企業(yè)信息化項目集成風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)體系探討＊

趙曉娟

(湖南工業(yè)大學(xué)財經(jīng)學(xué)院，湖南株洲412007)

企業(yè)信息化項目集成風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)體系探討＊

趙曉娟

(湖南工業(yè)大學(xué)財經(jīng)學(xué)院，湖南株洲412007)

用結(jié)構(gòu)化方法開發(fā)信息系統(tǒng)，將整個開發(fā)過程劃分為系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施、系統(tǒng)運行與評價五個首尾相連的階段，并依據(jù)信息化項目的生命周期分別討論每個階段的風(fēng)險因素，從而得到集成風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)體系，為企業(yè)信息化項目風(fēng)險管理提供可行依據(jù)。

企業(yè)信息化項目;風(fēng)險預(yù)警;指標(biāo)體系

企業(yè)信息化是一個系統(tǒng)工程，它不僅僅是一個信息技術(shù)應(yīng)用的過程，還包括信息技術(shù)應(yīng)用過程中伴隨的企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組、管理理論方法更新與適應(yīng)、管理體制的變革等過程，因而存在一定的風(fēng)險，并且這些風(fēng)險因素對整個企業(yè)信息化具有重大影響。全面有效的企業(yè)信息化項目集成風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)體系對風(fēng)險預(yù)警的效果起著舉足輕重的作用［1］。

結(jié)構(gòu)化方法是一種傳統(tǒng)的軟件開發(fā)方法，它是由結(jié)構(gòu)化分析、結(jié)構(gòu)化設(shè)計和結(jié)構(gòu)化程序設(shè)計三部分有機組合而成的。它的基本思想:把一個復(fù)雜問題的求解過程分階段進行，而且這種分解是自頂向下，逐層分解，使得每個階段處理的問題都控制在人們?nèi)菀桌斫夂吞幚淼姆秶鷥?nèi)。用結(jié)構(gòu)化方法開發(fā)信息系統(tǒng)，就是將整個開發(fā)過程劃分為系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施、系統(tǒng)運行與評價五個首尾相連的階段，我們稱之為信息化項目的生命周期［2］。筆者將依據(jù)信息化項目的生命周期分別討論每個階段的風(fēng)險因素，相應(yīng)把信息化項目集成風(fēng)險預(yù)警一級指標(biāo)定為五個。

一 系統(tǒng)規(guī)劃階段

一個有效的企業(yè)信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃可以使信息系統(tǒng)與用戶有較好的聯(lián)系，可以合理分配與使用信息資源，可以促進信息系統(tǒng)應(yīng)用的深化。一個好的規(guī)劃還可以作為一個標(biāo)準，用來考核信息系統(tǒng)人員的工作，明確他們的方向，調(diào)動他們的積極性。通常，企業(yè)信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃應(yīng)包括對系統(tǒng)目標(biāo)、系統(tǒng)約束及計劃指標(biāo)的分析;對系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)、人員組織、管理和運行的分析;還應(yīng)包括信息系統(tǒng)的效益分析和實施計劃。該部分的風(fēng)險因素主要從以下幾個方面討論。

1．領(lǐng)導(dǎo)對信息化項目的重視程度。信息化項目耗資巨大，歷時長且涉及到管理方式變革，因而必須由主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓才能成功?？梢哉f主要領(lǐng)導(dǎo)重視并親自參與是企業(yè)管理信息系統(tǒng)(簡稱MIS)開發(fā)的先決條件。因為主要領(lǐng)導(dǎo)者最清楚自己企業(yè)的問題，最能合理地確定系統(tǒng)目標(biāo)。他擁有實現(xiàn)目標(biāo)的人權(quán)、財權(quán)、指揮權(quán)，他能夠決定投資、調(diào)整機構(gòu)、確定計算機化水平等。這是其他任何人都不能代替的。

2．系統(tǒng)目標(biāo)清晰度。信息系統(tǒng)的系統(tǒng)目標(biāo)、系統(tǒng)約束以及系統(tǒng)設(shè)計原則等構(gòu)成了信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略;明確而清晰的系統(tǒng)目標(biāo)為信息系統(tǒng)的后續(xù)工作指明了方向，提供了評價的依據(jù)。該指標(biāo)為定性指標(biāo)，取值范圍為0．1－1．0。

3．組織環(huán)境對項目的支持度。組織環(huán)境包括政治、經(jīng)濟、社會、技術(shù)(簡稱PEST)環(huán)境;競爭對手和自身環(huán)境，可以應(yīng)用SWOT方法對組織環(huán)境進行全面分析;企業(yè)通過對組織環(huán)境進行充分有效的分析，找到環(huán)境和機會與組織資源之間的平衡，有利于企業(yè)合理制定近期任務(wù)，避免盲目追求信息系統(tǒng)大而全導(dǎo)致的風(fēng)險。該指標(biāo)為定性指標(biāo)，取值范圍為0．1－1．0。

4．項目經(jīng)理的經(jīng)驗、溝通和管理協(xié)調(diào)能力。在項目實施過程中應(yīng)當(dāng)讓每個員工都了解項目的計劃、范圍、目標(biāo)、活動和發(fā)展方向。完整、公開的溝通促進信息在企業(yè)范圍內(nèi)達成共識。實踐證明:清晰有效的溝通項目目標(biāo)可以幫助企業(yè)實現(xiàn)信息系統(tǒng)實施的持續(xù)改進。

項目經(jīng)理溝通與協(xié)調(diào)的對象包括企業(yè)員工、企業(yè)管理層、軟件提供商、項目組內(nèi)部成員。項目經(jīng)理需要在與相關(guān)部門、相關(guān)人員進行充分、全面而有效溝通的基礎(chǔ)上，建立一種相互信任的關(guān)系，團結(jié)一致、協(xié)調(diào)配合、共同努力來降低信息化項目風(fēng)險。項目經(jīng)理溝通協(xié)調(diào)滯后且不徹底將會大大增加項目風(fēng)險，該指標(biāo)取值范圍為1．0－0．1。

5．信息系統(tǒng)戰(zhàn)略(簡稱IT戰(zhàn)略)與企業(yè)戰(zhàn)略的適應(yīng)性。信息系統(tǒng)服務(wù)于企業(yè)管理。信息系統(tǒng)的發(fā)展戰(zhàn)略必須與整個企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略協(xié)調(diào)一致，必須有助于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)［3］。IT戰(zhàn)略與企業(yè)戰(zhàn)略一致性程度越高，企業(yè)信息化項目風(fēng)險越小，反之風(fēng)險越大。該指標(biāo)為定性指標(biāo)，取值范圍為0．1－1．0。

6．傳達管理目標(biāo)與方向。信息系統(tǒng)管理目標(biāo)與方向傳達效果主要由組織內(nèi)部溝通的程度決定，直接影響信息化項目的成功與否［4］。該指標(biāo)主要包括信息化項目的動員及宣傳，通過宣傳爭取全員支持與參與，從而預(yù)防變革阻礙力量。

二 系統(tǒng)分析階段

系統(tǒng)分析階段的主要任務(wù)是明確用戶需求，通過對業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)流程的分析，提出新系統(tǒng)的邏輯模型。這個階段的工作質(zhì)量對整個系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的成敗具有決定性影響。

1．系統(tǒng)調(diào)查方法的有效性。系統(tǒng)調(diào)查是系統(tǒng)分析工作中最重要的環(huán)節(jié)之一，實事求是地全面調(diào)查是系統(tǒng)分析和設(shè)計的基礎(chǔ)。開發(fā)人員通過系統(tǒng)調(diào)查，將原始資料進行整理、分析，得出現(xiàn)行系統(tǒng)的調(diào)查報告，并用組織功能結(jié)構(gòu)圖、業(yè)務(wù)流程圖、數(shù)據(jù)流程圖等圖表來描述現(xiàn)行系統(tǒng)，以便在較短時間里對現(xiàn)行系統(tǒng)有全面和詳細的了解。繪制的圖表要真實而明確地反映現(xiàn)行系統(tǒng)的基本情況。系統(tǒng)調(diào)查方法的有效性直接決定調(diào)查工作能否順利進行，調(diào)查結(jié)果能否達到預(yù)期效果。

2．項目開發(fā)次序及時間安排有效性。項目開發(fā)次序也稱為項目的優(yōu)先權(quán)。取決于以下一些因素:經(jīng)濟和財務(wù)因素、組織內(nèi)外環(huán)境、項目開發(fā)技術(shù)成熟度等。該指標(biāo)主要是從項目風(fēng)險管理角度考慮，對于風(fēng)險較小的項目和子系統(tǒng)通常會先行開發(fā)。

3．業(yè)務(wù)流程分析和數(shù)據(jù)流程分析的完整性。信息作為信息系統(tǒng)的主體元素，來源于大量相關(guān)數(shù)據(jù)，且數(shù)據(jù)依附于業(yè)務(wù)流程。因此，對現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)流程進行有效和完整的分析有利于降低企業(yè)信息化項目風(fēng)險。業(yè)務(wù)流程分析包括:分析現(xiàn)有報表的數(shù)據(jù)是否全面，是否滿足管理的需要，是否正確反映現(xiàn)實業(yè)務(wù)流;現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程存在哪些問題，需要做出哪些改進;做出這些改進以后對信息與信息流應(yīng)如何做相應(yīng)改進，對信息的收集、加工、處理有哪些新要求等。通過分析得出新系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖(Transaction Flow Diagram，TFD)，業(yè)務(wù)流程圖的完整性直接影響數(shù)據(jù)流程的完整性。

反映信息在系統(tǒng)中流動和處理情況的圖稱為數(shù)據(jù)流圖(Data Flow Diagram，簡稱DFD)。它能精確地在邏輯上描述系統(tǒng)的功能、系統(tǒng)的輸入、系統(tǒng)的輸出和系統(tǒng)數(shù)據(jù)存貯等，擺脫了其物理內(nèi)容。通過對系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程分析和數(shù)據(jù)流程分析，得出功能/數(shù)據(jù)之間的關(guān)系圖(也稱U/C矩陣);在此基礎(chǔ)上再對U/C矩陣進行分析，檢查數(shù)據(jù)分析的完整性、一致性和無冗余性。

4．系統(tǒng)功能劃分和數(shù)據(jù)資源分布是否合理。在對實際系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程、管理功能、數(shù)據(jù)流程以及數(shù)據(jù)分析都做了詳細的了解和形式化的描述以后，就可以在此基礎(chǔ)上進行系統(tǒng)化的分析，以便整體地考慮新系統(tǒng)的功能子系統(tǒng)和數(shù)據(jù)資源的合理分布。

5．系統(tǒng)分析報告的完整性與規(guī)范性。系統(tǒng)分析報告是系統(tǒng)開發(fā)過程中的一份重要文檔，文檔必須要求完整、一致、精確、簡明易懂且易于維護。一份完整的系統(tǒng)分析報告應(yīng)包括以下內(nèi)容:系統(tǒng)概述、現(xiàn)行系統(tǒng)概況、目標(biāo)系統(tǒng)邏輯設(shè)計、系統(tǒng)設(shè)計與實施的初步計劃、用戶領(lǐng)導(dǎo)審批意見等。系統(tǒng)分析報告描述了目標(biāo)系統(tǒng)的邏輯模型，是開發(fā)人員進行系統(tǒng)設(shè)計和實施的基礎(chǔ)，為用戶和開發(fā)人員之間的交流和監(jiān)督提供基礎(chǔ)，也可作為目標(biāo)系統(tǒng)驗收和評價的依據(jù);完整與規(guī)范的系統(tǒng)分析報告可以降低信息化項目風(fēng)險。

三 系統(tǒng)設(shè)計階段

系統(tǒng)設(shè)計是開發(fā)人員進行的工作，他們將系統(tǒng)分析階段得到的目標(biāo)系統(tǒng)的邏輯模型轉(zhuǎn)換為目標(biāo)系統(tǒng)的物理模型。主要包括總體設(shè)計和詳細設(shè)計，編寫系統(tǒng)設(shè)計說明書?？傮w設(shè)計包括系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)設(shè)計和計算機物理系統(tǒng)的配置方案設(shè)計。詳細設(shè)計主要有處理過程設(shè)計、代碼設(shè)計、界面設(shè)計、數(shù)據(jù)庫設(shè)計、輸入輸出設(shè)計等。該階段的評價指標(biāo)主要從以下幾方面來討論:

1．開發(fā)者的知識和經(jīng)驗。開發(fā)者的知識和經(jīng)驗對系統(tǒng)設(shè)計階段的成果影響較大。如果開發(fā)者具有較廣泛的知識面，特別是對于所開發(fā)的系統(tǒng)涉及到的業(yè)務(wù)知識比較熟悉，或者項目開發(fā)經(jīng)驗非常豐富，系統(tǒng)開發(fā)人員與企業(yè)管理人員溝通更順暢，從而降低信息化項目風(fēng)險。

2．子系統(tǒng)劃分是否合理。信息系統(tǒng)的開發(fā)是一項較大的工程，它的實現(xiàn)一般都要分期分步進行。所以子系統(tǒng)的劃分應(yīng)該考慮到這種要求，適應(yīng)這種分期分步的實施。子系統(tǒng)的劃分必須使得子系統(tǒng)的內(nèi)部功能、信息等各方面的凝聚性較好，盡量減少子系統(tǒng)之間各種不必要的數(shù)據(jù)調(diào)用和控制聯(lián)系，使數(shù)據(jù)冗余最小。另外，子系統(tǒng)之間接口要求簡單、明確。

3．計算機物理系統(tǒng)配置方案是否充分考慮企業(yè)需求與資源的匹配。計算機物理系統(tǒng)具體配置方案的設(shè)計包括:計算機軟硬件系統(tǒng)的配置、通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的配置、機房設(shè)備的配置等。

4．用戶界面設(shè)計是否友好。友好的用戶界面可以提高用戶使用系統(tǒng)的熱情，較好的降低用戶對信息化項目的抵制情緒。

5．系統(tǒng)詳細設(shè)計的效率及有效性。系統(tǒng)詳細設(shè)計包括:系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)設(shè)計、代碼設(shè)計、數(shù)據(jù)庫設(shè)計、輸入/輸出設(shè)計、處理流程及功能模塊設(shè)計。合理的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)可以大大降低系統(tǒng)風(fēng)險。

6．系統(tǒng)設(shè)計報告的完整性與規(guī)范性。系統(tǒng)設(shè)計報告是從系統(tǒng)總體目標(biāo)與功能出發(fā)，對系統(tǒng)建設(shè)中各主要技術(shù)方面的設(shè)計進行說明，重點闡述系統(tǒng)設(shè)計的指導(dǎo)思想及采用的技術(shù)、路線、方法和設(shè)計結(jié)果。為后續(xù)的系統(tǒng)開發(fā)工作從技術(shù)和指導(dǎo)思想上提供必要的保證。

四 系統(tǒng)實施階段

系統(tǒng)分析與系統(tǒng)設(shè)計的工作完成以后，項目組的工作重點就從分析、設(shè)計和創(chuàng)造性思考階段轉(zhuǎn)入實踐階段，即:系統(tǒng)實施階段。此期間將投入大量的人力、物力及占用較多時間進行物理系統(tǒng)的實施、程序設(shè)計、程序調(diào)試和系統(tǒng)調(diào)試、人員培訓(xùn)、系統(tǒng)切換等工作。該階段考核的主要指標(biāo)如下:

1．大專以上技術(shù)、管理人員占職工總?cè)藬?shù)的比重，總體反映企業(yè)人力資源素質(zhì)狀況。信息化技能的普及率，包括員工學(xué)習(xí)信息技術(shù)應(yīng)用的積極性、信息化培訓(xùn)的參加率和合格率;該普及率最終以員工積極參加信息化培訓(xùn)并考核合格為考查依據(jù)。

2．信息系統(tǒng)安全措施的有效性及可靠性。安全措施包括信息備份、防非法侵入、防病毒措施的應(yīng)用狀況;信息安全制度與安全意識培養(yǎng);安全審核與監(jiān)測系統(tǒng)的完備性;企業(yè)運營系統(tǒng)的安全與自動恢復(fù)系統(tǒng)的構(gòu)建［5］。

3．系統(tǒng)切換方式的選擇。系統(tǒng)切換是指系統(tǒng)開發(fā)完成后新老系統(tǒng)之間的轉(zhuǎn)換;系統(tǒng)通常有三種切換方式:一是直接切換方式，二是并行切換方式，三是分段切換方式。直接切換方式簡單，但風(fēng)險大，一旦新系統(tǒng)出現(xiàn)問題無法正常運行，就會給企業(yè)帶來很大的混亂;并行切換方式無論從工作安全上還是從心理狀態(tài)上均是較好的，但費用大;分段切換方式是一部分一部分地替換老系統(tǒng)，但對系統(tǒng)的設(shè)計和實現(xiàn)有一定的要求。

五 系統(tǒng)評價和運行管理階段

信息系統(tǒng)投入運行以后需分析系統(tǒng)運行的一般情況、系統(tǒng)的使用效果、系統(tǒng)的性能、系統(tǒng)費用及系統(tǒng)收益的變化，分析信息系統(tǒng)對信息資源的利用程度。

系統(tǒng)運行的一般情況是從系統(tǒng)目標(biāo)及用戶接口方面考查系統(tǒng)，包括:系統(tǒng)功能是否達到設(shè)計要求;用戶付出的資源(人力、物力、財力)是否控制在預(yù)定界限內(nèi)，資源的利用率是否達到要求;用戶對系統(tǒng)工作的滿意程度(包括響應(yīng)時間、操作方便性、靈活性等)。系統(tǒng)的使用效果是從系統(tǒng)提供服務(wù)的有效性方面考查系統(tǒng)，主要考查:對所提供信息的滿意程度——哪些有用，哪些無用，引用頻率，提供信息的及時性、準確性、完整性，自動化效能指標(biāo)(例如財務(wù)決算速度及決策支持度等)。

企業(yè)通過信息化項目的實施，改善組織的活力和效力，對資源進行優(yōu)化配置，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，故本文選擇反映成本控制能力的指標(biāo)和反映組織配置效率的指標(biāo)對企業(yè)信息化項目直接經(jīng)濟效益進行評價。此階段的評價指標(biāo)如下:

1．計算機資源的利用情況(主機運行時間的有效部分的比例，數(shù)據(jù)傳輸與處理速度的匹配)。系統(tǒng)的可靠性(平均無故障時間、抵御誤操作能力、故障恢復(fù)時間)、系統(tǒng)可擴充性;

2．主營業(yè)務(wù)利潤增長率。利潤是一項綜合性的指標(biāo)，它既反映了產(chǎn)量的增長，又反映了質(zhì)量的提高和消耗的降低。(其中t代表系統(tǒng)建設(shè)當(dāng)年的數(shù)據(jù)，t－1代表系統(tǒng)建設(shè)前一年的數(shù)據(jù))

主營業(yè)務(wù)利潤增長率=(主營業(yè)務(wù)利潤率t—主營業(yè)務(wù)利潤率t－1)/主營業(yè)務(wù)利潤率t－1

主營業(yè)務(wù)利潤率=主營業(yè)務(wù)利潤/主營業(yè)務(wù)收入

3．總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)變化率組織配置效率是否優(yōu)化可以通過應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)、存貨周轉(zhuǎn)和總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)的變化率來衡量。選擇總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)變化率作為衡量組織配置效率的指標(biāo)

總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)變化率=(總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率t—總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率t－1)/總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率t－1

總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率=主營業(yè)務(wù)收入/期末總資產(chǎn)

4．系統(tǒng)運行結(jié)果分析

系統(tǒng)運行結(jié)果分析就是通過查其擬合系數(shù)值，判斷信息系統(tǒng)是否能正常發(fā)揮系統(tǒng)的預(yù)測、計劃和控制等功能。例如，信息系統(tǒng)包含市場預(yù)測功能，即運用預(yù)測模型與方法，根據(jù)過去的數(shù)據(jù)預(yù)測未來的情況，運行此功能可得到未來市場變化的趨勢。我們可以通過擬合系數(shù)的大小來判斷實際系統(tǒng)是否對實際經(jīng)營管理有指導(dǎo)意義。擬合系數(shù)很大，則表明系統(tǒng)可用;擬合系數(shù)不很大，則系統(tǒng)不可用。

［1］肖東生，趙曉娟．基于粗神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)組織創(chuàng)新風(fēng)險預(yù)警．工業(yè)工程與管理［J］．2006，4．

［2］薛華成．管理信息系統(tǒng)［M］．北京:清華大學(xué)出版社，2003:325－328．

［3］王海林．國際上與信息技術(shù)相關(guān)的內(nèi)部控制框架與規(guī)范分析．中國管理信息化［J］．2009，7(12)．

［4］陳亮，王燕．企業(yè)信息化實施過程中的風(fēng)險及其防范．現(xiàn)代情報［J］．2006，9．

［5］鄭錚，楊乃定．企業(yè)集成創(chuàng)新風(fēng)險分析研究．科技管理研究［J］．2009，6．

Discussion on the integrated risk early－warning index system of Enterprise informatization project

ZHAO Xiaojuan

(School of Finance＆Economics;Hunan University of Technology;Zhuzhou;Hunan 412007)

By applying a structured approach to the entire information system，the development process is divided into system planning，system analysis，system design，system implementation，and system operation and evaluation．The risks of each stage are identified in relation to the lifecycle of information items．An integrated risk earlywarning index system is afforded，which accordingly provids the risk management of enterprise informatization project with feasible bases．

Enterprise informatization project risk early－warning index system

F272

A

1674－117X(2011)05－0037－04

2010－03－13

湖南省自然科學(xué)基金資助項目(09JJ5046)

趙曉娟(1975－)，女，湖南雙峰人，湖南工業(yè)大學(xué)講師，碩士，主要從事信息管理、風(fēng)險管理和電子商務(wù)研究。

責(zé)任編輯:徐蓓