探析教育系統(tǒng)內(nèi)部會計控制系統(tǒng)

○張曉斐

（廣東省深圳市教育局財務(wù)核算中心 廣東 深圳 518025）

在教育系統(tǒng)的財務(wù)管理工作中，會計電算化經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)得到普及，對提高工作效率、規(guī)范財務(wù)管理起到了重要的作用。而網(wǎng)絡(luò)的介入，使得信息化技術(shù)控制成為教育系統(tǒng)內(nèi)部會計控制的一項重要內(nèi)容。如何充分利用先進的技術(shù)手段，不斷擴展財務(wù)管理工作的內(nèi)容，提高財務(wù)工作的管理水平已成為亟待解決的問題。

一、教育系統(tǒng)內(nèi)部會計控制系統(tǒng)應(yīng)用的目的

教育系統(tǒng)中嚴(yán)格、規(guī)范的會計控制制度能在很大程度上監(jiān)督和約束會計行為，防止錯誤和舞弊行為，保證各種信息的真實性和可靠性。從而保護教育系統(tǒng)資產(chǎn)的安全、完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。它是及時發(fā)現(xiàn)和制止教育系統(tǒng)經(jīng)濟犯罪和腐敗的有力管理工具。電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的目的包括以下幾個方面。

1、維護學(xué)校資產(chǎn)安全和完整

任何一個學(xué)校都有自己的資產(chǎn)，如果沒有一定的措施加以保護，則會由于浪費、貪污盜竊等行為，而使資產(chǎn)蒙受損失。建立一定的內(nèi)部控制制度，采取必要的措施就是要防止企業(yè)資產(chǎn)流失。

2、保證會計信息的準(zhǔn)確、完整和可靠

建立適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制制度，可以保證會計信息的準(zhǔn)確可靠，進而提高管理決策的正確性。

3、保證學(xué)校財務(wù)活動的合法性

任何一個學(xué)校的財務(wù)活動都必須遵守國家的相關(guān)政策、法規(guī)的規(guī)定，建立適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制制度，可以保證學(xué)校財務(wù)活動的合法性，減少或杜絕學(xué)校內(nèi)部各種違法違規(guī)操作。

二、教育系統(tǒng)內(nèi)部會計控制系統(tǒng)的現(xiàn)狀

目前，大部分教育系統(tǒng)已經(jīng)具備或初步具備并使用會計核算系統(tǒng)、會計管理控制系統(tǒng)，在財務(wù)部門內(nèi)部建立了電算化系統(tǒng)或局域網(wǎng)系統(tǒng)，使會計信息在可靠性、及時性等方面取得了很大進步，基本能滿足財務(wù)內(nèi)部管理的需要。但是，隨著教育系統(tǒng)規(guī)模的迅速擴大和管理工作的不斷深入，目前主要存在以下問題。

1、時常出現(xiàn)財務(wù)工作無法及時滿足管理需求的情況

這導(dǎo)致教育系統(tǒng)內(nèi)部各部門不能及時地獲取有關(guān)信息，不能做出及時、正確的決策，這種狀況已遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于現(xiàn)代化管理的需求。當(dāng)財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到一定階段時，財務(wù)業(yè)務(wù)一體化自然就提上了議事日程，這是歷史前進的迫切需求。

2、通用會計軟件安全控制功能不完善

會計軟件的質(zhì)量是電算化會計工作的基礎(chǔ)，決定著電算化工作的質(zhì)量。目前使用的通用會計軟件存在著諸多的問題和不足。

3、電算化會計基礎(chǔ)管理工作不完善

財政部要求采用計算機替代手工記賬的單位需要具有完善的電算化管理制度，但單位在實現(xiàn)電算化后沒有按要求制定包括嚴(yán)格的上機操作管理制度、硬件、軟件管理制度和會計檔案管理制度等內(nèi)容的明確的、成文的內(nèi)部管理制度。對電算化的內(nèi)部管理仍是按照手工記賬的管理辦法使用原來手工系統(tǒng)下的財務(wù)制度，從而使基礎(chǔ)管理工作滯后。

4、電算化會計內(nèi)部審計監(jiān)督不到位

內(nèi)部審計是內(nèi)部控制的重要措施。內(nèi)部審計人員應(yīng)對電算化會計系統(tǒng)的管理及控制制度進行研究和評價，指出其薄弱環(huán)節(jié)，提出改善意見，促使被審單位加強電算化會計系統(tǒng)的管理和控制，但是，單位對于電算化會計系統(tǒng)缺乏有效的內(nèi)部審計監(jiān)督制度；單位的內(nèi)部審計人員專業(yè)素質(zhì)不足，不熟悉電算化會計系統(tǒng)的特點和風(fēng)險，不了解電算化會計系統(tǒng)應(yīng)有的內(nèi)部控制，更不熟悉如何對電算化會計系統(tǒng)進行審計，從而導(dǎo)致電算化會計系統(tǒng)未能得到有效的內(nèi)部審計監(jiān)督。

三、會計系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的新構(gòu)建

會計信息的產(chǎn)生只有在嚴(yán)格的內(nèi)部控制下，才能保證其可靠性和準(zhǔn)確性。也只有在嚴(yán)格的內(nèi)部控制下，才能預(yù)防和減少電算化會計系統(tǒng)的安全風(fēng)險。網(wǎng)絡(luò)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度從建立和運行的過程來看，可分為系統(tǒng)研發(fā)控制、組織管理控制、日常操作控制和內(nèi)部審計控制幾方面。

1、系統(tǒng)研發(fā)控制

網(wǎng)絡(luò)會計軟件的研發(fā)應(yīng)符合相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》等，按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開發(fā)的運行可靠性才有保障。網(wǎng)絡(luò)會計軟件的研發(fā)不僅僅只是手工會計的功能模擬，還要在軟件開發(fā)中強化內(nèi)部控制手段，嚴(yán)格規(guī)范會計軟件在數(shù)據(jù)輸入、處理、傳輸和安全保護的控制功能。

2、組織管理控制

組織管理控制包括組織機構(gòu)的設(shè)置、責(zé)任劃分、上機管理、檔案管理、設(shè)備管理等。教育系統(tǒng)應(yīng)按會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài)，將其劃分為數(shù)據(jù)收集組、數(shù)據(jù)處理組和信息分析組等部門，組織機構(gòu)的設(shè)置必須符合教育系統(tǒng)的實際規(guī)模、符合教育系統(tǒng)總體經(jīng)營目標(biāo)。內(nèi)部控制的關(guān)鍵點就在于不相容職務(wù)相分離。職務(wù)分離主要包括：數(shù)據(jù)維護管理職務(wù)與電算審核職務(wù)相分離；對用于計算機會計系統(tǒng)的計算機的上機管理措施包括輪流值班制度、上機記錄制度、完善的操作手冊等。計算機會計系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時存檔，教育系統(tǒng)應(yīng)建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。要有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法及安全可靠的檔案保管設(shè)備等。除此之外，還應(yīng)該定期對所有檔案進行備份，并保管好這些備份。對用會計電算化系統(tǒng)的各種硬件設(shè)備，應(yīng)當(dāng)建立一套完備的管理制度，以保證設(shè)備完好及能夠正常運行。

3、日常操作控制

日常操作控制包括經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生控制、輸入控制、數(shù)據(jù)通訊控制、數(shù)據(jù)處理控制、輸入控制和數(shù)據(jù)存儲控制等。教育系統(tǒng)應(yīng)建立有效的控制方法和手段，設(shè)定電算化軟件相應(yīng)的控制程序，甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟業(yè)務(wù)并對輸入的數(shù)據(jù)進行嚴(yán)格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。為了確保計算機會計系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息存儲安全，便于調(diào)用、更新和檢索，教育系統(tǒng)對于輸出的磁介質(zhì)的會計資料應(yīng)及時貼上外部標(biāo)簽，在外部標(biāo)簽上寫明文件名稱、輸出時間。文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有修改通知書、更新通知書等書面授權(quán)證明。對整個修改更新過程都應(yīng)做好登記。同時，應(yīng)設(shè)置資料分發(fā)與保管的登記簿，詳細(xì)記錄輸出資料的名稱、編號，打印份數(shù)、送達(dá)時間等，并需經(jīng)手人簽字，以防丟失、錯發(fā)、漏發(fā)。

4、內(nèi)部審計控制

內(nèi)部審計應(yīng)做好以下幾方面的工作：審計會計賬務(wù)處理是否正確，是否符合規(guī)定；審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料是否一致；監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性，防止非法修改數(shù)據(jù)；對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止系統(tǒng)漏洞；定期檢查、測試電算化內(nèi)控制度，找出存在的弊端和問題，提出進一步改進的措施。

四、教育系統(tǒng)內(nèi)部會計控制系統(tǒng)的完善措施

1、提高信息控制意識，完善會計控制系統(tǒng)

信息化技術(shù)控制日益成為內(nèi)部會計控制的一項重要內(nèi)容，因此，教育系統(tǒng)也必須借此建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng)，減少和消除人為操作因素，確保內(nèi)部會計控制的有效實施。同時，要加強對財務(wù)信息化系統(tǒng)開發(fā)與維護、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文字存儲與保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制。具體措施如下。

（1）崗位設(shè)置

防范和杜絕經(jīng)過電算化會計軟件舞弊方式的最佳方法就是設(shè)計合理、有效的管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行。根據(jù)電算化會計系統(tǒng)的業(yè)務(wù)要求，電算化后的會計崗位分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫话〞嬛鞴堋⒊黾{、會計核算、稽核、會計檔案管理等；電算化會計崗位包括電算化主管、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護員、審核員、檔案管理員等。在實施電算化會計過程中，根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，參照對電算化會計崗位的描述設(shè)立必要的工作崗位基本會計崗位和電算會計崗位，在保證會計數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置，各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。

（2）權(quán)限管理

權(quán)限管理包括權(quán)限分配和用戶名/密碼管理兩個方面，前者決定相應(yīng)用戶對會計數(shù)據(jù)具有哪些操作權(quán)，而后者則保證了用戶和權(quán)限的對應(yīng)關(guān)系。在分工時，應(yīng)做到相互牽制、相互制約，職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤違法行為，從而防止出現(xiàn)舞弊和欺詐。

2、學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)信息管理理論，完善信息管理系統(tǒng)

信息作為資源，除了一般的可利用、有價值等特征外，還具備共享性、歷史積累性、時效性和多次再生性的特性。而信息管理系統(tǒng)則是由若干相互聯(lián)系、相互制約的獨立成分組成的一個有機整體，要系統(tǒng)地利用信息這個資源，教育系統(tǒng)建立會計信息管理系統(tǒng)是一個非常重要的前提。因此，我們要學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)信息時代管理信息化理論，將信息技術(shù)與管理相融合，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)管理信息化。

3、充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，推行網(wǎng)上財務(wù)建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)財務(wù)是基于計算機網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)，能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實施會計核算和財務(wù)管理各項功能，并能夠進行實時反饋和遠(yuǎn)程監(jiān)控的財務(wù)管理信息系統(tǒng)。它以實現(xiàn)資金流、信息流高度一致為目標(biāo)，提供互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下財務(wù)管理模式，使財務(wù)管理從桌面財務(wù)走向網(wǎng)絡(luò)財務(wù)。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件從管理方式上實現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同、遠(yuǎn)程處理、在線管理、集中式管理等管理模式;從工作方式上支持在線辦公、移動辦公等方式；從軟件功能上，提供遠(yuǎn)程報表、遠(yuǎn)程查帳、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上財務(wù)信息查詢等功能，支持網(wǎng)上報價、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上服務(wù)、網(wǎng)上銀行等。實現(xiàn)遠(yuǎn)距離的財務(wù)服務(wù)，從而提高財務(wù)管理的公開性、透明性，并使財務(wù)辦理更加便捷、安全。

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