基于OA的科技信息平臺建設(shè)

崔亦工， 劉 穎， 朱明清

（1、黑龍江省科學(xué)院，黑龍江哈爾濱，150001；2、黑龍江省科學(xué)院自動化研究所，黑龍江哈爾濱，150090）

1 OA系統(tǒng)

OA是英文Office Automation的簡寫，是現(xiàn)代利用電腦進(jìn)行全自動的辦公系統(tǒng),目的是提高辦公效率[1]。我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產(chǎn)計劃，器材需求，技術(shù)管理，質(zhì)量管理，成本、財務(wù)計算、勞資人事管理等，這些都是日常辦公工作的處理范圍。

2 科技信息平臺建設(shè)

隨著社會的飛速發(fā)展，21世紀(jì)的信息時代已經(jīng)來臨，科技也的的確確成為了第一生產(chǎn)力，在工業(yè)、農(nóng)業(yè)、軍事、國防、教育等各個領(lǐng)域都不可或缺科技的支撐作用?？萍夹畔⑵脚_建設(shè)的目的是為了更好地實(shí)現(xiàn)科技資源的共享，提高科技交流的效率，降低科技管理的難度，提高科研院所和科技管理部門的辦公自動化的水平。

圖1 黑龍江省科學(xué)院辦公及科技信息平臺系統(tǒng)Fig.1 Office and S&T information platform of HAS

3 基于OA的科技信息平臺具備的功能

OA系統(tǒng)發(fā)展迅速，在各個行業(yè)中都有所涉獵，如：財務(wù)、人事、銷售等。但是對于科研院所、高等學(xué)校而言，作為科技管理的助手和信息平臺，OA系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能。

3.1 協(xié)同管理功能

憑借現(xiàn)代計算機(jī)和Internet互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的協(xié)同管理作用。OA系統(tǒng)管理軟件要為科研院所提供協(xié)同辦公解決方案，幫助科研院所在統(tǒng)一的科研系統(tǒng)信息平臺上實(shí)現(xiàn)對公文、公告、人員、項目、行政、采購等多方面的管理，它以消除單位內(nèi)部的各類信息孤島，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)各部門及人員之間的信息共享和協(xié)同工作為目的，創(chuàng)建一個集成的、統(tǒng)一的、協(xié)調(diào)運(yùn)作的協(xié)同辦公平臺以提高科研系統(tǒng)管理水平和運(yùn)營效率。協(xié)同辦公管理的功能可以輔助決策層即科研院所的高層更好地把握本單位發(fā)展方向、掌控全局、提高整體工作效率，使中間管理層更高效地協(xié)同工作、資源共享、理清責(zé)任，幫助執(zhí)行層的人員明確任務(wù)、督促執(zhí)行到位。

3.2 信息發(fā)布功能

信息的快速收集和傳遞是平臺建設(shè)的重要內(nèi)容之一，也是OA系統(tǒng)的最主要功能之一。及時進(jìn)行消息的交流與共享，例如即時會話、消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等?；诳蒲性核膶?shí)際情況，信息發(fā)布的范圍和層次要加以控制。其中一些內(nèi)部信息，包括通知、公文、消息等只能在一定范圍內(nèi)加以傳遞。而一些宣傳、公告、推介等信息需要大范圍和盡可能廣泛的傳遞，這則需要準(zhǔn)確的控制信息的發(fā)布范圍，在技術(shù)手段上有所創(chuàng)新。形式上可以多元化，例如通過 BBS、Email等。

3.3 實(shí)時通信功能

通信功能是利用現(xiàn)代通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將語音、視頻、郵件等通信功能集成到OA系統(tǒng)中，可以實(shí)現(xiàn)視頻會議功能?！耙曨l會議”英文為(Video Conference System)，包括軟件視頻會議系統(tǒng)和硬件視頻會議系統(tǒng)，是指兩個或兩個以上不同地方的個人或群體，通過現(xiàn)有的各種電氣通訊傳輸媒體，將人物的靜、動態(tài)圖像、語音、文字、圖片等多種資料分送到各個用戶的計算機(jī)上，使得在地理上分散的用戶可以共聚一處，通過圖形、聲音等多種方式交流信息，增加雙方對內(nèi)容的理解能力[2]。目前視頻會議逐步向著多網(wǎng)協(xié)作，高清化的方向發(fā)展著。還可以利用手機(jī)短消息平臺方便系統(tǒng)職工不方便上網(wǎng)時的信息及時接收，對于防止通知不到位起到了明顯效果。

3.4 科研項目網(wǎng)上申報與評審

科研項目實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上在線申報和評審為科研管理提供了一個科學(xué)、規(guī)范、有效的管理模式?？蒲性核鶕碛泻軓?qiáng)的科研和科技開發(fā)能力，項目申報比較集中且數(shù)量較多。要促進(jìn)科研院所科研工作的發(fā)展，一個重要的方面就是要加強(qiáng)科研管理工作?；赪eb的科研項目網(wǎng)上申報系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)申報者快捷有效地在線申報。專家也可以隨時隨地進(jìn)行在線評審，提高了工作效率，減少了人力財力投入，使項目申報的繁瑣過程得到極大的簡化[3]。

3.5 自動化考勤功能

考勤功能是實(shí)現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)考勤功能，考勤申請、簽核、審核、報表全部采用電子化方式，可以將考勤機(jī)數(shù)據(jù)輕松連入到本系統(tǒng)。單位可以根據(jù)自己的管理制度，自行定義工作日、班次、假別、簽核步驟、考勤申請及查詢的權(quán)限等規(guī)則。相關(guān)的申請、簽核、審核操作結(jié)果及時通知相關(guān)人員。主管不僅可以通過網(wǎng)頁形式進(jìn)行簽核，也可通過手機(jī)短信或手機(jī)WAP方式進(jìn)行考勤簽核，確保簽核的及時性。提供詳細(xì)、準(zhǔn)確、全面、實(shí)時的報表，人事專員可以在系統(tǒng)中輕松統(tǒng)計每位員工的考勤情況，確保統(tǒng)計信息及時、準(zhǔn)確。

3.6 軟硬件資源共享

資源共享是網(wǎng)絡(luò)給辦公自動化帶來的最大便利，可以實(shí)現(xiàn)軟件、硬件資源的共享[4]。比如打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等各種辦公設(shè)備，也可以實(shí)現(xiàn)會議室的自動預(yù)訂、時間排布，便于將現(xiàn)有資源的利用發(fā)揮到極致，同時也便于與會人員時間和工作的安排，提高了工作效率。

4 總結(jié)

OA系統(tǒng)已經(jīng)很廣泛地應(yīng)用在各個企事業(yè)單位，很大程度上提高了辦公效率。本文僅從科研院所的角度，對OA系統(tǒng)的發(fā)展提出自己的想法和建議，希望能夠?qū)A開發(fā)者和科技信息平臺的建設(shè)者有所參考。

［1］馬琳.OA系統(tǒng)安全評估及保障體系研究［J］.信息網(wǎng)絡(luò)安全，2012，10：21～22.

［2］劉國成.OA系統(tǒng)與即時通訊平臺的集成與應(yīng)用［J］.計算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2010,13：15.

［3］史敏,肖雪葵.科技信息公共服務(wù)績效評價研究［J］.中國科技論壇，2010,2：17～22.

［4］徐溪紅.省級科技信息資源共享平臺建設(shè)中的政策與機(jī)制支撐［J］.中國信息導(dǎo)報，2006,11：36～37.