如何提高述職報告的寫作質(zhì)量＊

艾英，陳海秀

(鄂東職業(yè)技術(shù)學(xué)院，438000)

如何提高述職報告的寫作質(zhì)量＊

艾英，陳海秀

(鄂東職業(yè)技術(shù)學(xué)院，438000)

述職報告是一種日常應(yīng)用文體，寫作者不僅要掌握述職報告的基本特征和基本寫作結(jié)構(gòu)，而且要掌握述職報告同個人總結(jié)、思想?yún)R報、經(jīng)驗材料、演講演說等文體的本質(zhì)區(qū)別，同時還應(yīng)注意避免面面俱到、評議不分和貪人之功。

述職報告;寫作;質(zhì)量

述職報告是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體的干部或?qū)I(yè)技術(shù)人員為接受考核，就自己履行崗位職責(zé)的情況，從德、能、勤、績、廉五方面進(jìn)行自我回顧和評估而寫成的，是向主管部門、組織人事部門或本單位的職工群眾進(jìn)行陳述匯報的書面報告。它是機關(guān)企事業(yè)單位事務(wù)文書的一種，也是個人日常應(yīng)用文體的一種。

述職報告越來越受到各級領(lǐng)導(dǎo)的重視。它是在我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)過程中，建立和實行新的干部管理體制和專業(yè)技術(shù)管理人員管理及考核體系的一種重要工具，便于組織人事部門考核，選拔和任用德才兼?zhèn)涞母刹浚l(fā)現(xiàn)和造就社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)合格接班人;便于群眾監(jiān)督評議、強化干部的公仆意識和人們?nèi)罕娭魅斯匚?便于促進(jìn)被考核干部不斷總結(jié)經(jīng)驗，明確自身職責(zé)，努力提高政治思想水平，領(lǐng)導(dǎo)才干和業(yè)務(wù)素質(zhì)、勤政廉政、愛崗敬業(yè)。尤其是述職報告是要當(dāng)眾宣讀，或呈進(jìn)給特定的上級領(lǐng)導(dǎo)審閱，具有很強的透明性和應(yīng)用性，其寫作質(zhì)量的高低，包括思想觀點、材料內(nèi)容、結(jié)構(gòu)安排、語言運用等的優(yōu)劣，都直接反映著述職者的工作實績、態(tài)度和基本素質(zhì)，以及影響到述職者的形象和前程，因而受到人們的關(guān)注和重視。如何提高述職報告寫作質(zhì)量?筆者認(rèn)為述職者可以從以下四個方面努力。

一、深刻理解述職報告文體的四個基本特征

(一)述職主體的法定性

所謂述職，即指擔(dān)任一定職務(wù)者向特定對象陳述自己履行崗位職責(zé)的情況，不任職者，則不存在“述職”。任何單位和個人都不得替代其他單位和個人進(jìn)行述職，述職主體總是以第一人稱的口吻，對自已的有關(guān)情況進(jìn)行自我述評，而不是從第三者的角度檢查、總結(jié)和評價他人的工作情況。

(二)報告內(nèi)容的規(guī)定性

述職報告的內(nèi)容不是隨意的，而必須以“職”為其所“述”的對象，即必須以自己對一定時段所在崗位的職責(zé)、目標(biāo)的履行情況作為報告內(nèi)容。崗位職責(zé)和目標(biāo)是有國家、部門或單位統(tǒng)一制定的，它規(guī)定了每一個崗位的職權(quán)范圍和責(zé)任，因而述職報告的內(nèi)容也是規(guī)定的、明確的、可循的。述職報告是述職者實踐活動的產(chǎn)物，它不僅需要定性分析，更要有定量的證明，要求從德、能、勤、績、廉諸方面進(jìn)行報告。

(三)擬寫時效的特定性

述職報告是述職者在特定的時限，為接受一定的考核而擬寫的。無論是任職期滿、試聘期滿、年度結(jié)束的述職報告，還是上級領(lǐng)導(dǎo)不定期、臨時布置的一些述職活動所需的書面材料，都必須在規(guī)定的時間內(nèi)擬寫完畢，否則就會影響對述職者的考核，甚至影響全局工作，遲到的述職報告也就失去了它應(yīng)有的時效。

(四)實用價值的鑒定性

述職報告既是上級領(lǐng)導(dǎo)考核鑒定的依據(jù)，又是群眾民主評價的基礎(chǔ)，最后的材料將作為述職者升遷、留任、降職或調(diào)任等的重要憑據(jù)而納入干部或?qū)I(yè)技術(shù)人員管理檔案。述職報告的作用程序和最終目的決定了它非可有可無，而是具有相當(dāng)?shù)男姓s束力，具有鑒定審核的實際價值特征。

二、掌握述職報告同四種相似文體的區(qū)別

(一)述職報告與單位、個人總結(jié)的區(qū)別

述職報告和單位工作總結(jié)都采用自述的方式，對已經(jīng)發(fā)生過的事情進(jìn)行回顧、反思、總結(jié)和評價。但是，他們畢竟是兩個性質(zhì)完全不同的文種:其一，內(nèi)容范圍不同。單位總結(jié)是回顧整個單位的工作，重視過程性和全面性，注重展示整個過程中的具體做法，是全方位地反映情況，以便讀者清晰地了解什么工作做的好，什么工作做得不好以及為什么。而述職報告重在敘述個人履行職責(zé)的情況，著眼于匯報個人履行職責(zé)的情況，著眼于匯報個人是否勝任某職，履行職責(zé)的能力任何。其二，寫作目的不同?？偨Y(jié)作為常規(guī)性工作回顧，主要目的是總結(jié)成績，發(fā)現(xiàn)問題，尋找?guī)в幸?guī)律性的認(rèn)識，以利于今后在實踐中更有效的推動工作向前發(fā)展。而述職報告是上級主管領(lǐng)導(dǎo)、人事部門或有關(guān)評審組織對述職者進(jìn)行任職期間業(yè)績和能力的考核，也是群眾評議的基礎(chǔ)。因此，述職報告寫作要比照某一崗位的職責(zé)來寫，對自己任期內(nèi)履行崗位職責(zé)時所表現(xiàn)出的德、能、勤、績、廉等方面的情況進(jìn)行自我評估，自覺接收領(lǐng)導(dǎo)的考核和群眾的評議。其三，寫作主體不同。述職報告的寫作主體是個體，單位工作總結(jié)的寫作主體是集體。那些擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的寫作主體，既要對過去的工作情況進(jìn)行總結(jié)，又要對過去履行職務(wù)的情況進(jìn)行述職，很容易混淆兩個文種的界限。

(二)述職報告與思想?yún)R報的區(qū)別

思想?yún)R報是個人向組織匯報思想和工作情況的一種應(yīng)用文體，是一種抽象的“報告”，其內(nèi)容主要是匯報思想情況。當(dāng)然，思想報告也要靠工作或事跡來體現(xiàn)，但被體現(xiàn)的思想終究也是思想，而不是工作或事跡。述職報告是要把任職期間的思想和行為如實展現(xiàn)出來，主要不是想過什么、想得怎么樣，而是要實事實說，述職報告拒絕過多地談思想認(rèn)識，即使有深刻的思想認(rèn)識也需要具體實踐來佐證。思想認(rèn)識也不是不可以談，而是要側(cè)重談依此思想怎么辦的、有什么樣的效果、反響怎樣。述職報告也需要尋求規(guī)律性的認(rèn)識，但要簡潔，要以述職為基礎(chǔ)。

(三)述職報告與經(jīng)驗材料的區(qū)別

經(jīng)驗材料是指黨政機關(guān)、企事業(yè)單位為了表彰先進(jìn)、傳播事跡、交流推廣經(jīng)驗所寫的材料。經(jīng)驗材料側(cè)重成績與經(jīng)驗，可以談喜不談憂。而述職報告必須貫徹事實求是的原則，要如實地反映情況。尊重客觀事實，堅持一分為二的原則。工作成績是工作能力、工作業(yè)績的集中體現(xiàn)，也是建立威信，贏得良好聲譽的有力武器。理直氣壯地展示成績是十分必要的，但大談特談成績，一味地為自己唱贊歌、對工作中存在的問題和矛盾視而不見，甚至有意掩飾失誤、失利、失敗，這是不可取的。成功的述職報告不但善于總結(jié)成績，還要善于歸納問題，做到談喜又談憂。

(四)述職報告與競聘演講、就職演說區(qū)別

競聘演講、就職演說和述職報告文體內(nèi)容帶有共性，都是圍繞職責(zé)這個中心展開。寫作時均應(yīng)注意以下三點:(1)考慮現(xiàn)場性和聽眾的多元性，擺正位置，處理好與聽眾的關(guān)系，使演講內(nèi)容的表達(dá)、稱謂、口吻、語氣、用語等與自己的身份、角度、與聽眾、環(huán)境、氣氛等相協(xié)調(diào)，以創(chuàng)造有利于信息交流、心靈共鳴的心理環(huán)境和情感氛圍。比如稱謂要體現(xiàn)出理解與尊重，說話的立足點、角度、口吻要體現(xiàn)出平等、友好和坦誠，個體形象要謙虛而不自卑、自信而不驕狂、友善而不獻(xiàn)媚、坦誠而不愚魯。(2)要考慮演講因口耳相傳帶來的即逝性，注意主題和結(jié)構(gòu)的單純性，避免冗長、生僻、復(fù)雜的句式和詞語，采用明線過渡、前后照應(yīng)的結(jié)構(gòu)方式和短句式、口語化等語言形式，包括運用幽默、形象化表達(dá)等手法，以增強演講的表達(dá)效果。(3)要注意情感因素的注入，處理好事、理、情三者的關(guān)系。既直觀展示個人的德才風(fēng)貌，又表現(xiàn)出內(nèi)在的邏輯力量和情感力量，做到以德贏人、以理服人、以情感人，給聽眾留下深層回味的余地。

但三者也有明顯的區(qū)別:競聘演講側(cè)重于說明“我”勝任此職的主觀條件和一旦任職的施政構(gòu)想。就職演說則側(cè)重于宣布施政綱領(lǐng)，告訴人們“我”將怎樣履職。而述職報告則側(cè)重于陳述“我”的履職情況及其所體現(xiàn)出來的道德素質(zhì)。述職報告因為是“事后”的陳述性演講，旨在展示述職者履職情況和德能素質(zhì)，所以，其表述上的突出特征即是緊扣職責(zé)用事實說話。

三、正確掌握述職報告的五大寫作要素

根據(jù)述職報告實際功能的需要和人們寫作的實踐經(jīng)驗，述職報告一般由標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)束語和落款五大要素組成。

1、標(biāo)題。標(biāo)題通常有兩種寫法。一種由述職人和文種構(gòu)成，如《我的述職報告》，另一種直接用文種做標(biāo)題，即《述職報告》。

2、稱謂。即述職者面對的對象或呈報的部門或是負(fù)責(zé)人。

3、正文。正文是述職報告的核心和關(guān)健。由前言、主體、結(jié)尾三部份組成。

前言:是整個正文立標(biāo)定調(diào)部份，陳述述職人的基本情況，一般應(yīng)簡要交代任職的自然概況(何種職務(wù)、職稱、任職時間)，崗位職責(zé)及個人認(rèn)識，對個人履行職責(zé)的總體評價等。

主體。即履行職位職責(zé)的情況，內(nèi)容包括自己的工作思路、工作指導(dǎo)思想及工作的成效和經(jīng)驗，要注重介紹有代表性的典型的工作實績，并寫明其起止時間，概述存在的主要問題，工作中的失誤和改正措施以及努力方向。主體要寫得詳實有價值，既要避免空洞、抽象地表述自己的政績或?qū)I(yè)業(yè)績，又要防止面面俱到，不分輕重，對一些難題的應(yīng)對思路和重大問題的解決過程以及最后的效果和影響，要交代得一清二楚。主體寫作可根據(jù)內(nèi)容的不同需要，選取以下三種中的任何一種:一是橫式結(jié)構(gòu)，即按照事物的性質(zhì)和邏輯關(guān)系組成材料。根據(jù)事物的內(nèi)存聯(lián)系，把問題的各個方面分別給予具體的敘述、分析，它便于多角度、全方位表現(xiàn)述職人的工作情況。二是縱式結(jié)構(gòu)，即按照時間先后和事物發(fā)展的自然順序安排內(nèi)容，一般要把整體工作進(jìn)程分成幾個階段，再分別對每一階段的情況作陳述、分析。三是縱橫交叉式結(jié)構(gòu)。既考慮時間的先后順序，體現(xiàn)事物的發(fā)展過程，又注意內(nèi)在的邏輯聯(lián)系。有的是先把工作進(jìn)程按時間先后順序?qū)懗鰜恚缓笤侔衙恳欢芜M(jìn)程中的若干具體做法分別陳述出來;有的則是先按邏輯順序把材料歸納成幾個大問題，然后分別圍繞著每個問題，按照工作展開的順序先后加以陳述。運用縱橫交叉式結(jié)構(gòu)，尤其要注意條理清晰、順序得當(dāng)。

結(jié)尾。自我批評及努力方向，自我評價自己在工作中的失誤和不足，表示自己將更加盡職盡責(zé)，做好本職工作的愿望和努力目標(biāo)。

4、結(jié)束語。述職報告末尾還應(yīng)有個明確的結(jié)束語作為標(biāo)志，通常寫“以上報告，請領(lǐng)導(dǎo)和同志們指正”，“以上是我的述職報告，謝謝各位”。這些習(xí)慣用語既顯示了對上級領(lǐng)導(dǎo)或下屬群眾的尊重，又在一定意義上表示了自己做好工作的愿望，決不是可有可無的。

5、落款。即述職者職務(wù)、姓名和成文日期。

四、力求做到三個“避免”

一是避免面面俱到。述職報告要圍繞你所在的崗位、履行的職責(zé)，說清楚自己“該干什么，怎么干的，干得怎么樣”，著重反映在自己的職權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行的具有個人特色、個人優(yōu)勢的領(lǐng)導(dǎo)、決策和實踐活動，這是述職報告的寫作重點，是述職報告的精華之所在，也是組織和群眾對述職者進(jìn)行評議的主要依據(jù)。有一些述職者在寫述職報告時，擔(dān)心遺漏了自己的工作成績，事無巨細(xì)，象流水賬一樣面面俱到，泛泛而談，似乎成績不小，仔細(xì)琢磨，就會發(fā)現(xiàn)所有的工作都平分秋色，毫無主次之分，甚至崗位職責(zé)以外的也大寫特寫，雖然一般來說做出較多成績的干部、專業(yè)技術(shù)人員是能干的，有能力的，但這也不等于說成績和稱職是一回事。因為，一個人離開職責(zé)干的事情越多，也不能證明其履行職責(zé)越好，反而證明其不務(wù)正業(yè)。

二是避免議評不分。述職報告主要的表達(dá)方式是“述”，即敘述，就是要談情況、擺材料、講事實，給人們的印象應(yīng)當(dāng)是真真切切，實實在在，同時，也需要有適度的“評，評即評議，就是得出經(jīng)驗，引出教訓(xùn)、鑒定工作、評價自我。這應(yīng)當(dāng)合情合理，水到渠成。這里“述”是“評”的堅實基礎(chǔ)，“評”是“述”的必要升華。在實際寫作中，多為先述后評，也可先述后評或邊述邊評。但都應(yīng)當(dāng)做到觀點統(tǒng)率材料，材料印證觀點，兩者高度和諧，有機統(tǒng)一。在“述”作為述職報告基本或主要內(nèi)容的前提下，所“述”內(nèi)容也應(yīng)當(dāng)有詳有略。尤其是在述職任職時間長，頭緒多，工作重的情況下，更要觀照全局，疏理清晰，突出重點，做到綱目有序、主次相宜。

三是避免貪人之功。述職報告的內(nèi)容要求真實、客觀、準(zhǔn)確，不夸大自己的成績，不弄虛作假，避免把下屬的工作成績寫入自己的述職報告，“貪人之功，據(jù)為己有”。現(xiàn)代社會中，一項工作往往是大家分工合作完成的，在寫自己的工作成績時，應(yīng)當(dāng)寫清楚自己在這項工作中所擔(dān)任的具體工作、所起的作用、取得的成果和存在的問題。領(lǐng)導(dǎo)干部主要擔(dān)負(fù)組織、領(lǐng)導(dǎo)、指揮、協(xié)調(diào)工作，具體任務(wù)主要由下屬完成。所以，在講述工作成績時要分清那些是屬于下屬的工作成績，那些是屬于自己的工作成績。其中自己獨創(chuàng)的，具有實際效果和推廣價值的做法應(yīng)重點寫好，包括自己對這項工作的重視程度，自己如何安排并指導(dǎo)實施的，無“我”之事不提，無“我”之策不說。只有講清個人所起的作用，才能看出述職者與政績的關(guān)系。

總之，對于述職人來說，述職報告寫得如何，直接影響組織、領(lǐng)導(dǎo)和群眾對自己工作的正確評判。因此，述職者必須了解述職報告的寫作要求，掌握述職報告的寫作技巧，正確理解述職報告的“四大”特征，弄清述職報告同相似的“三個文種”的區(qū)別，注意“三個”避免，定能寫出高質(zhì)量的述職報告。

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［1］郭建利.應(yīng)用寫作一點通［M］.杭州:浙江大學(xué)出版社.

［2］陳果安.現(xiàn)代寫作學(xué)引論［M］.長沙:中南大學(xué)出版社.

2010－12－11

艾英(1964－)，男，湖北黃岡人，副教授，碩士研究生。