淺談創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的方法和措施

張秀玲

（甘肅省第二人民醫(yī)院，甘肅 蘭州 730000）

淺談創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的方法和措施

張秀玲

（甘肅省第二人民醫(yī)院，甘肅 蘭州 730000）

醫(yī)院；檔案管理工作；方法和措施

隨著社會信息化的進一步發(fā)展，各行各業(yè)對檔案信息的需求日漸增大，作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)重要資料來源之一的醫(yī)院檔案部門，如何去適應(yīng)新的挑戰(zhàn)和機遇，更加便捷地為領(lǐng)導(dǎo)決策和社會需求提供各種信息資料，更好地服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，是新時期所面對的新任務(wù)、新課題。

1 現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案工作意識不強

目前，從事醫(yī)療管理工作的領(lǐng)導(dǎo)干部，對檔案的重視程度不夠，普遍存在“重經(jīng)營、輕檔案”的思想，認識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

1.2 醫(yī)院從事檔案管理工作的專業(yè)人員不足

目前，從事醫(yī)院檔案管理工作的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現(xiàn)為人員配備隨意，流動性大，檔案管理人員多是從行政、護理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少。工作人員知識結(jié)構(gòu)不合理，管理水平相對滯后等問題，與時代發(fā)展的要求差距較大，難以適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。

1.3 檔案資源開發(fā)利用率低

受檔案管理系統(tǒng)長期形成的封閉或半封閉環(huán)境的影響，許多檔案管理工作者的觀念仍然停留在“重管輕用”上，檔案收集、管理了，卻忽視了最重要的信息資源的利用。檔案信息的開發(fā)和利用方式單一，形式陳舊，檔案室設(shè)備、技術(shù)條件落后，也造成了醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作停滯不前。

1.4 檔案工作硬件投入不足

有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房和經(jīng)費緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準，檔案管理設(shè)備陳舊，電子設(shè)備不配套，管理技術(shù)落后，基本還停留在手工收集、整理和檢索的水平。這導(dǎo)致信息量小，資源建設(shè)不足，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

2 醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新措施

2.1 強化管理意識

實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，需加大宣傳力度，爭取各級干部和人員的支持和積極參與。一個現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，又必須具備有現(xiàn)代化管理水平的檔案管理者。否則，現(xiàn)代化檔案管理便無法實現(xiàn)。醫(yī)院檔案工作者在現(xiàn)代化檔案管理工作中，不僅要注重自身檔案管理專業(yè)知識的培養(yǎng)，還要懂得現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案的實質(zhì)內(nèi)涵和特點。醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理，不是各門類檔案簡單的集中保管，而是一項實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的高標準系統(tǒng)工程，是檔案管理工作人員面臨的新課題。檔案管理現(xiàn)代化的形勢，迫使檔案管理工作人員勤奮工作，刻苦學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識、新技術(shù)，全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能。

2.2 提升管理手段

運用計算機管理醫(yī)院檔案是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理手段不可缺少的方式。用計算機儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，也提高了工作效率。同時，利用計算機管理可以節(jié)省保存檔案的空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密度。計算機的儲存量豐富而廣泛，由計算機編印出的文件分類、主題等目錄，有一整套安全可靠的檢索系統(tǒng)，查閱檔案快捷、準確。所以，醫(yī)院應(yīng)從實際情況出發(fā)，創(chuàng)造條件，力爭全部使用計算機管理工具，形成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。

2.3 注重各種檔案的資料收集和整理工作

科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料，是科研活動的真實記錄。由于科研成果具有保密性和私有性的特點，使這類檔案的收集比較困難，收集時可采取由醫(yī)院科研管理部門定期移交的方式，也可采取由檔案管理人員直接向科研項目組收集的方式。

影像學(xué)檔案是在病人就診過程中形成的影像檢查資料，包括核磁共振、CT、CR、X線片、超聲影像、心電圖、內(nèi)窺鏡影像等，影像學(xué)資料是醫(yī)療輔助診斷的重要依據(jù)，也是醫(yī)院檔案管理收集的重要內(nèi)容，在醫(yī)療、科研、教學(xué)中起著重要作用。對于影像學(xué)資料的收集分為2個方面，一是對傳統(tǒng)影像學(xué)資料的收集。傳統(tǒng)的影像學(xué)資料一般以膠片或打印圖像的形式存在，這就需要檔案管理的專（兼）職人員按檢查時間、病人檢查號碼逐一收集、整理，確保資料連續(xù)、完整，及時歸檔。二是對數(shù)字化影像資料的收集。數(shù)字化影像資料是指保存在計算機中的病人檢查資料，這部分資料收集起來較為容易，只需定期做出備份，按病人的檢查號碼排列即可。

病理標本是醫(yī)院病理科在進行病理學(xué)檢驗中制作的標本涂片，由病理科安排專人收集、保存。

2.4 創(chuàng)新管理方式

檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進設(shè)備的配備，還包括管理方式的標準化。醫(yī)院檔案管理的標準化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內(nèi)容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規(guī)定。檔案做到標準化，使現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理有章可循、有法可依，包括檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入計算機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的記載內(nèi)容，系統(tǒng)而正確無誤地記錄、存檔。

2.5 加強服務(wù)理念

目前，醫(yī)院已基本實現(xiàn)檔案軟件單極化管理，檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件數(shù)據(jù)庫建設(shè)，已成為檔案管理者不容忽視的問題。開展網(wǎng)上服務(wù)能更加快捷、便利、準確地為院領(lǐng)導(dǎo)及臨床一線醫(yī)務(wù)工作者提供詳實的數(shù)據(jù)，使查找、利用工作變得更加透明、直觀。電子文件作為一種新型的信息載體，以磁性和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，臨床醫(yī)護人員及職能科室人員足不出戶就可將歸檔文件掃描至檔案服務(wù)器進行歸檔，檔案室可根據(jù)文件保密程度，適度開放密級窗口，使各級各類人員都能找到自己所需要的文件，不需跑到檔案室查找目錄。另外，檔案室亦可提供在線服務(wù)，根據(jù)文件材料掃描件匯編相應(yīng)的專題，提供數(shù)據(jù)庫查詢或電子信箱等服務(wù)方式，為使用者提供查詢和咨詢服務(wù)。

3 結(jié)語

檔案信息資源的創(chuàng)新管理，是適應(yīng)社會的需求，將檔案信息資源最大化地發(fā)掘出來，以起到擴大社會化大生產(chǎn)的目的，從而創(chuàng)造社會效益及經(jīng)濟效益。在當前醫(yī)療改革的新形勢下，檔案信息資源的有效開發(fā)，主要是針對“有效”二字，“有效”不僅指“效益”——社會效益和經(jīng)濟效益，而且，對于檔案信息資源創(chuàng)新管理還要講究“效率”，后者是前者的基礎(chǔ)，前者是后者的結(jié)果，“效益”與“效率”相互結(jié)合、相輔相成，才會使檔案信息資源達到其存在的最終目的，才能為醫(yī)療、科研、教學(xué)提供更好的資源，發(fā)揮檔案本身的價值。

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1671-1246（2011）16-0127-02

Vol.29 2011 No.16