淺談加強(qiáng)電子檔案管理的方法

李清華

（赤峰學(xué)院 成人教育學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

淺談加強(qiáng)電子檔案管理的方法

李清華

（赤峰學(xué)院 成人教育學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

本文對(duì)目前電子檔案管理工作中所出現(xiàn)的一系列問(wèn)題進(jìn)行了探討，并針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行了初步分析，提出了相應(yīng)的對(duì)策和建議，以確保電子檔案的原始性和有效性.

電子文件；檔案管理；電子檔案存儲(chǔ)

當(dāng)前，隨著辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步擴(kuò)展，檔案管理工作也已向電子化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，這種變化所帶給我們的不僅是一次挑戰(zhàn)，也是一次提高檔案管理水平和質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案信息效用的機(jī)遇.電子檔案既可以全部存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)硬盤中，也可以代碼形式存儲(chǔ)在磁盤或光盤等載體中，并依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或其他一些技術(shù)和設(shè)備讀取文件，這就使得電子檔案管理具備了特殊性.

1 我國(guó)電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 忽視紙質(zhì)文件原稿的保存

目前，辦公人員已習(xí)慣在計(jì)算機(jī)上起草和修改文件，往往文件一旦定稿，作為草稿性的紙質(zhì)文件的保存就被忽視，對(duì)紙質(zhì)文件沒(méi)有采取必要的保留措施，隨意對(duì)其進(jìn)行毀損或者被新文件替代，從而使具有原始性的紙質(zhì)稿件失去了歸檔保存的意義.

1.2 電子檔案存儲(chǔ)存在安全隱患

由于辦公自動(dòng)化手段采用的都是統(tǒng)一字體和標(biāo)識(shí)，不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸入輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，不利于文件的真假鑒別，也無(wú)法區(qū)別其中哪個(gè)是“原件”哪個(gè)是“復(fù)制件”，更不易發(fā)現(xiàn)文件已通過(guò)遠(yuǎn)程調(diào)用被修改或盜用.同時(shí)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有高讀寫速度，普通閃存的讀寫速度都是以MB/S為單位，這樣的速度是傳統(tǒng)書寫無(wú)法比擬的，因此，倘若重要電子檔案文件被盜取，其受侵害的程度將遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)媒質(zhì).

另外，以網(wǎng)絡(luò)為生存基礎(chǔ)的電子文件在發(fā)送、接收和保管時(shí)又面臨病毒的攻擊.在惡劣的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)“黑客”對(duì)現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)的頻頻破譯，接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問(wèn)難以計(jì)數(shù)，致使電子文件檔案信息的安全受到嚴(yán)重威脅.

1.3 電子檔案數(shù)據(jù)的完整性缺失

一次的筆誤或處理失誤對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件而言，其影響范圍是有限的，而且很容易在后面的書寫過(guò)程中被發(fā)現(xiàn)和及時(shí)修改.而與其相對(duì)應(yīng)的電子文件，由于其所依賴的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)一次處理的文件量極大，因此，一次操作失誤就可能造成大面積的信息錯(cuò)誤甚至信息丟失.

1.4 電子文件存儲(chǔ)不規(guī)范

同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式相比，文件數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)之一就是計(jì)算機(jī)對(duì)信息的閱讀速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)地超過(guò)人腦.但是，由于目前一些檔案管理人員缺乏電子檔案管理和計(jì)算機(jī)操作的基礎(chǔ)知識(shí)，不懂得如何利用計(jì)算機(jī)對(duì)文件進(jìn)行科學(xué)的編目，分類和歸檔，導(dǎo)致機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)文件雜亂無(wú)章，文件名稱不規(guī)范，大大降低了計(jì)算機(jī)檢索效率.

另一方面，檔案管理人員對(duì)電子檔案信息保密意識(shí)不強(qiáng).檔案管理人員忽略了對(duì)必要的電子文件應(yīng)該采取安全防盜措施，這一部分文件也需要保密或限制查閱，尤其是核心機(jī)密，更應(yīng)當(dāng)采用高保密手段來(lái)防范信息泄露.

1.5 不重視電子檔案存儲(chǔ)載體的必要環(huán)境

1.5.1 溫度

高溫會(huì)加速化學(xué)雜質(zhì)對(duì)電子文件存儲(chǔ)載體的破壞作用.一般溫度每升高10℃，各種化學(xué)雜質(zhì)反應(yīng)速度會(huì)加快l-2倍.

1.5.2 濕度

潮濕的環(huán)境會(huì)滋生有害微生物（細(xì)菌和霉菌），這會(huì)使電子文件保存載體生成霉斑，分解出有機(jī)酸，從而使物酸性急劇增加，導(dǎo)致電子文件保存載體霉變.

1.5.3 光

陽(yáng)光中的紫外線向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量，這種輻射的熱量會(huì)影響電子文件保存載體的耐久性，光的長(zhǎng)期照射會(huì)使磁性載體消磁，最終導(dǎo)致信息難以讀取.

1.5.4 灰塵

通常在整理、保存或使用電子文件過(guò)程中，會(huì)引起灰塵對(duì)其存儲(chǔ)載體的摩擦，使文件存儲(chǔ)載體受到劃損，由此而受到的機(jī)械損傷將影響電子文件的閱讀效果.

2 加強(qiáng)電子檔案管理的對(duì)策

2.1 紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔

當(dāng)前，雖然檔案文件已趨于數(shù)字化管理，但這并不意味著放棄紙質(zhì)檔案.這是因?yàn)槟壳?，在?shí)際保管過(guò)程中，電子檔案存儲(chǔ)載體在高溫、潮濕等環(huán)境下具有無(wú)法永久保存的特性，而且在證據(jù)性，管理技術(shù)與方法，網(wǎng)絡(luò)安全控制等方面也存在諸多問(wèn)題，并且這些問(wèn)題尚待解決.因此，在沒(méi)有科學(xué)的管理制度和充分的技術(shù)保障的條件下，應(yīng)把紙質(zhì)檔案與電子檔案結(jié)合起來(lái)并存保管，形成兩套內(nèi)容相同的檔案.具體做法是：歸檔時(shí)紙質(zhì)檔案與電子檔案須采用不同的編目方法和存貯工具，即檔案管理員應(yīng)在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)，同時(shí)，在每一卷紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及路徑，以便查閱時(shí)相互對(duì)比參照.另外，若紙質(zhì)檔案或電子檔案任一方在記錄、編號(hào)以及文件內(nèi)容等方面進(jìn)行更改，那么另一方檔案也要作相應(yīng)更改，以保證二者一致性和檔案文件的真實(shí)性.

長(zhǎng)久以來(lái)，對(duì)于傳統(tǒng)檔案的積累、歸檔、存儲(chǔ)、保護(hù)等已基本形成了穩(wěn)定的管理模式，但電子檔案的管理卻不夠規(guī)范.無(wú)論是傳統(tǒng)檔案管理還是現(xiàn)代檔案信息化管理，規(guī)范性永遠(yuǎn)是確保信息可用性的基本條件.與傳統(tǒng)檔案不同的是，電子檔案是利用網(wǎng)絡(luò)這種現(xiàn)代信息傳遞方式提供信息服務(wù)，因此，對(duì)網(wǎng)上檔案信息的組織與傳遞必須采取統(tǒng)一認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)，所有電子化檔案信息應(yīng)盡可能采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)模式和文本格式.比如，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息在錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)時(shí)應(yīng)包含以下幾個(gè)方面內(nèi)容：名稱、編號(hào)、檔號(hào)、編制時(shí)間、編制單位以及關(guān)鍵詞等；在保存電子文件時(shí)，還要注意統(tǒng)一文件的存儲(chǔ)格式和處理軟件，這樣即防止了文檔在格式轉(zhuǎn)換或者軟件兼容性等問(wèn)題上可能遭到的損壞，又大大提高了計(jì)算機(jī)信息檢索效率.

2.2 加強(qiáng)存儲(chǔ)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)安全性

2.2.1 專機(jī)專用

對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的保護(hù)，一方面，要嚴(yán)格規(guī)定文件讀寫權(quán)限.檔案存儲(chǔ)設(shè)備可通過(guò)設(shè)置指紋識(shí)別，身份驗(yàn)證，數(shù)字簽名等方式加以防范和控制使用，防止被其他用戶非法訪問(wèn)和隨意刪改，確保核心電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的安全.另一方面，為防止信息被非法篡改，還要對(duì)已歸檔的文件進(jìn)行技術(shù)處理，將其改為“只讀性”文件并禁止帶密級(jí)的文件上網(wǎng)，從而保證電子文件的可靠性和準(zhǔn)確性.同時(shí)，為防止存檔文件在意外情況下丟失，還要定期采用多種媒介手段（如：磁帶，錄像帶，光盤等）對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)備份.

2.2.2 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)外部環(huán)境的安全

首先要控制入網(wǎng)訪問(wèn).用戶入網(wǎng)訪問(wèn)的第一道防線就是防火墻，它可以最大限度地阻止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的入侵性攻擊，使非法訪問(wèn)者無(wú)法直接獲取網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部資源，防止信息輕易泄漏.其次，要及時(shí)修補(bǔ)漏洞，對(duì)防火墻和殺毒軟件實(shí)行網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)升級(jí)，以保證電子文件在傳輸過(guò)程中的安全.目前，保護(hù)電子信息不被修改、盜竊、刪除的最先進(jìn)技術(shù)是數(shù)字水印法、數(shù)據(jù)加密法和數(shù)字時(shí)間印章法等.其中，數(shù)字水印法是“利用某種技術(shù)方法把作者的標(biāo)志(如印簽、花紋等)隱藏于電子文件中，電子文件如被拷貝時(shí)，這些標(biāo)志是不會(huì)被拷貝的”，這就保證了電子文件的唯一性.數(shù)據(jù)加密法是指“按確定的加密變換方法對(duì)未經(jīng)加密的數(shù)據(jù)作處理，使其成為難于識(shí)讀的數(shù)據(jù)”；數(shù)字時(shí)間印章法是“用來(lái)確保電子文件信息的真實(shí)性和原始性不受損害，若歸檔的電子文件被修改、刪除，該文件生成時(shí)在網(wǎng)上登記的時(shí)間是無(wú)法改變的”.最后，還要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)入侵檢測(cè).實(shí)踐證明，一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化的信息系統(tǒng)要完全避免越權(quán)訪問(wèn)操作僅僅依賴防火墻，病毒防范，文件加密等技術(shù)是很困難的，因此，還要必須做好服務(wù)器的日志審計(jì)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種越權(quán)行為，并及時(shí)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施.

2.2.3 確保電子檔案載體物理環(huán)境安全

保護(hù)好電子檔案載體，就是保護(hù)好信息的完整性.但由于電子載體自身的脆弱性，決定了其對(duì)外部物理環(huán)境具有較高的要求.一方面，應(yīng)注意溫度和濕度環(huán)境的控制.溫度宜控制在14-24攝氏度，相對(duì)濕度在45%-65%之間，同時(shí)還要注意，電子檔案載體存放要避光保存，防止因紫外線作用而使載體過(guò)早老化，因此，避光的同時(shí)，每隔3-5年，還要對(duì)磁盤、光盤等載體進(jìn)行復(fù)制轉(zhuǎn)存.另一方面，還要做好定期除塵工作，防止有害微生物的滋生，防止灰塵對(duì)載體表面的損傷.

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案信息化的迅速發(fā)展，必然對(duì)檔案管理工作者提出了更大的挑戰(zhàn).這就要求在新的形勢(shì)下，檔案管理人員可以通過(guò)在職培訓(xùn)、網(wǎng)上學(xué)習(xí)等方式不斷提高自身計(jì)算機(jī)操作技能，系統(tǒng)掌握現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)知識(shí).檔案專職人員除了注重對(duì)業(yè)務(wù)素質(zhì)的加強(qiáng)外，還要樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高政治素質(zhì)和職業(yè)道德水平.

總之，檔案管理工作是一門管理科學(xué)，我們要以科學(xué)的態(tài)度來(lái)研究電子檔案管理的特殊性問(wèn)題，及時(shí)發(fā)現(xiàn)電子檔案管理的不足，積極改進(jìn)電子檔案管理技術(shù)，增強(qiáng)電子文件的安全性和可靠性，以適應(yīng)信息時(shí)代檔案工作的需要.

〔1〕國(guó)家檔案局．電子公文歸檔管理暫行辦法．國(guó)家檔案局第6號(hào)令．

〔2〕馮惠玲．電子文件管理教程[M]．北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001．

〔3〕真建紅．電子檔案的優(yōu)化管理與運(yùn)用[J]．科技檔案，2005(9)．

〔4〕李寧.淺議電子檔案在利用中的安全問(wèn)題[J]．陜西檔案,2007(6)．

〔5〕安小米．國(guó)際共識(shí)與借鑒：電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略的調(diào)查與分析[J]．中國(guó)檔案，2010(2)．

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1673-260X（2011）11-0166-02