電子檔案的特點(diǎn)及其管理

河南河務(wù)局干部學(xué)校 趙子孺

電子檔案的特點(diǎn)及其管理

河南河務(wù)局干部學(xué)校 趙子孺

電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的、以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案。電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)換來的，在電子檔案中全部信息是以數(shù)字式代碼加以存儲(chǔ)的，信息的編碼和解碼過程都由計(jì)算機(jī)完成；利用時(shí)需借助計(jì)算機(jī)等機(jī)器設(shè)備轉(zhuǎn)換成原有的文字或圖像形態(tài)。由此，人們也將電子檔案稱為機(jī)讀檔案或數(shù)字式檔案。

一、電子檔案的特點(diǎn)

1.電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。一是存儲(chǔ)密度高。電子檔案大多存儲(chǔ)于磁盤、磁帶或光盤中，存儲(chǔ)密度很高。一張最為普通的紙密軟盤，其存儲(chǔ)容量也有18萬字左右。一張光盤則能存儲(chǔ)幾千萬甚至上億個(gè)字節(jié)的文字或圖像信息，具有“海量存儲(chǔ)”之稱。二是傳遞速度快。電子檔案信息的傳播不受時(shí)間、空間、載體傳遞的限制，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備讀取存儲(chǔ)在某一個(gè)設(shè)備上的檔案信息，在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)共享檔案信息。三是檔案信息生動(dòng)形象。多媒體計(jì)算機(jī)的應(yīng)用使電子檔案的信息形態(tài)也隨之多樣化。電子檔案用音頻、視頻信號(hào)或數(shù)字代碼存儲(chǔ)信息的原來形態(tài)，全信息化再現(xiàn)歷史活動(dòng)概貌。四是便于檢索利用。由于電子檔案是以計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的代碼來記錄檔案信息的。因此，通過計(jì)算機(jī)的輪排索引等檢索技術(shù)可以準(zhǔn)確快捷地完成對(duì)檔案信息的檢索，并可以通過輸出設(shè)備打印利用。

2.電子檔案的缺點(diǎn)。一是依賴性。電子文件的產(chǎn)生依賴于電子環(huán)境。因此，電子檔案同樣依賴于計(jì)算機(jī)的軟、硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，離開計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，電子文件就無法生成、傳遞和識(shí)別。設(shè)備更新會(huì)給電子文件的長(zhǎng)久保管帶來很大困難。二是非直讀性。電子文件的非直讀性體現(xiàn)在以下方面：第一，數(shù)字編碼記錄于載體上，肉眼無法分辨。第二，載體上的信息記錄密度極大，只有在高倍顯微鏡下才可以看見光盤上的記錄痕跡。第三，載體上的數(shù)字信息往往進(jìn)行了壓縮編碼、加密等處理，即使有設(shè)備，如果不解壓解密也不能讀取其內(nèi)容。三是不穩(wěn)定性。電子文件性能的不穩(wěn)定性集中體現(xiàn)在其信息的易改性、易損性和脆弱性等方面。電子文件性能的不穩(wěn)定性，使得作為檔案保存的電子文件的原始性和真實(shí)性大受影響，進(jìn)而影響到今后檔案的法律憑證價(jià)值。

二、電子檔案的管理

1.電子文件的歸檔。電子文件的歸檔，就是將應(yīng)歸檔的電子文件經(jīng)過整理確定其檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器拷貝或從網(wǎng)絡(luò)上下載到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長(zhǎng)期保存的工作過程。

（1）歸檔范圍。本單位形成的具有查考利用價(jià)值的各類電子文件都應(yīng)列入歸檔范圍。另外，計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的各種程序類文件和與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件也應(yīng)列入歸檔范圍。

（2）歸檔方法?？紤]到電子文件歸檔時(shí)的方便和安全，筆者認(rèn)為，應(yīng)采取隨時(shí)分級(jí)的方法歸檔。所謂隨時(shí)，就是及時(shí)，拿到文件及時(shí)歸檔。分級(jí)，即要?dú)w檔的電子文件在進(jìn)入電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之前，先進(jìn)行“查毒”處理，以防文檔攜帶“病毒”進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)。

（3）歸檔要求。歸檔的電子文件要齊全完整，真實(shí)可靠，并經(jīng)過一定的整理、編目。

2.電子檔案管理需要解決的問題。

（1）制定和頒布有關(guān)法律以及電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使電子檔案管理有章可循。由于電子檔案載體極易受到環(huán)境中各種因素的影響，所以對(duì)于電子介質(zhì)一定要建立嚴(yán)格的措施，盡量有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使人們?cè)诠ぷ髦杏兴罁?jù)。

（2）加強(qiáng)橫向聯(lián)合，充分利用技術(shù)和智力資源。檔案部門在對(duì)電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的過程中，應(yīng)加強(qiáng)與專業(yè)技術(shù)機(jī)構(gòu)之間的橫向合作，以充分利用現(xiàn)有電子技術(shù)資源和文件管理方面的智力資源，使電子檔案的管理更加科學(xué)有效。

（3）規(guī)范系統(tǒng)軟件市場(chǎng)，促進(jìn)電子檔案的資源共享。檔案職能部門必須規(guī)范系統(tǒng)軟件市場(chǎng)，統(tǒng)一配發(fā)或購(gòu)買國(guó)家檔案局鑒定推薦的檔案管理軟件，使檔案信息能夠充分發(fā)揮資源共享的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案信息管理水平的提高。

（4）給電子檔案創(chuàng)造一個(gè)良好的管理氛圍。電子檔案以磁介質(zhì)和光盤為載體，它抵抗外界不利因素的能力較差，如不適宜的環(huán)境溫濕度等都可以造成介質(zhì)老化變形，無法閱讀。另外，電子檔案存儲(chǔ)載體還容易劃傷、破裂、消磁等等。這些都會(huì)影響電子檔案的壽命。所以，電子檔案的保管應(yīng)有一個(gè)好的環(huán)境，一要符合“三度”要求；二要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，有條件的單位，最好將電子檔案放在防磁柜內(nèi)保存。

（5）電子檔案的保管最好是1盤1盒，并外貼標(biāo)簽。盒外標(biāo)簽內(nèi)容除與光（磁）盤標(biāo)簽內(nèi)容（標(biāo)題、日期、文獻(xiàn)號(hào)）相符外，還應(yīng)有檢索號(hào)，以方便存取利用。同時(shí)，電子檔案應(yīng)多套備份存放。筆者認(rèn)為備份3套為宜，1份檢索利用，另2份保管備查。

（6）加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)。電子檔案是高科技的產(chǎn)品，大量不同規(guī)格、不同形狀、不同材料的磁盤、光盤的管理和使用，以及對(duì)它們進(jìn)行檢測(cè)、維護(hù)、利用所需要的不同種類的設(shè)備和管理軟件都需要高素質(zhì)的檔案專業(yè)管理人員。培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又熟悉計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)的高層次專業(yè)管理人員已是當(dāng)務(wù)之急。各級(jí)檔案部門要通過定期培訓(xùn)、講座、外出學(xué)習(xí)等方式培養(yǎng)一批既懂檔案專業(yè)知識(shí)又具備計(jì)算機(jī)知識(shí)和計(jì)算機(jī)駕馭能力的復(fù)合型人才。

綜上，電子檔案的出現(xiàn)是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物，在電子檔案日益增多的今天，加強(qiáng)電子檔案的管理已是必然趨勢(shì)?，F(xiàn)代檔案管理工作者只有努力適應(yīng)信息時(shí)代的要求，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，了解電子檔案的屬性特點(diǎn)，掌握科學(xué)的電子檔案管理方法，才能有效促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。