人事檔案管理工作現(xiàn)狀的分析與對(duì)策

羅志超

(黑龍江省教育學(xué)院，哈爾濱150080)

人事檔案管理工作現(xiàn)狀的分析與對(duì)策

羅志超

(黑龍江省教育學(xué)院，哈爾濱150080)

針對(duì)人事檔案管理現(xiàn)狀，著重探討如何做好人事檔案管理工作，充分發(fā)揮其在人事管理、優(yōu)化人力資源配置方面舉足輕重的作用。探討檔案管理中的法律建設(shè)、檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)、服務(wù)理念的轉(zhuǎn)換和檔案管理理念信息化等問題。通過加強(qiáng)上述工作，可以更好地發(fā)揮人事檔案在管理和決策中的作用。

人力資源;人事檔案;檔案管理

隨著各單位事業(yè)改革、不斷創(chuàng)新和發(fā)展，其人力資源部門的工作職能水平也面臨更高標(biāo)準(zhǔn)的挑戰(zhàn)。能夠真實(shí)有效地提供各類人才信息和用人依據(jù)，莫過于人事檔案。因此，管理和利用好人事檔案意義重大。人事檔案為單位合理選拔人才、使用人才、培養(yǎng)人才提供了真實(shí)可靠的依據(jù)，為促進(jìn)人才合理配置、合理使用和有的放矢的培養(yǎng)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，維護(hù)單位和諧穩(wěn)定，服務(wù)單位發(fā)展大局起著重要作用。如何充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，使其更好地為單位的發(fā)展建設(shè)服務(wù)，更好地為專業(yè)技術(shù)人員服務(wù)，成為一個(gè)單位人事檔案管理人員值得深思的問題。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀及不足

(一)人事檔案管理意識(shí)相對(duì)淡薄

對(duì)人事檔案信息開發(fā)和利用的重要性認(rèn)識(shí)不足。僅僅停留在對(duì)檔案管理存放，一般應(yīng)付的思想觀念上。認(rèn)為使用人才重在現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，干部人事檔案沒有多大作用，在實(shí)際工作中不夠重視，只要“守好攤”不丟失，能應(yīng)付外調(diào)，查檔就行，歸檔意識(shí)和利用意識(shí)比較淡薄，這直接影響了檔案管理工作。不能及時(shí)地把各種進(jìn)修培訓(xùn)、工作業(yè)績(jī)、工作實(shí)踐等德、能、勤、績(jī)方面的動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行補(bǔ)充、歸檔，造成人事檔案不齊全。部分人事檔案陳舊，只有干部履歷、本人及其家屬政治情況、入黨、入團(tuán)志愿書、個(gè)人組織鑒定、工資變動(dòng)情況等，忽視了人事檔案是人才開發(fā)的有效依據(jù)，不能全面地反映工作人員真實(shí)歷史和現(xiàn)狀，造成人檔分離的普遍現(xiàn)象。

(二)人事檔案管理方式手段相對(duì)落后

人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。隨著計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)不斷成熟，檔案管理已逐步向電子化、數(shù)字化的方向發(fā)展，大大提高了檔案的科學(xué)化管理水平和工作效率。部分單位人事檔案管理在計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面相對(duì)滯后，沒有進(jìn)行信息錄入，未建立人事檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索、分析、利用。存放人事檔案的庫房結(jié)構(gòu)、設(shè)置不合理，損毀、丟失和涂改人事檔案的現(xiàn)象呈上升趨勢(shì)。有些檔案材料紙不合規(guī)格，填寫過于簡(jiǎn)單或不規(guī)范，干部檔案混亂，材料來源不明，缺少附注，個(gè)別檔案因歸檔不及時(shí)造成殘缺不全，直接影響了人事檔案的規(guī)范性、系統(tǒng)性。按目前規(guī)定，人事檔案的歸檔范圍過于狹窄，許多直接有關(guān)當(dāng)事人生活與工作情況的信息沒有納入人事檔案收集的范圍，難以發(fā)揮人事檔案在“知人善任”決策中的作用，從某種程度上講，失去了人事檔案應(yīng)有的利用價(jià)值。現(xiàn)有的查閱規(guī)定:“未經(jīng)組織同意，任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。”為檔案當(dāng)事人設(shè)置了利用障礙。利用人事檔案需要協(xié)調(diào)一個(gè)或多個(gè)不同的部門才能完成，在提供檔案利用方面受到一定的制約，無形中造成了人事檔案利用率不高，檔案存在價(jià)值得不到應(yīng)有的體現(xiàn)。

(三)人事檔案管理者主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

人事檔案管理普遍存在“重管理、輕利用”的現(xiàn)象，沿襲著傳統(tǒng)的工作模式，對(duì)材料收集缺乏主動(dòng)性和及時(shí)性，被動(dòng)地提供檔案資料，忽略了人事檔案的動(dòng)態(tài)規(guī)律，忽略了應(yīng)著重體現(xiàn)工作人員的專業(yè)技術(shù)水平，沒有樹立起開發(fā)利用檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)提供系統(tǒng)材料和決策依據(jù)的意識(shí)，也就不能全面地反映工作人員的真實(shí)歷史和現(xiàn)狀。人事檔案形成材料的部門不同，難以統(tǒng)一規(guī)范地管理。

(四)人事檔案管理方式相對(duì)落后

人事檔案是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、原則性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，需要專人管理和單獨(dú)存放。人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，整理過程工作量很大。目前各單位人事檔案主要為紙質(zhì)的文本材料，以一人一卷的形式進(jìn)行存放，整理、檢索等工作主要是以人工手工操作來完成，致使人事檔案材料歸檔整理工作繁重而緩慢，檢索速度和利用速度受到一定的影響。這種傳統(tǒng)的檔案管理方式阻礙了社會(huì)快速發(fā)展時(shí)期對(duì)大量人才信息的需求，阻礙了社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。因此，人事檔案現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式勢(shì)在必行。

二、提高人事檔案規(guī)范化管理水平的措施

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，各單位人員的構(gòu)成出現(xiàn)了多元化的趨勢(shì)，如何在人事檔案管理出現(xiàn)新情況、新問題的情況下，不斷提高規(guī)范化管理水平，成為單位人事檔案管理工作的新課題和新任務(wù)。

(一)增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

人才也是生產(chǎn)力，人才信息庫為社會(huì)的發(fā)展起了重要的作用。人事檔案是一個(gè)單位人才資源的信息庫，為單位合理使用人才、合理配置人才提供了重要依據(jù)，是單位的無價(jià)之寶。以人力資源信息為基礎(chǔ)，通過深層次的開發(fā)和利用，將封閉式管理變?yōu)殚_放式管理，能及時(shí)地、準(zhǔn)確地為單位決策層、執(zhí)行層提供大量的人才信息，更好地服務(wù)于行政管理、教學(xué)和科研工作，搞好單位人才資源開發(fā)與人事檔案管理關(guān)系到單位的前途和持續(xù)發(fā)展。

(二)多舉措實(shí)現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理

嚴(yán)格鑒別，收集材料到位，按照《干部人事檔案材料收集歸檔制度》的收集歸檔范圍，采取經(jīng)常性收集、定期收集和集中收集相結(jié)合的辦法，及時(shí)收集新形成的人事檔案材料。認(rèn)真清查個(gè)人檔案，對(duì)檔案缺少材料進(jìn)行登記，做好干部人事檔案材料的補(bǔ)充、轉(zhuǎn)遞工作，力爭(zhēng)做到每卷檔案材料齊全完整。對(duì)干部人事檔案材料和零散材料逐份審查，準(zhǔn)確鑒別。整理材料，標(biāo)準(zhǔn)到位。

(三)不斷豐富人事檔案的信息內(nèi)容，提高人事檔案的利用價(jià)值

人事檔案真實(shí)地記載和反映了一個(gè)人的德、能、勤、績(jī)，人事檔案是人力資源的合理分配、合理利用的重要信息依據(jù)。豐富的人事檔案的信息內(nèi)容是提高人事檔案的利用價(jià)值的基礎(chǔ)和前提。對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是職稱評(píng)聘、干部選拔等方面有著重要的意義。

(四)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，發(fā)揮人事檔案的信息功能

建立人力資源信息化系統(tǒng)是實(shí)施人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)單位行政管理一體化的根本條件，人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準(zhǔn)確可靠的依據(jù)，是人事檔案提供利用、提供服務(wù)的有效生命。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，能使人事檔案中的不同信息，充分利用，達(dá)到一方收集，多方共享的效果，提高了行政管理部門的工作效能。

(五)提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

通過參加培訓(xùn)班，參觀學(xué)習(xí)和實(shí)際操作等多渠道、多層次、多形式來開拓檔案工作人員視野，拓寬知識(shí)面，提升檔案工作者思想、業(yè)務(wù)和綜合能力水平，使他們成為熟悉單位管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作復(fù)合型人才，以適應(yīng)人事檔案現(xiàn)代化建設(shè)的需要。制定切實(shí)可行的檔案工作量化管理細(xì)則，并以此作為個(gè)人年度考核、升職、評(píng)優(yōu)評(píng)先的條件之一。單位人事檔案收集了大批的人力資源信息，是單位的寶貴財(cái)富，在實(shí)現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，充分利用人事檔案這一人才信息資源，建好單位現(xiàn)代化的人才庫，將為提升單位的整體水平，促進(jìn)單位的發(fā)展建設(shè)，作出不可估量的貢獻(xiàn)。

三、幾點(diǎn)思考

標(biāo)準(zhǔn)化的檔案材料管理模式主要是努力構(gòu)建一種科學(xué)的干部檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，使該體系組成的各類標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到結(jié)構(gòu)合理、要素優(yōu)化、整體性強(qiáng)功能明確、系統(tǒng)效應(yīng)最佳的要求，是現(xiàn)代化人事檔案建設(shè)的基礎(chǔ)。

1.組織管理標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化的組織管理主要包括以下四個(gè)方面衡量:(1)管理職責(zé)明確。明確檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想;明確檔案工作崗位的職責(zé)，嚴(yán)格要求;明確制度文件和實(shí)施辦法，重視檔案工作人員的學(xué)習(xí)。(2)人員配置優(yōu)化。建立扁平式的人員管理網(wǎng)絡(luò)，即:配備專職的檔案管理人員和兼職的檔案管理聯(lián)絡(luò)員相結(jié)合，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分工協(xié)作;擇優(yōu)挑選檔案管理工作人員，對(duì)學(xué)歷、政治面貌、工作業(yè)績(jī)等設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化要求。(3)管理制度完善。健全查借閱制度、收集補(bǔ)充制度鑒別歸檔制度、傳遞制度、檢查核對(duì)制度、保管保密制度、管理人員職責(zé)和送交檔案材料歸檔工作制度，并在檔案室適當(dāng)位置懸掛;完善檔案管理的具體措施和手段，制定相關(guān)的規(guī)章制度和實(shí)施細(xì)則。(4)檢查考核健全。定期對(duì)本系統(tǒng)及管轄單位的檔案業(yè)務(wù)開展檢查、督促、交流活動(dòng);開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和工作指導(dǎo)，了解本系統(tǒng)檔案工作情況。

2.工作流程標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程主要是在檔案材料的整理、借閱、轉(zhuǎn)遞、保管這四個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化的要求，提高案卷質(zhì)量。(1)規(guī)范檔案整理。明確檔案材料的歸檔范圍和收集渠道，嚴(yán)格分類標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)加工和編目裝訂的要求，實(shí)現(xiàn)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)的流水化作業(yè)。(2)規(guī)范借閱流程。明確干部檔案的借閱制度、可查閱的內(nèi)容范圍，對(duì)檔案借閱情況實(shí)行嚴(yán)格的登記制度，確保檔案的安全。(3)規(guī)范轉(zhuǎn)遞手續(xù)。明確干部檔案的轉(zhuǎn)遞的途徑、載體以及必須履行的交接程序，規(guī)范手續(xù)。(4)規(guī)范檔案保管。根據(jù)干部檔案保管要求配備人員專門負(fù)責(zé)保管，明確檔案存放示意圖，堅(jiān)持側(cè)記庫房的溫濕度，定期檢查，對(duì)破損、霉變、褪變檔案進(jìn)行技術(shù)保護(hù)處理。

四、結(jié)語

總之，單位事業(yè)的發(fā)展離不開人事檔案管理工作的有力支持。作為提供人才信息來源和重要載體的人事檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，以挖掘利用人才為目標(biāo)，以創(chuàng)新、發(fā)展為手段，不斷推動(dòng)人力資源的最優(yōu)化配置，早日實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)單位事業(yè)的繁榮發(fā)展。

G27

A

1001－7836(2011)03－0198－02

10．3969/j．issn．1001 －7836．2011．03．077

2010－08－20

羅志超(1979－)，男，黑龍江哈爾濱人，人事處科員，從事干部人事檔案管理研究。

(責(zé)任編輯:陳 樹)