生產(chǎn)計劃會議及其內(nèi)容的設(shè)計

董 鵬 陳樟文 郭 璞

1.卡萊(梅州)橡膠制品有限公司計劃部 514759 2.中國石化巴陵石化公司辦公室 414014 3.新課程研究編輯部 430014

1 引言

召開會議是為了發(fā)布信息、科學決策、推動工作、總結(jié)得失的重要方式?？茖W、規(guī)范、高質(zhì)量的會議對工作起著樞紐作用、指導作用和促進作用。企業(yè)類會議一般分為三類：一是常規(guī)會議，如股東會、董事會、高層管理人員會議、員工大會等；二是特種會議，如見面會、談判會、慶典型會議、會展型會議等；三是專業(yè)會議，如生產(chǎn)會議、安全會議、質(zhì)量會議、研發(fā)會議等。本文就專業(yè)會議中的生產(chǎn)計劃會議內(nèi)容進行一些分析和設(shè)計，并展開討論。會議內(nèi)容設(shè)計是籌劃會議的提前，它遵循一個過程，包括5W1H(內(nèi)容 what、人物 who、地點 where、時間 when、原因why、方法how)等要素。其價值標準主要由務(wù)實、規(guī)范、公正、公平、效率、針對性、推動性等要素組成。

2 生產(chǎn)計劃會議的特點與作用

2.1 生產(chǎn)計劃會議的特點。一是專業(yè)性。生產(chǎn)計劃會議是圍繞生產(chǎn)計劃的制定、實施、檢查、管控等工作遇到問題而召開的會議，其會議議題不能偏離于這些工作。二是周期性。在企業(yè)中，由于生產(chǎn)計劃大多是分年度、季度、月度(周)等周期制定的，因而生產(chǎn)計劃會議的召開隨之具有周期性，會議一般可分為年度、季度、月度(周)生產(chǎn)計劃會議。三是固定性。參加生產(chǎn)計劃會議的人員一般為企業(yè)內(nèi)部主管生產(chǎn)組織、計劃制定、工裝調(diào)整、質(zhì)量控制等人員，這些人員相對固定，是不能由其他人員代替的。四是復(fù)雜性。在實際工作中，企業(yè)可能遇到來自內(nèi)部和外部的各種意料不到的情況，如產(chǎn)品不能按時交貨、設(shè)備出現(xiàn)故障、產(chǎn)品質(zhì)量達不到客戶的要求、市場變化及一些無法抗拒因素等，以致生產(chǎn)計劃會議具有一定的復(fù)雜性。

2.2 生產(chǎn)計劃會議的作用。通過召開生產(chǎn)計劃會議，綜合考慮企業(yè)目標、市場需求等因素，制定合理的生產(chǎn)計劃，保證交貨日期與生產(chǎn)客戶當前需求的產(chǎn)品，使生產(chǎn)節(jié)拍能夠滿足客戶的需求節(jié)拍。通過會議，被人們所忽視的問題有可能被發(fā)現(xiàn)，進而認真地加以研究和解決；會議交流的正式性也可以使每一位與會者產(chǎn)生責任感和約束力，會議還可以幫助營造民主氣氛，給與會者提供共同參與和共同討論的機會，最終做出良好的決策。會議可以充分表現(xiàn)與會者在組織中的身份、地位和影響，使會議中的信息交流能在人們的心理上產(chǎn)生影響，可以使與會者產(chǎn)生一種共同的見解、價值觀、方向和行動指南，密切相互之間的關(guān)系，可以幫助澄清誤會，處理各種沖突并利用他人的知識和技巧來解決問題。同時也是為了形成或強化完成任務(wù)的能力。如：形成或增強整合力、智能支持力、判斷選擇力、協(xié)調(diào)力、創(chuàng)新力、潛力等。

2.3 生產(chǎn)計劃會議的重要性。生產(chǎn)計劃會議是企業(yè)生產(chǎn)調(diào)度員、生產(chǎn)負責人、設(shè)備負責人、物料負責人等，與生產(chǎn)工作密切相關(guān)的人員召集在一起，制定生產(chǎn)計劃、協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)計劃中遇到的問題和制定改善對策，及調(diào)動企業(yè)的人、財、物，滿足客戶的需求，其目的就是回顧過去，展望未來，對生產(chǎn)異常進行分析及解決。就卡萊(梅州)橡膠制品有限公司而言，2010年公司生產(chǎn)計劃會議占總會議的55%以上。

3 生產(chǎn)計劃會議存在的問題

3.1 會議主持人不善于組織會議。一個良好的生產(chǎn)計劃會議是發(fā)布信息、明確方向和解決問題的有效方式，而會議主持人在此起著重要作用。會議主持人的職責是宣布會議開始、提出會議議題、把握會議時間、執(zhí)行會議制度、總結(jié)會議內(nèi)容、跟蹤會議結(jié)果，主持人必須引導、闡明、控制、總結(jié)和評估會議結(jié)果。但實踐中，一些會議主持人對其作用認識不足，發(fā)揮的作用不夠，以致會議效率不高，解決不了實際問題，影響會議效果。

3.3 會議效率不高。NET MEETING公司針對全美4 000個公司白領(lǐng)所做的調(diào)研表明：57%的上班族在開會前心情緊張，上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪費的。造成這個問題的原因很多：一是會議處理的不是大問題，而是小事情，這些小事情可能是一個郵件、一個電話就可以解決；二是會議主題排序混亂，沒有突出主次，將一些非重要性的問題排在前面并消耗過多時間，造成用80%的時間去解決20%的不重要問題；三是會前沒有分發(fā)會議日程，導致與會者不熟悉會議任務(wù)、會議安排、會議時間等情況，不能有效掌控時間；三是很多會議由于事先準備不充分、時間安排不合理、會議目的不明確等；四是經(jīng)常召集臨時會議，臨時會議比正式會議還多，但經(jīng)常無果而終，浪費時間而不能作出決定。這些都是會議沒有解決問題的具體表現(xiàn)。

3.4 會議沒有解決問題。在實際工作中，要么是會而不議，要么是議而不決或決而不斷，或者決而不行。重復(fù)問題，重復(fù)提出，重復(fù)討論；會議散了，問題還在，無人跟蹤，原因到底是什么及解決對策不明？很多企業(yè)開會，會上決定的事情很多，但是往往不當場明確工作任務(wù)的完成時間，導致會后工作任務(wù)遲遲不能完成；對生產(chǎn)存在的問題，沒有提出有效的解決方案，只是將問題提交給會議研究辦法；議題缺乏針對性，問題抓得不準，目標不具體。有的雖然問題抓住了，但要達到什么要求、解決哪些問題以及解決到什么程度不明確。

3.5 會議缺少必要的規(guī)則。由于會議組織者沒有提出相關(guān)規(guī)則和要求，以致會議中出現(xiàn)各種問題，不能達到會議預(yù)期目標。比如，開會遲到早退，對會議目標或討論主題不清楚；與會人員過度關(guān)心某些問題，或基于某些原因而無意離題；會議中所涉及的某些問題或意見觸發(fā)他們離題交談等；與會者之間發(fā)生爭論；少數(shù)人思考快速，善于表達，且對會議表現(xiàn)熱忱，甚至壟斷會議的發(fā)言；與會人員間交頭接耳，與會者顯露不安情緒并急于離席，與會者開會打電話、離席抽煙；會議后未跟蹤落實。

3.6 與會者靜音。與會人員表現(xiàn)出安靜的原因是多方面的，比如，與會者怯場，擔心他們的意見會被人恥笑；害怕自己的觀點得罪他人；不喜歡會議組織者對待某些與會者的態(tài)度，因而不愿意發(fā)表意見；有些會議過于沉悶，與會者一走進會場就感受到死氣沉沉的氛圍；一些與會者過于強勢，發(fā)言影響其他與會者，以致其他人選擇沉默。

因為這些問題的存在，已經(jīng)有相當數(shù)量的職場人士對開會表現(xiàn)出不同程度的厭煩，認為這些會議“只有一小部分值得開”，這就需要引起企業(yè)的重視。實際上企業(yè)的會議往往是把“雙刃劍”，會議效率高，將會促進企業(yè)內(nèi)外部溝通協(xié)調(diào)；而會議效率低下，則會消耗大量人力、物力、財力等資源，同時對公司的業(yè)務(wù)發(fā)展起不到的積極作用。

4 解決會議存在問題的方法

有效的生產(chǎn)計劃會議管理發(fā)生在會議之前、會議期間和會議之后的統(tǒng)籌安排。因此，要對會前、會中、會后分別做好詳盡的規(guī)劃和設(shè)計。

4.1 會議前

確定會議目標，根據(jù)生產(chǎn)計劃工作需求和領(lǐng)導要求，明確會議要解決的具體問題、預(yù)期目標；盡早通知與會者會議的目標、地點和時間，事先分發(fā)會議日程；列出要在會上涉及到的事項，并預(yù)演會上的發(fā)言。具體來說，要考慮以下內(nèi)容：

（2）創(chuàng)新申報模式，突出工作“服務(wù)點”。昆明醫(yī)科大學第三附屬醫(yī)院積極探索開展黨建與思想政治研究申報工作模式，建立黨建思想政治理論研究項目申報制度，在工作中突出黨委的指導及相關(guān)職能部門的服務(wù)。在項目申報全過程進行指導、跟蹤、審核及問效。根據(jù)高校附屬醫(yī)院病患多、職工工作繁忙的特點，對項目申報采取申報前、申報中、申報后的全過程服務(wù)。申報前，按照當前黨中央政策及國家發(fā)展導向，結(jié)合申報指南對申報基層黨支部進行廣泛性引導；申報中，針對申報選題及項目申報書召開項目評審會，對項目組成員進行針對性指導；立項后，對項目研究開展中期檢查和結(jié)題要求提醒，對項目負責人進行單獨性輔導。

（1）會議目的是什么？會議組織者應(yīng)該清楚會議目標，并在會議一開始就圍繞實現(xiàn)這個目標做好相關(guān)準備工作?！皶鴤洹?在“會而議，議而決，決而行，行而徹”[1]這句話前面其實要加上另外三個字，就是“備而會”。為了節(jié)省會議時間、提高會議效率，應(yīng)該將會議相關(guān)材料提前分發(fā)給與會者，以便讓與會者能有足夠的時間在會前閱讀和消化這些材料并形成自己的意見和結(jié)論。這樣，正式會議討論時，大家就能迅速、完整地將事先準備好的意見和建議闡述出來，使與會者對議題有清楚的方向和目標，從而加快會議的進程，提高會議的效率。會議通知內(nèi)容里須寫明會議時間，會議地點，與會者，會議討論主題，如果要求與會者攜帶或者匯報材料等，也必須在會議通知中備注說明。同時，主持人要準備別人可能會問到的問題，并準備相關(guān)材料，其中準備的數(shù)據(jù)來源可靠嗎？數(shù)據(jù)有備注嗎？數(shù)據(jù)可對比分析嗎？等等，如此，與會者方可有備而來。關(guān)于PowerPoint的內(nèi)容和問題設(shè)計對會議的結(jié)果產(chǎn)生重要影響，決定會議成功與否，另外PowerPoint要注意字體不能太小，背景顏色不能太深，風格從頭到尾一致。

（2）誰出席會議？會議主持人是誰？確定誰是一定要參加，并只邀請這些人員，與會議議題無關(guān)的人員無需參加會議。

（3）何時何地舉行會議？提前協(xié)調(diào)聯(lián)系會議場地，布置好會場座位、音響等設(shè)施，確保會議設(shè)施舒適方便。會議應(yīng)在真正需要的時候召開，按時開始和結(jié)束會議，如果沒有準時參加，應(yīng)該采取一些處罰的措施，確保會議高效準時開始。

（4）應(yīng)遵循哪些基本規(guī)則？所有會議需要有一定的基本規(guī)則。一是嚴禁擴大范圍，如果議題超過三個且各項議題之間缺乏有機聯(lián)系，議題內(nèi)容過繁，目的不明，定位不清，會掩蓋主題，難以集中解決問題。因此，各項議題之間要保持有機聯(lián)系，并按照議題解決的邏輯順序排列，主要的問題往前排，相對次要的問題往后排；時間緊迫的問題往前排，時間余地大的問題往后排；需要與會者高度集中討論的問題往前排，與會者興趣較大、已經(jīng)掌握相關(guān)知識的問題往后排。二是運用強勢-弱勢-機會-威脅(SWOT）對生產(chǎn)計劃會議的外部環(huán)境和內(nèi)部條件進行分析，明確生產(chǎn)會議可以利用的機會和可能面臨的風險，并將這些機會和風險與會議的優(yōu)勢與劣勢結(jié)合起來，以便引導和控制與會者對問題的解決。三是企業(yè)的“會議管理”首先要明確什么樣的情況下才需要開會，制定會議管理制度，并且嚴格控制會議時間。在會議規(guī)定的時間內(nèi)，解決緊要的問題和一定的實際問題，而不要過多涉及生產(chǎn)計劃中無關(guān)的事情，不然很容易出現(xiàn)部分人力資源在會議中被浪費的情況。

4.2 會議中

會議中，鼓勵與會者的積極參與，發(fā)揚民主，集思廣益；掌握和控制會議進程，引導會議發(fā)言朝著結(jié)論進行，避免會議跑題太遠；如果議題討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同見解時，會議主持人要根據(jù)自己的理解將各種觀點加以概括，民主集中，求同存異；確保會議中的發(fā)言切合會議主題，精簡扼要地表述自身的觀點，這也是提高會議高效的關(guān)鍵所在[2]；會議不要超過1小時，避免冗長的會議，在必須延長會議時間時，應(yīng)征得大家的同意。如要按議程進行、提高會議效率要從以下幾個方面切入。

（1）通過會議內(nèi)容的設(shè)計，能有效提高企業(yè)戰(zhàn)略決策、戰(zhàn)略執(zhí)行、戰(zhàn)略監(jiān)控的連貫性。提高高層管理者的會議決策效率，不能依靠個人層面的溝通技巧，而是將會議安排與管理流程、戰(zhàn)略決策、業(yè)務(wù)決策結(jié)合起來，形成企業(yè)有規(guī)律的決策節(jié)拍。企業(yè)決策需要考慮多方面因素，綜合各方面的意見和看法，并經(jīng)過認真討論后才能作出決定，而這往往就是通過會議來實現(xiàn)的。因此，會議設(shè)計可以說是企業(yè)決策的一個孵化平臺。也可以說，高效會議管理是企業(yè)執(zhí)行流程的起點。

（2）會議內(nèi)容設(shè)計的原則，一般要遵守SMART原則。

S-Specific：問題要具體、有效，問題點，是重要的，且是緊急的；確保每一個問題是明確的，告訴別人做什么，要解決的問題是什么，或者要發(fā)布什么信息。需要重點關(guān)注之處，用顏色標示出來，以便能及時找到問題點；

M-Measurable：問題要可衡量、可追蹤、可考核、可制定行動方案，這樣避免討論與會議議題無關(guān)的內(nèi)容；

A-Attainable：問題要具有挑戰(zhàn)性但通過努力可以獲得成功，可達到的；

R-Realistic：問題要符合實際情況；

T-Time-based：問題要有時間限制。

會議設(shè)計的內(nèi)容和問題應(yīng)該是開放式，不應(yīng)該是封閉式。一個會提問題的人，能夠讓問題處理快速并得到想要的結(jié)果。面對幾十人的會議記錄，什么都展示，會浪費大家的時間。一個清晰的Power-Point有助于問題的解決，PowerPoint只展示重要的信息，讓與會者明白你的問題點是什么，以便對問題點有針對性地加以討論和解決。如果有人想看相關(guān)的信息，再展示相關(guān)的信息，而不是什么信息都展示給所有人看。主持人將相關(guān)資料必須放在一起，開會之前，都全部打開，這樣可以減少查找資料的時間。

（3）解決對策，會議內(nèi)容的設(shè)計（見表一）

表一：會議內(nèi)容的設(shè)計

利用此表格將會議問題點一一羅列出，針對問題點進行討論、訂方案和追蹤。同時，也有利于對上次會任務(wù)完成情況進行點評、總結(jié)。一個有效的會議，一定會有很好的工具、表格和方法來控制，這樣有利于清晰地呈現(xiàn)問題和解決問題。一個好的簡單易操作的表格，可以提高工作效率，使會議進展迅速、節(jié)省時間，持續(xù)動態(tài)的追蹤問題解決的進展狀況，直到問題得到有效的解決為止。也更好的控制會場秩序、緊扣議題議論、促進工作效率提升。確保每個人都有發(fā)言的機會，并明確將作出怎樣的決定，即當會議充分討論完一個問題點之后，主持人必須馬上決定此事的負責人、需要協(xié)調(diào)的部門以及完成時間。一個有效的會議，可以形成合力并且將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

（4）會議結(jié)束時，要總結(jié)會議的決定。另外，每個人填寫一份會議評估表，評估的內(nèi)容包括：是否準時開始和結(jié)束；開會的目的清楚嗎；有必要召開嗎；是否正確把握會議的目的及緊扣會議主題；是否遵循會議規(guī)定；本人是否有必要參加；對會議是否滿意；主持人是否準備充分；問題點是否已落實，責任人和完成日期是否清楚；是否適時調(diào)整了與會者的意見；會議召開是否有效果；會議有無結(jié)果（會議結(jié)果是會議有效與否的標準）等。

4.3 會議后

絕大多數(shù)工作要在會議之外完成，具體來說：

（1）一是會議評估表最終要形成會議質(zhì)量報告。二是本次會議成本是多少（每月、每季、每年的成本累積及趨勢圖）。評估的目的，就是提高會議效率，降低會議成本和持續(xù)不斷地改善。

（2）會議組織者除了通知、組織會議外，還有一個任務(wù)就是保證會上決定的工作任務(wù)得到全面貫徹。會議結(jié)束后，要整理并收存會議相關(guān)資料，比如，會議記錄、會議文件等，特別是計劃、組織和評估會議的內(nèi)容，以便今后查閱。會議組織者或部門負責人要根據(jù)問題點，明確相關(guān)責任人及改善方案、完成時間等，要督辦和跟蹤問題的解決措施和落實的狀態(tài)，進行相關(guān)記錄，以便在下次會議上進行反饋。

（3）總結(jié)會議優(yōu)劣。本次會議是否有待改善，成功之處是什么。總結(jié)是為了下次會議做準備。

5 結(jié)論

任何會議都可以采用SMART原則來組織實施。如何做好會議設(shè)計工作關(guān)系到企業(yè)決策的效率與效益。同時，會議管理也同樣關(guān)系企業(yè)的溝通協(xié)調(diào)、形象塑造和戰(zhàn)略規(guī)劃。一個有效的而可持續(xù)的會議就是一個PDCA的循環(huán)過程，使公司可持續(xù)性的發(fā)展。會議的權(quán)力運用和價值體現(xiàn)貫穿于會議的全過程，每一個環(huán)節(jié)都講究科學性、規(guī)范性、效率性，才能使會議產(chǎn)生應(yīng)有的價值。實施是會議決定落實到實處，會議權(quán)力運用產(chǎn)生實效的最重要的環(huán)節(jié)。會議的主持者和與會者要在實施中要扮演好自己的角色。一是要扮演價值創(chuàng)造者，引導組織成員從物資和精神兩方面創(chuàng)造價值；二是要扮演組織實施者，要在實施過程中有效發(fā)揮積極的主導作用；三是要扮演契約制定者和執(zhí)行者，為確保完成會議議定的重要任務(wù)，對組織內(nèi)外的各種關(guān)系必須制定相應(yīng)的契約加以制衡、整合，并切實執(zhí)行；四是要扮演促進者，即利用權(quán)力和人格魅力，維護和增強組織合力；五是要扮演競爭者和創(chuàng)新者，即立足本職崗位爭優(yōu)爭先，創(chuàng)新求效，起到表率作用；六是要扮演重新評估者和變革代言人，即在內(nèi)外環(huán)境條件明顯變化時，要重新評估會議的決定和正在實施的舉措，提出適當調(diào)整的可行方案，作出科學有效的應(yīng)對反應(yīng)，以保證組織持續(xù)發(fā)展[3]。

[1]高輝.如何提高會議管理水平中國商貿(mào),2009(10)：116-117

[2]老樹.集思廣益，片言居要—談會議管理之道[J].中外企業(yè)文化：保險文化,2008(5)：56～59

[3]方曉波.會議的權(quán)力與價值[J].合作經(jīng)濟與科技?,2005(16)：22～23