優(yōu)化檔案工作服務(wù)醫(yī)療質(zhì)量管理

游彩虹

(南平市第一醫(yī)院，福建 南平 353000)

優(yōu)化檔案工作服務(wù)醫(yī)療質(zhì)量管理

游彩虹

(南平市第一醫(yī)院，福建 南平 353000)

醫(yī)院檔案工作多角度服務(wù)醫(yī)療質(zhì)量管理，是拓展檔案工作內(nèi)涵與外延的有益嘗試。本文針對醫(yī)院檔案工作服務(wù)醫(yī)療質(zhì)量管理中面臨的四個難點，提出從制度建設(shè)、行為管理、行風建設(shè)、設(shè)備管理、科研管理、信息管理等六個方面作為切入點，探索優(yōu)化該項工作。

檔案工作；服務(wù)；醫(yī)療質(zhì)量；管理；方法

醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量是醫(yī)院的生命，醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量控制是醫(yī)院管理中一個永恒的課題。20世紀90年代以來,面對醫(yī)療市場的激烈競爭,醫(yī)療戰(zhàn)線的同行們一直在探索研究如何作好醫(yī)療質(zhì)量管理這一大課題。在探索中，我們不斷總結(jié)經(jīng)驗，使質(zhì)量管理步入規(guī)范化、科學化的軌道，并具有可操作性，取得一定實效。而檔案工作是圍繞醫(yī)療質(zhì)量管理這一大課題開展的業(yè)務(wù)工作，是用科學的原則和方法管理檔案的服務(wù)性工作。服務(wù)醫(yī)療質(zhì)量管理是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基本因素，正確認識檔案工作的服務(wù)特性，提供服務(wù)條件，通過專業(yè)管理成果為醫(yī)療質(zhì)量管理服務(wù)，是檔案工作的光榮職責。本文就檔案工作如何服務(wù)醫(yī)療質(zhì)量管理的內(nèi)涵和實施方法進行如下探討。

一、檔案工作服務(wù)醫(yī)療質(zhì)量管理的難點

檔案工作服務(wù)醫(yī)療質(zhì)量管理存在著許多困難，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

一是檔案人員主動服務(wù)醫(yī)療工作意識和能力難。檔案人員工作方法單一，主動拓展服務(wù)領(lǐng)域意識不強，存在著等、靠、要的思想。受檔案工作“滯后性”等特征和長期“被動服務(wù)”工作方式的影響，以及客觀條件制約，特別是思想認識跟不上時代的步伐，檔案工作人員介入質(zhì)量管理的主動性往往不強，或 “有心無力”。因此，短期內(nèi)要扭轉(zhuǎn)這種局面還有一定難度。

二是檔案人員全面開發(fā)利用醫(yī)院各類檔案資源難。在醫(yī)療機構(gòu)，病案檔案與行政檔案往往分屬不同的職能部門管理，病案大多由醫(yī)務(wù)或信息部門管理，行政檔案由院辦公室管理，管理權(quán)的限制給二大類檔案工作人員相互間溝通、交流帶來困難，也因此造成檔案實體管理的非統(tǒng)一性，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識不全面，聯(lián)合工作權(quán)力受限，因而在全面開發(fā)利用各類檔案資源方面存在薄弱環(huán)節(jié)。

三是檔案工作介入醫(yī)療質(zhì)量日常管理難。由于醫(yī)療質(zhì)量管理資料特別是各類檢查、考核中形成的資料往往直接生成于臨床一線，檔案工作沒能及時介入，造成質(zhì)檢文件材料用過即隨意存放，歸檔意識薄弱，給后續(xù)的有效利用帶來困難。

四是檔案工作介入診療網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理難。醫(yī)院各臨床、醫(yī)技科室雖然各自有其獨特的專業(yè)特征和發(fā)展方向，但在診療運行中是緊密聯(lián)系和相互依存的。所以信息交流的速度往往是確保醫(yī)療質(zhì)量的關(guān)鍵因素之一。當前醫(yī)療信息電子數(shù)據(jù)化已經(jīng)在醫(yī)療領(lǐng)域普及，但將其納入一體化網(wǎng)絡(luò)交流平臺的有關(guān)探討和開發(fā)研究還在初級階段，檔案工作介入網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)一體化管理短期內(nèi)尚不能達到目標。

二、提高檔案工作服務(wù)醫(yī)療質(zhì)量管理水平的方法

（一）制度建設(shè)。人民群眾日益增長的醫(yī)療服務(wù)需求和醫(yī)療質(zhì)量管理水平已漸成矛盾。故而，衛(wèi)生行政主管部門對醫(yī)療機構(gòu)質(zhì)量監(jiān)管力度加大，推動醫(yī)療機構(gòu)不斷探索建立嚴謹?shù)膬?nèi)部質(zhì)量科學管理體制，這就對檔案工作提出了更高的要求。檔案工作是專門負責醫(yī)療質(zhì)量制度化建設(shè)中形成的文件材料的獨立專業(yè)。因此，在新時期，醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)著力加強檔案工作制度建設(shè)，為檔案工作服務(wù)醫(yī)療質(zhì)量突破瓶頸。

著力檔案工作自身制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理工作，為服務(wù)醫(yī)療質(zhì)量管理提供有力的保障。建立綜合檔案室，制定系列完整的檔案管理規(guī)章制度，實現(xiàn)醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部檔案集中、統(tǒng)一、規(guī)范管理，具體由綜合檔案室負責將不同職能部門已形成的醫(yī)院文書檔案、醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、科研檔案、儀器設(shè)備檔案、專業(yè)技術(shù)人員檔案、病例檔案、特種載體檔案、教學檔案、會計檔案和基建檔案等收集匯總，集中統(tǒng)一管理。在不涉密、不影響個人隱私前提下，盡量向本單位甚至社會開放更多檔案資料[1]，實現(xiàn)檔案規(guī)范和有效管理的同時提高檔案的再利用率。著力醫(yī)療機構(gòu)自身規(guī)章制度匯編建設(shè)，建立健全規(guī)章制度是規(guī)范管理的前提[2]。以衛(wèi)生部全國醫(yī)院管理年活動和全省等級醫(yī)院的評價復審為契機，按照衛(wèi)生部、省衛(wèi)生廳頒布的評審標準，醫(yī)療機構(gòu)可分為醫(yī)療、醫(yī)技、行政、后勤四方面制度建設(shè)內(nèi)部管理，檔案工作應(yīng)緊貼分工情況，建立統(tǒng)一的制度管理匯編，彌補崗位間銜接和協(xié)調(diào)上的不足，各自為政帶來的管理困局。諸如《綜合管理制度匯編》、《科室質(zhì)控制度匯編》和《各類人員崗位職責匯編》等等，將包括各類質(zhì)量管理核心制度的《綜合管理制度匯編》，匯編后立即分發(fā)至全院臨床、醫(yī)技科室醫(yī)務(wù)人員人手一冊，其余二類匯編也做到每科1-2冊，為院部各科室組織學習提供基礎(chǔ)資料。系統(tǒng)、完善、協(xié)調(diào)統(tǒng)一的制度建設(shè)有利于指導院部各科室更好地提升業(yè)務(wù)技能，使醫(yī)院的制度建設(shè)沿著健康的軌道發(fā)展，也便于對醫(yī)療質(zhì)量進行逐一量化分析，從而發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)推進整改，起到牽一發(fā)而動全身的效應(yīng)。

（二）行為管理。醫(yī)療質(zhì)量事關(guān)病人的健康和生命安全，而醫(yī)生的作用則是重中之重。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)療服務(wù)水平的提高，國家對醫(yī)務(wù)人員醫(yī)療服務(wù)行為規(guī)范管理日臻嚴密和規(guī)范化。檔案工作如何以行為管理為著力點，發(fā)揮促進作用，是檔案工作服務(wù)質(zhì)量管理的切入點之二。

著力病歷檔案建設(shè)。病歷檔案是醫(yī)療機構(gòu)必不可少的信息庫，是臨床實踐的原始記錄，是評價醫(yī)務(wù)人員對疾病診斷和決定治療方案的重要依據(jù)，是醫(yī)院管理中的重要信息資料，是監(jiān)督和檢查醫(yī)療機構(gòu)工作，衡量醫(yī)師的醫(yī)療水平和服務(wù)態(tài)度，進行科學管理和醫(yī)師考核的可靠依據(jù)。檔案管理人員要加強病歷檔案的整理，對病歷檔案進行科學系統(tǒng)的歸檔，并與臨床醫(yī)師協(xié)同提煉、分析、歸納和總結(jié)，把病歷檔案原始記錄轉(zhuǎn)化為活的可用信息，通過編制科學合理的檢索工具體系，充分揭示病歷檔案的內(nèi)容，大力開發(fā)病歷檔案信息資源的同時能有效督促醫(yī)師為患者提供有效的醫(yī)療和護理服務(wù)，提高診斷效率。著力醫(yī)生個人醫(yī)療檔案建設(shè)。醫(yī)務(wù)人員良好的醫(yī)療行為是構(gòu)建和諧、良好的醫(yī)患關(guān)系和優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平的關(guān)鍵要素。因此，檔案工作應(yīng)著眼醫(yī)務(wù)人員的行為管理，通過建立醫(yī)生個人醫(yī)療小檔案，將醫(yī)務(wù)人員具體醫(yī)療行為包括病案書寫的規(guī)范格式和內(nèi)在質(zhì)量、醫(yī)療過程中缺陷以及業(yè)務(wù)培訓等內(nèi)容，按記分制記錄在案，并由專家當“評委”，進行業(yè)務(wù)分析和指導。該項措施使醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療行為中能夠不斷吸取經(jīng)驗教訓，不斷磨練，提高專業(yè)素質(zhì)，并養(yǎng)成嚴謹好學、精益求精的良好風氣，在提升整個醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量上將產(chǎn)生良好效果。檔案室將該類資料收集歸檔后，對其內(nèi)容進行分類分析和存檔，同時可作為臨床實用案例隨時提供借鑒和利用。

（三）行風建設(shè)。醫(yī)德醫(yī)風建設(shè)是醫(yī)療質(zhì)量管理的重要內(nèi)容，是醫(yī)院取信于民、構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系的基石。圍繞培育良好的醫(yī)德醫(yī)風成為醫(yī)療服務(wù)行業(yè)共同關(guān)注和進行不懈努力的工作重點。檔案工作以此為中心，發(fā)揮監(jiān)督作用，是檔案工作服務(wù)質(zhì)量管理的切入點之三。

著力醫(yī)德醫(yī)風檔案建設(shè)。醫(yī)德醫(yī)風檔案在加強醫(yī)德醫(yī)風建設(shè)、提高醫(yī)療服務(wù)水平方面起著重要作用。為了進一步提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，必須把加強醫(yī)德醫(yī)風檔案管理作為行業(yè)作風建設(shè)中的一項重要內(nèi)容，常抓不懈嚴抓嚴管。建立個人醫(yī)德醫(yī)風檔案，從服務(wù)態(tài)度、廉潔行醫(yī)、社會評價、勞動紀律、職業(yè)道德教育、著裝整潔、團結(jié)協(xié)作七個方面進行量化考核，確立正確的醫(yī)德醫(yī)風導向，逐漸由“他律”轉(zhuǎn)變?yōu)椤白月伞?，最大限度發(fā)掘醫(yī)療機構(gòu)自身質(zhì)量潛力。

（四）設(shè)備管理。醫(yī)療設(shè)備在現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中發(fā)揮著舉足輕重的作用，醫(yī)院不但要有與其功能業(yè)務(wù)相適應(yīng)的先進的醫(yī)療設(shè)備，更需要醫(yī)療設(shè)備的管理工作，優(yōu)化醫(yī)療設(shè)備的配置效率和工、休、養(yǎng)之間的科學界定。科學合理的設(shè)備管理檔案應(yīng)從采購、使用、維修及管理等方面進行系統(tǒng)規(guī)范和全程跟蹤，使設(shè)備更好地發(fā)揮社會效益和經(jīng)濟效益。

著力設(shè)備管理檔案建設(shè)。檔案應(yīng)將設(shè)備管理責任落實到人，并重點加強使用過程和環(huán)節(jié)管理。建立醫(yī)院、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡(luò)，將設(shè)備管理納入院、科兩級管理職責范圍和考核目標，制定管理制度，明確設(shè)備操作者在負責設(shè)備的日常使用、維護保養(yǎng)的同時，做好日常設(shè)備記錄，及時收集和反饋設(shè)備使用狀況，每半年將設(shè)備使用、檢修和維護記錄上報給設(shè)備科負責人，核查后存檔，在全院形成一個有效的設(shè)備管理檔案網(wǎng)絡(luò)。為現(xiàn)有和急需的醫(yī)療設(shè)備的采購、使用、維護和效益分析提供重要參考資料。

（五）科研管理。科研工作是推動和引導醫(yī)療事業(yè)健康穩(wěn)健、可持續(xù)發(fā)展的無窮動力，醫(yī)療機構(gòu)開展科研活動具有務(wù)實、貼近患者的優(yōu)勢。因此，著眼未來，由醫(yī)療機構(gòu)開展的科研活動將日趨頻繁。規(guī)范建立醫(yī)療科研檔案，能從更寬廣的視角為科研工作提供全方位的案例和數(shù)據(jù)。

醫(yī)學屬于自然科學，因此醫(yī)學科研多是以圖表、數(shù)據(jù)、攝影等形式進行統(tǒng)計分析，其成果具有適用性和認可度較高的特點。特別是臨床的科研成果，它可以很快付諸應(yīng)用，溯及根源還可以為疾病的防控提供實踐支持，為政府制定衛(wèi)生政策提供依據(jù)，受惠層面波及上下游行業(yè)。醫(yī)學檔案也蘊藏著大量的科研成果、科技專利、高新技術(shù)等資源，是一種無形資產(chǎn)。因此，建立健全醫(yī)學檔案可為科研活動提供項目咨詢、借閱參考、推廣應(yīng)用等綜合服務(wù)。借閱是醫(yī)療技術(shù)檔案利用的基本形式，可分內(nèi)部借閱和外部借閱，根據(jù)服務(wù)對象和服務(wù)要求的不同，提供準確、快速的借閱服務(wù)。咨詢是醫(yī)療技術(shù)檔案人員以醫(yī)療技術(shù)檔案為依據(jù)，結(jié)合自己的業(yè)務(wù)知識，對查詢者進行醫(yī)療技術(shù)咨詢服務(wù)。該服務(wù)要求檔案人員掌握一定的醫(yī)療技術(shù)知識和熟悉醫(yī)療技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀，應(yīng)盡可能地創(chuàng)造條件使檔案管理人員在一定程度上介入醫(yī)療技術(shù)日常管理工作，如技術(shù)項目的下達、申報、可行性論證、成果的收集匯總等。還可將醫(yī)療技術(shù)檔案資料編成簡介、匯編、文摘等資料，以方便需要者利用。

（六）信息管理。目前，醫(yī)療服務(wù)正在快速進入網(wǎng)絡(luò)化、信息化時代，管理的內(nèi)容和形式均在不斷創(chuàng)新。從過去單一的掛號、收費、取藥“一卡通”到今天各種醫(yī)療檢查、檢驗、住院、治療、病案統(tǒng)計等均已實現(xiàn)了電子數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理，檔案工作應(yīng)緊跟時代步伐推陳出新，推進檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化水平，為醫(yī)療質(zhì)量提供有效、快捷的輔助功能。

檔案工作信息化管理意味著醫(yī)院檔案、病案、圖書資料、情報信息一體化管理，這意味著綜合、詳實的系統(tǒng)信息為醫(yī)療機構(gòu)的科學管理和決策提供了便捷、高效，實現(xiàn)醫(yī)療檔案信息資源共享和及時網(wǎng)絡(luò)，為多途徑、多方位、多層面提升醫(yī)療質(zhì)量創(chuàng)造條件。應(yīng)適當?shù)囊M高端人才，充分發(fā)掘現(xiàn)有人員的潛力，加強對現(xiàn)職人員的培訓，使其更好的為信息化工作服務(wù)。[3]在信息化建設(shè)過程中編制檢索工具，為醫(yī)務(wù)人員提供最詳實全面的檔案資料，最終實現(xiàn)醫(yī)學檔案收藏數(shù)字化、操作信息化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息存取自由化、資源共享化、結(jié)構(gòu)連接化水平，不斷提高醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療水平。

[1]張馳.談醫(yī)院檔案管理工作[J].科技檔案，2009（2）：22-23.

[2]張玉芹.強化檔案制度建設(shè)規(guī)范日常歸檔管理 [J].中國注冊會計師,2003(8):48-49.

[3]梁威偉.與時俱進實現(xiàn)醫(yī)療檔案管理信息化 [J].哈爾濱職業(yè)技術(shù)學院學報,2011（2）：104-105.

Optim izing Archiving W ork and Serving for Quality-Adm inistration of M edical service

YOU Caihong

（Nanping No.1 Hospital，Nanping，F(xiàn)ujian 353000）

The archiving work serves the quality-administration of hospitals and is a beneficial attempt in expanding the intension&extenstion of the archivingwork.This paper focuses on fourmain difficulties in this area and suggests six aspects including system establishment,behavior administration,professional performance enforcement,equipment administration,research administration,and information administration to optimize them.

arching work,service,medical service quality,administration,methodologies

G275.9

A

1674－2109(2011)04－0106－04

2011-06-17

游彩虹（1963－）女，檔案館員，主要研究方向：醫(yī)療檔案管理。