館藏優(yōu)化與數(shù)字檔案館建設(shè)

胡永賀 崔鋒

摘要：筆者透過時下興起的數(shù)字檔案館建設(shè)，從中探索出進(jìn)行館藏優(yōu)化的聯(lián)系與契機(jī)，并在對館藏優(yōu)化與數(shù)字檔案館的概念做出解析的基礎(chǔ)上，聯(lián)系數(shù)字檔案館與館藏優(yōu)化，提出了館藏優(yōu)化建設(shè)的途徑。

關(guān)鍵詞：館藏優(yōu)化 數(shù)字檔案館

回首剛剛過去的“十一五”，我國檔案事業(yè)在法制建設(shè)、資源開發(fā)、服務(wù)利用、理論研究等領(lǐng)域均取得了顯著的進(jìn)步，檔案工作的內(nèi)外部環(huán)境得到了空前的改善與提升，但值得關(guān)注的是，在檔案事業(yè)取得快速發(fā)展的同時，依然暴露出了諸多不容忽視的問題，現(xiàn)代式發(fā)展難掩檔案管理精細(xì)化的缺失，因此館藏優(yōu)化工作已被各界檔案機(jī)構(gòu)提到辦事日程中。數(shù)字檔案館是信息時代的產(chǎn)物，數(shù)字檔案館的建設(shè)能夠有效提升檔案管理能力、資源開發(fā)能力與信息服務(wù)能力等，對館藏優(yōu)化也能夠起到積極的推動作用。

一、館藏優(yōu)化與數(shù)字檔案館概念解析

顧名思義，館藏是指檔案館收藏的檔案及其他藏品的總和。我國檔案事業(yè)的發(fā)展歷史源遠(yuǎn)流長，而隨著時代的推進(jìn)，現(xiàn)代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案工作中后，信息爆炸導(dǎo)致了檔案數(shù)量的急劇膨脹，傳統(tǒng)的檔案館藏管理方式遭遇巨大沖擊，因此，對館藏進(jìn)行優(yōu)化處理，保證館藏檔案的系統(tǒng)、完整、精致，是今后檔案工作中追求效益、效率最大化的必由之路。

“數(shù)字檔案館”是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，它是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。我國現(xiàn)有數(shù)字檔案館的建設(shè)，一般是以傳統(tǒng)實(shí)體檔案館為依托，通過信息技術(shù)的加工處理，影響并改變原有管理方式，提升檔案工作的內(nèi)涵。通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，能夠?yàn)闄n案館藏的優(yōu)化工作提供契機(jī)，為檔案工作精細(xì)化管理打開局面。

二、館藏管理過程中凸顯的問題

在傳統(tǒng)的檔案工作中，人們普遍將更多的注意力集中到安全保管上，近年來逐漸注重加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)與利用，檔案工作的重心由保管向利用傾斜。館藏管理工作緊密結(jié)合檔案的內(nèi)容與實(shí)體，對內(nèi)容與實(shí)體的管理是現(xiàn)今檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)，館藏管理過程中凸顯了以下幾點(diǎn)問題：

1.檔案收集難以達(dá)到完整、系統(tǒng)、精致

眾所周知，檔案能否收集完整、系統(tǒng)，事關(guān)整個檔案工作體系能否實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、方便利用，然而在實(shí)際工作中，檔案的收集成效往往難以達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，癥結(jié)大多出在歸檔制度落實(shí)難、監(jiān)管乏力、檔案人員業(yè)務(wù)能力有限等管理層面。站在企業(yè)檔案收集工作的角度上看，《檔案法》、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等，均對檔案的收集工作做出了詳細(xì)規(guī)定與要求，能夠滿足收集工作的法律制度需求，但在制度的落實(shí)與執(zhí)行過程中遇到了阻力。

我國檔案事業(yè)近年來取得了令人欣喜的進(jìn)步，但不可否認(rèn)的是，檔案工作在社會事業(yè)中的地位仍然偏低，社會檔案意識依舊薄弱，因此在實(shí)際檔案工作過程中，即便相關(guān)法律法規(guī)足夠健全，而沒有產(chǎn)生對檔案工作的足夠重視與一套完善的落實(shí)措施，檔案事業(yè)短時間內(nèi)難以取得跨越式的突破。如在企業(yè)檔案收集過程中，檔案移交方往往做不到完全按照移交要求進(jìn)行歸檔，即便能夠通過制度、商業(yè)合同等手段加以約束，移交方對檔案工作的被動配合不可避免地將收集工作質(zhì)量打上折扣，倘若檔案接收方監(jiān)管力度不夠、檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)達(dá)不到要求的話，收集工作更是難上加難。所以在收集工作中，需要檔案移交方尊重歸檔制度，主動按照規(guī)定辦事；檔案接收方應(yīng)提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)，加強(qiáng)監(jiān)管力度、檢查準(zhǔn)度，細(xì)心、耐心對待收集工作中的每一個細(xì)節(jié)，努力做到：“該歸檔的一個不少，不該歸檔的一個不多；歸檔入庫系統(tǒng)、完整，科學(xué)管理精致、優(yōu)化?！?/p>

2.檔案鑒定工作遲緩與館藏壓力的矛盾

鑒定工作的內(nèi)容有兩方面：一是甄別檔案的真假，二是判斷檔案的價值大小。

筆者在對日常檔案工作和社會檔案事業(yè)的觀察中發(fā)現(xiàn)，無論是國家各級綜合檔案館，還是企業(yè)檔案部門，對待鑒定工作大多是持過分謹(jǐn)慎、保守的態(tài)度。也就是說，檔案部門在檔案入庫后，通常將其視為“不動產(chǎn)”，不愿輕易剔除、銷毀已經(jīng)喪失價值的檔案，要么對其視而不見，要么一而再地推遲銷毀計(jì)劃，而最終導(dǎo)致的結(jié)果是日益增長的館藏檔案數(shù)量與有限的館藏空間產(chǎn)生不可調(diào)和的矛盾。

3.分級與精細(xì)化管理缺失

檔案數(shù)量日益增多、結(jié)構(gòu)日漸多元，從而要求針對檔案的管理能夠“因材施教”，實(shí)行分級管理，進(jìn)而逐步實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。分級管理，是指按照檔案的價值大小、實(shí)體保管狀況、載體類型等，分別采取適當(dāng)?shù)墓芾泶胧?，最終達(dá)到投入產(chǎn)出比的最大化、珍貴檔案得到妥善保管的目的。在社會檔案工作中，快速發(fā)展容易忽視基礎(chǔ)工作中的細(xì)節(jié)，過分追求信息化、知識化等時髦標(biāo)簽往往適得其反，只有踏實(shí)下來做精、做細(xì)，才能為日后的快速、穩(wěn)步發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)與館藏優(yōu)化

數(shù)字檔案館的建設(shè)伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的產(chǎn)生與發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生。數(shù)字檔案館通過信息技術(shù)改變傳統(tǒng)檔案管理模式，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，對館藏優(yōu)化提出了新的要求。

1.收集渠道拓寬、關(guān)口把嚴(yán)，檔案收集工作得到加強(qiáng)

近年來隨著辦公自動化的廣泛普及，電子文件海量產(chǎn)生，電子文件作為檔案的一種類型出現(xiàn)，直接推動了數(shù)字檔案館的發(fā)展，反過來數(shù)字檔案館的建設(shè)也為電子文件的科學(xué)管理探索創(chuàng)造了條件。數(shù)字檔案館可以實(shí)現(xiàn)在線接口批量實(shí)時歸檔、移交與接收方在線互動式歸檔以及傳統(tǒng)線下交接歸檔，檔案的收集渠道拓寬，同時在收集程序中，通過數(shù)字檔案館設(shè)置多層關(guān)口，嚴(yán)格把關(guān)收集環(huán)節(jié)，定期審校已接收檔案并督察未移交檔案，通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，讓收集工作真正做到標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，將檔案人員逐漸從基礎(chǔ)性工作中解放出來。

2.虛擬化存儲拓展館藏能力

館藏空間是稀缺資源，如果不能用發(fā)展的思想指導(dǎo)建設(shè)檔案館，很容易在不遠(yuǎn)的將來陷入館藏壓力的困局。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案占用空間大，加之近年來檔案部門逐漸增強(qiáng)了對檔案的集中保管，大量檔案移交到檔案部門，館藏壓力陡增。數(shù)字檔案館建立以后，電子文件取代紙質(zhì)檔案成為館藏主體是未來的發(fā)展趨勢，而電子文件的一大優(yōu)勢便是海量化存儲。通過建立電子文件存儲中心、電子文件異地異質(zhì)備份中心，可以有效緩解館藏壓力，為檔案的安全保管開拓了新思路。

3.數(shù)字檔案館通過線上與線下流程化操作推動鑒定工作

一般數(shù)字檔案館會在線操作各項(xiàng)檔案工作，鑒定工作告別以往書面申報審批的途徑，采取了在線提交鑒定請求、在線審批，同時結(jié)合線下鑒定小組會商的方式，高效高質(zhì)地定期、不定期開展檔案鑒定工作。應(yīng)用鑒定工作在線程序的好處在于，通過預(yù)先設(shè)置既定程序，保障鑒定工作的合理性，責(zé)任明確，同時有利于檔案人員及時上報鑒定請求，做到“早發(fā)現(xiàn)，早處理”，激活館藏管理工作。

4.精細(xì)化管理是數(shù)字檔案館推動館藏優(yōu)化的最終目標(biāo)之一

館藏優(yōu)化是數(shù)字檔案館建設(shè)的過程性目的，最終使各項(xiàng)環(huán)節(jié)做到精細(xì)化處理才是其最終目標(biāo)之一。反思為什么檔案事業(yè)在社會各項(xiàng)工作中沒有得到應(yīng)有的地位和重視，在筆者看來，最主要的原因不是出于檔案工作是非主流、支柱性產(chǎn)業(yè)，而在于現(xiàn)有檔案工作的水準(zhǔn)很難實(shí)在地為社會創(chuàng)造令人矚目的直接或間接經(jīng)濟(jì)、社會效益。但筆者同樣相信，通過建設(shè)數(shù)字檔案館，做到精細(xì)化管理，將檔案人員從繁瑣的基礎(chǔ)工作中解放出來，投入到創(chuàng)新信息服務(wù)、打造知識寶庫、建設(shè)文化殿堂中去，檔案事業(yè)的春天就不會遠(yuǎn)。

作者單位：燕山石化檔案管理中心

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