淺談高校檔案管理人員的素質建設

馮蓉

（武夷學院 檔案室，福建 武夷山 354300）

淺談高校檔案管理人員的素質建設

馮蓉

（武夷學院 檔案室，福建 武夷山 354300）

檔案管理人員的素質高低直接影響著檔案工作水平的優(yōu)劣，高校檔案工作人員要適應形勢,不斷提升自身的身體、職業(yè)道德和業(yè)務等各方面素質，努力提高工作質量與效率,從而更好地為學校的教學、科研與管理等各方面工作服務。檔案管理人員要不斷創(chuàng)新，使檔案工作常常變，時時新，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。要從檔案管理人員的協(xié)調，溝通和宣傳能力上下功夫，樹立檔案部門的良好形象,使高校師生、上級領導、各個部門都支持檔案工作，使檔案工作更上一層樓！

檔案管理人員；素質；創(chuàng)新；溝通；宣傳

高校檔案工作人員素質的高低會直接影響到高校檔案管理工作的總體水平。當今檔案管理工作越來越凸顯出它知識性、服務性的功能。日新月異的現(xiàn)代化檔案管理的已經(jīng)成為現(xiàn)實，這不僅給檔案工作帶來了前所未有的機遇和挑戰(zhàn)，同時也向廣大檔案工作者提出了更高的職業(yè)要求。不斷提高檔案管理人員整體素質，造就出一支具有堅定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案干部隊伍，努力開創(chuàng)檔案工作的新局面，是當今高校意義深遠而重大的事情。筆者從以下幾個方面就高校檔案管理人員的素質建設做以闡述：

一、提高檔案管理人員的身體素質

檔案專業(yè)人員應當具有強健的身體和充沛的精力，這是做好檔案工作的前提。但經(jīng)常在庫房、機房或辦公室工作的檔案工作人員，處于少運動的環(huán)境中，經(jīng)常是在年復一年的做重復性的收集、加工、編研等工作，身體各器官受力不均，由此，器官免疫力下降，還易造成脊椎病等職業(yè)病。檔案工作還具有很強的系統(tǒng)性、連續(xù)性，不僅有腦力勞動，也有大量的體力勞動，這些都決定了做檔案工作要有一個適應緊張工作的精神狀態(tài)，而良好的精神狀態(tài)皆來自健康強壯的體魄。

因此，要采取各種措施來提高檔案管理人員的身體素質：如：各檔案館要堅持工間操制度，保證大家每天有一定的室外活動時間，來適當增加運動量。除此之外，還要經(jīng)常組織文體活動，充分增強檔案工作者的體能體質。還可在檔案的整理間、閱覽室等場所適度播放低分貝的輕音樂，使檔案人員在輕松的條件下工作，適時改善單調、重復性的工作環(huán)境。要堅持開冷暖空調保持室內(nèi)恒溫，對庫房和工作間要經(jīng)常進行通風，改善檔案庫房空氣質量，營造清新的工作環(huán)境。要積極提倡有益健康的良好工作習慣和衛(wèi)生習慣，進入庫房要戴口罩，工作結束后必須洗手。

二、強化檔案管理人員的職業(yè)道德素質

（一）強化檔案管理人員無私奉獻的精神

江澤民同志說過“做檔案工作的同志，一般說來，都是不出人頭地的，都是兢兢業(yè)業(yè)、默默無聞地在那里工作”。檔案工作是一項復雜而細致的工作，從檔案的收集到科學整理、安全保管、價值鑒定、登記統(tǒng)計、提供利用等，都需要檔案管理人員付出艱辛的勞動。檔案工作既辛苦又默默無聞，是一項單調、乏味、枯燥和平凡的工作，常常是替他人作嫁衣，很難出頭露面，這就要求檔案人員有一種兢兢業(yè)業(yè)的工作態(tài)度，甘為人梯的奉獻精神，放眼長遠的大局意識，具有不計較個人名利得失的寬廣襟懷，樹立長遠的目標，具有忠于職守、任勞任怨、不辭辛苦、一絲不茍的基本素質，同時要具有強烈的事業(yè)心和無私的奉獻精神，愛崗敬業(yè)，甘寂寞，樂平凡，甘當無名英雄，才能出成效。檔案人員要強化服務意識,想使用者之所想,急使用者之所急,熱情周到地為使用者做好調卷和歸卷工作,百問不厭,百查不煩,為使用者提供優(yōu)質服務，以滿腔熱情接待好每一位用戶，使用戶高興而來，滿意而歸。

（二）加強檔案管理人員的保密意識

職業(yè)道德是同人們的職業(yè)活動緊密聯(lián)系的，具有自身職業(yè)特征的道德準則和道德規(guī)范。檔案工作作為社會主義現(xiàn)代化建設事業(yè)的一個重要組成部分，毫無疑問也必須有自身的職業(yè)道德要求。而具有過硬的政治素質，保守檔案機密，乃是檔案管理人員職業(yè)道德規(guī)范的基本要求。[1]有位哲人說的好：“保守機密，慎之又慎”。高校檔案管理人員直接管理和掌握著全校各個部門的館藏檔案，掌握著大量屬于秘密的資料，檔案信息涵蓋各個環(huán)節(jié)的方方面面。檔案管理人員必須對基建，財務，科研、人事等信息秘密，嚴格保密。同時檔案管理人員還要盡最大的努力，圍繞學校設計的總體目標，在對外交往的過程中切實做到誠實守信。要保證檔案內(nèi)容的安全，既對具有保密內(nèi)容的檔案嚴格管理，便于提供利用，又要保證檔案內(nèi)容不能泄密。

（三）檔案管理人員要堅持實事求是的工作作風

古時,孔子倡導“述而不作”的思想,這是一種崇尚實際的態(tài)度。據(jù)實立檔,據(jù)實用檔,是檔案人員應當樹立的職業(yè)思想和行為準則。檔案工作者必須從實際出發(fā)，實事求是地解決和處理檔案管理中的具體業(yè)務問題，絕不允許損毀或改變檔案的原貌。檔案人員在保護檔案外觀完整無損的同時,更應該注重保護檔案內(nèi)容的真實，做到誠實守信。在收集、整理、保管、利用的過程中,都應該堅持尊重檔案原貌的原則,切莫隨意地涂改、編纂、偽造檔案。

三、發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)新主體作用

創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的永恒主題。要善于從工作中,學習中,其它專業(yè)的知識中吸取有益的經(jīng)驗,活學活用地應用在檔案管理工作中,檔案管理人員只有具備了創(chuàng)新能力,才能在檔案管理工作當中開創(chuàng)出新局面，鍛煉出創(chuàng)新性高素質人才。

（一）不斷豐富,拓展檔案管理人員的知識

一位外國名人曾說過:“今后沒有任何一樣東西能夠學習而終身享用,我們必須不斷學習新知識,才不會被時間淘汰?！弊鳛闄n案工作主體的專職檔案人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創(chuàng)新。信息時代的檔案工作人員,不管學歷高低、資歷長短,都應不斷地“充電”,努力增長新知識、新技能,不斷提高自身的綜合素質,才能跟上時代步伐。因此，創(chuàng)造積極向上的學習氛圍非常重要，專職檔案人員要把學習作為生活中的第一需要。要對檔案人員進行多途徑、多形式的培訓教育,可以采取“請進來”、“走出去”的辦法,提高檔案管理人員的業(yè)務素質。不斷更新他們的知識結構，使檔案管理人員運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復合型轉變。[2]檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、管理服務的現(xiàn)代化已成為信息時代檔案事業(yè)發(fā)展的方向。檔案人員必須努力學習掌握這些新技術，熟練地運用現(xiàn)代技術手段管理檔案,才能適應新形勢發(fā)展的需要。檔案管理人員還要不斷加強檔案專業(yè)與其他相鄰專業(yè)的滲透與聯(lián)合，培養(yǎng)自己的信息編研、開發(fā)能力，成為能夠勝任 “辦公文秘——檔案管理——信息開發(fā)一體化管理多面手。

（二）不斷練就檔案管理人員過硬的業(yè)務技能

知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段，方式給專職檔案人員提出了更高的要求。要求檔案管理人員適應新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新，有所突破。要求檔案管理人員在干中學、在學中干,根據(jù)自己的知識結構和工作需要有針對性的學習,并將學來的新知識及時用于實踐。檔案管理人員要不斷地利用新技術、新方法、新技巧，用現(xiàn)代科學管理手段來管理檔案，具備過硬的實踐技能素質，逐步使檔案管理工作從經(jīng)驗型的手工操作模式向現(xiàn)代型的技術操作模式轉變。[3]如：用計算機網(wǎng)絡基礎知識對高科技條件下產(chǎn)生的信息進行搜集、提煉、加工和整理。及早具備獨立運用檔案管理軟件的能力，能夠利用掃描儀、攝像機結合其他圖像處理軟件對一些紙質文件進行數(shù)字化處理、加工。[4]利用不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作創(chuàng)新人才。

四、鍛煉檔案管理人員協(xié)調、溝通和宣傳能力

加強檔案溝通、協(xié)調和外部宣傳工作，是叩開檔案工作的神秘大門。哪個檔案館溝通、協(xié)調和外部宣傳工作薄弱，哪個檔案館的檔案工作就死氣沉沉，哪個檔案館溝通、協(xié)調和外部宣傳工作做得好，哪個檔案館的檔案工作就有活力。這就需要鍛煉檔案管理人員協(xié)調，溝通和宣傳能力。

（一）檔案管理人員要對上級領導和上級檔案部門進行溝通，協(xié)調

檔案工作是一項綜合性工作,沒有領導的重視和支持，工作很難正常開展。這一矛盾的解決,就需要依靠檔案工作人員的積極努力。檔案管理人員要找機會或創(chuàng)造機會經(jīng)常向主管領導匯報工作,及時反映工作的開展情況以及工作中遇到的困難，請求及時解決。對辦公條件的改善，檔案人員應采取各種措施,通過各種形式協(xié)調好檔案工作與領導之間的關系,爭取領導的重視與支持。[5]爭取學校在人、財、物等各方面的投入,為做好檔案工作創(chuàng)造極為有利的條件。檔案管理人員要定期申請上級部門檢查和指導，對發(fā)現(xiàn)的問題及時協(xié)調處理，請專家解決。進一步規(guī)范檔案的管理與利用,堵塞工作中存在的漏洞,也為檔案標準化檢查及升級提前做好各項準備工作。

（二）檔案管理人員要對師生進行外部宣傳工作

高校檔案工作關系到全體師生,廣大師生既是檔案事實的締造者,也是檔案利用的受益者。要讓全體師生明白，檔案是歷史的軌跡，是一筆無形資產(chǎn)。如何重視檔案，管理好檔案，更好地開發(fā)和利用檔案，為學院的大發(fā)展出力、獻策，是全體師生員工的責任。檔案外部宣傳工作要成為廣大師生員工與檔案工作的橋梁和紐帶?？梢酝ㄟ^標語、展板、櫥窗、網(wǎng)絡、廣播、簡報、警示牌等各種形式來加強對廣大師生檔案的搜集意識，還可以利用一切宣傳工具，宣傳檔案工作，如檔案館網(wǎng)頁要經(jīng)常更新內(nèi)容，有計劃的、定期地搞好板報宣傳等。定期舉辦展覽活動，讓廣大師生員工體會檔案館的文化氛圍，可以使他們從感覺上縮短與檔案工作的距離。這些宣傳工作，除了包含檔案管理人員的辛苦，還需要他們付出他們的智慧才干和各方面的綜合能力。

（三）檔案管理人員要對高校各部門進行溝通和宣傳

如果檔案管理人員能做好平行部門的溝通，協(xié)調和宣傳,高校檔案基礎工作質量就有了保證。檔案室的各種檔案：如黨群、行政、教學、科研、產(chǎn)品、基建、設備、出版、外事、財會等檔案都來源于高校各個平行部門。各部門具體負責各個部門材料的收集、整理、歸檔、信息錄入等基礎工作。要讓各部門人員樹立起“今天”的檔案就是“昨天”的文件，“今天”的文件將是“明天”的檔案的理念，做到人在檔案在，人去檔案留。把基礎檔案在形成時做的盡善盡美。高校檔案人員就要從辦公室的紙堆中走出來,深入到各部門中去開展各種宣傳，跟相關人員及時溝通。把各個部門平時要搜集的材料和如何科學合理地歸檔材料羅列出來進行講座,并把材料分發(fā)，做到人手一冊，普及檔案知識,樹立檔案部門的良好形象,在學校營造良好的檔案工作氛圍。

檔案管理人員還要對各部門的領導做好溝通，一方面要向平行部門的領導說明檔案工作必須要全校各部門通力合作,不能僅僅靠檔案部門,各部門要安排得力人員兼任檔案員,并保證其對工作時間的投入。另一方面,也要對兼職檔案員提出明確的工作要求,建立合理的激勵機制，充分發(fā)揮兼職檔案員的作用，把高校檔案工作推向新的高度。

結語

檔案工作是綜合性的,在檔案工作客觀條件逐漸優(yōu)越的今天，檔案管理人員素質作為主觀因素,對檔案工作整體效能的發(fā)揮也越來越無可替代了。各高校要為檔案管理人員成為一種高素質復合型的人才而付出不懈的努力！從而使檔案工作高效服務高校各項工作；從而使高校各部門在良好的檔案氛圍中為檔案工作添磚加瓦，使檔案工作生發(fā)活力！

[1]王蘭琴.檔案人員的職業(yè)道德和專業(yè)素質之我見[J].陜西教育,2008, (9):114.

[2]關磊,劉海燕.淺談新時期檔案管理人員素質的提高[J].理論觀察, 2006,(3):169-170.

[3]黃艷.高校檔案工作如何適應現(xiàn)代發(fā)展需要[J].科技資訊,2007,(15): 200.

[4]張尚瀛.檔案工作理論與實踐[M].華藝出版社,2006.

[5]譚偉貞.論檔案隊伍建設[J].蘭臺世界,2009,(5):80.