ERP系統(tǒng)與企業(yè)管理集成協(xié)同性分析

洛陽理工學(xué)院 李 峰

ERP系統(tǒng)與企業(yè)管理集成協(xié)同性分析

洛陽理工學(xué)院 李 峰

一、ERP系統(tǒng)績效的產(chǎn)生

依據(jù)ERP系統(tǒng)績效和信息系統(tǒng)、企業(yè)管理的相關(guān)性，將其劃分為“直接績效”和“間接績效”。“直接績效”是指ERP系統(tǒng)應(yīng)用后，由于信息系統(tǒng)效率提高，信息使用成本降低，信息質(zhì)量提高，無需另外附加條件就可以產(chǎn)生的企業(yè)績效?！伴g接績效”是指ERP系統(tǒng)應(yīng)用后，在信息系統(tǒng)技術(shù)進(jìn)步、功能完善的基礎(chǔ)上，企業(yè)管理隨著信息系統(tǒng)升級而進(jìn)步，由此產(chǎn)生的企業(yè)績效。由于存在“直接績效”和“間接績效”之分，從而衍生出“理論績效”和“現(xiàn)實績效”之間的矛盾，如果這一矛盾在企業(yè)得到統(tǒng)一，即ERP系統(tǒng)應(yīng)用成功；反之，如若這一矛盾激化，即ERP應(yīng)用失敗。對ERP系統(tǒng)應(yīng)用“理論績效”和“現(xiàn)實績效”的深入理解，還需要進(jìn)一步分析：“直接績效”有限性、“間接績效”的集成協(xié)同性。

（一）“直接績效”的有限性 ERP系統(tǒng)“直接績效”有限性，由信息系統(tǒng)本質(zhì)決定。企業(yè)的信息系統(tǒng)可以從信息的使用成本和系統(tǒng)的最終“產(chǎn)品”兩個方面進(jìn)行分析。從信息使用成本的角度分析，由于ERP系統(tǒng)的技術(shù)集成，在一定程度上解決了以前企業(yè)內(nèi)部各個子系統(tǒng)間的“異構(gòu)”問題，使相關(guān)子系統(tǒng)間實現(xiàn)了“無縫”銜接，解決了企業(yè)信息化過程中的“數(shù)據(jù)冗余”和“信息孤島”問題，可在多方面使信息系統(tǒng)的效率提高，降低了信息的使用成本。在數(shù)據(jù)采集環(huán)節(jié)，改變了以前“異構(gòu)”系統(tǒng)環(huán)境中，各個子系統(tǒng)分別手工錄入數(shù)據(jù)的狀況，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)一次錄入，相關(guān)系統(tǒng)共享。這在一定程度，克服了企業(yè)原有的數(shù)據(jù)“重復(fù)采集”的弊端。在ERP環(huán)境中，由于“數(shù)據(jù)統(tǒng)一存儲”，不僅有效地節(jié)約了存儲資源，而且簡化了相關(guān)部門的檔案管理程序，減少相應(yīng)的勞動消耗。由于相關(guān)信息系統(tǒng)實現(xiàn)“無縫”銜接，數(shù)據(jù)、信息可以通過電子方式傳遞，從而省去了以前“紙質(zhì)”數(shù)據(jù)環(huán)境中人工傳遞文檔的勞動。這些是企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)的“直接績效”。但這部分“績效”在應(yīng)用ERP系統(tǒng)績效的總體中所占比重較小，與企業(yè)的預(yù)期的信息化目標(biāo)相距甚遠(yuǎn)。

從“信息”的視角分析，高質(zhì)量的信息，對企業(yè)績效的影響顯而易見：有助于科學(xué)決策，增進(jìn)企業(yè)規(guī)劃的合理性；信息質(zhì)量提高意味著經(jīng)營活動信息反饋及時、精確，便于控制和協(xié)調(diào)，使企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)更容易實現(xiàn)；有利企業(yè)的事后評價，增進(jìn)激勵機制的有效性。但從企業(yè)實際情況分析：首先，由于信息系統(tǒng)作為一個相對獨立系統(tǒng)，在企業(yè)的經(jīng)營過程中采集數(shù)據(jù)，“原材料”的好壞直接左右相應(yīng)“產(chǎn)品”的質(zhì)量。所以信息質(zhì)量的高低，除了受制于信息技術(shù)進(jìn)步和信息系統(tǒng)水平的高低外，還取決企業(yè)的管理水平。其次，由于“信息”的最終“使用”，在某種意義上相對獨立于“信息系統(tǒng)”，而是企業(yè)經(jīng)營管理，可見，ERP系統(tǒng)，僅為企業(yè)信息質(zhì)量提高創(chuàng)造了條件，如果企業(yè)管理沒有在“數(shù)據(jù)源”方面提供保證或者沒有使用“高質(zhì)量信息”的“能力”，就沒有相應(yīng)的系統(tǒng)績效。所以ERP系統(tǒng)在信息方面的“直接績效”有限。

（二）“間接績效”的集成協(xié)同性 集成協(xié)同，在系統(tǒng)科學(xué)中是指系統(tǒng)中諸多子系統(tǒng)或要素之間交互作用而形成有序的統(tǒng)一整體的過程。無論是簡單系統(tǒng)，還是復(fù)雜系統(tǒng)，只要在各個子系統(tǒng)之間、在各個組成要素之間存在著連接、合作、集成協(xié)同與同步行為，便存在著集成協(xié)同?！伴g接績效”集成協(xié)同性在于表明：ERP系統(tǒng)的績效，是由于信息系統(tǒng)變革而推動企業(yè)整體機制、機能“升華”，而最終形成的“產(chǎn)物”。這種“間接績效”是企業(yè)各個子系統(tǒng)、各個部門、各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)共同“升級”，集成“協(xié)作”的產(chǎn)物，即管理層次、管理職能、管理風(fēng)范、管理文化、管理方法等必須改進(jìn)以適應(yīng)先進(jìn)的信息系統(tǒng)，達(dá)到企業(yè)管理與ERP集成協(xié)同，才能充分發(fā)揮出ERP系統(tǒng)的“間接績效”。

信息系統(tǒng)的變革之所以推動企業(yè)整體機制、機能的進(jìn)步，是因為它具有“神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)”的機能。在技術(shù)條件具備的條件下，可以借助于修正“信源”、“信宿”、“信道”，以及信息傳遞、反饋方式，消除企業(yè)內(nèi)部子系統(tǒng)、部門及業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)間的“重復(fù)”和“沖突”，從而使企業(yè)在整體上得以優(yōu)化。

二、信息系統(tǒng)與企業(yè)管理的集成協(xié)同

依據(jù)系統(tǒng)論的觀點，系統(tǒng)和系統(tǒng)環(huán)境存在著相互制約關(guān)系。當(dāng)系統(tǒng)和環(huán)境集成協(xié)同一致時，系統(tǒng)的職能作用才能有效發(fā)揮，系統(tǒng)目標(biāo)才能得以順利實現(xiàn)；反之，不僅系統(tǒng)的職能作用受限，而且給環(huán)境造成負(fù)面影響。信息系統(tǒng)與企業(yè)管理的集成協(xié)同，可以從其靜態(tài)和發(fā)展動態(tài)兩個不同的角度分析和理解。

（一）信息系統(tǒng)與企業(yè)管理靜態(tài)集成協(xié)同 所謂靜態(tài)集成集成協(xié)同，指信息系統(tǒng)和企業(yè)管理水平在特定歷史期間，兩者相對穩(wěn)定而無顯著變化。立足特定時點分析，信息系統(tǒng)與企業(yè)管理的集成協(xié)同，表現(xiàn)為兩者全方位的同步和協(xié)調(diào)。對兩者的這種集成集成協(xié)同，可以從結(jié)構(gòu)形式、管理層次、管理職能、管理風(fēng)范的方面進(jìn)行認(rèn)識。

從結(jié)構(gòu)形式上分析，信息系統(tǒng)由許多子系統(tǒng)組成，企業(yè)是一個眾多部門的集合；而企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，核心是部門結(jié)構(gòu)，但由于部門結(jié)構(gòu)又是以業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)的，所以，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，包含部門結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程結(jié)構(gòu)。信息系統(tǒng)和企業(yè)各部門以及業(yè)務(wù)流程各環(huán)節(jié)之間存在著集成協(xié)同關(guān)系。信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與組織結(jié)構(gòu)之間的集成協(xié)同，是企業(yè)信息系統(tǒng)成功的重要標(biāo)志。從管理層次分析，企業(yè)存在高層、中層、業(yè)務(wù)管理三個垂直的管理層面。企業(yè)高層管理，首先著眼企業(yè)的戰(zhàn)略管理，就此而言，信息系統(tǒng)與企業(yè)管理集成協(xié)同主要是考慮關(guān)于使命、范圍、治理和核心競爭力，包括這些要素在不同領(lǐng)域之間的集成協(xié)同，以及這些要素與結(jié)構(gòu)政策（垂直）的集成協(xié)同。其次致力于當(dāng)前經(jīng)營活動，在企業(yè)的整體視角確立發(fā)展規(guī)劃目標(biāo)，通過必要的控制、協(xié)調(diào)確保既定目標(biāo)實現(xiàn)，以及透過事后的分析評價來總結(jié)經(jīng)驗。這需要信息系統(tǒng)在相應(yīng)事前規(guī)劃、事中控制和事后評價各環(huán)節(jié)在功能上集成協(xié)同。企業(yè)中層部門管理的期望，是借助信息信息系統(tǒng)，能夠及時、準(zhǔn)確理解企業(yè)的目標(biāo)和本部門任務(wù)；能夠和其他部門順利交換信息；對本部門業(yè)務(wù)活動計劃，控制和評價。業(yè)務(wù)管理層面的集成協(xié)同表在，業(yè)務(wù)操作人員，借助于信息系統(tǒng)，記錄業(yè)務(wù)活動，了解相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)進(jìn)程，了解企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)和本部門的使命和任務(wù)。

（二）信息系統(tǒng)與企業(yè)管理動態(tài)集成協(xié)同 從發(fā)展變化的角度來分析，信息系統(tǒng)和企業(yè)管理之間的集成協(xié)同具有動態(tài)協(xié)性。這種動態(tài)性，是指若將兩者之間的集成協(xié)同視為一種“均衡”狀態(tài)，它具有“時間性”，即兩者“均衡”會隨著時間的產(chǎn)生沖突，通過解決沖突又取得新的“均衡”。如果將信息系統(tǒng)和企業(yè)管理之間關(guān)系的視為一種矛盾，則兩者之間的集成協(xié)同，是一種對立的統(tǒng)一。這一矛盾，就特定經(jīng)濟(jì)組織而言，企業(yè)管理是矛盾的主要方面，信息系統(tǒng)是矛盾次要方面。信息系統(tǒng)整體水平在很大程度上取決于企業(yè)管理；信息系統(tǒng)為企業(yè)管理服務(wù)，其功能的發(fā)揮依賴于企業(yè)管理。新的管理理念、管理手段的出現(xiàn)和技術(shù)的發(fā)展都會引起信息系統(tǒng)發(fā)展或變更。隨著企業(yè)體制改革，企業(yè)相繼引進(jìn)了先進(jìn)的制造思想、制造工藝，這就必然要求與之相適應(yīng)的信息系統(tǒng)的產(chǎn)生。

信息系統(tǒng)對企業(yè)管理具有反作用。首先，就特定企業(yè)而言，當(dāng)信息系統(tǒng)和企業(yè)管理之間相互協(xié)調(diào)，則信息系統(tǒng)可以促進(jìn)管理效率提高，反之，如果信息系統(tǒng)落后或者超過了企業(yè)管理平臺，會阻礙企業(yè)的管理水平的提高，甚至使企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營活動陷入困境。其次，從宏觀分析，信息系統(tǒng)的發(fā)展變化，并非僅僅局限單個特定經(jīng)濟(jì)組織的管理水平的影響，它也會隨著管理思想、管理科學(xué)以及信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。當(dāng)一個企業(yè)引入先進(jìn)的信息系統(tǒng)時，它就為企業(yè)管理水平提高創(chuàng)造條件，可以在一定程度上推動企業(yè)管理變革。ERP系統(tǒng)，是對MRP系統(tǒng)完善和發(fā)展；是信息技術(shù)發(fā)展和應(yīng)用過程出現(xiàn)的一種“新型”的、先進(jìn)信息系統(tǒng)模式。這一信息系統(tǒng)模式先進(jìn)性，不僅在于信息技術(shù)的進(jìn)步和系統(tǒng)功能的完善，而且更在于先進(jìn)的經(jīng)營管理理念和方式方法。企業(yè)在準(zhǔn)備實施ERP系統(tǒng)時，首先要充分認(rèn)識這一系統(tǒng)先進(jìn)性；并以此為基礎(chǔ)準(zhǔn)確把握這一系統(tǒng)對系統(tǒng)環(huán)境的要求；以便在系統(tǒng)實施和維護(hù)期間，不斷消除系統(tǒng)環(huán)境中與ERP系統(tǒng)不相容的因素，確保信息系統(tǒng)和企業(yè)管理的集成協(xié)同。

［1］斯蒂芬.哈伍德：《ERP實施流程——企業(yè)如何實施ERP》，清華大學(xué)出版社2005年版。

［2］饒艷超：《我國ERP系統(tǒng)實時應(yīng)用問題研究——來自國內(nèi)已實施企業(yè)的經(jīng)驗數(shù)據(jù)分析》，上海財經(jīng)大學(xué)出版社2005年版。

［3］August-Wilhelm Scheer等著：《下一代業(yè)務(wù)流程管理》，同濟(jì)大學(xué)出版社2007年版。

［4］Arshad Khan：《企業(yè)資源計劃（ERP）實施方法論：SAP加速實施篇》，中國標(biāo)準(zhǔn)出版社2005年版。

［5］Helmut Klaus，Michael Rosemann and Guy G.Gable.What is ERP.Information Systems Frontiers.2000.

（編輯 代娟）