網(wǎng)絡環(huán)境下高校固定資產(chǎn)信息管理平臺創(chuàng)新

南京林業(yè)大學 張甫香 陳煥娣 甘朝暉

網(wǎng)絡環(huán)境下高校固定資產(chǎn)信息管理平臺創(chuàng)新

南京林業(yè)大學 張甫香 陳煥娣 甘朝暉

本文擬針對“江蘇省行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)”尚未完善的功能及“《高等學校會計制度》（征求意見稿）”關于固定資產(chǎn)精細化、動態(tài)化、規(guī)范化管理目標要求，創(chuàng)造性地提出了網(wǎng)絡環(huán)境下高校固定資產(chǎn)信息管理平臺構建設想，即將預算指標控制模塊、折舊管理模塊、資產(chǎn)處置模塊、績效評價模塊納入管理平臺，以滿足權責發(fā)生制下預算管理、財務管理、資產(chǎn)管理、績效評價的信息需求。

一、預算指標控制模塊構建

（一）模塊界面內(nèi)容預算指標控制模塊至少應反映項目類別、項目名稱、項目代碼、項目起止日期，上年經(jīng)費結余、申購資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、預算價、審批后指標結余、實際價、項目經(jīng)費結余等內(nèi)容。其中，指標是指各類經(jīng)費計劃數(shù)，經(jīng)費是指各類項目實際可動用資金。

（二）各類角色定義在預算指標控制模塊中要定義各類項目經(jīng)費管理員的角色及其職能。其中，財務處項目經(jīng)費管理員的主要職能是項目劃分定性、項目指標及其他經(jīng)費指標下達與調(diào)整，其項目代碼設定可根據(jù)歸口管理部門提供的經(jīng)費分配明細及項目代碼編排規(guī)則確定；申購單位管理員是院系部處指定的專職或兼職資產(chǎn)管理員，主要職能是根據(jù)財務平臺的項目經(jīng)費收支賬目填寫提交各類經(jīng)費采購申請單、以及本單位固定資產(chǎn)的日常管理和變動處置申報；項目經(jīng)費歸口管理部門，如研究生院、科技處、教務處、后勤處、圖書館等資產(chǎn)管理員，主要職能是下達項目計劃書中固定資產(chǎn)采購指標與審核申購單；項目經(jīng)費歸口管理部門負責人，主要職能是對資產(chǎn)申購計劃審批；資產(chǎn)歸口管理部門主要是國有資產(chǎn)管理處、后勤處、圖書館等單位，其主要職能是負責全校同類資產(chǎn)登記、日常管理、變動處置審核、報表上報、定期將固定資產(chǎn)入賬記錄導入資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，并自動校對各類資產(chǎn)入庫信息等內(nèi)容。資產(chǎn)歸口管理部門與項目經(jīng)費歸口管理部門在職能上雖有交叉，但管理側重點不同。資產(chǎn)歸口管理部門負責全校同類資產(chǎn)的管理任務，項目經(jīng)費歸口管理部門負責項目經(jīng)費的使用與管理。

（三）經(jīng)費指標管理此項工作應主要由財務處項目經(jīng)費管理員及項目歸口管理員完成。主要內(nèi)容包括：一是劃分資金來源。筆者認為擬作財政撥款、非稅資金、自籌資金、其他資金等類別劃分，其中財政撥款細分為縱向科研經(jīng)費、預算撥款、其他撥款；非稅資金細分為學費住宿費、其他學歷教育收費；自籌資金細分為橫向科研經(jīng)費、事業(yè)收入、捐贈收入、其他事業(yè)收入；其他資金細分為代管經(jīng)費、工會經(jīng)費、其他經(jīng)費等。以上資金來源細分選項在資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)中，應當簡化為在資金來源類別前的空格內(nèi)直接點選，由系統(tǒng)自動生成明細菜單。二是在劃分資金來源基礎上，要對往年項目類別進行定性、歸類，并對往年項目完成截止時限進行甄別、寫入。三是提取未完成固定資產(chǎn)采購計劃的各類項目屬性，導入資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，此項工作亦可由軟件公司完成。四是新增項目編碼應由財務處項目經(jīng)費管理員完成，項目歸口管理員負責采購指標下達。項目歸口管理員登錄財務平臺查詢項目代碼，并按項目計劃書內(nèi)容，將新增項目所有屬性寫入資產(chǎn)信息管理平臺對應模塊，填制申購單時，以不突破可使用額度為限。涉及經(jīng)費指標調(diào)劑，必須提交財務處審核。五是采購計劃落實后，資產(chǎn)歸口管理員登錄系統(tǒng)，依據(jù)申購單位管理員驗收通過報告，登記資產(chǎn)各項信息，確認后，系統(tǒng)自動生成項目經(jīng)費余額。

（四）申購工作流程申購單位管理員，以學校資產(chǎn)管理員給定的系統(tǒng)角色，通過認證，登錄資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，選定需動用的經(jīng)費類別，在可管控的項目代碼下拉菜單欄選填規(guī)定位數(shù)代碼，填寫申購單，確定后提交，申購單自動進入下一流程，項目經(jīng)費歸口管理員審核申購計劃，提交項目經(jīng)費歸口管理部門負責人或授權指定人審批申購計劃，點擊通過后，系統(tǒng)將自動扣減項目指標。下一流程，資產(chǎn)歸口管理部門登錄系統(tǒng)，查詢審核待采購資產(chǎn)細目，組織采購，組織驗收，申購單位管理員依據(jù)驗收結果，提交驗收報告，采購成功，資產(chǎn)歸口管理部門發(fā)布指令，同意辦理入庫手續(xù)，打印資產(chǎn)入賬單，辦理款項支付手續(xù)，采購失敗，安排重新采購或取消采購。

二、固定資產(chǎn)折舊管理模塊構建

（一）折舊對象確定新《高等學校會計制度》（征求意見稿）要求高校進行折舊核算，并對高校固定資產(chǎn)歸類管理作了重新劃分，將高校圖書、文物及陳列品作為“文物文化資產(chǎn)”管理，不計提折舊。這樣，納入高校固定資產(chǎn)管理的對象只有土地、房屋構筑物、設備和家具等。筆者研究了國有資產(chǎn)大清查的情況后認為，土地、家具也不宜計提折舊。主要考慮土地是稀有資源，在不斷增值，以買入時費用成本計提折舊，賬面凈值雖在縮小，但土地現(xiàn)值卻在不斷增大，凈值與現(xiàn)值嚴重背離。而家具，種類多、規(guī)格多，量大、價小、易損、無殘值，又容易移動，因此，管理效果不理想，管理效益不明顯，可作為耐用消耗品管理。而房屋構筑物及設備等價值占高校固定資產(chǎn)的絕大部分，應作為折舊對象。一是高校長期重視該類資產(chǎn)的管理，原始數(shù)據(jù)信息容易獲得也容易整理，特別是師生員工亦把此類資產(chǎn)當作辦學的重要物質(zhì)條件，認識上一致。二是房屋構筑物、通用設備、專用設備、交通工具、電氣設備、電子設備、儀器儀表、文體設備等固定資產(chǎn)，預計使用年限、預計報廢殘值易于確定，又有比較成熟的工業(yè)企業(yè)計提辦法參照，操作性強。因此，網(wǎng)絡環(huán)境下高校應將房屋構筑物及設備作為折舊對象，應在固定資產(chǎn)信息管理平臺中加以設計創(chuàng)新。

（二）折舊模塊設計高校固定資產(chǎn)計提折舊辦法，應由上級主管部門確定，統(tǒng)一分類設定折舊率和固定資產(chǎn)使用年限，對于存量資產(chǎn)凈值也應由上級部門確定中介機構進行評估并根據(jù)分類資產(chǎn)使用年限決定是否補提或不提折舊。固定資產(chǎn)折舊管理模塊內(nèi)容，主要應由三大模板組成：房屋構筑物模板、交通工具模板、儀器設備模板。每一模板大致應當包括數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)修改、數(shù)據(jù)查錯、數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)審核、數(shù)據(jù)輸出等功能。本文僅以儀器設備模板為例說明其功能內(nèi)容。數(shù)據(jù)輸入應提供單臺件的輸入和修改以及批量的數(shù)據(jù)錄入，并以樹狀結構進行設備的分類和具體使用部門的落實功能。每臺設備應反映的信息包括：設備編號、設備名稱、資產(chǎn)分類、卡片序號、規(guī)格型號、廠家、出廠日期、使用部門、使用人、購置日期、驗收日期、支出項目、購置價、添置附件價、使用現(xiàn)狀、使用方向、損壞維修記錄、維修價、入賬憑證號（應定期成批導入）、當月計提折舊、累計折舊、凈值等字段，其中應當至少有一個字段是系統(tǒng)生成的對應每臺設備的唯一號，如設備編號；數(shù)據(jù)修改應允許給定權限的操作者根據(jù)分類號關鍵字段進行快速修改和成批修改，修改變動的數(shù)據(jù)可以進行變動恢復，并保存相應的修改數(shù)據(jù)軌跡，以備待查；數(shù)據(jù)查錯主要是檢查數(shù)據(jù)錄入時有沒有邏輯性的錯誤，比如數(shù)據(jù)卡片序號的重復、出廠日期與購置日期的前后一致等；數(shù)據(jù)整理提供按相應字段進行分類排序；數(shù)據(jù)審核通過相應的授權讓相關職能部門、歸口部門對經(jīng)費使用方向、進度、到貨設備的型號規(guī)格是否相符、是否付款及付款百分比、是否入固定資產(chǎn)賬等進行相應的審核；數(shù)據(jù)輸出應允許職能部門資產(chǎn)管理員自定義提取特定屬性，自動生成匯總截止日應提折舊原值、應提月折舊額，應提固定資產(chǎn)凈值等數(shù)據(jù)。總之，要使經(jīng)費指標、使用進度、設備的采購、到貨、安裝、檢驗、報賬、付款、入賬、使用、折舊、報廢、處置等環(huán)節(jié)，都得到有效的監(jiān)督管理。值得說明的是：在設計和使用折舊模塊進行資產(chǎn)管理時，一要關注如何將賬實、賬賬、賬冊相符，并經(jīng)過整理后的存量資產(chǎn)數(shù)據(jù)導入信息管理系統(tǒng)；二要統(tǒng)一計提折舊起止月份。

三、固定資產(chǎn)處置模塊構建

（一）處置申請資產(chǎn)使用部門管理員登錄系統(tǒng)，在網(wǎng)上輸入待處置資產(chǎn)申請單，經(jīng)本部門領導審批同意后提交學校資產(chǎn)歸口管理部門審批，歸口管理部門審查確認后，統(tǒng)一進入學校待處置資產(chǎn)匯總庫，等待學校領導審批。上述每一審批環(huán)節(jié)不通過，資產(chǎn)狀態(tài)都應自動退回到原始狀態(tài)。如全部通過，表明學校審批環(huán)節(jié)工作完成，下一流程進入校內(nèi)調(diào)劑環(huán)節(jié)。

（二）資產(chǎn)調(diào)劑在等待提交上級主管部門的審批過程中，學校各部門都可以登錄系統(tǒng)待處置資產(chǎn)調(diào)劑平臺，在網(wǎng)上提交調(diào)劑申請，一旦通過歸口管理部門認可，則待處置資產(chǎn)身份立即轉變，資產(chǎn)歸口管理部門應在系統(tǒng)中辦理資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)。

（三）處置審批調(diào)劑后余下待處置資產(chǎn)打包提交省教育廳審批，資產(chǎn)管理員通過對分類表、詳細清單認真審核后，分批、分次、分項確定學校待處置資產(chǎn)數(shù)。

四、固定資產(chǎn)績效評價模塊構建

（一）固定資產(chǎn)績效評價對象高校固定資產(chǎn)管理的對象可以簡化為三大類：房屋構筑物、交通工具、儀器設備。每類資產(chǎn)都應當納入績效評價范疇，因為高校固定資產(chǎn)在總資產(chǎn)中所占比重越來越大，其使用效益好壞直接決定學校的整體管理效益，也反映學校的整體管理水平。

（二）固定資產(chǎn)績效評價指標房屋構筑物利用率可按其使用方向、具體用途、建筑面積、使用面積、單位人數(shù)、單位人均占用面積等指標分析考核；交通工具利用率可通過登記交通工具行駛里程、維修保養(yǎng)次數(shù)、費用及萬公里油耗指標比較分析考核每臺車效能；儀器設備利用率可通過登記儀器設備使用機時、采樣數(shù)、培訓人員數(shù)、人均占用辦公設備、參與實驗項目數(shù)、利用實驗數(shù)據(jù)在一定規(guī)格以上刊物發(fā)表論文數(shù)等指標，考評儀器設備，特別是貴重儀器設備效能。

（三）固定資產(chǎn)績效評價人員資產(chǎn)歸口管理部門，可參照貴重儀器使用考核辦法，賦予資產(chǎn)保管人、單位資產(chǎn)管理員權限，按年度登記資產(chǎn)利用指標數(shù)據(jù)。

（四）固定資產(chǎn)績效評價流程資產(chǎn)保管人、單位資產(chǎn)管理員登錄系統(tǒng)，進入固定資產(chǎn)績效評價界面，選定資產(chǎn)類別，登記上年度的使用數(shù)據(jù)，經(jīng)本單位負責人審核后提交資產(chǎn)歸口管理部門，歸口管理員整理篩選提取生成各類資產(chǎn)績效評價指標數(shù)值，歸口部門負責人審核后在系統(tǒng)中公布結果。

［1］曲桂賢、張劍飛：《論高校固定資產(chǎn)精細化管理》，《東北大學學報》（社會科學版）2006年第9期。

［2］何文兵：《高校固定資產(chǎn)管理存在的問題及解決對策》，《財會通訊》（理財版）2008年第7期。

［本文系南京林業(yè)大學科技創(chuàng)新基金資助課題《網(wǎng)絡環(huán)境下高校固定資產(chǎn)管理流程再造》階段性研究成果］

（編輯 余俊娟）