監(jiān)督抽查所依據(jù)的抽查規(guī)范或細(xì)則的名稱及代號(hào)。

14. 檢驗(yàn)項(xiàng)目。一般為全項(xiàng)目檢驗(yàn)和部分項(xiàng)目（非全項(xiàng)目）檢驗(yàn)兩種情況。后者應(yīng)列出與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定一致的檢驗(yàn)項(xiàng)目名稱。

15. 備注。一般用作對(duì)委托書未能包括的必須和重要的信息內(nèi)容做出注釋和附加說(shuō)明。特別是，當(dāng)無(wú)法確認(rèn)樣品及信息真實(shí)性而又需要記錄和反映時(shí)，一般應(yīng)對(duì)委托方提供或樣品標(biāo)稱信息內(nèi)容附加注腳，同時(shí)在備注欄中注明相關(guān)信息為委托方提供或系樣品明示標(biāo)稱內(nèi)容。

規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任的方法要點(diǎn)

1. 樣品信息確認(rèn)及免責(zé)措施。相對(duì)而言，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)在受理檢驗(yàn)業(yè)務(wù)時(shí)的規(guī)定要求一般都比較寬松，而且也極少有委托經(jīng)辦人攜帶營(yíng)業(yè)執(zhí)照、介紹信或身份證明等材料前來(lái)辦理業(yè)務(wù)的情況。對(duì)于經(jīng)辦人的身份和是否能夠代表委托單位、具備簽字擔(dān)責(zé)的權(quán)限能力等，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)一般也不作硬性的要求、追究和查驗(yàn)。通常是委托人怎么說(shuō)，業(yè)務(wù)接待人員就怎么填。這當(dāng)然是為委托方提供了極大的方便，但卻將其中可能隱含的風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任轉(zhuǎn)嫁給了檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)。

因此，為規(guī)避和降低風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任，一方面要求業(yè)務(wù)人員在受理和填寫委托書時(shí)，一定要細(xì)心、認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范，嚴(yán)格把好接樣受理的合同評(píng)審關(guān)。另一方面，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)進(jìn)一步健全和嚴(yán)格業(yè)務(wù)受理的程序規(guī)定和送檢要求，完善委托書格式內(nèi)容及填寫規(guī)則。如在委托書中可設(shè)置委托方的承諾聲明欄，以書面方式明確委托方應(yīng)對(duì)其所提供樣品及相關(guān)資料信息真實(shí)性負(fù)責(zé)并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

2. 不予受理的幾種情況。為保證檢驗(yàn)?zāi)軌虬搭A(yù)期要求進(jìn)行，降低檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任，當(dāng)遇有如下幾種情況時(shí)（不僅限于此），業(yè)務(wù)人員一般可不予受理或補(bǔ)正后受理：

（1）樣品數(shù)量不足，不能滿足檢驗(yàn)要求的；

（2）檢驗(yàn)依據(jù)或標(biāo)準(zhǔn)未提供或錯(cuò)誤的；

（3）樣品實(shí)物與說(shuō)明書、標(biāo)簽、抽樣單、見(jiàn)證材料等附件資料載明信息不一致的；

（4）樣品性狀已改變或異常的；

（5）樣品封條不完整、破損或異常的；

（6）樣品已經(jīng)使用或損壞的。特殊情況必須接收時(shí)，一般僅出具檢測(cè)數(shù)據(jù)而不予判定；

（7）樣品有造假或仿冒嫌疑而未予確認(rèn)和說(shuō)明的。

3. 補(bǔ)正。檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)在受理業(yè)務(wù)或其后發(fā)現(xiàn)樣品及信息有誤時(shí)，必須及時(shí)予以補(bǔ)正。

有一種觀點(diǎn)認(rèn)為，既然樣品及相關(guān)信息由委托方提供或填報(bào)，自然就由其承擔(dān)責(zé)任，即使有誤，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)也沒(méi)有責(zé)任、也無(wú)權(quán)更改。這其中存在偏頗和誤解。道理很簡(jiǎn)單，樣品及相關(guān)信息一旦被檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)所接收和載入委托書，則通常就可以被認(rèn)為是經(jīng)過(guò)了檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的合同評(píng)審及確認(rèn)。如果有誤而不予糾正，這些源自委托方的錯(cuò)誤便自然轉(zhuǎn)移到檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)所出具的（具有法律效力的）報(bào)告中，最終將轉(zhuǎn)換成為檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的錯(cuò)誤并為此承擔(dān)責(zé)任。根據(jù)國(guó)家質(zhì)檢總局頒布的《委托檢驗(yàn)行為規(guī)范（試行）》第五條規(guī)定，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)對(duì)接受的委托檢驗(yàn)行為負(fù)責(zé)，依法承擔(dān)法律責(zé)任。

當(dāng)然，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)確實(shí)無(wú)權(quán)擅自更改委托方信息，對(duì)錯(cuò)誤信息的補(bǔ)正應(yīng)依照規(guī)范的程序進(jìn)行，必須及時(shí)告知委托方并進(jìn)行查證后，由其自行更正并予以書面（簽字）確認(rèn)。