學(xué)院二級(jí)管理體制下的檔案管理

林苑純

（南華工商學(xué)院，廣東 廣州 510507）

20世紀(jì)90年代高校改革拉開(kāi)序幕，我國(guó)許多高校打破了高度集中的辦學(xué)體制，出現(xiàn)了辦學(xué)形式、辦學(xué)層次、自身功能及內(nèi)部管理模式的多元化。在這種趨勢(shì)下，高校二級(jí)學(xué)院體制應(yīng)運(yùn)而生。它的出現(xiàn)，使得高校檔案管理面臨諸多挑戰(zhàn)，如何發(fā)揮檔案管理為教學(xué)、科研服務(wù)的巨大作用成為檔案管理者面臨的新困難。

一、高校二級(jí)學(xué)院檔案管理的重要性

1.二級(jí)學(xué)院檔案管理工作承載了學(xué)校的歷史與未來(lái)

二級(jí)學(xué)院是學(xué)校一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的教學(xué)單位，各項(xiàng)工作在學(xué)校統(tǒng)一部署下有自己的運(yùn)行方式，形成的管理文件體現(xiàn)了教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量等等。學(xué)院的行政管理工作檔案如文件、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等都是真實(shí)記錄二級(jí)學(xué)院的重要資料，反映了二級(jí)學(xué)院發(fā)展過(guò)程和取得的成就。根據(jù)學(xué)校檔案管理工作要求，對(duì)二級(jí)學(xué)院的重要資料一部分要交學(xué)校檔案室歸檔保存，一部分留在學(xué)院保存。對(duì)于這一部分資料二級(jí)學(xué)院必須進(jìn)行有效的整理，形成二級(jí)學(xué)院的檔案資料。二級(jí)學(xué)院檔案是二級(jí)學(xué)院發(fā)展的歷史記錄，是二級(jí)學(xué)院成就的見(jiàn)證。二級(jí)學(xué)院檔案與校級(jí)檔案共同構(gòu)成學(xué)校檔案的完整體系。

2.二級(jí)學(xué)院檔案管理工作提升了教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)水平

人才培養(yǎng)是高等學(xué)校三大功能之一，教學(xué)工作是各級(jí)各類(lèi)高校的中心任務(wù)。二級(jí)學(xué)院是學(xué)校教學(xué)工作的具體組織者和實(shí)施者。院級(jí)教學(xué)檔案是在教師的教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理、科學(xué)研究、學(xué)生學(xué)習(xí)過(guò)程中形成的，包含有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、光盤(pán)等學(xué)院教學(xué)材料，是學(xué)院辦學(xué)指導(dǎo)思想、專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)、專(zhuān)業(yè)設(shè)置和教學(xué)內(nèi)容、方法、效果的真實(shí)記錄。教學(xué)檔案是學(xué)院在多年的教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中逐漸積累形成的一系列原始資料，是學(xué)院教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的縮影，是教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理水平的歷史記載，也是衡量學(xué)院教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平、管理水平的重要依據(jù)和憑證。這些檔案材料也從定性和定量?jī)蓚€(gè)方面反映了二級(jí)學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平。同時(shí)，高校教學(xué)活動(dòng)的延續(xù)性和周期性，使得教學(xué)檔案具有通用性的特點(diǎn)。二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案材料對(duì)學(xué)院總結(jié)教學(xué)規(guī)律、開(kāi)展教學(xué)研究、制定計(jì)劃、進(jìn)行教學(xué)評(píng)估、教學(xué)檢查等都具有十分重要的參考價(jià)值。

3.二級(jí)學(xué)院檔案管理為教學(xué)評(píng)估提供了新借鑒

在新專(zhuān)業(yè)評(píng)估體系中，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案，它的原始性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性直接為評(píng)估專(zhuān)家提供第一手資料。在省教育廳制定的新專(zhuān)業(yè)評(píng)估體系中，多個(gè)指標(biāo)體系都涉及教學(xué)檔案關(guān)系。教育部制定的《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作評(píng)估指標(biāo)體系》的各級(jí)指標(biāo)與教學(xué)檔案也緊密相關(guān)。由此看出，二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案在本科教學(xué)評(píng)估工作中發(fā)揮著重要的作用。在對(duì)高校進(jìn)行新專(zhuān)業(yè)評(píng)估和教學(xué)水平評(píng)估時(shí)，需要對(duì)學(xué)校的教學(xué)條件、教學(xué)狀態(tài)、教學(xué)效果等進(jìn)行跟蹤調(diào)查和分析，而這些調(diào)查和分析主要來(lái)源于學(xué)校和各二級(jí)學(xué)院大量教學(xué)檔案資料的查閱。因此，重視二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)，可以為教學(xué)評(píng)估提供比較完整、系統(tǒng)和真實(shí)的信息和憑證，是搞好本科教學(xué)評(píng)估的重要基礎(chǔ)。

二、當(dāng)前二級(jí)學(xué)院檔案管理存在的問(wèn)題

1.多校區(qū)管理體制不統(tǒng)一

一方面，目前高校檔案工作還處于高度集中的管理體制，高校對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案工作過(guò)于集中管理。另一方面，二級(jí)學(xué)院自身管理制度不健全，檔案員對(duì)于檔案管理在頭腦中沒(méi)有一個(gè)明確的概念。多校區(qū)管理體制各異，增強(qiáng)了各校區(qū)管理人員的溝通交流的難度。同時(shí)，在檔案管理人員配置、資金配置上都存在著一定的浪費(fèi)現(xiàn)象。

2.二級(jí)學(xué)院的檔案資料丟失嚴(yán)重

一方面，教學(xué)檔案難以收集。目前二級(jí)學(xué)院教師一部分由母校教師兼職授課，另一部分向社會(huì)招聘。教師對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，材料的歸檔等必須由管理人員再三督促，教師為應(yīng)付差事，往往臨時(shí)突擊、草率整理，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有的歸檔材料無(wú)落款、無(wú)日期、無(wú)單位蓋章，有的沒(méi)有說(shuō)服力，造成檔案材料不齊全、不完整、質(zhì)量不高。另一方面，學(xué)校重要的文書(shū)檔案收集不全。二級(jí)學(xué)院作為高校辦學(xué)的一種新嘗試，產(chǎn)生了許多寶貴性經(jīng)驗(yàn)性的檔案，但由于機(jī)制問(wèn)題，加上人員編制緊張以及不少領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱，只重視上級(jí)的紅頭文件，輕視本校自身形成的文件，使大量反映學(xué)校進(jìn)程軌跡的文件都落在各職能部門(mén)的負(fù)責(zé)人或具體操作人的手上，沒(méi)有及時(shí)歸檔，造成檔案嚴(yán)重丟失。有些二級(jí)學(xué)院雖然建立了檔案室或資料室，配有專(zhuān)職或兼職檔案員，但檔案管理職責(zé)不明確。有些兼職檔案員總是強(qiáng)調(diào)客觀原因，以在本部門(mén)承擔(dān)許多其它工作，難以抽出時(shí)間為由，未及時(shí)將檔案材料收集。有些二級(jí)學(xué)院沒(méi)有配備專(zhuān)職檔案員，管理人員忙于日常事務(wù)，容易錯(cuò)過(guò)收集時(shí)間，導(dǎo)致檔案的收集不全。

3.二級(jí)學(xué)院檔案管理人員素質(zhì)不高

由于二級(jí)學(xué)院機(jī)制問(wèn)題，人員編制緊張，就產(chǎn)生了用人上的隨意性，進(jìn)而影響了其管理水平和效率的提高。二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員大多為兼職檔案員，而兼職檔案員往往身兼數(shù)職，難以全心投入檔案管理工作。有的部門(mén)兼職檔案員更是形同虛設(shè)，沒(méi)能真正履行其職責(zé)。而二級(jí)學(xué)院兼職檔案員變動(dòng)頻繁，新手不斷，每個(gè)新到崗的兼職檔案員對(duì)工作的熟悉畢竟要有一段時(shí)間。二級(jí)學(xué)院的兼職檔案員很少有機(jī)會(huì)接受檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員只占極小比例，復(fù)合型的檔案管理人才極其缺乏。這客觀上對(duì)獨(dú)立學(xué)院檔案歸檔工作造成很大影響，影響了歸檔進(jìn)程及歸檔質(zhì)量，制約了獨(dú)立學(xué)院檔案管理和建設(shè)工作的順利開(kāi)展。

三、二級(jí)學(xué)院檔案管理的應(yīng)對(duì)之策

1.采用科學(xué)的管理模式，提高檔案管理水平

打破目前高度集中的管理體制，管理機(jī)構(gòu)要由學(xué)校檔案館和二級(jí)學(xué)院檔案室組成，可以根據(jù)學(xué)校和學(xué)院的條件，采用集中式管理模式或分散式管理模式。集中式管理模式是以高校檔案館為主體的集中管理與提供服務(wù)的模式。高校檔案館配置較高的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，建立專(zhuān)門(mén)的檔案信息網(wǎng)站，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)供校內(nèi)外利用。每年資料上傳時(shí)間由學(xué)校檔案館定，或由學(xué)校檔案館與二級(jí)學(xué)院商量決定。二級(jí)學(xué)院的檔案員將可以上傳的檔案資料上傳到學(xué)校檔案館的服務(wù)器上，二級(jí)學(xué)院要保證文件的準(zhǔn)確性，并要尊重文件作者隱私權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)。上傳完畢后，由學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)維護(hù)、管理。分散式管理模式是充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源，通過(guò)校內(nèi)發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)，把形成的檔案信息，如博碩士論文集、教學(xué)方法與經(jīng)驗(yàn)等，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向其它高校和社會(huì)各方面公布，以積極的姿態(tài)為利用者服務(wù)。二級(jí)學(xué)院每學(xué)年固定時(shí)間將收集完畢的電子版教學(xué)文件，經(jīng)審查，上傳至服務(wù)器上，并分門(mén)別類(lèi)，定期更新維護(hù)。

2.強(qiáng)調(diào)規(guī)范管理，完善立卷歸檔制度

多校區(qū)檔案管理體制成立后，由于校區(qū)間的距離長(zhǎng)短不一，給檔案管理部門(mén)之間的聯(lián)系和檔案的收集管理工作增加了難度。再者，在機(jī)構(gòu)和人事管理制度改革中，各部門(mén)應(yīng)實(shí)行定編定崗，每一崗位都要有明確的崗位職責(zé)，在各部門(mén)兼職檔案員的工作職責(zé)中也要有做好部門(mén)檔案工作這一條。而校綜合檔案室的編制也較以前有所精簡(jiǎn)，如果立卷歸檔工作完全由專(zhuān)職檔案人員承擔(dān)，這將很難應(yīng)付。因此，要堅(jiān)持全面實(shí)行部門(mén)立卷制度，在分校區(qū)可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)立分檔案室，這樣不僅有利于檔案的收集與整理，還可以暫時(shí)解決校綜合檔案室由于庫(kù)房緊張一時(shí)無(wú)法承受大量檔案進(jìn)館的矛盾。檔案在分校區(qū)檔案分室保存一定時(shí)間后，再交綜合檔案室移交。同時(shí)校綜合檔案室的專(zhuān)職檔案員要定期往返于各校區(qū)之間，充當(dāng)“聯(lián)絡(luò)員”，傳達(dá)上級(jí)文件精神，指導(dǎo)兼職檔案員進(jìn)行部門(mén)立卷工作，并時(shí)刻了解各校區(qū)的檔案管理中存在的各類(lèi)問(wèn)題，及時(shí)給予解決。這樣，可充分加強(qiáng)與兼職檔案員間的聯(lián)系，使多校區(qū)高校檔案的管理更加趨于規(guī)范化、科學(xué)化。

3.積極開(kāi)展宣傳教育，增強(qiáng)教職工檔案意識(shí)

二級(jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)要改變觀念，重視和加強(qiáng)檔案管理工作。利用學(xué)院宣傳刊物或期刊等宣傳檔案管理的價(jià)值和巨大作用。尤其是要通過(guò)教學(xué)評(píng)估中鮮活的事例，使教職工認(rèn)識(shí)到檔案管理具有潛在和現(xiàn)實(shí)的巨大作用。在此基礎(chǔ)上培養(yǎng)一支結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)良的專(zhuān)兼職檔案管理隊(duì)伍，要盡量通過(guò)各種途徑激發(fā)檔案管理者的積極性，例如通過(guò)形式多樣的檢查、評(píng)比、考核，在評(píng)優(yōu)、職務(wù)晉升等方面給予傾斜，激發(fā)二級(jí)學(xué)院專(zhuān)職、兼職檔案管理員工作的積極性和上進(jìn)心，促進(jìn)學(xué)院的檔案工作。

［1］夏中.多校區(qū)高校檔案工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策［J］.鎮(zhèn)江高專(zhuān)學(xué)報(bào)，2005，（10）.

［2］毛麗君.二級(jí)管理體制下的高校檔案工作［J］.浙江檔案，2007，（4）.

［3］鄒英.高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理初探［J］.成都紡織高等專(zhuān)科學(xué)校學(xué)報(bào)，2009，（7）.

［4］黃英.關(guān)于高校二級(jí)學(xué)院檔案管理與建設(shè)的思考［J］.科技信息，2009，（30）.