高校檔案信息化建設(shè)探微

王慧樂(lè)

（周口師范學(xué)院，河南 周口 466001）

高校檔案信息化建設(shè)探微

王慧樂(lè)

（周口師范學(xué)院，河南 周口 466001）

檔案管理是高校教育管理的重要組成部分，檔案信息化建設(shè)已成為高校檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，本文分析了高校檔案管理信息化實(shí)施所面臨問(wèn)題，并根據(jù)高校檔案管理信息化的實(shí)際意義及所面臨的必然趨勢(shì)，對(duì)高校檔案管理信息化進(jìn)程提出了對(duì)策建議，以幫助廣大高校檔案管理者提高檔案管理信息化建設(shè)水平。

高校；檔案；信息化建設(shè)

學(xué)校檔案是學(xué)校教育、教學(xué)、管理等活動(dòng)的真實(shí)記錄，既是以往工作成果的歷史積累，也是今后學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)，對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作起著不可替代的借鑒、依據(jù)、憑證作用。檔案管理是高校建設(shè)和發(fā)展中一項(xiàng)不可或缺的具有長(zhǎng)期性、基礎(chǔ)性的工作，是高校教育管理的重要組成部分。新技術(shù)應(yīng)用與檔案現(xiàn)代化管理信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了檔案信息化建設(shè)，高校檔案信息化建設(shè)也是信息化發(fā)展的必然結(jié)果。校園信息化建設(shè)產(chǎn)生大量的電子文件，新興電子文件的歸檔和管理問(wèn)題不僅為檔案工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，也為檔案管理帶來(lái)了許多新的特點(diǎn)和課題，檔案工作面臨著前所未有的變革。在新形勢(shì)下，如何有效地管理與利用電子文檔，以數(shù)字化形式存儲(chǔ)與利用，實(shí)現(xiàn)教育資源共享，為高校教育事業(yè)服務(wù)，已成為高校檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。

一、高校檔案信息化建設(shè)的重要性

所謂檔案信息化建設(shè)就是應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段和管理軟件對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整理、保存，并提供現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的一種檔案管理模式。高校檔案信息化建設(shè)是高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分，是利用信息技術(shù)工具獲取、處理、傳輸、應(yīng)用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，實(shí)現(xiàn)資源共享，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化的重要途徑。檔案信息化建設(shè)是優(yōu)化檔案管理模式的必由之路，是社會(huì)發(fā)展的需要。隨著數(shù)字化校園的建設(shè)與實(shí)施，檔案管理軟件可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔，將處理完畢的文件材料上傳到檔案管理網(wǎng)絡(luò)中，檔案工作人員在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行檢查驗(yàn)收即可，電子檔案的系統(tǒng)化管理，能夠從文件的產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、利用進(jìn)行全程控制，實(shí)現(xiàn)了檔案管理模式的優(yōu)化。實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化不但有利于檔案管理工作的升級(jí)換代，同時(shí)有助于學(xué)校管理水平的整體提升。檔案信息多元化使檔案部門(mén)由學(xué)校走向社會(huì)，由封閉走向開(kāi)放，檔案信息對(duì)人們生活、學(xué)習(xí)、工作越來(lái)越重要，檔案部門(mén)必須改善管理工作，提高檔案信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為校內(nèi)外提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。通過(guò)信息化技術(shù)手段，將檔案管理從實(shí)物管理逐漸過(guò)渡至電子媒質(zhì)存儲(chǔ)管理，則顯著增加了信息存儲(chǔ)量。

檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的根本條件。檔案信息化建設(shè)就是借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)到合理配置、科學(xué)管理的目的，為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件，是高校檔案走出封閉、走向社會(huì)的有效途徑。國(guó)家已經(jīng)將檔案信息化納入到國(guó)家信息化建設(shè)的總格局中，這種指導(dǎo)思想對(duì)高校檔案工作具有很強(qiáng)的指導(dǎo)作用。我們要深刻意識(shí)到高校檔案管理的價(jià)值、意義及作用，高校的電子文件是高校進(jìn)行行政和教學(xué)科研管理、對(duì)外服務(wù)的重要資源，要讓這些重要的信息資源得到很好的開(kāi)發(fā)利用，就必須將檔案管理信息化納入對(duì)學(xué)校管理水平的考核范圍，并在此基礎(chǔ)上為檔案管理電子化工作提供必要的資源支持。通過(guò)開(kāi)展定期的動(dòng)員及培訓(xùn)活動(dòng)來(lái)提高全員尤其是檔案管理部門(mén)的電子化管理意識(shí)。

二、高校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1．基礎(chǔ)設(shè)施配置不夠合理

高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是高校檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)。高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括硬件、軟件設(shè)施兩個(gè)方面。硬件設(shè)施主要有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、存儲(chǔ)器和其他必備的組件。有了這些硬件才能夠開(kāi)展檔案信息化建設(shè)。尤其是電子文件產(chǎn)生以后，如果高校檔案機(jī)構(gòu)沒(méi)有接受和處理電子文件的工具和網(wǎng)絡(luò)，高校檔案的信息化建設(shè)就無(wú)從談起，所以，硬件設(shè)施是基礎(chǔ)。軟件方面，包括檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)以及相關(guān)程序和軟件等。在檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，各高校差異較大：有的高校檔案部門(mén)軟硬件配套完整，有的卻僅僅有幾臺(tái)電腦座位擺設(shè)；有的高校檔案部門(mén)在購(gòu)置軟硬件時(shí)，不管是否需要，統(tǒng)統(tǒng)購(gòu)置；有的高校檔案部門(mén)軟硬件一應(yīng)俱全，但就是沒(méi)有真正派上用場(chǎng)。

2．缺少配套的相關(guān)制度與法律法規(guī)

高校檔案信息化建設(shè)中的相關(guān)制度與法律法規(guī)不夠健全。關(guān)于電子文件的法律法規(guī)及檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)方面，雖然有《計(jì)算機(jī)病毒防治的辦法》、《電子文件歸檔及管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》等，但都不太全面，關(guān)于電子檔案真實(shí)性界定等法律法規(guī)仍然不盡完善、甚至沒(méi)有。這些因素將導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)道路漫長(zhǎng)又充滿坎坷。

3．檔案人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能水平不夠

現(xiàn)在，不少高校的檔案人員普遍年齡偏大，學(xué)歷較低，心態(tài)相對(duì)比較保守。有些人習(xí)慣于用傳統(tǒng)的思想和方法來(lái)進(jìn)行檔案工作，還有一些人對(duì)高校檔案信息化的理解不夠準(zhǔn)確，認(rèn)為只要購(gòu)置和使用了現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備及其他現(xiàn)代辦公設(shè)備，就代表實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化了。面對(duì)信息化的趨勢(shì)，他們一下子很難接受。對(duì)高校檔案信息化認(rèn)識(shí)還不夠全面。因?yàn)楦咝n案信息化，不僅要求具備必要的現(xiàn)代辦公設(shè)備，更需要先進(jìn)的管理理念和科學(xué)的管理方法，也要有與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代感和不斷學(xué)習(xí)提高的綜合素質(zhì)。這些方面都是高校檔案人員亟需改進(jìn)和提高的地方。

數(shù)字化進(jìn)程中，檔案管理者扮演著舉足輕重的角色。而部分高校檔案人員年齡較大，不熟悉計(jì)算機(jī)與通訊技術(shù)，較難快速適應(yīng)數(shù)字化的趨勢(shì)。也有一些人對(duì)高校檔案數(shù)字化的理解不夠準(zhǔn)確，認(rèn)為只要把紙質(zhì)文檔變成電子文檔就代表實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化了。這些認(rèn)識(shí)只是對(duì)高校檔案數(shù)字化認(rèn)識(shí)的片面性理解。因?yàn)楦咝n案數(shù)字化不僅僅是檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的變革，其中更需要引入先進(jìn)的管理理念和科學(xué)的管理方法，需要檔案管理人員具有與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代感和不斷學(xué)習(xí)提高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)，僅僅具有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前檔案工作的要求了。電子文檔的建立、管理、利用等工作都需要有管理人員具備相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)。此外，檔案管理系統(tǒng)的使用維護(hù)以及檔案網(wǎng)站的設(shè)計(jì)，都需要有專(zhuān)門(mén)的計(jì)算機(jī)人才。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，完全的“技術(shù)外化”對(duì)檔案事業(yè)本身的發(fā)展是沒(méi)有好處的。檔案數(shù)字化建設(shè)需要吸納一些其他專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人才。張照余（2006）認(rèn)為，檔案信息化人才從類(lèi)型上可分為管理型人才、技術(shù)型人才、技能型人才和研究型人才四種。并指出，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要這四類(lèi)人才相互合作，互為基礎(chǔ)，共同擔(dān)當(dāng)起檔案信息化建設(shè)的重任。

4．高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用滯后

高校檔案是高校教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)和重要依據(jù)，《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》明確提出：“高等學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，檔案工作應(yīng)是學(xué)校評(píng)估的重要內(nèi)容之一?！备咝n案信息資源開(kāi)發(fā)和利用是高校檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。目前一些高校檔案部門(mén)在研究和開(kāi)發(fā)檔案信息資源方面與社會(huì)對(duì)檔案資源的需求存在著不對(duì)稱的狀況。一是在日常的檔案工作中，占其業(yè)務(wù)的絕大部分的是檔案整理以及被動(dòng)地提供咨詢、查詢等，而在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)，以及檔案網(wǎng)站建設(shè)方面做的工作較少；二是高校檔案大多數(shù)是反映各部門(mén)工作的文書(shū)檔案，學(xué)校辦學(xué)趨勢(shì)、學(xué)科特點(diǎn)、師資力量、管理建設(shè)、自身優(yōu)勢(shì)等方面的檔案涉獵較少；三是高校合并重組后檔案不能集中統(tǒng)一管理，忽視了檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，在管理過(guò)程中對(duì)流動(dòng)性檔案缺乏同步、及時(shí)地歸檔。

三、高校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

1．高校應(yīng)加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入力度

領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的重視是高校檔案信息化建設(shè)成功開(kāi)展必不可少的先決條件。只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，檔案信息化建設(shè)才能真正開(kāi)展下去。同時(shí)，相關(guān)部門(mén)還要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的財(cái)政支持。相關(guān)部門(mén)的財(cái)力投入，可以保證高校檔案機(jī)構(gòu)能夠有效的購(gòu)買(mǎi)和配置檔案信息化所需要的硬件和軟件設(shè)施。只有重視而沒(méi)有實(shí)際的財(cái)力援助，高校檔案信息化建設(shè)也只能是紙上談兵，不能付諸實(shí)踐。所以，相關(guān)部門(mén)應(yīng)加大財(cái)力投入，開(kāi)辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門(mén)配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料應(yīng)采用通用格式的光盤(pán)存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)影響管理軟件安全的漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限。 高?？梢越Y(jié)合自己的經(jīng)濟(jì)能力，從實(shí)際出發(fā)，充分利用現(xiàn)有設(shè)備，按照“填平補(bǔ)齊、適當(dāng)超前、適當(dāng)延伸”的原則購(gòu)置適當(dāng)?shù)募夹g(shù)設(shè)備。 包括數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、路由器、圖文影像掃描設(shè)備、海量存儲(chǔ)設(shè)備等。 在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，注意避光、防塵、防變形，遠(yuǎn)離磁場(chǎng)和有害氣體，確保電子檔案信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中的安全、穩(wěn)定。

2．政府相關(guān)部門(mén)要及時(shí)制定、完善相關(guān)的法律、法規(guī)

從制度層面上來(lái)說(shuō)，政府制定相關(guān)的制度和法律法規(guī)也是保證高校檔案信息化建設(shè)合理合法的一個(gè)重要方面，也保障了高校檔案信息資源的安全和檔案人員的權(quán)益。 21世紀(jì)是科學(xué)技術(shù)的年代，也是法制的年代。倘若沒(méi)有法制的保障，高校檔案信息化建設(shè)必將混亂和危機(jī)重重。尤其在政務(wù)信息公開(kāi)的背景下，電子文件的真實(shí)性和憑證性是電子檔案管理的一個(gè)重要方面，制定電子檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)以及建立健全電子檔案管理法迫在眉睫。

3．加強(qiáng)組織管理，培養(yǎng)高素質(zhì)、復(fù)合型檔案管理人才

高校檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。 電子文件歸檔，電子檔案保存及開(kāi)發(fā)利用，都要靠管理人員。這就要求從事檔案工作的人員，既要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)水平、廣博的知識(shí)并掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。檔案館的網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化建設(shè)是建立在計(jì)算機(jī)科學(xué)與檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)之上的。 知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案館工作人員是信息資源與用戶之間的橋梁與紐帶，是高知識(shí)含量信息產(chǎn)品的設(shè)計(jì)者、生產(chǎn)者和操作者。所以，檔案工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)也要有相應(yīng)的變化，他們不但是檔案學(xué)、文書(shū)學(xué)、信息傳播學(xué)等方面的專(zhuān)業(yè)人才，而且是計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)、通信工程技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)、信息管理、數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)和服務(wù)、辦公室自動(dòng)化及計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)等方面的專(zhuān)業(yè)人員，還要熟練地掌握外語(yǔ)。 這給從事高校檔案工作的人員提出了更高的要求，要求檔案工作人員加強(qiáng)政治理論和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，切實(shí)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。面對(duì)檔案信息化，高校檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)人員首先應(yīng)該積極鼓勵(lì)員工進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，以適應(yīng)未來(lái)信息化的需要。高校檔案管理部門(mén)可以通過(guò)聘請(qǐng)檔案信息化方面的專(zhuān)家給員工進(jìn)行檔案信息化背景下的電子文件管理系統(tǒng)以及其他自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的培訓(xùn)。開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方式有多種，如沙龍、講座、座談會(huì)、專(zhuān)家輔導(dǎo)等等，同時(shí)還要鼓勵(lì)檔案人員加強(qiáng)自身理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)能力訓(xùn)練。在日常的檔案工作中，通過(guò)開(kāi)展知識(shí)競(jìng)賽，技能競(jìng)賽等活動(dòng)來(lái)營(yíng)造良好的高校檔案文化。

4．建立檔案信息網(wǎng)站，加強(qiáng)高校檔案管理的利用

高校檔案的收集、保管，其最終目的就是為了迅速獲取信息并加以利用。檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)將為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件。利用校園網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站，實(shí)行信息上網(wǎng)發(fā)布、電子郵件服務(wù)、聯(lián)機(jī)公共目錄查詢和光盤(pán)遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，同時(shí)開(kāi)展檔案信息咨詢服務(wù)，為用戶進(jìn)行定向、定期的交互式信息咨詢，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行加工、提煉和深層次開(kāi)發(fā)，提供更多可深加工的信息產(chǎn)品，拓展檔案信息網(wǎng)站的服務(wù)功能，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。在服務(wù)中求效益，做好檔案的提供利用，使檔案文件資料產(chǎn)生出一定的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)高校檔案工作向有益的方向發(fā)展。高校檔案部門(mén)還可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)和檔案館網(wǎng)頁(yè)等渠道，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化信息的及時(shí)更新和信息資源共享，提高信息的利用率，使校領(lǐng)導(dǎo)及院、系、處領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)能查閱和掌握高校工作情況，提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息檢索和查詢，提高服務(wù)效率。

總之，高校檔案信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，我們不能只對(duì)高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)行簡(jiǎn)單的詮釋?zhuān)瑱n案部門(mén)應(yīng)運(yùn)用科學(xué)發(fā)展的觀念，從多方面入手促進(jìn)信息化建設(shè)，我們要在實(shí)際的檔案信息化建設(shè)過(guò)程中不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，解決問(wèn)題。創(chuàng)新開(kāi)展高校檔案信息化建設(shè)，把高校檔案從單一的檔案實(shí)體保管建設(shè)成一個(gè)開(kāi)放的信息資源中心。

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