圖書(shū)管理系統(tǒng)的使用分析

王 艷

（大同電力高級(jí)技工學(xué)校，山西 大同 037039）

圖書(shū)管理涉及圖書(shū)信息、系統(tǒng)用戶信息、讀者信息、圖書(shū)借閱等多種數(shù)據(jù)管理。從管理的角度可將管理數(shù)據(jù)分為3類(lèi)：圖書(shū)信息管理、系統(tǒng)用戶管理、讀者數(shù)據(jù)管理。圖書(shū)信息管理包括圖書(shū)征訂、借還、查詢等操作；系統(tǒng)用戶管理包括系統(tǒng)用戶類(lèi)別和用戶數(shù)據(jù)管理，讀者數(shù)據(jù)管理包括讀者類(lèi)別管理和個(gè)人數(shù)據(jù)的錄入、修改和刪除。

圖書(shū)館實(shí)行自動(dòng)化管理是利用計(jì)算機(jī)的自動(dòng)化信息處理功能，完成圖書(shū)管理工作。自動(dòng)化管理系統(tǒng)給人們提供信息，及時(shí)地調(diào)整學(xué)校圖書(shū)館圖書(shū)結(jié)構(gòu)，并且對(duì)讀者們的借閱過(guò)程形成一整套動(dòng)態(tài)的管理。

學(xué)校圖書(shū)館要有著完善的圖書(shū)信息，對(duì)每一冊(cè)書(shū)要有詳細(xì)的記錄信息，功能上對(duì)系統(tǒng)的需求是全面的。因此對(duì)用戶的需求可分為4個(gè)方面：第一方面是圖書(shū)館工作人員通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)管理各類(lèi)圖書(shū)，分類(lèi)編號(hào)，調(diào)整圖書(shū)結(jié)構(gòu)，增加圖書(shū)庫(kù)存，適應(yīng)學(xué)生的需求；第二方面是學(xué)生們能通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)查詢?yōu)g覽圖書(shū)館中的圖書(shū)，來(lái)確定自己需要的書(shū)籍，為借閱作好準(zhǔn)備；第三方面是工作人員對(duì)學(xué)生們的借書(shū)證發(fā)放、登記好全面的掌握，及時(shí)得到每個(gè)借書(shū)證的當(dāng)前狀態(tài)和歷史借閱記錄；第四方面也是圖書(shū)館的核心工作，對(duì)圖書(shū)的借閱管理。

這4個(gè)方面形成了學(xué)校圖書(shū)館的一個(gè)工作整體，采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)化信息處理，可方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協(xié)同工作。

圖書(shū)管理的系統(tǒng)主要應(yīng)具有以下功能：圖書(shū)借閱者的需求是查詢圖書(shū)館所存的圖書(shū)、圖書(shū)借閱者可直接查看圖書(shū)館圖書(shū)情況、個(gè)人借閱情況及個(gè)人信息的修改；圖書(shū)館工作人員對(duì)圖書(shū)借閱者的借閱及還書(shū)要求進(jìn)行操作，同時(shí)形成借書(shū)或還書(shū)報(bào)表給借閱者查看確認(rèn)；圖書(shū)館管理人員的功能最為復(fù)雜，包括對(duì)工作人員、圖書(shū)借閱者、圖書(shū)進(jìn)行管理和維護(hù)，及系統(tǒng)狀態(tài)的查看、維護(hù)等。圖書(shū)管理人員功能的信息量大、數(shù)據(jù)安全性和保密性要求最高。

因此，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)及經(jīng)常性的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)是對(duì)每一位圖書(shū)管理人員的基本要求，下面就本人的工作、學(xué)習(xí)體會(huì)從以下幾方面討論本校圖書(shū)管理系統(tǒng)的特性及使用中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題：

1 科學(xué)地利用管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能

1.1 文獻(xiàn)利用率統(tǒng)計(jì)表

通過(guò)統(tǒng)計(jì)熱門(mén)書(shū)和呆滯書(shū)數(shù)量，得出讀者借閱情況，了解讀者需求，為圖書(shū)采購(gòu)工作作準(zhǔn)備。

要生成和打印文獻(xiàn)利用率統(tǒng)計(jì)報(bào)表，點(diǎn)擊系統(tǒng)主窗口上菜單欄中的“統(tǒng)計(jì)窗口”菜單項(xiàng)，選擇下拉菜單中的“文獻(xiàn)利用率統(tǒng)計(jì)”菜單命令。系統(tǒng)可分為兩種統(tǒng)計(jì)方式：一是熱門(mén)圖書(shū)統(tǒng)計(jì)，二是呆滯圖書(shū)統(tǒng)計(jì)。選擇統(tǒng)計(jì)方式（熱門(mén)書(shū)或呆滯書(shū)）；在“流通量超過(guò)”輸入框中定義流通的次數(shù)；點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

圖1 統(tǒng)計(jì)參數(shù)設(shè)置對(duì)話框圖

1.2 文獻(xiàn)分類(lèi)借還統(tǒng)計(jì)表

通過(guò)分類(lèi)借閱統(tǒng)計(jì)，了解讀者閱讀的圖書(shū)類(lèi)別，按照?qǐng)D書(shū)分類(lèi)的比例制定圖書(shū)采購(gòu)計(jì)劃，從而做到科學(xué)合理地采購(gòu)圖書(shū)。

要生成和打印按文獻(xiàn)的分類(lèi)為統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目的借和還次數(shù)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，點(diǎn)擊系統(tǒng)主窗口上菜單欄中的“統(tǒng)計(jì)窗口”菜單項(xiàng)，選擇下拉菜單中的“文獻(xiàn)分類(lèi)借還統(tǒng)計(jì)”菜單命令。直接輸入統(tǒng)計(jì)的起始日期；直接輸入統(tǒng)計(jì)的終止日期；點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

圖2 圖書(shū)分類(lèi)借還統(tǒng)計(jì)

2 借閱規(guī)定中的允借冊(cè)數(shù)與讀者書(shū)證的允借冊(cè)數(shù)的合理設(shè)置

在圖書(shū)管理系統(tǒng)中，每類(lèi)讀者對(duì)不同流通類(lèi)型的文獻(xiàn)的借閱權(quán)限是不同的。例如，圖書(shū)館專業(yè)書(shū)允借5冊(cè)，文藝書(shū)允借2冊(cè)，一般來(lái)說(shuō)圖書(shū)館鼓勵(lì)讀者借閱專業(yè)書(shū)，限制借閱文藝書(shū)。如果讀者想用文藝書(shū)的允借冊(cè)數(shù)去借專業(yè)書(shū)，是應(yīng)該提倡的。如果沒(méi)有讀者的最大允借冊(cè)數(shù)參數(shù)的話，上述的想法就無(wú)法實(shí)現(xiàn)，則解決辦法：設(shè)置讀者最大允借冊(cè)數(shù)為7冊(cè)，專業(yè)書(shū)允借7冊(cè)，文藝書(shū)允借2冊(cè)，這樣問(wèn)題就迎刃而解了。

3 流通類(lèi)型的設(shè)定

流通類(lèi)型這一概念是為了適應(yīng)不同的流通政策提出來(lái)的，沒(méi)有準(zhǔn)確地設(shè)定流通類(lèi)型，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)借閱規(guī)定中設(shè)置。流通類(lèi)型是文獻(xiàn)實(shí)體在流通規(guī)則方面特性的一種概括，流通類(lèi)型的定義有三要素，即分配地址、文獻(xiàn)類(lèi)型、分類(lèi)，根據(jù)這三要素，對(duì)任意一文獻(xiàn)的復(fù)本，只要對(duì)照表設(shè)置的全面，都可以根據(jù)對(duì)照表求出其對(duì)應(yīng)的流通類(lèi)型。

在定義流通類(lèi)型時(shí)要全面考慮，要求能覆蓋圖書(shū)館的所有文獻(xiàn)實(shí)體，即任何一個(gè)復(fù)本都可以根據(jù)其屬性求得其流通類(lèi)型，對(duì)于無(wú)需加限制的要素，可以用“*”來(lái)代替，而且會(huì)按照分配地址、文獻(xiàn)類(lèi)型分類(lèi)的優(yōu)先順序選擇。

如果漏掉條件，則會(huì)造成有的文獻(xiàn)無(wú)法借出的情況。為了解決這個(gè)問(wèn)題，系統(tǒng)還設(shè)置了一個(gè)缺省字段，用于如果在對(duì)照表中查不到的情況下，以缺省流通類(lèi)型作為該實(shí)體的流通類(lèi)型。

表1是本館流通類(lèi)型對(duì)的設(shè)置表。

表1 流通類(lèi)型對(duì)的設(shè)置表

只有正確地設(shè)置了流通類(lèi)型才能確定讀者的允借冊(cè)數(shù)，就可以根據(jù)讀者借閱信息判斷讀者可以借閱圖書(shū)的數(shù)量。

讀者借還審查的部分流程：①輸入讀者證號(hào)；②校驗(yàn)讀者證狀態(tài)；③檢查該讀者總借閱冊(cè)數(shù)是否超出允借冊(cè)數(shù)；④其他校驗(yàn)；⑤輸入文獻(xiàn)條碼；⑥確定該文獻(xiàn)的流通類(lèi)型。

4 總結(jié)

利用圖書(shū)管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能可以及時(shí)地了解讀者的閱讀需求，從側(cè)面了解學(xué)生的思想動(dòng)態(tài)，有真對(duì)性地推薦一些新書(shū)，起到引導(dǎo)學(xué)生愛(ài)讀書(shū)、讀好書(shū)的作用。通過(guò)借閱規(guī)定的設(shè)置，鼓勵(lì)學(xué)生多借專業(yè)書(shū)籍，培養(yǎng)學(xué)生熱愛(ài)學(xué)習(xí)的好習(xí)慣。