探索檔案管理模式 促進(jìn)繼續(xù)教育發(fā)展

杜文輝

（赤峰學(xué)院 繼續(xù)教育部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

探索檔案管理模式 促進(jìn)繼續(xù)教育發(fā)展

杜文輝

（赤峰學(xué)院 繼續(xù)教育部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

分析了當(dāng)前繼續(xù)教育檔案管理模式的現(xiàn)狀與問(wèn)題，提出了改進(jìn)繼續(xù)教育檔案管理工作的基本思路.

繼續(xù)教育檔案；管理模式；思路

近年來(lái)，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)代的要求.作為一名高校教師培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理工作者，感到迫切需要探索全新的管理模式，更好地發(fā)揮檔案管理服務(wù)中小學(xué)教育、服務(wù)社會(huì)發(fā)展的重要作用.快速發(fā)展的信息化建設(shè)，深刻影響著人們的生產(chǎn)生活，逐步改變著我們的工作方式，這一方面為檔案工作進(jìn)一步發(fā)展提供了更廣闊的空間，另一方面也對(duì)檔案管理工作提出了更高更新的要求.面對(duì)機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案管理如何適應(yīng)社會(huì)需求，開(kāi)拓創(chuàng)新，是擺在我們面前的首要任務(wù).走自動(dòng)化、信息化之路，用檔案管理的自動(dòng)化、信息化方式，參與并服務(wù)于中小學(xué)教師繼續(xù)教育管理，利用現(xiàn)代信息技術(shù)記錄管理、開(kāi)發(fā)利用檔案就成為必然.

繼續(xù)教育檔案是教師從事繼續(xù)教育教學(xué)培訓(xùn)、科研、管理等活動(dòng)中直接形成、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的原始記錄.它不僅是繼續(xù)教育發(fā)展的珍貴歷史資料,更重要的是它對(duì)今后的繼續(xù)教育培訓(xùn)、科研、管理等方面具有重要的參考價(jià)值和憑證作用.完整、準(zhǔn)確的繼續(xù)教育管理檔案既是一個(gè)地區(qū)繼續(xù)教育教學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)和必要條件,也是進(jìn)行科研工作的信息資源.繼續(xù)教育檔案管理工作就是用科學(xué)的原則和方法管理繼續(xù)教育檔案,為地區(qū)繼續(xù)教育服務(wù)的工作.

1 當(dāng)前繼續(xù)教育檔案管理模式的現(xiàn)狀與問(wèn)題分析

由于工作需要，繼續(xù)教育檔案管理一直十分注重運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，致力于將最新的計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于檔案工作，無(wú)論是早期只能對(duì)室藏檔案進(jìn)行目錄管理的單機(jī)檔案管理系統(tǒng)，還是對(duì)各項(xiàng)工作和檔案資料進(jìn)行全方位、多層面管理的檔案信息管理系統(tǒng)，都在一定程度上解決了檔案管理中信息共享、自動(dòng)化處理以及數(shù)字化檔案的初步要求，但這僅僅是實(shí)現(xiàn)了一些計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，檔案管理現(xiàn)代化的模式仍是計(jì)算機(jī)技術(shù)加上傳統(tǒng)的檔案管理模式，實(shí)質(zhì)仍是傳統(tǒng)檔案管理模式運(yùn)用新技術(shù)的改進(jìn)，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的數(shù)字模擬，并未從根本上真正改變管理方式.

繼續(xù)教育檔案僅僅是以單一的紙質(zhì)檔案為主，由于紙張的老化變質(zhì)和經(jīng)常查閱取放的自然磨損，使介質(zhì)檔案保存期不長(zhǎng)且存放不方便，占用面積又大，難以達(dá)到永久安全保存，以至對(duì)信息的轉(zhuǎn)化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎(chǔ)上，不適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展及社會(huì)的新需求.主要體現(xiàn)在：

1.1 電子文件這一新型載體的產(chǎn)生，給傳統(tǒng)管理模式帶來(lái)了極大沖擊

20世紀(jì)90年代以來(lái)，信息技術(shù)在繼續(xù)教育系統(tǒng)的辦公活動(dòng)中廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)了新型載體文件-電子文件，信息流通的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化.比如赤峰市高中教師教育技術(shù)培訓(xùn)過(guò)程中，文件的下發(fā)，計(jì)劃的上報(bào)均是以電子郵件的形式傳達(dá)的.電子文件的產(chǎn)生，決不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，也標(biāo)志著人類記錄信息、傳達(dá)信息、存留信息的方式發(fā)生了革命.這場(chǎng)革命是紙張產(chǎn)生以來(lái)，是近現(xiàn)代檔案學(xué)理論誕生以來(lái)，文書、檔案工作領(lǐng)域最劇烈的一次變革，它直接影響到檔案工作的運(yùn)作方式、基本理論乃至思維觀念.檔案管理也沖破傳統(tǒng)的檔案學(xué)的束縛，擺脫了傳統(tǒng)的“檔案實(shí)體”的狹小的實(shí)踐范圍，進(jìn)入到信息與信息系統(tǒng)領(lǐng)域.針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的“一元理論”，提出了檔案實(shí)體管理和檔案信息處理及網(wǎng)絡(luò)信息處理并行的“多元理論”.

1.2 紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的現(xiàn)狀，對(duì)改變傳統(tǒng)的管理模式提出了迫切的要求

教育檔案涉及種類眾多，而存在了上千年的紙張已經(jīng)作為一種傳統(tǒng)，深深扎根于人類社會(huì)，它憑借載體的穩(wěn)定、信息的可靠等優(yōu)勢(shì)，不會(huì)輕易退出歷史舞臺(tái).同時(shí)電子文件的原始性、完整性、安全性、可讀性等一系列棘手的問(wèn)題還擺在我們面前.因此電子文件不會(huì)在一朝一夕替代紙質(zhì)檔案，二者將長(zhǎng)期共存.

現(xiàn)實(shí)與理論都向我們表明現(xiàn)有的檔案管理模式已很難適應(yīng)新的需求，面對(duì)實(shí)體檔案、電子檔案并存，面對(duì)社會(huì)需求多樣化的現(xiàn)狀，教育檔案管理迫切需要建立一套新的管理模式來(lái)面對(duì)的新形勢(shì)的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇.

2 新型管理模式的內(nèi)涵與功能

新型管理模式要求我們從管理思想、管理方式、管理手段上進(jìn)行變革，采取新管理加新技術(shù)的方式.我們認(rèn)為新型管理模式應(yīng)是一種以檔案實(shí)體及其相關(guān)信息為管理對(duì)象，采用文件、檔案、信息一體化集成管理的方法，利用現(xiàn)代高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的多功能開(kāi)發(fā)、利用，對(duì)檔案實(shí)體達(dá)到有效保護(hù)的一種管理方式.新的管理模式是一種多元化的并行模式，它既是傳統(tǒng)檔案室與數(shù)字檔案室的并行，又是檔案實(shí)體與信息的并行，也是傳統(tǒng)檔案載體與電子載體的并行.

新型管理模式將采用現(xiàn)代高新技術(shù)和數(shù)碼信息處理技術(shù)對(duì)繼續(xù)教育檔案進(jìn)行收集、整理，利用各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)繼續(xù)教育檔案資源的合理配置，積極營(yíng)建繼續(xù)教育檔案資源共享的策略與環(huán)境，加快促進(jìn)繼續(xù)教育檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，為社會(huì)提供一種全新的傳播、交流繼續(xù)教育檔案信息的方式與高質(zhì)量的繼續(xù)教育檔案信息產(chǎn)品，使繼續(xù)教育檔案工作更好地為繼續(xù)教育服務(wù).

預(yù)試問(wèn)卷設(shè)計(jì)主要通過(guò)項(xiàng)目選編和評(píng)估，確定“高職院校數(shù)學(xué)教師核心素養(yǎng)量表”初測(cè)版．具體地，首先依據(jù)理論框架因素及要義編制項(xiàng)目，在項(xiàng)目表述上注意做到語(yǔ)句簡(jiǎn)單明了、通俗易懂、措詞準(zhǔn)確、沒(méi)有模棱兩可．項(xiàng)目初步擬定后，請(qǐng)專家評(píng)價(jià)這些項(xiàng)目．一是參照各因素的含義，評(píng)價(jià)每一個(gè)項(xiàng)目是否準(zhǔn)確反映了對(duì)應(yīng)因素的內(nèi)涵；二是根據(jù)量表的語(yǔ)言要求，分析每一個(gè)項(xiàng)目的語(yǔ)言表述和可讀性，注意分析是否存在歧義，表達(dá)是否符合高職院校教師的職業(yè)特征、專業(yè)水平等．根據(jù)綜合評(píng)價(jià)意見(jiàn)進(jìn)行修改，形成預(yù)試問(wèn)卷．

3 改進(jìn)繼續(xù)教育檔案管理工作的基本思路

面對(duì)電子檔案文件數(shù)量急劇增加，網(wǎng)上利用檔案文件信息的要求越來(lái)越高，檔案部門力求在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方面多做文章.如何改進(jìn)檔案管理工作？根據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，《高等學(xué)校檔案管理辦法》及多年檔案工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，使檔案管理工作更加科學(xué)系統(tǒng).

3.1 加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè).建設(shè)數(shù)字化檔案室，大致包括檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)，檔案室室藏建設(shè)，檢索工具建設(shè)，規(guī)章制度建設(shè)等.繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平.

3.2 促進(jìn)檔案信息資源建設(shè).要建設(shè)數(shù)字化檔案室，首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)檔案室中存儲(chǔ)的檔案包括紙制檔案，照片檔案，錄音，錄像（視頻）檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，即進(jìn)行數(shù)字化檔案室室藏建設(shè).

3.3 加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè).繼續(xù)教育檔案室的核心問(wèn)題是信息資源庫(kù)的建設(shè).信息資源庫(kù)應(yīng)成為繼續(xù)教育檔案室資料存儲(chǔ)中心和檔案資料處理中心.充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量.要求各科室向檔案室移交檔案時(shí)，要盡量做到同時(shí)移交電子目錄及電子文件夾.

3.4 積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè).條件具備時(shí)檔案室應(yīng)通過(guò)接收電子檔案，對(duì)各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理等方法，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量.

3.5 加強(qiáng)電子文件歸檔管理.檔案室要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各科室產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效.研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制訂電子檔案管理辦法.最后實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化，信息采集實(shí)時(shí)化，信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化.

4 初步實(shí)踐成果

筆者認(rèn)為繼續(xù)教育部門（高校教師培訓(xùn)機(jī)構(gòu)）檔案管理工作應(yīng)該把服務(wù)作為永恒的主題，以創(chuàng)新為作好檔案工作的根本動(dòng)力，走檔案工作信息化的正確途徑.只有找準(zhǔn)繼續(xù)教育檔案工作的切入點(diǎn)，才能適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要.檔案室把怎樣為中小學(xué)的教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作服務(wù)好作為繼續(xù)教育檔案工作的切入點(diǎn)與結(jié)合點(diǎn)，重點(diǎn)做好檔案室信息化建設(shè)，力爭(zhēng)兩年內(nèi)把檔案室建成數(shù)字化檔案室.我們制定了檔案室信息化建設(shè)“兩步走”的計(jì)劃：第一步，2011年末實(shí)現(xiàn)當(dāng)年進(jìn)檔案室的檔案網(wǎng)上查詢；完成近10年的室藏檔案文件級(jí)目錄網(wǎng)上查詢，并且實(shí)現(xiàn)全部培訓(xùn)檔案網(wǎng)絡(luò)立卷；第二步，2012年末實(shí)現(xiàn)全部室藏檔案文件著錄和網(wǎng)上查詢，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室的目標(biāo).

初步成效表現(xiàn)為：

4.1 檔案接收齊全完整

實(shí)踐證明檔案利用是否滿足各方面需求，首要的問(wèn)題是檔案是否齊全完整.只有檔案收集得齊全，才能為廣大利用者提供珍貴的檔案資料.為此，我們部門推行了科室領(lǐng)導(dǎo)和檔案室共同把關(guān)負(fù)責(zé)的責(zé)任制，確保當(dāng)年檔案能收集齊全.在此基礎(chǔ)上,為了確保檔案信息完整性，我們對(duì)室藏檔案中一些重要類別的檔案進(jìn)行了評(píng)估，如培訓(xùn)、科研等檔案，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，采取各種措施進(jìn)行補(bǔ)救.我們還改革了過(guò)去一些立卷做法，實(shí)行了年度立卷和平時(shí)（培訓(xùn)結(jié)束）立卷工作相結(jié)合的管理辦法；對(duì)部門重要活動(dòng)和重大事件的檔案隨時(shí)立卷，比如赤峰市高中教師全員遠(yuǎn)程培訓(xùn)采用網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)方式，一些數(shù)據(jù)圖表及時(shí)總結(jié)截取存留立卷，保證了信息的完整可靠性；同時(shí)我們利用學(xué)院網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)信息隨時(shí)收集立卷.此舉收到了理想效果.

4.2 檔案信息化建設(shè)進(jìn)展順利

2009年，引進(jìn)由內(nèi)蒙古自治區(qū)教育廳師范教育處委托呼倫貝爾市海拉爾教師進(jìn)修學(xué)校研發(fā)的“內(nèi)蒙古自治區(qū)中小學(xué)教師繼續(xù)教育信息管理系統(tǒng)”軟件，由手工立卷過(guò)渡到計(jì)算機(jī)單機(jī)立卷，再過(guò)渡到網(wǎng)絡(luò)立卷，立卷工作發(fā)生了質(zhì)的飛躍，證明了我部檔案工作已經(jīng)躍上了一個(gè)新的層次，為全市繼續(xù)教育檔案信息的收集和利用提供了一個(gè)數(shù)字化平臺(tái).

4.3 文件著錄工作加快了數(shù)字化檔案室的建設(shè)進(jìn)程

為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室，首先要把紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換成電子檔案，文件數(shù)據(jù)錄入任務(wù)非常繁重.我們用計(jì)算機(jī)已經(jīng)完成了近80％檔案信息的著錄任務(wù).安排專人對(duì)室藏的照片檔案掃描，存入微機(jī)，編輯照片目錄，刻制成光盤保管.這些工作為數(shù)字化檔案室奠定了基礎(chǔ).

檔案管理工作是一門深?yuàn)W的學(xué)問(wèn)，做好檔案管理工作是無(wú)止境的，數(shù)字化檔案室的建設(shè)也是一個(gè)循序漸進(jìn)和不斷探索的過(guò)程，只有不斷探索檔案管理新模式，才能不斷促進(jìn)繼續(xù)教育更好發(fā)展.

〔1〕全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要.

〔2〕單鵬翔.新世紀(jì)高校檔案管理工作的實(shí)踐探索.蘭臺(tái)內(nèi)外，2004（5）.

〔3〕姜之茂.當(dāng)前檔案工作的走勢(shì)評(píng)析.上海檔案，2002（3）.

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1673-260X（2011）10-0159-02