企業(yè)境外機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀分析及對(duì)策

郭潤(rùn)華

摘要：隨著國(guó)際化戰(zhàn)略的逐步實(shí)施，圍繞海外資產(chǎn)和主營(yíng)業(yè)務(wù)形成了大量境外檔案資料，如何針對(duì)境外檔案管理特殊性，解決境外機(jī)構(gòu)檔案管理存在的問題，本文將檔案管理的普遍性原則與境外機(jī)構(gòu)檔案管理的特殊性相結(jié)合，提出了解決問題的措施。

關(guān)鍵詞：境外機(jī)構(gòu) 檔案管理 建議

為了解中國(guó)石化駐外機(jī)構(gòu)檔案管理基本情況，有針對(duì)性提出加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)檔案管理的對(duì)策，筆者調(diào)研分析了中國(guó)石化中東代表處、國(guó)際石油勘探公司西亞－北非大區(qū)公司、國(guó)際事業(yè)（中東）有限公司、中原石油勘探局中東石油工程公司、中國(guó)石化英國(guó)代表處、聯(lián)合石化（英國(guó)）有限公司、國(guó)際石油勘探公司薩摩亞KREUZTAL LTD倫敦分公司等7個(gè)駐外機(jī)構(gòu)檔案管理情況，并針對(duì)問題提出加強(qiáng)中國(guó)石化駐外機(jī)構(gòu)檔案管理的措施。

一、中國(guó)石化駐外機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

1.中國(guó)石化中東代表處。建立于2004年，主要職責(zé)是代表集團(tuán)公司聯(lián)絡(luò)我駐阿聯(lián)酋及周邊地區(qū)10個(gè)國(guó)家的使領(lǐng)館、經(jīng)商處；協(xié)調(diào)、管理中石化在中東地區(qū)各機(jī)構(gòu)；建立信息平臺(tái)，為中石化總部相關(guān)部門提供信息和相關(guān)投資、服務(wù)方面的建議；接待總部和總部機(jī)關(guān)及所屬企業(yè)代表團(tuán)。代表處有專人兼管文件的收發(fā)和其他資料的管理工作，配備有專門的檔案柜，每年年底對(duì)當(dāng)年形成的收發(fā)文、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件材料進(jìn)行整理歸檔，建立有檔案目錄。但沒有專門的檔案管理制度。受辦公條件限制，加之所形成的檔案材料較少，沒有設(shè)立專門的檔案庫(kù)房。

2.國(guó)際石油勘探公司西亞－北非大區(qū)公司。2007年7月1日正式運(yùn)營(yíng)，為國(guó)際石油勘探公司地區(qū)性派出機(jī)構(gòu)，主要職責(zé)是代表國(guó)際石油勘探公司對(duì)所轄項(xiàng)目實(shí)施靠前管理，組織完成本部下達(dá)的年度計(jì)劃和預(yù)算，全權(quán)負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施過程中的生產(chǎn)、技術(shù)管理、決策、熱線技術(shù)支撐，HSE項(xiàng)目運(yùn)行管理等，對(duì)轄區(qū)各項(xiàng)目人力等資源進(jìn)行統(tǒng)籌調(diào)配。一名副總經(jīng)理具體分管檔案工作，大區(qū)公司總部建有專門的檔案資料室，檔案資料室只負(fù)責(zé)保管大區(qū)總部在新項(xiàng)目開發(fā)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、技術(shù)研究及綜合管理等方面形成的檔案資料。大區(qū)公司下屬各項(xiàng)目公司形成的地質(zhì)檔案資料由各項(xiàng)目公司直接移交國(guó)內(nèi)的中國(guó)石化地質(zhì)資料中心存檔保管。各項(xiàng)目公司安裝了中國(guó)石化地質(zhì)資料管理信息系統(tǒng)軟件。目前，大區(qū)公司總部?jī)H是依據(jù)國(guó)際石油勘探公司的要求對(duì)檔案材料的管理做了一些原則性要求，尚未形成一套系統(tǒng)的檔案管理制度體系，部分業(yè)務(wù)部門形成的應(yīng)歸檔文件材料尚未向檔案室歸檔；形成的大量電子文件現(xiàn)暫時(shí)用移動(dòng)硬盤進(jìn)行存儲(chǔ)。

3.國(guó)際事業(yè)（中東）有限公司。2008年1月在阿聯(lián)酋迪拜Jebel Ali自由區(qū)注冊(cè)成立，主要從事設(shè)備材料、石油化工產(chǎn)品的進(jìn)出口業(yè)務(wù)。公司的檔案管理由業(yè)務(wù)經(jīng)理兼職管理，各類檔案分別保管在辦公室檔案柜中。合同檔案計(jì)劃按國(guó)際事業(yè)公司要求于第二年派專人送回國(guó)內(nèi)檔案部門保管。

4.中原石油勘探局中東石油工程公司。2001年10月在阿聯(lián)酋迪拜Jebel Ali自由區(qū)注冊(cè)成立，主要從事石油設(shè)備、機(jī)械、材料、建材等的貿(mào)易，為中原油田設(shè)在周邊國(guó)家的地區(qū)公司提供部分后勤支持服務(wù)，并執(zhí)行中原油田海外項(xiàng)目資金管理的職責(zé)。中原油田檔案工作實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，油田檔案管理處負(fù)責(zé)所屬駐外機(jī)構(gòu)的檔案實(shí)體管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。由公司經(jīng)理直接分管檔案工作，公司檔案按照職責(zé)范圍分為行政檔案、清關(guān)貿(mào)易檔案、會(huì)計(jì)檔案三大類，各類檔案均建有目錄，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員按照崗位職責(zé)分別保管，業(yè)務(wù)人員回國(guó)進(jìn)行工作交接時(shí)需要同時(shí)進(jìn)行檔案資料交接。公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、租房租地合同、租車合同等重要檔案材料，掃描后通過傳真發(fā)回國(guó)內(nèi)檔案室統(tǒng)一存檔管理。

5.中國(guó)石化英國(guó)代表處。2005年注冊(cè)登記，主要職責(zé)是代表集團(tuán)公司聯(lián)絡(luò)我駐英國(guó)使領(lǐng)館、經(jīng)商處；協(xié)調(diào)、管理中石化在英各機(jī)構(gòu)；建立信息平臺(tái)，為中石化總部相關(guān)部門提供信息和相關(guān)投資、服務(wù)方面的建議；接待總部和總部機(jī)關(guān)及所屬企業(yè)代表團(tuán)。目前，代表處尚未建立專門的檔案管理制度，除收集的各類信息材料按要求及時(shí)傳回國(guó)內(nèi)有關(guān)部門外，其他文件材料有承辦人員保存在各自的辦公室文件柜內(nèi)。

6.聯(lián)合石化（英國(guó)）有限公司。1995年12月12日在倫敦注冊(cè)成立，公司主營(yíng)業(yè)務(wù)是為中國(guó)石化集團(tuán)公司代理進(jìn)口原油，套期保值及開展第三方原油貿(mào)易。公司的會(huì)計(jì)及業(yè)務(wù)檔案，集中保存在公司辦公區(qū)的一個(gè)儲(chǔ)藏室內(nèi)，該儲(chǔ)藏室配備有檔案密集架?？偨?jīng)理、副總經(jīng)理和行政部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)掌管該儲(chǔ)藏室鑰匙。為保護(hù)公司合法權(quán)益，防止失泄密事件發(fā)生，公司規(guī)定所有業(yè)務(wù)文件在公司統(tǒng)一管理，個(gè)人離開時(shí)，不得帶走任何公司文檔。聯(lián)合石化公司也通過內(nèi)控管理細(xì)則要求該公司認(rèn)真做好檔案管理工作，要求將各種業(yè)務(wù)單據(jù)及時(shí)傳遞、及時(shí)存檔并定期進(jìn)行內(nèi)控方面的檢查。

7.國(guó)際石油勘探公司薩摩亞KREUZTAL LTD倫敦分公司。2007年7月在倫敦注冊(cè)成立，主要從事國(guó)際石油勘探公司海外權(quán)益油的銷售工作。主要有文書檔案和合同檔案。文書檔案主要內(nèi)容為收發(fā)文件、審計(jì)及匯報(bào)材料。檔案載體形式分為紙質(zhì)和電子兩種形式。合同檔案主要有業(yè)務(wù)檔案、辦公室和宿舍租賃合同等。公司的檔案管理由總經(jīng)理主抓，業(yè)務(wù)主管整理，各類檔案分類保管在辦公室檔案柜中。

二、中國(guó)石化駐外機(jī)構(gòu)檔案管理特性分析

綜合上述7家駐外機(jī)構(gòu)檔案管理的基本情況，可以得出駐外機(jī)構(gòu)檔案管理具有特殊性。具體表現(xiàn)在以下六方面：

第一，駐外機(jī)構(gòu)類型的多樣性。在經(jīng)營(yíng)（工作）范圍、業(yè)務(wù)性質(zhì)、人員規(guī)模、機(jī)構(gòu)設(shè)置、投資形式等方面具有較大的差異性，導(dǎo)致其形成檔案材料的內(nèi)容有較大的差異性，要求我們?cè)谥朴單募牧蠚w檔制度時(shí)，必須區(qū)別對(duì)待，不能搞一刀切。

第二，機(jī)構(gòu)和人員的特殊性。駐外機(jī)構(gòu)設(shè)置大多從簡(jiǎn)，工作人員身兼數(shù)職，大多不可能設(shè)專職檔案員；規(guī)模較大的駐外機(jī)構(gòu)往往聘有外籍員工，特殊檔案的保密問題較為突出；駐外機(jī)構(gòu)人員流動(dòng)性相對(duì)較大，如果檔案資料交接不及時(shí)，容易造成檔案資料的丟失。

第三，辦公條件對(duì)檔案的安全保管影響較大。特別是規(guī)模較小的駐外機(jī)構(gòu)，一般不可能專門建設(shè)或租用標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房，檔案裝具往往配備不足，給檔案的安全保管帶來一定的隱患。

第四，受駐外機(jī)構(gòu)所在國(guó)（或資源國(guó)）的法律限制。不同的國(guó)家對(duì)檔案資料管理有不同的要求。如英國(guó)政府規(guī)定，與企業(yè)稅務(wù)有關(guān)的檔案材料最少要保存6年以上，以備政府稅務(wù)部門檢查。也門、沙特等國(guó)也不允許將地質(zhì)檔案材料帶出國(guó)境。因此，駐外機(jī)構(gòu)檔案管理必須遵守所在國(guó)（或資源國(guó)）的法律規(guī)定，不能統(tǒng)一要求運(yùn)回國(guó)內(nèi)集中保管，以減少不必要的麻煩。

第五，檔案內(nèi)容的特殊性。駐外機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容以行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、會(huì)計(jì)檔案和業(yè)務(wù)檔案為主，黨群類檔案很少；駐外機(jī)構(gòu)與國(guó)內(nèi)主管部門聯(lián)系密切，相當(dāng)數(shù)量的檔案材料形成于境內(nèi)，甚至一份文件材料的形成既涉及境內(nèi)，也涉及境外，需要在加強(qiáng)境外檔案材料收集的同時(shí)，抓好境內(nèi)相關(guān)檔案材料的收集歸檔工作，保證駐外機(jī)構(gòu)檔案材料的齊全、完整和有機(jī)聯(lián)系。

第六，檔案語(yǔ)種、載體形式的多樣性。駐外機(jī)構(gòu)檔案材料的語(yǔ)種復(fù)雜多樣，不僅僅有中文，還有相當(dāng)一部分涉及駐在國(guó)的語(yǔ)種，如英語(yǔ)、德語(yǔ)、法語(yǔ)、日語(yǔ)等。檔案載體也呈多樣性，如光盤檔案、磁介質(zhì)檔案、移動(dòng)硬盤等。這就要求駐外機(jī)構(gòu)檔案管理人員必須懂外語(yǔ)、懂檔案、懂計(jì)算機(jī)知識(shí)。

鑒于駐外機(jī)構(gòu)檔案工作的上述特點(diǎn)，駐外機(jī)構(gòu)檔案管理應(yīng)充分尊重駐外機(jī)構(gòu)檔案工作的特點(diǎn)，不能照搬國(guó)內(nèi)企業(yè)的檔案管理模式，在檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置、文件材料歸檔范圍、檔案保管方式等內(nèi)容上只宜提出原則性要求，不宜規(guī)定過細(xì)。

三、中國(guó)石化駐外機(jī)構(gòu)檔案管理存在的主要問題及對(duì)策

駐外機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)有待進(jìn)一步提高。大多數(shù)駐外機(jī)構(gòu)開始進(jìn)行項(xiàng)目運(yùn)作時(shí)，并沒有考慮到檔案工作，沒有將檔案工作列入到相關(guān)的工作計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。普遍缺乏一套真正符合駐外機(jī)構(gòu)自身檔案管理實(shí)際、統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，檔案管理隨意性較大。大多數(shù)駐外機(jī)構(gòu)沒有建立專門的檔案機(jī)構(gòu)或明確專（兼）職檔案員負(fù)責(zé)本單位的檔案工作，檔案材料分散存放在業(yè)務(wù)人員手中，極易造成檔案材料的散失。利用因特網(wǎng)進(jìn)行電子文件的傳輸，電子文件的保密管理存在安全隱患。受辦公用房的限制，不具備檔案保管專業(yè)庫(kù)房。

針對(duì)上述問題，主要應(yīng)采取以下五方面措施：

第一，應(yīng)加大宣傳力度，強(qiáng)化駐外機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案意識(shí)。

目前，中國(guó)石化海外事業(yè)發(fā)展迅速，境外資產(chǎn)已具相當(dāng)規(guī)模。集團(tuán)公司工作會(huì)議提出了“力爭(zhēng)用10－15年的時(shí)間，把中國(guó)石化發(fā)展成具有較強(qiáng)國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的跨國(guó)能源化工公司”的奮斗目標(biāo)。檔案是企業(yè)生產(chǎn)要素和有形、無形資產(chǎn)的組成部分，是集團(tuán)公司持續(xù)有效和諧發(fā)展的特殊資源。境外機(jī)構(gòu)檔案更是維護(hù)國(guó)家和中石化合法權(quán)益的重要憑據(jù)，對(duì)中石化境外資產(chǎn)的保值增值具有不可替代的重要作用。因此，駐外機(jī)構(gòu)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員必須提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和使命感，自覺做好駐外機(jī)構(gòu)檔案材料的形成、積累、歸檔工作，確保駐外機(jī)構(gòu)檔案材料的完整與安全。

第二，應(yīng)堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案管理體制，形成檔案管理部門、外事管理部門、駐外機(jī)構(gòu)主管單位齊抓共管、分工負(fù)責(zé)的運(yùn)行機(jī)制。

集團(tuán)公司辦公廳和外事局負(fù)責(zé)集團(tuán)公司境外檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督管理，各駐外代表處對(duì)所在國(guó)家（地區(qū)）的所有中石化駐外機(jī)構(gòu)的檔案工作具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督管理責(zé)任。根據(jù)工作需要，經(jīng)集團(tuán)公司辦公廳和外事局批準(zhǔn)，集團(tuán)公司駐外代表處可指定本域內(nèi)的一家中石化駐外機(jī)構(gòu)檔案部門代行其檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督管理職責(zé)。駐外機(jī)構(gòu)主管單位檔案部門和外事部門負(fù)責(zé)本單位境外檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督管理。各級(jí)駐外機(jī)構(gòu)根據(jù)工作需要設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)，或配備專（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)檔案管理工作。

第三，應(yīng)將檔案工作納入駐外機(jī)構(gòu)管理的相關(guān)制度，健全駐外機(jī)構(gòu)檔案管理制度體系，強(qiáng)化對(duì)駐外機(jī)構(gòu)檔案工作的監(jiān)督管理。

將駐外機(jī)構(gòu)文件材料的形成、積累、歸檔工作納入駐外機(jī)構(gòu)內(nèi)控管理制度；將駐外機(jī)構(gòu)檔案工作情況作為駐外機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人離任審計(jì)和項(xiàng)目結(jié)束審計(jì)內(nèi)容之一；將檔案資料交接作為駐外機(jī)構(gòu)工作人員工作交接內(nèi)容之一，檔案交接不清，不得離開原工作崗位；員工（特別是外籍員工）上崗前必須與駐外機(jī)構(gòu)簽訂保密協(xié)議。

第四，應(yīng)在“確保檔案完整安全、方便利用”的前提下，結(jié)合駐外機(jī)構(gòu)實(shí)際，對(duì)檔案實(shí)體管理采取相對(duì)集中與分散保管相結(jié)合的管理方式。

規(guī)模較大的駐外機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案室，設(shè)置專門庫(kù)房，集中統(tǒng)一保管各類檔案。為方便生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)利用檔案，可在現(xiàn)場(chǎng)設(shè)檔案分室，檔案人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)分室檔案保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案的安全。規(guī)模較小的駐外機(jī)構(gòu)的涉密檔案、永久長(zhǎng)期檔案應(yīng)由專（兼）職檔案人員集中保管，非涉密短期檔案和業(yè)務(wù)資料由承辦部門保管，承辦人定期向?qū)＃妫┞殭n案人員移交需要集中保管的檔案或及時(shí)移交辦理完畢的需要?dú)w檔的文件材料。

涉及境外項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)、債權(quán)債務(wù)、營(yíng)銷策略和核心技術(shù)方面的檔案應(yīng)集中管理，重要檔案應(yīng)及時(shí)向國(guó)內(nèi)主管單位報(bào)送備份的電子文件。駐外機(jī)構(gòu)保管期限滿6年以上的非涉密檔案在保證檔案安全的情況下，可委托當(dāng)?shù)貦n案管理專業(yè)機(jī)構(gòu)（或?qū)I(yè)化公司）保管。所在國(guó)法律允許的，也可運(yùn)回國(guó)內(nèi)集中保管。

第五，應(yīng)加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)，提高檔案服務(wù)的時(shí)效性。

駐外機(jī)構(gòu)遠(yuǎn)離企業(yè)總部，分布在世界各地，直接導(dǎo)致了企業(yè)管理對(duì)象的分散化。在日常工作中，駐外機(jī)構(gòu)需要來自企業(yè)總部的快捷、及時(shí)有效的檔案信息支持，實(shí)現(xiàn)總部與駐外機(jī)構(gòu)各類信息的及時(shí)交流。但是傳統(tǒng)手工管理的檔案服務(wù)方式，純紙質(zhì)檔案無法進(jìn)行檔案信息服務(wù)的遠(yuǎn)程快速存取，無法實(shí)現(xiàn)不同地域企業(yè)人員之間檔案信息資源的共享。此外，駐外機(jī)構(gòu)大量產(chǎn)生的電子文件也需要實(shí)施有效管理，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工還可解決駐外機(jī)構(gòu)檔案庫(kù)房、裝具緊張的問題。因此，應(yīng)在保證企業(yè)檔案信息安全的前提下，加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各類信息的管理一體化，功能多元化，工作規(guī)范化，手段現(xiàn)代化，提高檔案服務(wù)的時(shí)效性。

作者單位：中國(guó)石化集團(tuán)公司