高校檔案管理與信息服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新

中原工學(xué)院 張 茜

高校檔案管理與信息服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新

中原工學(xué)院 張 茜

目前，我國(guó)高等教育的發(fā)展由注重?cái)?shù)量增長(zhǎng)轉(zhuǎn)向提高質(zhì)量、注重內(nèi)涵建設(shè)，這使高校檔案的傳統(tǒng)管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也迎接著新的發(fā)展機(jī)遇。為使高校檔案工作與高等教育同步發(fā)展，高校在檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)、檔案工作制度建設(shè)、檔案人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案信息化建設(shè)等方面必須與時(shí)俱進(jìn)，在繼承的基礎(chǔ)上不斷改革創(chuàng)新，只有這樣，才能促進(jìn)高校檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展，更好地服務(wù)學(xué)校和社會(huì)。本文，筆者分析了高校檔案管理與信息服務(wù)工作中存在的問題并提出了高校檔案管理信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的途徑。

一、高校檔案管理與信息服務(wù)工作中存在的問題

當(dāng)前，高校檔案管理學(xué)信息服務(wù)工作中確實(shí)還存在著諸多的不足，高校檔案館的檔案管理手段與信息服務(wù)機(jī)制還遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于信息社會(huì)發(fā)展的步伐，尚不能全面滿足師生及社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。與科學(xué)、高效、優(yōu)質(zhì)地開展現(xiàn)代信息服務(wù)的要求相比，高校檔案部門在服務(wù)觀念、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式和手段以及工作人員素質(zhì)等方面仍然存在著一定的差距，突出表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.信息資源的利用率較低，編研水平參差不齊。當(dāng)前，各高校對(duì)信息資源的利用率比較低，檔案編研的水平參差不齊，對(duì)檔案的編研大部分還停留在初步的、淺層次的信息加工上，編研成果無法完全滿足高校教學(xué)科研發(fā)展和黨政決策參考的需要，如檔案編研的組織性和計(jì)劃性不強(qiáng)，編研成果缺乏針對(duì)性、實(shí)用性；檔案編研工作起點(diǎn)低，編研成果難以上水平；檔案編研局限于思維定勢(shì)，缺乏工作的預(yù)見性、前瞻性等。

2.信息服務(wù)方式有限，現(xiàn)代化手段不能發(fā)揮作用。目前，我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)相對(duì)緩慢，大部分高校的檔案管理工作有一定的基礎(chǔ)，但缺乏信息化建設(shè)的總體發(fā)展規(guī)劃，工作思路和目標(biāo)不夠清晰，對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用缺乏系統(tǒng)深入的研究。還有一部分高校對(duì)檔案信息化建設(shè)不夠重視，他們的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)薄弱，專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入不足，計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用起步晚，網(wǎng)絡(luò)化程度還不高，有的學(xué)校甚至還沒有建立起局域網(wǎng)，致使檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)薄弱，檔案信息化建設(shè)在這一階段的工作進(jìn)程仍然非常緩慢。

3.檔案工作人員整體素質(zhì)有待提高。從高校檔案管理隊(duì)伍的總體情況來看，其專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)技能與現(xiàn)代檔案服務(wù)工作的要求還有一定的差距。在沒有考慮到檔案工作人員整體素質(zhì)的前提下，盲目地開展檔案信息的深層次編研，從而造成大量檔案匯編作品或編研作品質(zhì)量不高。

二、高校檔案管理與信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的途徑

為適應(yīng)信息社會(huì)和高等教育改革的要求，適應(yīng)高校檔案工作發(fā)展的要求，高校檔案部門迫切需要運(yùn)用當(dāng)今的高新技術(shù)和知識(shí)創(chuàng)新開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新服務(wù)方式，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。筆者認(rèn)為，高校檔案管理與信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的途徑主要有以下幾個(gè)方面。

1.加強(qiáng)以檔案信息資源建設(shè)和共享為核心的高校檔案信息化建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化的核心，檔案信息資源建設(shè)的水平直接決定著檔案信息化的內(nèi)在質(zhì)量，關(guān)系到檔案信息資源的有效開發(fā)與合理利用的程度。只有通過檔案數(shù)字化手段，建立起各級(jí)各類、分布式、規(guī)范化、可共享的檔案數(shù)據(jù)庫，構(gòu)筑全校檔案信息資源體系與共享體系，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息化目標(biāo)。以某高校為例，該校著重建設(shè)4個(gè)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫：一是檔案目錄數(shù)據(jù)庫。二是以開放現(xiàn)行文件和服務(wù)黨政部門為核心的電子政務(wù)文件數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子文件的集中管理。三是重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。四是多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，包括照片檔案數(shù)據(jù)庫和錄音、錄像檔案數(shù)據(jù)庫等。

2.利用科學(xué)技術(shù)提高檔案工作的整體水平。檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案信息利用效益最大化的有效途徑?，F(xiàn)今的檔案管理要充分利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的著錄、標(biāo)引、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)的自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化處理和網(wǎng)上查詢，通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)，為更多的用戶提供服務(wù)。同時(shí)，要抓好硬件建設(shè)，配備檔案密集柜、計(jì)算機(jī)和縮微設(shè)備等，建立起一個(gè)門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、設(shè)備先進(jìn)、提供有效服務(wù)的檔案館。

3.提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。檔案館服務(wù)工作的不斷深化對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高要求，它要求檔案管理工作人員必須具備廣博的科學(xué)文化知識(shí)、較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力、豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等。檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力不僅體現(xiàn)在對(duì)各種先進(jìn)的處理技術(shù)的運(yùn)用上，更體現(xiàn)在對(duì)文獻(xiàn)內(nèi)容的掌握、了解和引導(dǎo)用戶利用上，能夠運(yùn)用多學(xué)科的基礎(chǔ)知識(shí)，成為利用者利用文獻(xiàn)的向?qū)Ш皖檰?。另外，新世紀(jì)的檔案工作人員還必須樹立堅(jiān)定正確的政治方向，具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，滿腔熱情地為檔案信息利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，在為利用者提供服務(wù)的工作中，不斷提高個(gè)人的綜合分析能力、研究能力和語言表達(dá)能力。

綜上，本文，筆者從當(dāng)前高校檔案信息服務(wù)工作中存在的問題入手，論述了高校檔案信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的主要途徑。高校作為一個(gè)特殊的機(jī)構(gòu)，新形勢(shì)下對(duì)其檔案管理與信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新進(jìn)行研究，具有很強(qiáng)的實(shí)踐意義。高校檔案管理工作只有以良好的基礎(chǔ)工作為前提，建立有效運(yùn)轉(zhuǎn)的管理體制，深化綜合管理，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，提高檔案管理人員的素質(zhì)，并運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，積極創(chuàng)新，提高信息處理能力，才能充分發(fā)揮檔案的作用，為教學(xué)、科研、管理服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。