文書檔案歸檔十年改革的思考

王健

摘要：根據(jù)國家標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/22-2000），核工業(yè)檔案館制定了實施細則，在全行業(yè)推行了文件以件管理。本文以核工業(yè)檔案館的實踐經驗為基礎，論證了順應社會發(fā)展實行立卷改革的必要性和可行性。

關鍵詞：文書檔案 歸檔 改革 思考

2000年12月6日，國家檔案局頒布了DA/T2000《歸檔文件整理規(guī)則》。這是我國檔案工作的一項重要改革?！兑?guī)則》以“簡化整理，深化檢索”為宗旨，對原有的歸檔文件整理方法——“立卷”進行了改革，推行文件級整理，大幅度簡化了整理中的手工操作，為規(guī)范電子文件歸檔整理方法奠定了基礎。

一、核工業(yè)檔案館立卷改革

核工業(yè)檔案館是核工業(yè)集團公司所屬唯一一個專業(yè)檔案館，保存文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案等多種類型檔案?，F(xiàn)今所屬成員單位已基本實現(xiàn)以件為單位歸檔，新的整理方法在我單位得到了認同。

（一）制定《歸檔文件整理規(guī)則》實施細則

通過學習討論，我們認為，要做好立卷改革，就要認真學習國家相關制度、標準，并制定自己的實施細則。因此，我們結合核工業(yè)檔案工作的實際，依據(jù)國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》，制定了核工業(yè)檔案館的實施細則，使我們的工作可以做到有章可循，有法可依。

（二）重視文件歸檔整理工作

歸檔文件整理工作既是公文處理工作的最后一個環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的開始，這是一項承前啟后的工作，直接關系到文件材料歸檔后的安全保管和有效利用。歸檔文件整理工作涉及到機關形成文件的各個部門，因此這項工作必須進行周密地組織和有效地監(jiān)督，以保證這項工作能夠高質量完成。因此，我們十分重視歸檔文件的平時積累，并建立相關制度對整理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。

（三）歸檔文件的分類、整理和裝訂

歸檔文件的合理分類，不但能有效地揭示出歸檔文件之間的內在聯(lián)系，使全宗成為一個有機整體，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對排列、編目等后續(xù)工作的開展，以及將來排架管理都有著重要意義。經多方研究討論，并總結以往經驗，我們確定年度-組織機構-保管期限分類法。

裝訂是歸檔文件整理工作的基礎環(huán)節(jié)。為便于檔案的檢索查詢，除按檔案局要求，正文與附件為一件外，對轉發(fā)文和被轉發(fā)文、來文與復文我們作了修改：轉發(fā)文與被轉發(fā)文、來文與復文均為兩件。在裝訂時盡量保持原有文件自然原貌，減少后期的人為加工，以避免不必要的人力、財力的浪費。

（四）歸檔文件的編號、編目、裝盒

編號是編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時的實體存取提供條件。集團公司總部文書檔案由于采取年度-機構-保管期限分類法，在最低類目——保管期限內分別編寫室編件號。

編目是指編制歸檔文件目錄。它是歸檔文件整理工作的重要內容之一，也是其他各種編目工作的起點和基礎。我們設計了歸檔文件目錄封皮和歸檔文件目錄，便于檔案的管理。

裝盒是將歸檔文件按照件號的先后順序裝入檔案盒中，與歸檔文件目錄的排列順序保持一致，保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。我們在裝盒時做到，不同形成年度的文件不放入同一檔案盒；不同保管期限的文件不放入同一檔案盒；不同機構形成的文件不放入同一檔案盒。

二、立卷改革前后比較

自2001年檔案立卷改革至今已十年，通過這幾年的實際操作，我們總結有以下特點：

一是取消案卷，實行文件級管理，免除了繁瑣、復雜的組卷過程。二是以“件”為單位進行裝訂，保持原有文件的自然形式，取消三孔一線的裝訂方式，減少手工勞動，提高工作效率。三是取消案卷、卷內文件兩級目錄，以“件”為單位編寫歸檔文件目錄，簡化程序，便于查找利用。四是只需填寫檔案盒盒脊，不再擬寫案卷題名和填寫案卷封面。五是檔案盒的項目設置有了較大變化。封面只設“全宗名稱”項，盒脊設“全宗號、年度、機構（問題）、保管期限、起止室號、起止館號、盒號”等。

通過上面的分析，以“件”歸檔簡化了操作，既減輕了檔案人員的工作量，同時又簡化了業(yè)務培訓難度。

總之，通過這幾年以件為單位進行歸檔的經驗，我們充分體會到，《歸檔文件整理規(guī)則》是順應社會發(fā)展的潮流，滿足檔案管理現(xiàn)代化的需要，規(guī)范歸檔文件的整理方法，提高工作效率的行之有效的標準。

作者單位：核工業(yè)檔案館