基層檔案室的檔案安全工作—以河南省省直機關(guān)第一幼兒園為例

河南省省直機關(guān)第一幼兒園 劉 煜

基層檔案室的檔案安全工作—以河南省省直機關(guān)第一幼兒園為例

河南省省直機關(guān)第一幼兒園 劉 煜

省級示范性幼兒園檔案室是最基層的檔案管理單元。怎樣做好檔案的征集、整理與安全利用，一直是檔案工作者的工作重點和目的。在具體工作中虛工實做，基層檔案室應(yīng)積極進取，總結(jié)“十一五”經(jīng)驗，制定“十二五”計劃，緊緊圍繞檔案工作的3個體系展開工作。本文，筆者以河南省省直機關(guān)第一幼兒園檔案室為例，對基層檔案室怎樣做好檔案安全工作展開探討。

一、目前幼兒園檔案存儲狀況

目前，河南省省直機關(guān)第一幼兒園有檔案庫房3個，包括人事檔案庫、文書檔案庫和財會檔案庫，總面積超過260m2。另有幼兒教師教育參考資料室1個，幼兒教具實物檔案保存室1個，面積約120m2。檔案種類有照片檔案、聲像檔案、教學(xué)檔案（光盤）、幼兒節(jié)目檔案（光盤）等。其中，照片檔案有1 500幅（其中包括河南省歷任省長、副省長等省級領(lǐng)導(dǎo)在節(jié)日期間看望幼兒的照片約30張）；聲像檔案、教學(xué)檔案（光盤）、幼兒節(jié)目檔案（光盤）共80盤；文書檔案874卷（冊）、人事檔案192冊、財會檔案782卷（冊）。

“十一五”期間，為了改善檔案保存條件，在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，幼兒園先后購買和添置了9套高級實木書柜；22套開放式書柜；80套鐵皮檔案柜和1套保存聲像檔案的保險柜。檔案庫、室的溫濕度都采用中央空調(diào)控制，溫濕度符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。

在日常工作中，工作人員按照防火、防盜、防水、防光、防鼠、防高溫、防高濕、防霉、防塵、防空氣污染等檔案保護技術(shù)要求開展工作，并不斷完善修訂保障幼兒園檔案安全的各種規(guī)章制度。其中《實物教具紫外線消毒制度》、《檔案借閱必須在閱覽室閱讀制度》、《檔案庫房按時進行殺蟲滅菌制度》的實施，為確保檔案安全奠定了良好基礎(chǔ)。

二、新時期推進幼兒園發(fā)展的舉措

2011年，幼兒園將籌措資金77萬元，用于硬件設(shè)施的改造和完善。其中35萬元用于對餐廳的整體改造裝修；另外一部分用于為幼兒班添置電腦主機、電視機、音箱設(shè)備和對換熱站進行維修，保證幼兒冬季取暖；還有一部分用于配備購置電視柜、折疊椅和會議桌等設(shè)備；剩余5萬元一次性購買33件大型玩具，豐富幼兒戶外活動器械。另外，2011年將進一步改善幼兒園的環(huán)境和設(shè)施條件。目前，全園綠化面積達2 300m2，2011年，在此基礎(chǔ)上，全園將新增添玉蘭等樹木10余株，增加綠化面積170m2，新鋪塑膠場地216m2。

三、新時期確保幼兒園檔案安全的措施

2010年5月12日，來自全國的150多名檔案行政管理部門負責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)人員在成都參加了全國檔案安全體系建設(shè)工作會議。這次會議的目的就是要研究建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，全面提升檔案部門的安全保障能力。檔案安全工作成為檔案工作者的重要議事日程。在這次會議上，國家檔案局長館長楊冬權(quán)同志在講話中指出，“前幾年，我們在貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀的過程中，已經(jīng)提出了建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系。今天，同這兩個體系建設(shè)相呼應(yīng)，我們還應(yīng)該建立確保檔案安全保密的檔案安全體系?！?/p>

河南省檔案工作會議2011年2月11日在鄭州召開，省委副秘書長、省檔案局局長王國振同志講話并傳達了全國檔案局長館長會議文件，討論了河南省檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃。在這次會議上，檔案安全工作再次被提上重要工作日程。同時，河南省檔案局要求各級各類檔案館在“十二五”期間檔案的征集數(shù)量與“十一五”相比，要翻一番。

為此，河南省省直機關(guān)第一幼兒園檔案室相應(yīng)地制定了比較健全的各種規(guī)章制度，在確保檔案安全的情況下，為實現(xiàn)上述目標(biāo)，在以下幾個方面作出努力。

一是在上級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心支持下，該園領(lǐng)導(dǎo)班子帶領(lǐng)全體職工，認真學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀，團結(jié)奮進、解放思想、勇于創(chuàng)新，把檔案工作提上議事日程，充分認識檔案是記錄歷史、傳承文化、人類發(fā)展不可缺少的文化遺產(chǎn)。

二是在修訂各類安全制度的基礎(chǔ)上，為了確保各項工作的落實，認真組織職工學(xué)習(xí)《衛(wèi)生保健知識》、《食品衛(wèi)生法》、《食品安全法》、《消防安全法》、《公安部的第61號令》、《幼兒園消防安全預(yù)案》等并開展《安全知識答卷》，結(jié)合工作實際，查處安全工作中存在的不足。

三是狠抓落實，爭取在衛(wèi)生監(jiān)督所的檢查驗收中，受到好評。具體措施有：為幼兒公用開水爐加裝了不銹鋼條進行封閉，確保幼兒用水安全；對全園房屋進行了拉網(wǎng)式安全排查，對部分房屋的構(gòu)造進行了安全鑒定和局部加固。

四是將根據(jù)幼兒園室外大型玩具的設(shè)置情況，進行安全責(zé)任區(qū)劃分，確保安全責(zé)任檢查落實到人。

五是對幼兒參加繪畫比賽的選送參賽作品進行專卷保存。

六是對該園老師獲得的各種榮譽證書和獎品進行專卷保存。

七是對以上所有項目的圖紙、計劃書、文書、資料、文件進行征集，并在第一時間內(nèi)按照檔案鑒定和保管標(biāo)準(zhǔn)進行甄別，分門別類進行保存，確保檔案的完整與安全。與此同時，工作人員將對檔案本身的內(nèi)在信息安全高度重視，防止泄密、失密事件的發(fā)生。