論科技期刊著錄作者電子郵箱的重要作用和意義

唐漢民,張曉云

(廣西大學學報編輯部,廣西 南寧 530004)

論科技期刊著錄作者電子郵箱的重要作用和意義

唐漢民,張曉云

(廣西大學學報編輯部,廣西 南寧 530004)

針對目前有一部分科技期刊不重視作者電子郵箱著錄工作的情況,論述了電子郵箱在現(xiàn)代科技期刊編輯出版工作中的重要作用和意義,認為科技期刊應在編輯出版工作中著錄每一篇論文作者的電子郵箱信息,并建議將其納入相關的科技期刊編輯出版的標準和規(guī)范中,這有利于編輯出版工作的開展,有利于我國科技成果的迅速傳播和資源共享。

科技期刊;電子郵箱;編輯規(guī)范

從某個角度來看,科技期刊是否重視作者電子郵箱的著錄,可以看出其整個編輯團隊的編輯意識是否與時俱進,是否與現(xiàn)代信息傳播與交流的方式接軌,是否認識到電子郵箱在期刊編輯出版工作中的重要作用和意義?？梢哉f,科技期刊最主要的功能,就是為國內(nèi)廣大的科技工作者提供一個優(yōu)質(zhì)、高效的學術交流與傳播的平臺,而電子郵箱,就是這個平臺的一個重要部件,一個關鍵環(huán)節(jié)。對2010年出版的164種科技期刊的調(diào)查表明:近半數(shù)的期刊重視作者電子郵箱的著錄工作,這就是期刊編輯人員現(xiàn)代編輯意識與科學素養(yǎng)的具體體現(xiàn)。

1 電子郵箱在現(xiàn)代信息傳遞與交流中的作用

進入21世紀,隨著網(wǎng)絡產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展,免費電子郵箱得到了廣泛的普及和應用,據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)絡中心(CNNIC)的相關調(diào)查報告顯示,中國上網(wǎng)的用戶中,平均每個用戶所擁有的免費電子郵箱數(shù)量已達1.4個[1]5;人們之間的信息交流,幾乎不再使用紙質(zhì)信件通過郵局郵寄的方式。使用電子郵箱進行信息交流,信息傳遞速度瞬間完成,信息交流速度大大提高,與傳統(tǒng)的紙質(zhì)信件郵寄方式相比較,可說是不可同日而語。使用電子郵箱進行信息交流,可以省掉通過郵局的郵寄費用,還可以節(jié)約大量紙張,符合無紙化辦公的低碳理念。

2 電子郵箱在科技期刊編輯出版工作中的重要作用和意義

使用現(xiàn)代化的信息傳遞手段 ——電子郵箱,是每一個科技期刊編輯人員和科技工作者必備的基本技能之一,電子郵箱已經(jīng)成為現(xiàn)代科技期刊編輯出版工作必備的工具之一。

2.1 作者投稿的主渠道 現(xiàn)在每個編輯部都設有投稿電子郵箱,作者投稿已由紙質(zhì)信件郵寄投稿的方式幾乎完全轉(zhuǎn)換為電子郵件投稿[2]64-66,無論國內(nèi)國外,投稿不受地域、時空限制,可瞬間到達編輯部的郵箱。作者使用電子郵件投稿,除了快速之外,還有一個很重要的優(yōu)點是編輯人員從電子郵箱得到的稿件可以直接用于電腦排版,不需要重新打字錄入,不但節(jié)省了時間,更重要的是減少了打字錄入的錯誤。有些作者為了搶時間,采用傳真機投稿,稿件往往模糊,而且在重新錄入時容易出錯[3]6-8。為了提高期刊編輯出版工作的效率,現(xiàn)在大部分期刊編輯部已不再接受紙質(zhì)稿件投稿。如《廣西大學學報(自然科學版)》早在七八年前就不再接受紙質(zhì)稿件的投稿了,相信這也是其他科技期刊的共同經(jīng)歷。

2.2 編輯出版工作的高速公路 現(xiàn)代期刊的編輯出版工作,從作者投稿開始,到交付印刷廠付印,電子郵箱就像一條高速公路,讓各個流通環(huán)節(jié)變得順暢、迅速:從作者投稿開始到編輯與作者之間的信息交流,主要是通過電子郵箱發(fā)送電子郵件的方式進行,稿件的修改、校對工作快速、便捷;編輯通過發(fā)送電子郵件給審稿人,審稿周期大大縮短;主編與責任編輯之間,稿件的傳遞、意見的傳達,主要是通過電子郵箱來進行;編輯人員與排版員之間,稿件的傳送,主要是通過電子郵箱來進行;最后,排版員把每一期排好的全部樣稿,傳送給印刷廠,也主要是通過電子郵箱來進行的。正是電子郵箱應用的普及,使得期刊的編輯出版工作效率、刊物質(zhì)量大為提高?，F(xiàn)在很難想象,沒有電子郵箱,期刊的編輯出版工作將如何開展。

2.3 提高編輯人員的約稿、組稿工作效率 在沒有電子郵箱的時代,編輯人員的約稿、組稿工作,主要依靠登門拜訪、紙質(zhì)信件的郵寄來完成,約稿、組稿周期長,快則一兩個月,長則半年一年,工作量大,編輯人員很辛苦。現(xiàn)在,編輯人員的約稿、組稿工作,主要依靠發(fā)送電子郵件來進行。通過查閱已公開發(fā)表的論文等方式,就可以收集約稿對象的電子郵箱,工作量大大減少,而效率卻大大提高 ——約稿周期快則一兩天即可完成。不管約稿對象身處國內(nèi)或國外,工作單位如何變動,地址如何變化,由于電子郵箱的私人屬性,都可以確保約稿對象能收到約稿函?？梢赃@么說,電子郵箱時代的來臨,宣告了通過紙質(zhì)信件郵寄的方式來約稿、組稿的時代已經(jīng)結束。

2.4 提高稿件的審稿工作效率 20世紀90年代,審稿工作的開展,通常是查閱北京科學出版社于1993年出版的《中國科學技術論文評審專家名典》來選取審稿人,然后采用紙質(zhì)信件郵寄的方式進行。這種審稿工作的審稿周期長[4]178-179,幾個月甚至半年才一個來回,還有不少送審的稿件石沉大海,嚴重影響期刊編輯出版工作的效率,很多編輯人員不得不采用熟人或本校教師審稿的方式審稿,其弊端在此不必多說。自從有了電子郵箱,可以通過查閱已公開發(fā)表的論文等方式,收集到各地審稿人的電子郵箱,稿件的審稿工作變得方便、快速、高效,十天半月審結一篇已是常事。

2.5 有利于審稿專家?guī)斓慕?雖然通過《中國科學技術論文評審專家名典》來選取審稿人,其科學性、嚴肅性不容置疑,然而,其時效性、可靠性卻大打折扣。沒有電子郵箱導致審稿周期漫長不說,其中很多審稿人因工作單位變換、退休甚至去世等原因造成審稿工作拖延、中斷,制約了科技成果傳播的時效性。因此,在保證審稿工作的科學性、嚴肅性的前提下,大多數(shù)編輯部都會建立自己的審稿專家?guī)?收集審稿人的相關信息,特別是審稿人的電子郵箱,以利于審稿工作的順利開展[5]456-457。

綜上所述,在現(xiàn)代科技期刊的編輯出版工作中,沒有哪個期刊編輯部和編輯人員離得開電子郵箱,沒有哪個作者不依賴電子郵箱投稿。電子郵箱時代的來臨,為期刊縮短出版周期、提高刊物質(zhì)量提供了一個重要的手段和工具,擴大了我國科技成果傳播的范圍,提高了我國科技成果的傳播速度和效率,有利于資源共享,同時也使現(xiàn)代科技期刊的編輯出版工作呈現(xiàn)出新面貌、新氣象。

3 目前科技期刊著錄作者電子郵箱情況

既然電子郵箱在科技期刊的編輯出版工作和我國科技成果的傳播中具有如此重要的作用和意義,今天可以說學報是否著錄作者的郵政編碼已經(jīng)不重要了(因為幾乎沒有人再使用它來進行信息交流),重要的是要把作者的電子郵箱著錄清楚。然而,在目前科技期刊的編輯出版工作中,電子郵箱的重要性卻被一部分期刊給忽視了。對2010年出版的164種科技期刊的調(diào)查中發(fā)現(xiàn):45%的期刊在每一篇文章中都著錄了作者(或通信作者)的電子郵箱,34%的期刊沒有著錄作者(或通信作者)的電子郵箱,21%的期刊有些文章著錄了作者(或通信作者)的電子郵箱,有些文章不著錄,隨意性大。

在每一篇文章中都著錄了作者的電子郵箱的學報,表明了該期刊編輯團隊具備很強的現(xiàn)代編輯意識和使命感,在工作中勇于創(chuàng)新并且善于吸收高新科技元素,對電子郵箱的重要作用和意義有著深刻的認識,因而注重作者電子郵箱的著錄工作。

相反,每一篇文章中都沒有著錄作者的電子郵箱的期刊,反映出其編輯團隊現(xiàn)代編輯意識的缺失,對電子郵箱的重要作用和意義缺乏認識。你不著錄作者的電子郵箱,讀者與作者如何聯(lián)系?資源如何共享?其實,你自己也主要是以電子郵箱與作者進行溝通和交流的,你在編輯出版工作中也是離不開電子郵箱的,但從是否著錄作者電子郵箱的角度看,你的編輯意識并沒有與現(xiàn)代編輯意識接軌。

部分期刊中有些文章著錄了作者的電子郵箱,有些文章不著錄,說明了其編輯團隊雖然對電子郵箱的重要作用和意義有了一定的認識,但卻不夠深刻,造成其對作者電子郵箱的著錄工作不夠重視,一定程度上表明其編輯出版工作的作風不夠嚴謹,態(tài)度不夠嚴肅。

4 科技期刊應規(guī)范作者電子郵箱的著錄

科技期刊作為我國最新科技成果的載體,其內(nèi)容應該具備很強的科學性、嚴肅性。從一個小小的作者電子郵箱是否著錄的問題上,我們可以看出編輯工作中編輯人員的科學觀是否鮮明,是否具備現(xiàn)代編輯意識,對待編輯出版工作的態(tài)度是否嚴肅,工作作風是否嚴謹。

遺憾的是,目前各種編輯出版的標準和規(guī)范,均沒有將電子郵箱納入其中,既造成部分編輯人員對電子郵箱的重要作用和意義缺乏認識,對其著錄工作不夠重視,又造成電子郵箱的著錄工作混亂。例如調(diào)查中發(fā)現(xiàn),科技期刊中關于電子郵箱的英文符號的書寫 ,有多種多樣 ,如 E-mail、e-mail、email等。按照多數(shù)期刊以及社會上流行的書寫樣式,建議采用“E-mail”的書寫樣式。至于電子郵箱著錄在論文的什么位置,更是五花八門:有著錄在郵編之后的,如“(上海交通大學信息安全工程學院,上海,200240;E-mail:zhangwei@163.com)”;還有在作者(或通信作者)簡介之下將電子郵箱單獨列項的,例如“E-mail:gaodalin@sina.com”;大部分是著錄在作者(或通信作者)簡介之中,至于在簡介里的什么位置又各不相同,以下是幾個例子:

例1 作者簡介:韋春蘭(1982),女,廣西南寧人,廣西大學講師, 博士;E - mail:weichunlan@gxu.edu.cn。

例2 作者簡介:林宇(1972),男,福建福州人,上海大學副教授,主要從事鋼結構研究,(E-mail)linyu72@126.com。

例3 作者簡介:杜文華(1969),男,北京人,廣東工業(yè)大學教授(duwenhua@sohu.com),博導。

鑒于電子郵箱的重要性,通信地址和郵政編碼的主要功能已被其取代,推薦將電子郵箱的著錄的位置在郵政編碼前后或其他適當?shù)男涯课恢?讓讀者一目了然。有的期刊著錄作者的電話號碼以取代電子郵箱,這種方式不宜提倡,因為電話是一種點對點的即時通訊工具,電話號碼的隱私屬性很強,公開作者的電話號碼易被不法分子利用。

5 結束語

電子郵箱作為現(xiàn)代高新科技的產(chǎn)物,迅速滲透到世界的每一個角落,滲透到人們的日常生活和工作當中;而科技期刊作為我國最新科技成果的載體,絕不應該忽視電子郵箱這一高新科技元素的作用。在此呼吁期刊標準和規(guī)范的制訂者在今后的工作中,將作者電子郵箱的著錄納入相關標準和規(guī)范的制訂和修訂范疇,以結束科技期刊著錄作者電子郵箱混亂的局面。這不僅僅是一個標準和規(guī)范的制訂、修訂問題,更為重要的是,規(guī)范作者電子郵箱的著錄,有利于對我國科技成果的迅速傳播和資源共享。

[1]王磊.免費郵箱大戰(zhàn)中誰是真正的獲利者?[J].計算機與網(wǎng)絡,2004(17).

[2]鄭筱梅,楊小玲.期刊網(wǎng)絡化趨勢及科技期刊應對策略[J].編輯學報,2009(2).

[3]王甲東,黃綺生,李邦奇等.國際互聯(lián)網(wǎng)及電子郵箱對醫(yī)學科普刊物的促進作用[J].現(xiàn)代醫(yī)學與應用,1997(2).

[4]曹作華.專家審稿工作中的問題與對策[J].編輯學報,2002(3).

[5]趙紅雁,安靜,李明輝等.《石油化工》審稿專家數(shù)據(jù)庫的建立與實效[J].編輯學報,2003(6).

Attention Should Be Paid to the Email Address Records of Authors in Editing Scientific Journals

TANG Han-min,ZHANG Xiao-yun
(The Editorial Office of the Journal of Guangxi University,Nanning Guangxi 530004)

Aiming at the ignorance of email address records of authors in some scientific journals,the importance and significance of the email addresses in edition and publication of modern scientific journals are discussed.The authors suggest that the email addresses of authors of every paper must be recorded and this process should be brought into the editing norm of the journals.These measures can benefit not only the edition and publication of the journals but also speedy spread and sharing of scientific and technical payoffs.

scientific journal;email address;editing norm

G237.5

A

1673-8861(2011)03-0103-03

2011-07-02

唐漢民(1961-),男,廣西都安人,廣西大學學報編輯部副編審。主要研究方向:編輯學。