論知識管理的特征、本質(zhì)和運行機(jī)制

崔 波，劉二燦

(1.鄭州大學(xué)，河南鄭州 450001;2.河南財經(jīng)政法大學(xué)，河南鄭州 450002)

知識是抽象的，是藉由某種形式的呈現(xiàn)以傳達(dá)概念，如古代的結(jié)繩記事、白旗示降等，是藉由結(jié)繩、白旗符號來傳達(dá)某種概念。但是當(dāng)人類活動越來越頻繁時，簡單的符號就不足以傳達(dá)雙方的意念。因此，文字、語言等符號的興起成為信息溝通的新工具。這些信息在溝通過程中經(jīng)過人類大腦的思考，最后產(chǎn)生出知識。由此可見，知識是經(jīng)由前人的經(jīng)驗累積形成的。

一、知識的一般特征

在日常用語中，人們往往把載于特定信號的信息理解為數(shù)據(jù)、資料、消息、新聞、情報、知識等的總稱。但在科學(xué)術(shù)語中，以上概念相互之間以及它們與信息之間都有一定的差別。把信息和知識作為科學(xué)概念按照各自的客觀對象來定義，信息是反映事物運動的狀態(tài)及其變化方式的，知識則是研究事物運動的狀態(tài)及其變化方式的規(guī)律的。

1.數(shù)據(jù)、信息、知識

數(shù)據(jù)是基本的，是一種記號、符號，以任何一種形式都可以存在。對于其自身而言，數(shù)據(jù)沒有任何的意義，只有被利用時才能體現(xiàn)其重要性;信息是被加工、處理后有用的數(shù)據(jù);知識是數(shù)據(jù)和信息的應(yīng)用，能解決如何去利用的問題，具有決定性的作用。例如，2×2這個問題，利用長期積累的知識，我們能很快知道答案是4。

(1)數(shù)據(jù)。通常簡指一些原始的事實、數(shù)字、圖表等，雖含有一定的意義，卻沒有經(jīng)過加工整理，表達(dá)的是一個沒有特定的背景和意義的數(shù)字、圖像或者聲音的東西。如19970701，我們只知道這是一個數(shù)字，或者可以看做日期。就這個數(shù)字本身而言，它只是數(shù)字，不表示別的什么含義。

(2)信息。為了特有的目的而組織起來的數(shù)據(jù)，經(jīng)過加工和分析而具有相關(guān)性，即數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系。如對某個人來說，19970701可以是一個人的生日，也可以是香港特別行政區(qū)的成立日期?？傊?，數(shù)據(jù)和別的方面的數(shù)據(jù)進(jìn)行了一個交錯和結(jié)合，產(chǎn)生了新的意義。

(3)知識。知識是指有意義的信息，表現(xiàn)在信息和信息之間的關(guān)系，通常被認(rèn)為是被動的，往往被人們用來據(jù)此作出合理判斷和采取正確行動。譬如，在天空有烏云和下雨兩個信息之間，如果建立一種聯(lián)系，則產(chǎn)生了知識。知識相對于數(shù)據(jù)和資訊，在領(lǐng)域范疇方面，更側(cè)重于回溯性。因此，知識的獲取和管理有別于數(shù)據(jù)與資訊的獲取和管理。數(shù)據(jù)管理和信息管理是知識管理的基礎(chǔ)，知識管理是信息管理和數(shù)據(jù)管理的高級階段。學(xué)者們常把信息與知識的關(guān)系比做兩個大小不同的同心圓，信息是外層圓，知識是內(nèi)心圓，這形象地表明了信息是知識的基礎(chǔ)，而知識是信息的核心。［1］

2.知識的一般特征

知識源于實踐又服務(wù)于實踐的本質(zhì)，使得它具有啟迪性、導(dǎo)向性、前沿性、時效性、共享性、專利性、局限性、開放性、商品性和資本性等特征。知識的一般特征如下:

(1)價值創(chuàng)新。知識是無形的，具有價值性并能創(chuàng)造新的價值。知識的初始載體是人的大腦，即知識是在人的大腦里通過“勞動”所得到的結(jié)果。事實上，任何形式的知識都是無形的，附著于語言、文字、圖形等載體上，以知識產(chǎn)品的形式存儲和傳遞。

知識同其他商品一樣凝結(jié)了人類的勞動，但知識只有通過應(yīng)用才能體現(xiàn)出自身的價值?？梢姡R作為一種無形的特殊商品，同樣可以具有價值?！爸R就是力量?！边@句話從另一個方面反映了知識的價值性。由于知識比數(shù)據(jù)和信息更接近行動，所以知識更具有價值，更好的知識能為部門、社會帶來更高的生產(chǎn)效益。

(2)傳播。容易記錄表達(dá)的知識可以通過信號傳播到世界各地，難以表達(dá)的知識則可以通過教授的形式得以傳播。與一般的物質(zhì)、商品和勞務(wù)相比，知識傳播越廣，其成本和價格就越低。在世界經(jīng)濟(jì)一體化的今天，發(fā)展對外貿(mào)易，引進(jìn)外資、技術(shù)和人才，都是引進(jìn)知識、傳播知識的重要途徑。

(3)創(chuàng)新性。知識來源于經(jīng)驗和實踐，并在實踐中得到積累和創(chuàng)新。知識是我們隨著時間的推移從社會實踐中觀察、分析、總結(jié)得來的，包括課程、書籍、他人以及非正式的學(xué)習(xí)。在運用知識的過程中，知識的主體會在以往的經(jīng)驗基礎(chǔ)之上分析和判斷如何運用自己所得的知識，如果沒有現(xiàn)成的解決問題的方法，知識主體就會通過智力勞動，也就是綜合運用原來的知識實現(xiàn)“想辦法”，最終解決問題。這種解決問題的過程就是一種新知識產(chǎn)生的過程，是知識的創(chuàng)新。知識創(chuàng)新也只有在實踐中才能得以實現(xiàn)。

(4)復(fù)雜性。在日常生活與工作中，我們會有這種感覺:一個人知道得越多，就越發(fā)現(xiàn)自己真的知道得又太少了。這恰恰說明了，知識的學(xué)習(xí)、積累、增加和豐富是在一個層次得到滿足后才真正理解和進(jìn)入下一個層次的學(xué)習(xí)。當(dāng)面對復(fù)雜的問題時，人們總是把問題中的不確定性因素假設(shè)為不存在，總是試圖找到最簡單的答案。但是對于決策者來說，擁有的知識越多，作出的決策就越好。相反，如果知道的知識少，掌握的信息不夠充分，就會把問題簡單化。這種假象忽略了一些重要因素，有可能在感覺上認(rèn)為正確，實際上卻得出錯誤的結(jié)論。復(fù)雜的問題包含著復(fù)雜的知識。知識的復(fù)雜性要求我們只有掌握更多的知識，才能在實踐中應(yīng)付復(fù)雜的問題，得到正確的結(jié)論。

(5)經(jīng)驗和直覺。知識是通過經(jīng)驗規(guī)則起作用的。所謂經(jīng)驗規(guī)則，就是經(jīng)過不斷地嘗試和失敗，從長期的實踐中總結(jié)得到的、具有彈性的行為指南。當(dāng)新出現(xiàn)的問題類似于以前曾經(jīng)解決過的問題時，曾經(jīng)的經(jīng)驗形成經(jīng)驗規(guī)則，這種規(guī)則就成為解決新問題的捷徑，是解決復(fù)雜問題的有效指南。但并不是所有的經(jīng)驗都能夠很容易地總結(jié)出可遵循的規(guī)則。

有時候人的行為完全出于一種內(nèi)在的反應(yīng)，而且很迅速，這就是直覺。直覺成為“濃縮了的經(jīng)驗”，是一種“專門技術(shù)”。直覺實際上是在以往知識的基礎(chǔ)上自覺形成的一種思考，它能在解決問題時閃現(xiàn)出來。人們要擁有這樣的技術(shù)，通常需要經(jīng)歷五個層次:“生手”、“新手”、“強手”、“熟手”和“專家”。在整個學(xué)習(xí)過程中，隨著層次的上升，層次間的關(guān)鍵差別在于學(xué)習(xí)者的態(tài)度。只有不斷地將獲得的知識運用在實踐中并在各個層次的實踐中進(jìn)一步學(xué)習(xí)知識，形成一種學(xué)習(xí)知識和實踐的漸進(jìn)性循環(huán)，學(xué)習(xí)者的級別才能由低到高，同時獲得寶貴的知識。

二、信息管理和組織

1.信息管理

知識管理從結(jié)構(gòu)上可分為對人力資源的管理和信息管理兩個方面。信息管理又可分為以下三個層面:第一層是通信網(wǎng)絡(luò)，用來支持信息的傳播;第二層是高性能計算機(jī)服務(wù)器層，這是存取信息、數(shù)據(jù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，與通信網(wǎng)絡(luò)一起為信息管理提供硬件支持;第三層是信息庫、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)層，是信息管理系統(tǒng)的關(guān)鍵層，它和計算機(jī)服務(wù)器層一起組成信息管理系統(tǒng)的高性能信息、數(shù)據(jù)服務(wù)器，為各種信息轉(zhuǎn)化為知識的應(yīng)用提供了有力的支持。

不難看出，信息庫、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)層是信息管理的核心，其功能包括:存放經(jīng)過整理、歸類的信息;知識管理，提供獲取各種人類專家的個人經(jīng)驗的工具;為應(yīng)付人類知識的更新，提供必要的維護(hù)手段。其目標(biāo)就是最大限度地實現(xiàn)知識資源的共享和交流。因此，對構(gòu)成信息管理系統(tǒng)的基本要素，如知識庫、文件管理系統(tǒng)、人工智能、電子郵件、群件技術(shù)的開發(fā)應(yīng)用等都是信息管理的重要內(nèi)容，也是有效實現(xiàn)知識管理的硬件基礎(chǔ)。

20世紀(jì)以來，出現(xiàn)了多種具有不同程度的管理技術(shù)，諸如全面質(zhì)量管理、企業(yè)制造再造、目標(biāo)管理、X管理、Y管理、Z管理、團(tuán)隊管理等，都為知識管理的發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。［2］

信息超載已經(jīng)成為人們面臨的普遍難題，而高質(zhì)量和相關(guān)的知識卻是稀缺的。在速度和效率決定競爭優(yōu)勢的市場環(huán)境下，信息增值的成本越來越高，信息組織的重要性也越來越突出。

2.信息組織

信息組織是指對信息的內(nèi)容、特征、目的進(jìn)行描述，使用戶可以檢索這些信息，查看信息的內(nèi)容。信息的組織方法包括書目、標(biāo)引、摘要、編目、分類、文檔管理、數(shù)據(jù)庫管理等所有人工或計算機(jī)輔助方法。信息組織與管理是信息增值的重要基礎(chǔ)。

(1)信息描述與概括。要想對不同的文獻(xiàn)信息進(jìn)行規(guī)范化的組織和記錄，就要對信息的生產(chǎn)者、發(fā)布者、發(fā)布的年代和地點、主要外部特征、信息載體中所包含的主要內(nèi)容加以描述。當(dāng)然這項工作應(yīng)以專業(yè)化社會化協(xié)作為基礎(chǔ)，并符合相關(guān)的國家和國際標(biāo)準(zhǔn)，以便于國家、區(qū)域以及世界范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)互換與共享。

(2)信息的分類與組織。分類是人類認(rèn)識事物、區(qū)分事物、組織事物的一種基本方法。信息分類是根據(jù)對象的屬性或特征，將對象集合成類，并按照相互關(guān)系進(jìn)行系統(tǒng)地組織。根據(jù)對象的本質(zhì)屬性進(jìn)行區(qū)分和組織，稱為自然分類;根據(jù)對象的顯著特征進(jìn)行區(qū)分和組織，稱為輔助分類。分類的類目設(shè)置有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如圖書館的書目體系，報紙或期刊的分類目錄，Internet主題導(dǎo)航系統(tǒng)的網(wǎng)站主頁設(shè)計等。

(3)信息的標(biāo)引和檢索。標(biāo)引是一種深度挖掘和聚合信息內(nèi)容并幫助用戶快速檢索到分散在不同來源信息產(chǎn)品的有效途徑。標(biāo)引信息內(nèi)容的主題詞可以是規(guī)范詞匯，也可以是自然語言。標(biāo)引的方式是多種多樣的，它包括淺標(biāo)引、深標(biāo)引、受控標(biāo)引、自由標(biāo)引、整體標(biāo)引、全面標(biāo)引、重點標(biāo)引、分析標(biāo)引、綜合標(biāo)引、分散標(biāo)引等。［3］與分類方法相比，標(biāo)引的方法對信息內(nèi)容的揭示更有深度。隨著網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)量的劇增，自動標(biāo)引和計算機(jī)輔助標(biāo)引已經(jīng)成為數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化信息加工與組織的主流。

(4)信息傳遞與服務(wù)。隨著區(qū)域互借平臺的搭建，信息傳遞與服務(wù)功能就變得非常重要。數(shù)據(jù)庫涵蓋了大部分科技出版物、商業(yè)情報、專業(yè)情報、專利和科技成果、新聞報紙雜志等。由于這部分信息的增值度相當(dāng)高，使用起來價格也比較昂貴，所以資源共享、文獻(xiàn)傳遞便應(yīng)運而生。很多公司利用互聯(lián)網(wǎng)搭建了自己的檢索平臺，如“萬方學(xué)術(shù)搜索系統(tǒng)、獨秀學(xué)術(shù)搜索”等。以互聯(lián)網(wǎng)為依托的一系列新型信息服務(wù)產(chǎn)品，包括網(wǎng)絡(luò)信息門戶、搜索引擎、主題導(dǎo)航系統(tǒng)、高質(zhì)量專業(yè)網(wǎng)關(guān)、元數(shù)據(jù)、虛擬圖書館、數(shù)字圖書館等，有些與傳統(tǒng)的信息資源進(jìn)行整合，有些則是全新的信息服務(wù)產(chǎn)品。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，時空差異對信息傳遞與服務(wù)來說已經(jīng)不是障礙。

三、知識管理的本質(zhì)理解

知識管理是一種新型的管理模式，我們可以從以下幾個方面來理解它的本質(zhì):

1.以知識生產(chǎn)管理為前提

知識是一種特殊的資源，從知識管理的內(nèi)容來看，知識管理是對知識的管理，以知識生產(chǎn)管理為前提。知識的生產(chǎn)不同于其他物質(zhì)和服務(wù)，它是在對知識的識別、獲取、開發(fā)、研究、分解、使用和共享的全過程中進(jìn)行的。在這些過程中，知識既被使用，又在不斷地產(chǎn)生、形成和發(fā)展，新的知識在產(chǎn)生，原有的知識在發(fā)展。［4］知識管理要實現(xiàn)以下幾個方面的目標(biāo):一是知識積累。構(gòu)建知識庫，對紛雜的知識內(nèi)容和格式進(jìn)行類別管理。二是知識管理。創(chuàng)建部門知識地圖，清晰了解本部門分布狀況，提供管理決策依據(jù)。三是知識應(yīng)用。這使得知識查詢和運用更加簡單，充分利用知識成果，提高工作效率，減少重復(fù)勞動。

2.以信息管理為基礎(chǔ)

從知識管理的發(fā)展基礎(chǔ)來看，它以信息管理為基礎(chǔ)，是信息管理的延伸和發(fā)展。信息管理注重信息的處理和傳遞，注重信息系統(tǒng)的構(gòu)建以及在信息處理和傳遞方面的信息技術(shù)應(yīng)用，強調(diào)對數(shù)據(jù)、信息處理過程具體的管理。知識管理大量利用信息技術(shù)，對信息進(jìn)行分析、綜合，從信息系統(tǒng)中提取有價值的知識，并通過知識活動轉(zhuǎn)化為個人知識，形成人力資產(chǎn)和知識管理的實質(zhì)性資源，最后被利用而形成部門的知識資產(chǎn)，將這些知識資產(chǎn)轉(zhuǎn)化成知識資本進(jìn)行運作。從信息管理到知識管理的進(jìn)化，是管理理論與實踐中“人本”管理進(jìn)步的體現(xiàn)和發(fā)展，是信息管理的延伸和發(fā)展。

3.實現(xiàn)知識的顯性化和共享

從形式上看，知識可以分為顯性知識和隱性知識。顯性知識易于通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行整理、存儲和管理，而隱性知識難以被他人觀察和了解，不易實現(xiàn)共享和交流，如何管理它已成為知識管理的一大難題。為此，促進(jìn)隱性知識向顯性知識的轉(zhuǎn)化繼而實現(xiàn)共享以及二者的互動，是促進(jìn)有效知識管理的重要基礎(chǔ)，是知識創(chuàng)新永不衰竭的動力和源泉。

4.建立健全知識管理體系

從知識的發(fā)展進(jìn)程來看，知識管理可分為知識的生成管理、知識的交流管理、知識的積累管理、知識的應(yīng)用管理，它們互相制約形成一個有機(jī)的知識管理體系。［5］知識的應(yīng)用是管理的目的，知識的交流是生成知識的手段和途徑，知識更新是部門不斷創(chuàng)新的動力，知識的積累是知識發(fā)展的基礎(chǔ)。知識管理就職責(zé)而言，應(yīng)做好幾個方面的工作:構(gòu)建知識庫、促進(jìn)知識交流、建立尊重知識的內(nèi)部環(huán)境、把知識作為資產(chǎn)來管理，最終將知識轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力，分享、溝通與行動是將知識轉(zhuǎn)化為成果的關(guān)鍵。

四、知識管理系統(tǒng)

知識管理系統(tǒng)(KMS)是一個對知識進(jìn)行創(chuàng)造、捕獲、整理、傳遞、共享進(jìn)而創(chuàng)造出新知識的完整的管理系統(tǒng)，同時它又是一個收集、處理、分享一個組織的全部知識的信息系統(tǒng)。KMS利用軟件系統(tǒng)或其他工具，對組織中有價值的方案、策劃、成果、經(jīng)驗等知識進(jìn)行分類存儲和管理，同時包含對顯性知識和隱性知識進(jìn)行管理。

1.顯性知識的管理工具

顯性知識的管理工具主要包括知識庫系統(tǒng)、知識查詢和推送系統(tǒng)。

(1)知識庫系統(tǒng)。知識庫系統(tǒng)由多個知識庫、模型庫及知識發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)構(gòu)成，是對知識進(jìn)行采集、編碼、排序、分類以及重新劃分知識單元等管理的過程。知識發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)包括數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)和智能信息采集系統(tǒng)兩部分，用于部門原有的知識數(shù)據(jù)，進(jìn)行批量導(dǎo)入，納入管理范疇，同時管理外部的各種信息。

(2)知識查詢和推送系統(tǒng)。知識管理系統(tǒng)應(yīng)提供知識查詢功能，以方便需求者從大量的知識中快速找到自己所需要的知識。推送系統(tǒng)允許用戶按照自己的需求嗜好，定制所需要的知識，或者有系統(tǒng)自動檢測并跟蹤用戶興趣，在適當(dāng)時間以適當(dāng)?shù)男问綄⒂脩羲枰闹R傳遞過去，提高知識利用的查準(zhǔn)率。

隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的來臨，知識管理在企事業(yè)生存與發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。

2.隱性知識管理的運行機(jī)制

隱性知識作為部門的重要資源，是知識管理的重點所在。傳統(tǒng)的管理和過去的知識管理實踐表現(xiàn)出對顯性知識過多的、充分的關(guān)注，現(xiàn)今的大部分知識管理戰(zhàn)略一般是基于以技術(shù)為中心的知識管理思想，其核心是對數(shù)據(jù)庫、群件、文檔管理、數(shù)據(jù)挖掘等顯性知識的管理，而對隱性知識管理的輕視甚至忽視是一個突出的問題。

隱性知識管理分兩種:潛在的可表達(dá)的和不能表達(dá)的管理。［6］要把握隱性知識管理的規(guī)律，首先要弄清楚隱性知識在整個管理過程中的外顯性步驟;其次要了解管理過程中隱性知識運行過程中出現(xiàn)的障礙問題，找出解決問題的根據(jù);再次要明白內(nèi)隱學(xué)習(xí)理論，以更好地進(jìn)行隱性知識管理?？梢酝ㄟ^以下步驟促進(jìn)隱性知識向顯性知識的轉(zhuǎn)化:

(1)發(fā)現(xiàn)、挖掘、引出和沉淀。就是通過發(fā)現(xiàn)、挖掘、引出和沉淀來推動知識從動態(tài)隱性轉(zhuǎn)移到動態(tài)顯性。發(fā)現(xiàn)就是把在人們頭腦中的經(jīng)驗、體會通過案例、說明、總結(jié)、報告等形式表述出來。挖掘就是對數(shù)據(jù)進(jìn)行有目的的分析、統(tǒng)計，表述出它們所代表的意義及其背后的規(guī)律。引出就是通過會議、調(diào)查等方式把人們頭腦中的思想亮點引出來。沉淀就是將思想亮點記錄為可讀、可見、可聽的知識。

(2)試用、修正、判斷和固化。即通過試用、修正、判斷和固化來推動知識從動態(tài)顯性轉(zhuǎn)移到靜態(tài)顯性。試用就是對我們設(shè)計的工作制度或辦法，在工作中去試用或暫行。修正就是對試用中的暫行辦法、制度、知識進(jìn)行適應(yīng)于實際情況的修改。判斷就是對人們提出來的認(rèn)識，如報告、介紹、闡述、說明等，進(jìn)行正確性的判別。固化就是將上面的認(rèn)識形成正式的報告、計劃、制度、介紹、說明等知識。

(3)宣傳、普及、培訓(xùn)和默化。即通過宣傳、普及、培訓(xùn)和默化來推動知識從靜態(tài)顯性轉(zhuǎn)移到靜態(tài)隱性。宣傳就是對規(guī)章制度、規(guī)劃方案、正式說明等進(jìn)行宣傳。普及就是在工作中正式采用這些規(guī)范、制度、方案、標(biāo)準(zhǔn)說明、模板等，并使大家在工作中形成習(xí)慣。培訓(xùn)就是對新的規(guī)范、制度、方案和其他認(rèn)識，通過講座、在線學(xué)習(xí)、考試等方式傳遞給他人并要求實現(xiàn)知識的掌握。默化就是將最后通過培訓(xùn)得到的知識記憶在頭腦中，融入個人的知識體系中，形成有知識的頭腦。

知識是有規(guī)律的運動，要進(jìn)行有效的隱性知識管理就必須遵循知識運動的規(guī)律并采取措施來推動知識狀態(tài)的轉(zhuǎn)移，不斷推動隱性知識的外顯化，加快實現(xiàn)知識在實踐中的價值和創(chuàng)新發(fā)展。

［1］李華偉，董小英.知識管理的理論與實踐［M］.北京:華藝出版社，2002.

［2］王林軍.隱性知識管理論［M］.西安:西安地圖出版社，2009.

［3］崔波.信息技術(shù)的發(fā)展與效應(yīng)［M］.吉林:吉林大學(xué)出版社，2005.

［4］方潤生.個人隱性知識的形成特征對隱性知識轉(zhuǎn)移和分享的影響［J］.中原工學(xué)院學(xué)報，2009(5):4-9.

［5］葉春森，汪傳雷，儲節(jié)旺.基于知識地圖的知識集成模式與機(jī)理研究［J］.情報理論與實踐，2009(10):52-54.

［6］葛明貴，謝章明，解登峰.隱性知識顯性化的教育價值［J］.江淮論壇，2009(5):138-141.