獨(dú)立學(xué)院辦公管理模式的現(xiàn)狀與探索

姚若汀

(集美大學(xué)誠(chéng)毅學(xué)院，福建廈門 361021)

獨(dú)立學(xué)院辦公管理模式的現(xiàn)狀與探索

姚若汀

(集美大學(xué)誠(chéng)毅學(xué)院，福建廈門 361021)

獨(dú)立學(xué)院的辦公管理，是指依靠一定的規(guī)章和制度，通過(guò)組織、計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)和掌握學(xué)院運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中地各個(gè)環(huán)節(jié)，協(xié)調(diào)并處理好各因素之間的關(guān)系，優(yōu)化學(xué)院各種資源的配置，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)院教育工作的目標(biāo)，有效的完成學(xué)院的正常工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)院高效管理、優(yōu)質(zhì)運(yùn)轉(zhuǎn)的一種組織活動(dòng)。獨(dú)立學(xué)院辦公管理新模式的探索是目前國(guó)內(nèi)各個(gè)獨(dú)立學(xué)院探討的一個(gè)重要課題之一。

獨(dú)立學(xué)院;辦公管理;探索

一、獨(dú)立學(xué)院辦公管理模式的現(xiàn)狀

教育部【教發(fā)函(2003)8號(hào)】文件印發(fā)的《關(guān)于規(guī)范并加強(qiáng)普通高校以新機(jī)制和模式試辦獨(dú)立學(xué)院管理的若干意見(jiàn)》中明確界定：獨(dú)立學(xué)院是專指由普通本科高校按新機(jī)制、新模式與社會(huì)力量合作舉辦的本科層次二級(jí)學(xué)院。獨(dú)立學(xué)院作為我們國(guó)家公辦高等教育的重要補(bǔ)充，已經(jīng)在社會(huì)和教育產(chǎn)業(yè)中立有一席之地，自20世紀(jì)末出現(xiàn)以來(lái)，獨(dú)立學(xué)院迅猛發(fā)展，在一些教育產(chǎn)業(yè)較發(fā)達(dá)的省份，幾乎承擔(dān)了全省范圍內(nèi)1/3的本科學(xué)生的培養(yǎng)任務(wù)。

獨(dú)立學(xué)院的辦公管理，是指依靠一定的規(guī)章和制度，通過(guò)組織、計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)和掌握學(xué)院運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中地各個(gè)環(huán)節(jié)，協(xié)調(diào)并處理好各因素之間的關(guān)系，優(yōu)化學(xué)院各種資源的配置，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)院教育工作的目標(biāo)，有效的完成學(xué)院的正常工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)院高效管理、優(yōu)質(zhì)運(yùn)轉(zhuǎn)的一種組織活動(dòng)。當(dāng)下，我國(guó)獨(dú)立學(xué)院的辦公管理模式大多參照母體大學(xué)的體系架構(gòu)，采用“院、行政部門、系、”的管理模式。這種模式套用了政府機(jī)關(guān)現(xiàn)有的行政體系，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)辦公管理模式已經(jīng)不能夠很好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求和現(xiàn)代教育發(fā)展的需要，暴露了不少的機(jī)制問(wèn)題：1、執(zhí)行權(quán)利的逐級(jí)遞減，具體的公務(wù)執(zhí)行需經(jīng)過(guò)多級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批造成的低效率。2、部門間職責(zé)界限不清，麻煩事務(wù)相互推諉、問(wèn)責(zé)時(shí)相互扯皮。3、辦公人員官本位意識(shí)膨脹，簡(jiǎn)單的事務(wù)卻要讓學(xué)生或老師重復(fù)跑多個(gè)院系部門申請(qǐng)蓋章。獨(dú)立學(xué)院作為公辦高等學(xué)校的重要補(bǔ)充，在很多領(lǐng)域可以借鑒參考母體大學(xué)的優(yōu)質(zhì)沉淀，但在此基礎(chǔ)上，更應(yīng)該發(fā)揮自身機(jī)制靈活的特性，大膽地走革新創(chuàng)新之路。獨(dú)立學(xué)院辦公管理新模式的探索是目前國(guó)內(nèi)各個(gè)獨(dú)立學(xué)院探討的一個(gè)重要課題之一。

二、獨(dú)立學(xué)院辦公管理新模式的若干建議

(一)辦公管理組織結(jié)構(gòu)的網(wǎng)狀化

傳統(tǒng)的獨(dú)立學(xué)院辦公管理組織結(jié)構(gòu)是垂直型的，它是按照層級(jí)制的組織架構(gòu)建立起來(lái)，主要表現(xiàn)為行政體系龐大，中間層次多，信息傳遞效率低。它呈現(xiàn)為金字塔型結(jié)構(gòu)，是一種權(quán)限、資源配置與信息渠道的垂直分化格局。隨著信息技術(shù)以及校園網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，信息的傳遞方式不在是垂直的、單一的、逐層往下的，而是全方面、網(wǎng)狀型的網(wǎng)絡(luò)互連的模式。這在一定程度上打破傳統(tǒng)辦公部門之間條塊分割的、等級(jí)森嚴(yán)的格局，使得獨(dú)立學(xué)院行政組織結(jié)構(gòu)由傳統(tǒng)的垂直模式向扁平化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)和信息傳遞方式是垂直的、受到層級(jí)限制的，這使得獨(dú)立學(xué)院的權(quán)力往往集中在院級(jí)行政機(jī)構(gòu)，而扁平化的獨(dú)立學(xué)院行政組織則是一以基層作為信息和管理權(quán)力的基點(diǎn)，使得各級(jí)組織成員掌握信息的機(jī)會(huì)和權(quán)力大大增加，不再受到層級(jí)限制，從而淡化了層級(jí)區(qū)別。隨著獨(dú)立學(xué)院行政組織結(jié)構(gòu)的扁平化，傳統(tǒng)的金字塔型管理轉(zhuǎn)變?yōu)榉稚⒌木W(wǎng)絡(luò)化管理進(jìn)一步削弱了獨(dú)立學(xué)院行政管理的控制功能，促使權(quán)力的進(jìn)一步下放、簡(jiǎn)化了中間管理環(huán)節(jié)，從而提高了獨(dú)立學(xué)院行政管理的效率。

(二)細(xì)化機(jī)構(gòu)、精簡(jiǎn)人員、科學(xué)考核

隨著我國(guó)獨(dú)立學(xué)院雨后春筍的跨越式發(fā)展，其員工的薪資待遇也水漲船高，加之就業(yè)形勢(shì)的逐年惡化，獨(dú)立學(xué)院提供的職位已成為僅次于公務(wù)員、事業(yè)單位之后的香餑餑。對(duì)于獨(dú)立學(xué)院的辦公機(jī)構(gòu)膨脹、人員臃腫問(wèn)題，管理層也應(yīng)適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展要求，將其交給市場(chǎng)，使其按照市場(chǎng)的規(guī)律自主經(jīng)營(yíng)，自負(fù)盈虧，從而緩解獨(dú)立學(xué)院管理的壓力，提高工作效率。同時(shí)在人事選用上，要堅(jiān)決抵制“拉關(guān)系”、“走后門”現(xiàn)象，實(shí)行公開、公平、競(jìng)聘上崗任人唯賢唯能，實(shí)現(xiàn)人盡其才、人盡其用。對(duì)于崗位上的辦公人員應(yīng)該采取更科學(xué)的考核方式，而不能照搬母體大學(xué)只進(jìn)不出、不犯錯(cuò)就優(yōu)秀的老模式。另外，要設(shè)定合理的崗位編制，最大限度地挖掘行政人員的潛力，能者重任，不能勝任者轉(zhuǎn)崗或淘汰，以達(dá)到精簡(jiǎn)人員、提高整體管理水平的目的。

(三)引入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)優(yōu)化辦公管理

在傳統(tǒng)管理模式下的獨(dú)立學(xué)院行辦公理工作主要是有人來(lái)進(jìn)行操作的，其權(quán)力的運(yùn)行過(guò)程中的人為特征尤為突出，隨意性很大，缺乏規(guī)范性。隨著獨(dú)立學(xué)院行政管理辦公自動(dòng)化的建設(shè)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立，獨(dú)立學(xué)院行政管理的運(yùn)行過(guò)程被設(shè)定成一種信息流動(dòng)的過(guò)程，它借助數(shù)字信息平臺(tái)進(jìn)行信息處理，實(shí)現(xiàn)獨(dú)立學(xué)院管理決策和管理過(guò)程的科學(xué)化。此外，由于管理的決策、執(zhí)行、監(jiān)督等活動(dòng)都被信息技術(shù)平臺(tái)固定下來(lái)，極大的抑制了管理工作的隨意性，從而促進(jìn)了獨(dú)立學(xué)院行政管理工作規(guī)范化。另一方面，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的引入可以讓獨(dú)立學(xué)院辦公管理工作更靈活、便捷。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，以及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在獨(dú)立學(xué)院中的應(yīng)用，學(xué)校各級(jí)、各層的行政人員都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行管理工作。工作人員可以根據(jù)自己的意愿和需要，選擇適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)、時(shí)間登陸管理系統(tǒng)進(jìn)行管理工作，不再受到時(shí)間和地點(diǎn)限制。從而真正實(shí)現(xiàn)了獨(dú)立學(xué)院辦公的異地化，解決了多校區(qū)辦學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)出差等情況下，信息互通、學(xué)校管理不便的問(wèn)題，使得部門管理者不受上班時(shí)間和工作地點(diǎn)的限制，隨時(shí)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理工作。

(四)引入即時(shí)通訊軟件和設(shè)備(如QQ、飛信、企業(yè)短信)，實(shí)現(xiàn)辦公立體化

獨(dú)立學(xué)院倡導(dǎo)以人為本、人性化的管理理念，不斷發(fā)展通訊軟件和設(shè)備作為獨(dú)立學(xué)院基層行辦公理工作的工具和手段，恰恰體現(xiàn)了獨(dú)立學(xué)院人性化管理的新理念。信息網(wǎng)絡(luò)化、條件下，運(yùn)用通訊軟件和設(shè)備開展獨(dú)立學(xué)院基層辦公管理工作，是對(duì)現(xiàn)在獨(dú)立學(xué)院基層辦公管理工作手段、模式的一種改革和改善，是獨(dú)立學(xué)院基層辦公管理的一種創(chuàng)新。獨(dú)立學(xué)院基層辦公管理人員應(yīng)充分重視通訊軟件和設(shè)備作為一個(gè)辦公工具的價(jià)值和意義。各個(gè)部門內(nèi)部、各部門之間可以通過(guò)即時(shí)通訊軟件和設(shè)備構(gòu)建一個(gè)游離與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之外的聯(lián)系平臺(tái)，通過(guò)這個(gè)平臺(tái)傳播信息、處理事務(wù)是對(duì)校園辦公自動(dòng)化有利補(bǔ)充。但在具體管理工作過(guò)程中，我們不能把通訊軟件和設(shè)備當(dāng)作是萬(wàn)能的，依托虛擬的空間進(jìn)行管理也有其自身的局限性，還必須和日常的管理方式和方法結(jié)合起來(lái)，拓展工作渠道，創(chuàng)新工作方法，提高獨(dú)立學(xué)院基層辦公管理工作的實(shí)效性。

三、結(jié)語(yǔ)

獨(dú)立學(xué)院辦公管理模式的改革和創(chuàng)新是一項(xiàng)長(zhǎng)期、繁瑣的系統(tǒng)工程。它的改革需從管理理念、管理制度及提高管理人員素質(zhì)等多方面入手，使獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展適應(yīng)新環(huán)境的需要，從而推動(dòng)我國(guó)高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

［1］周濟(jì).促進(jìn)高校獨(dú)立學(xué)院持續(xù)健康快速發(fā)展［J］.中國(guó)高等教育，2003.12

［2］王赟.辦公自動(dòng)化對(duì)高校行政管理的影響［J］.湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2010.2

［3］朱軼.獨(dú)立學(xué)院管理人員績(jī)效管理研究［J］.武漢大學(xué)研究生畢業(yè)論文，2005年

［4］沈愛(ài)琴，謝慶良.規(guī)則與獨(dú)立學(xué)院健康發(fā)展關(guān)聯(lián)性研究［J］.黑龍江高教研究，2010.1

Independent College Office Management Mode Status and Exploration

YAO Ruo－ting

(Jimei University Chenyi College，Xiamen 361021，China)

Independent college office management refers to rely on certain rules and regulations，by means of organizing，planning，leading and mastering each link of college running to coordinate and deal with the relationship between the various factors，optimize the allocation of resources，so as to achieve the goal of college education work，achieve the normal work of the college，realize efficient management and high quality operation.Independent college office management new mode exploration is an important issue the domestic every independent college is discussing now.

independent college;office management;exploration

G647 < class="emphasis_bold">文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

A

1671－3974(2011)04－0011－02

2011－06－23

姚若汀(1982－)，女，大學(xué)，集美大學(xué)誠(chéng)毅學(xué)院教學(xué)秘書，助理研究員。研究方向：教務(wù)管理。