強化檔案管理工作為政務(wù)信息公開服務(wù)功能

王 玲

（大連大學(xué) 檔案館，遼寧 大連 116622）

強化檔案管理工作為政務(wù)信息公開服務(wù)功能

王 玲

（大連大學(xué) 檔案館，遼寧 大連 116622）

《中華人民共和國政府信息公開條例》的施行，給檔案管理工作帶來了新挑戰(zhàn)，同時，也是檔案管理工作發(fā)展的新機遇。本文從政務(wù)信息公開的要求出發(fā)，闡述檔案工作應(yīng)從明確服務(wù)方向、強化社會職能、理順法律法規(guī)、開發(fā)信息資源、構(gòu)建服務(wù)體系等幾個方面入手，加強檔案管理工作為政務(wù)信息公開服務(wù)。

檔案管理；政務(wù)信息公開；服務(wù)職能

《中華人民共和國政府信息公開條例》的施行，給檔案管理工作帶來了新挑戰(zhàn)，同時，也是檔案管理工作發(fā)展的新機遇。現(xiàn)代社會，信息公開既是國家民主法制建設(shè)的需要，也是滿足民眾知情權(quán)的需要，更是促進(jìn)社會發(fā)展的需要。檔案管理部門作為社會檔案資源最為集中的地方，要積極開發(fā)檔案資源，充分發(fā)揮檔案的社會職能作用，探索有利于社會和公眾利用的開放模式，不斷充實檔案信息服務(wù)內(nèi)容，加強人員管理和技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的服務(wù)意識，為群眾提供更多人性化的服務(wù)，滿足社會各界的信息需求。

一、明確服務(wù)方向，強化社會職能

檔案工作在很多人看來，離普通人的生活比較遠(yuǎn)。吳寶康在《檔案學(xué)概論》中對檔案工作做了明確的定義：“檔案工作是指檔案室和檔案館信息資源的管理與開發(fā)工作，也就是通常所說的檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目、編研提供利用和統(tǒng)計等項工作?！盵1]隨著改革的不斷深化、社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展、各項事業(yè)的長足進(jìn)步，檔案工作也隨之發(fā)生了變化，不僅檔案收集的內(nèi)容越來越多，檔案保存的媒介也越來越多。檔案工作不再是人們傳統(tǒng)認(rèn)識中對重要資料的保存與管理，在群眾生活中具有重要作用的民生數(shù)據(jù)也日益進(jìn)入到檔案資源中。在政務(wù)信息公開的環(huán)境下，社會對檔案工作的需求日益增多，歷史呼喚檔案工作走上前臺，走進(jìn)社會，融入百姓生活。政務(wù)信息公開是政府取信于民、集聚眾人智慧的重要平臺，其涉及到政府工作的方面，需要有大量檔案資源的支撐。檔案工作能不能適應(yīng)時代要求，有所作為，取決于我們對檔案工作的認(rèn)識和定位，取決于我們的工作是否圍繞大局。因此，如何搞好檔案開放，已成為我們亟待解決的問題。

從政務(wù)信息公開現(xiàn)狀看，政務(wù)信息公開作為電子政務(wù)建設(shè)的一項重要內(nèi)容，給檔案管理部門帶來了很大的影響。一直以來，我們的檔案管理工作總是給人一種不為人識的感覺，所有檔案資料進(jìn)入檔案管理部門后，經(jīng)過整理裝訂后，基本就束之高閣。除了特定部門與人員可以借閱檔案資源外，檔案資源基本上都處于“只進(jìn)不出”的狀態(tài)。新時期政府職能的轉(zhuǎn)變和服務(wù)職能的強化，給檔案管理工作帶來了本質(zhì)性的改變，檔案不僅僅是歷史資料，更是我們現(xiàn)實工作被檢驗、進(jìn)一步提高的依據(jù)。要實現(xiàn)檔案管理工作更好地為政務(wù)信息公開服務(wù)，首先，應(yīng)從思想意識入手，樹立正確觀念，改變一直以來檔案管理工作“靜養(yǎng)深閨”的觀念，積極應(yīng)用檔案資源在經(jīng)濟建設(shè)與群眾生活中扮演重要角色。其次，要明確服務(wù)方向，要把為部門工作和社會各界提供更多、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)作為檔案工作的重要職責(zé)，把為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為檔案工作的永恒主題，把不斷創(chuàng)新作為檔案工作科學(xué)發(fā)展的不懈動力。最后，要強化檔案管理工作的社會職能，要本著對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想的原則，在優(yōu)質(zhì)服務(wù)中體現(xiàn)檔案工作的價值，更好地發(fā)揮檔案服務(wù)社會的作用，推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

群眾是我黨的執(zhí)政之基，力量之源，也是政府執(zhí)政的堅實基礎(chǔ)，必須讓群眾了解政府工作，理解政府工作，繼而支持政府工作。進(jìn)入新時期以來，在轉(zhuǎn)變政府職能的大浪潮中，讓群眾更多地了解政府工作，引入社會群眾監(jiān)督，提高政府服務(wù)水平，已成為一種現(xiàn)實需要。而作為取信于民的重要舉措，政務(wù)信息公開無疑為政府與群眾搭建了溝通的橋梁。政務(wù)信息公開，重點在于如何公開，通過什么形式公開，這都需要檔案管理部門的配合。檔案管理工作只有明確服務(wù)方向，強化社會職能，為廣大群眾提供滿意的服務(wù)，檔案管理工作才能進(jìn)一步在政務(wù)信息公開的大環(huán)境中發(fā)揮更為積極的作用。

二、理順法律法規(guī)，開發(fā)信息資源

政務(wù)信息的公開促進(jìn)了政府職能的轉(zhuǎn)變，避免我們的工作產(chǎn)生脫離群眾的危險，這也是我們黨密切聯(lián)系群眾的一貫作風(fēng)。政務(wù)信息的公開，使檔案工作從幕后走到前臺，對檔案工作來說是一個機遇。但與此同時，也使檔案部門面臨著一系列的挑戰(zhàn)，需要檔案部門提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。具體而言，檔案部門面臨的挑戰(zhàn)與機遇表現(xiàn)在以下幾個方面。

首先，必須理順檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)?！吨腥A人民共和國檔案法》第十九條明確規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起，滿30年向社會開放?！盵2]有關(guān)于經(jīng)濟、科學(xué)、文化等類檔案，向社會開放的期限，可以少于30年，但涉及國家安全和重大利益以及其他到期不宜開放的檔案，期限可多于30年。由此可以看出，就迫切想知道當(dāng)前政務(wù)信息的百姓而言，30年后才可以知道確切內(nèi)容，檔案管理的落后性明顯可見。因此，在政務(wù)透明的環(huán)境下，我們迫切需要對檔案管理相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行修改，制定新的、合理的檔案開放期限，并且要考慮到政務(wù)信息公開的時效性。采取系列措施，以滿足廣大公眾的社會生活需求。在信息傳播越來越快的今天，信息透明化的趨勢日益明顯，檔案中除那些事關(guān)國家安全與技術(shù)進(jìn)步的檔案資源，其它種類的檔案完全可以在群眾的生活中扮演更重要的角色。

其次，要大力開發(fā)信息資源。以政務(wù)信息為例，檔案管理部門不應(yīng)該停留在被動收取資料的服務(wù)水準(zhǔn)上，而應(yīng)該積極加強與提供政務(wù)信息的各個部門聯(lián)系，在盡可能多地收集到政務(wù)信息的基礎(chǔ)上，大力開發(fā)政務(wù)信息資源。確保政務(wù)信息在第一時間內(nèi)及時歸檔，然后再對其進(jìn)行整理、鑒定和編目等，確保提供利用的政務(wù)信息更新、更全、更準(zhǔn)。政府信息中不僅僅是那些漂亮的政績數(shù)據(jù)值得檔案管理工作對其進(jìn)行公開，更多的關(guān)系到千家萬戶的民生數(shù)據(jù)、信息資源更應(yīng)該加強整理，以群眾樂見的方式進(jìn)行公開。政務(wù)信息的公開，最終是要為民眾服務(wù)，為我們的經(jīng)濟社會發(fā)展與和諧社會建設(shè)服務(wù)，而要發(fā)揮檔案資源的這種作用，需要我們加強對信息資源的開發(fā)。一方面，要對政務(wù)信息中群眾關(guān)心與有助于經(jīng)濟發(fā)展的信息進(jìn)行整理匯編，從而使群眾能夠看得懂，用得上。另一方面，要對政務(wù)信息的提供者——政府各部門提出相應(yīng)的要求與支持，通過細(xì)致的工作，使各部門提供的信息能夠發(fā)揮更大效用。

最后，《中華人民共和國政府信息公開條例》為我們指明了政務(wù)信息公開發(fā)展的方向。曹康壽與張穹也在其著作《政府信息公開條例學(xué)習(xí)讀本》中進(jìn)行了解讀：“首先是能夠有效地保證人民群眾的知情權(quán)，因為政府信息公開條例是推進(jìn)社會主義民主，建設(shè)法制政府、陽光政府、透明政府的一個重要舉措。”[3]要加強政務(wù)信息公開范圍的界定，了解文件的價值以及與社會各界的聯(lián)系程度，這樣提供的信息資源可用性就會較大，創(chuàng)造的社會效益才能更多，真正實現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案館可以借鑒政務(wù)信息公開的手段，選擇適合自身情況的開放方式，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改革服務(wù)方式，充分有效地發(fā)揮檔案的作用，為社會各界提供強有力的信息支持和保障。借助政務(wù)公開工作，將檔案管理工作從以往的封閉中走出來，真正成為民眾生活的有力幫手。長期以來，檔案管理工作雖然有著巨大的信息資源，但限于服務(wù)水平不高，服務(wù)能力較差，很多檔案信息資源長期處于休眠狀態(tài)。借助政務(wù)信息公開，可以有力地推動檔案管理工作服務(wù)水平的提升。

三、加強檔案管理，構(gòu)建服務(wù)體系

隨著改革的深入發(fā)展，作為公共事業(yè)單位的檔案部門，其工作重心和實質(zhì)是服務(wù)而不是管理，是以檔案部門為基點，服務(wù)于政府機構(gòu)和公眾的。因此，我們要處理好管理與服務(wù)的關(guān)系，在對檔案工作進(jìn)行管理的同時，還要注重對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平，以便更好地解決政務(wù)信息公開下檔案服務(wù)工作的困難。在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案管理工作者的技能培訓(xùn)主要集中在檔案資料的分類整理等方面，對于如何向外界提供更好的服務(wù)，以及如何才能讓大家從檔案資源中感受到有益之處，則很少提及。這也養(yǎng)成了檔案管理工作者養(yǎng)在深閨的思維模式。在檔案管理者看來，只要做好檔案的整理、管理與保護工作即可，缺乏服務(wù)意識。

政務(wù)信息公開不同于相對傳統(tǒng)的政務(wù)信息封閉，檔案工作者要保證傳播信息的準(zhǔn)確性、及時性、公開性、流暢性，特別是與廣大公眾有關(guān)的信息，政府要及時公布，從而更好地幫助公民清楚自己的地位，更好地維護自己的權(quán)益。在信息公開的過程中，政府是義務(wù)主體，為了維護政府的公信，對阻塞信息暢通的各種信息障礙，政府有必要及時清除。然而，在政務(wù)信息公開的過程中，檔案部門、政府又各自存在不同的問題，主要表現(xiàn)為服務(wù)主體不明確、服務(wù)制度不合理、服務(wù)觀念太保守、服務(wù)官本位色彩濃重、政府對檔案部門沿襲慣性管理等等。致使公眾獲得信息不夠及時、準(zhǔn)確，形成思維誤區(qū)，對檔案部門敬而遠(yuǎn)之。從以上分析可以看出，為了適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，急需構(gòu)建由政府、檔案部門、公眾構(gòu)成的檔案服務(wù)體系。這三者之間聯(lián)系緊密，相輔相成。比如，隨著社會的飛速發(fā)展，人們的意識形態(tài)也發(fā)生了巨大的改變，公眾的維權(quán)意識逐日增強，對政務(wù)透明度的要求也愈來愈高，普通民眾尤其關(guān)心民生的相關(guān)信息，在這種情況下，檔案部門如果依然是高高在上、高高掛起的姿態(tài)，就會疏離公眾和檔案部門的關(guān)系，檔案部門也只能是徒具虛名，名存實亡。所以，檔案工作者應(yīng)放下架子，真正為公眾做些實事，構(gòu)建服務(wù)型機構(gòu)，加快完善民主社會的步伐。

在構(gòu)建檔案服務(wù)體系過程中，政府機構(gòu)首先應(yīng)對自身職能和管理行為進(jìn)行重新定位，完善組織結(jié)構(gòu)、整合政務(wù)流程，同時，針對政務(wù)信息公開下公眾知情權(quán)與機密保護之間的沖突，確定檔案服務(wù)工作的各類標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并給予法律依據(jù)和支持，最大限度地解決現(xiàn)實需求與館藏檔案利用時效的滯后性，滿足公民信息需求。其次，檔案部門要明確責(zé)任，從文化傳承的角度出發(fā)，提高檔案服務(wù)意識，加強公益性信息資源的開發(fā)和傳播，還要允許公眾針對政府或是檔案部門工作的不足，進(jìn)行評論和反饋，提出完善意見。這實際上是一種管理與服務(wù)的互動，對三者的發(fā)展與融合有著深遠(yuǎn)的影響和積極的現(xiàn)實意義。

總之，檔案部門要抓住政務(wù)信息公開的機遇，適應(yīng)社會發(fā)展的需要，以用戶需求為導(dǎo)向，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，以信息化為發(fā)展方向，以面向社會為目標(biāo)，創(chuàng)造性地開展檔案工作，充分有效地發(fā)揮檔案的作用，不斷提升檔案工作的社會地位和服務(wù)水平，促進(jìn)檔案事業(yè)的迅速發(fā)展。

[1]吳寶康.檔案學(xué)概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2002.

[2]中華人民共和國檔案法[S].1988-01-01.

[3]曹康壽，張穹.政府信息公開條例學(xué)習(xí)讀本[M].北京：中國人事出版社，2007.

[責(zé)任編輯：姚 旺]

G271

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1671-6531（2011）11-0077-02

王玲，女，陜西西安人，大連大學(xué)檔案館館員，研究方向為檔案管理。