學(xué)校檔案管理

大慶市第三十九中學(xué) 陳 鳳

學(xué)校檔案管理

大慶市第三十九中學(xué) 陳 鳳

教育體制改革的深化和社會競爭機制的逐步完善，促使高中學(xué)校從重視師資力量、教育硬件、軟件條件、生源的素質(zhì)等方面，迅速走向重視對教育教學(xué)工作的管理，樹立學(xué)校的自我形象和價值觀上來，從而在教育培養(yǎng)高素質(zhì)人才的同時，營造高中學(xué)校自身的文化氛圍，進而推動教育教學(xué)工作的開展。

學(xué)校檔案是學(xué)校直接記述和反映學(xué)校活動、保存?zhèn)洳楦鞣N學(xué)校文件材料的總稱?？梢哉f，學(xué)校檔案是學(xué)校樹立自我形象和價值觀，從而樹立學(xué)校文化的關(guān)鍵。一方面，學(xué)校檔案記述了學(xué)校樹立自我形象和價值觀建設(shè)的過程，可以為新時期學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù)；另一方面，加強對學(xué)校的檔案管理也是學(xué)校自我形象和價值觀建設(shè)工作的重要組成部分。二者關(guān)系非常密切，并且相互促進。

一、學(xué)校檔案可作為高中學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)的歷史借鑒和參考

高中學(xué)校是生產(chǎn)檔案的主體，同時又是高中學(xué)校檔案發(fā)揮效用的主要場所。學(xué)校檔案產(chǎn)生于學(xué)校形成、發(fā)展、變化的全過程，同時又貫穿于學(xué)校教育教學(xué)工作及其組織、管理的各個方面。學(xué)校檔案真實地記述和反映了學(xué)校教學(xué)、管理運行的軌跡，是學(xué)校重要的信息資源。綜觀學(xué)校檔案，可以深刻地理解本學(xué)校的特點及其發(fā)展的規(guī)律。通過分析學(xué)?，F(xiàn)存檔案，可以全面掌握學(xué)校教育教學(xué)工作方面的沿革和演變情況，更好地總結(jié)學(xué)校建設(shè)的得失、成敗，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供制定學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)整體方案的依據(jù)。學(xué)校自身形象和價值觀的建設(shè)，必須借助中國傳統(tǒng)文化的底蘊，扎扎實實地從學(xué)校檔案中總結(jié)已有的教育教學(xué)工作的經(jīng)驗，繼承學(xué)校已有的自身形象和價值觀建設(shè)的成果。

二、學(xué)校檔案是學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)的直接依據(jù)和載體

學(xué)校檔案是隨著學(xué)校教育教學(xué)活動發(fā)展而形成的，是第一手的材料，與學(xué)校自身形象和價值觀的建設(shè)有著密不可分的聯(lián)系。如學(xué)校匯集總結(jié)學(xué)校光榮發(fā)展歷史的有關(guān)材料、宣傳學(xué)校優(yōu)秀教職員工先進事跡材料、期中期末考試后的質(zhì)量分析、教研組備課組的活動記錄、每年的高考升學(xué)情況、年底工作總結(jié)等，學(xué)校檔案記錄了學(xué)校發(fā)展的歷史，為學(xué)校自身形象建設(shè)提供各種歷史依據(jù)和線索，可作為某些自身形象和價值觀建設(shè)的直接依據(jù)。學(xué)校檔案本身就是一部學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)史。學(xué)校檔案綜合說明了學(xué)校的基本面貌和全部活動，是學(xué)校教育教學(xué)活動的縮影。首先，學(xué)校檔案是以一定的符號系統(tǒng)和一定的載體形式記錄了學(xué)校教育教學(xué)活動以及對未來發(fā)展的啟示，匯集了學(xué)?，F(xiàn)有的一切知識成果，是學(xué)校發(fā)展過程的記錄。例如，學(xué)校召開的各種工作會議、領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場指導(dǎo)工作講話等。其次，學(xué)校檔案一經(jīng)產(chǎn)生便完全脫離人腦而獨立存在，突破時空的限制多次利用并流傳下來，由于學(xué)校檔案工作者對學(xué)校檔案的收集和整理，使學(xué)校檔案成為展示學(xué)校自身形象和傳遞價值觀建設(shè)經(jīng)驗的重要手段。再次，任何精神文明建設(shè)都不可能在孤立的封閉狀況下進行，學(xué)校之間進行學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)經(jīng)驗交流是學(xué)校得以發(fā)展的重要條件。

三、學(xué)校檔案管理本身就是學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)工作的重要組成

學(xué)校檔案是學(xué)校寶貴的財富，具有科學(xué)文化的屬性，因此，學(xué)校檔案建設(shè)就是一種學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)。學(xué)校對檔案信息資源的依賴性日益增強，學(xué)校檔案在維護學(xué)校的合法權(quán)益、改進管理方式、探索新的教育教學(xué)方法、宣傳好人好事等方面，發(fā)揮了積極的作用。學(xué)校檔案中有很大一部分是記錄和保存學(xué)校教育教學(xué)經(jīng)驗和成果的，這些檔案凝聚了無數(shù)教師多年來的辛勤汗水，反映了學(xué)校總體的教學(xué)水平，是學(xué)校教職員工的勞動結(jié)晶。學(xué)校檔案包含了學(xué)校組織管理經(jīng)驗和教訓(xùn)，也是學(xué)校教職員工在學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)中不可多得的寶貴精神財富。學(xué)校檔案記錄了學(xué)校優(yōu)秀教職員工為學(xué)校的發(fā)展所作出的貢獻和先進事跡，從而匯集成一種學(xué)校精神，是學(xué)校進行自身形象和價值觀建設(shè)的精神動力。學(xué)校檔案信息的開發(fā)利用，也是學(xué)校檔案管理工作中最重要的一項業(yè)務(wù)工作。它包括編制學(xué)校檔案檢索目錄，開展學(xué)校檔案編研工作，開展學(xué)校檔案等多種服務(wù)。開發(fā)和利用學(xué)校檔案信息，就是為學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)提供學(xué)校檔案信息服務(wù)。充分利用學(xué)校檔案信息，與各項教育教學(xué)活動密切結(jié)合，才能實現(xiàn)學(xué)校檔案潛在的經(jīng)濟效益和社會效益，更好地總結(jié)教育教學(xué)經(jīng)驗，提高教育教學(xué)水平。

學(xué)校檔案工作的開展，必須緊緊圍繞學(xué)校自身形象和價值觀構(gòu)建進行，促進學(xué)校自身形象和價值觀的建設(shè)向以下幾方面功能發(fā)展：一是導(dǎo)向功能，是指學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)對學(xué)校整體和學(xué)校每個教職員工的價值取向及行為準則起導(dǎo)向作用。檔案中記錄了學(xué)校優(yōu)秀的傳統(tǒng)、歷年來先進教職員工的事跡、每年學(xué)校高考升學(xué)情況、多年教育教學(xué)工作的總結(jié)等，把學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)的成果傳下去。二是凝聚功能，是指當學(xué)校自身形象和價值觀被學(xué)校全體教職員工共同認同之后，會產(chǎn)生強大的聚合作用，從各方面把教職員工團結(jié)起來，從而產(chǎn)生一種巨大的向心力和凝聚力，共同努力做好工作。三是激勵功能，學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)的目的之一就是造就一個尊重人、理解人、關(guān)心人、教育人的工作氛圍，使全體教職員工從內(nèi)心產(chǎn)生一種情緒高昂、發(fā)奮進取的動力。四是約束功能，是指學(xué)校對每個教職員工的思想和行為具有約束和規(guī)范作用。學(xué)校檔案中記載了多年來學(xué)校形成的一整套規(guī)章制度；同時通過記錄檔案的過程，還體現(xiàn)出對學(xué)校教職員工心理和群體氛圍的強大的感應(yīng)力，在潛意識中影響著個人行為。

學(xué)校檔案管理是維護學(xué)校歷史面貌的一項重要工作。只有管好學(xué)校檔案，才能為學(xué)校留下一份良好的記錄，學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)的工作才能源遠流長。學(xué)校檔案工作應(yīng)重點做好以下幾個方面的工作：一是要強化學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)的意識，把學(xué)校檔案工作納入學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)的軌道中。二是要加強學(xué)校檔案的基礎(chǔ)工作，拓展學(xué)校檔案工作的內(nèi)容。為適應(yīng)學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)的需要，學(xué)校檔案工作必須不斷更新和發(fā)展，其中較為關(guān)鍵的一個問題，就是進一步加強學(xué)校檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)。學(xué)校檔案收集時，應(yīng)有對學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)的敏感性，反映某一班級教育教學(xué)水平大幅度提大的經(jīng)驗材料，或許能成為改進教育教學(xué)水平的典型材料，并有可能升華為學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)中的有力材料。三是要深層次開發(fā)學(xué)校檔案的信息資源，為學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)服務(wù)。例如，通過編寫各種檢索工具，介紹指南等把學(xué)校檔案進行二次、三次加工，成為專題材料，促使一些分散保存的檔案材料集中起來，也有助于把埋沒在一般檔案中的有用信息發(fā)掘出來。同時，還可以把學(xué)校的檔案錄入計算機進行管理，設(shè)計出計算機程序，做到用主題詞就能檢索到所需要的檔案材料。