淺談創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的方法和措施

張秀玲

（甘肅省第二人民醫(yī)院，甘肅 蘭州 730000）

淺談創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的方法和措施

張秀玲

（甘肅省第二人民醫(yī)院，甘肅 蘭州 730000）

醫(yī)院；檔案管理工作；方法和措施

隨著社會(huì)信息化的進(jìn)一步發(fā)展，各行各業(yè)對(duì)檔案信息的需求日漸增大，作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)重要資料來(lái)源之一的醫(yī)院檔案部門，如何去適應(yīng)新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，更加便捷地為領(lǐng)導(dǎo)決策和社會(huì)需求提供各種信息資料，更好地服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，是新時(shí)期所面對(duì)的新任務(wù)、新課題。

1 現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 檔案工作意識(shí)不強(qiáng)

目前，從事醫(yī)療管理工作的領(lǐng)導(dǎo)干部，對(duì)檔案的重視程度不夠，普遍存在“重經(jīng)營(yíng)、輕檔案”的思想，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對(duì)檔案重視程度不夠，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

1.2 醫(yī)院從事檔案管理工作的專業(yè)人員不足

目前，從事醫(yī)院檔案管理工作的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現(xiàn)為人員配備隨意，流動(dòng)性大，檔案管理人員多是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過(guò)來(lái)，而檔案專業(yè)出身的人員較少。工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，管理水平相對(duì)滯后等問(wèn)題，與時(shí)代發(fā)展的要求差距較大，難以適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案事業(yè)發(fā)展。

1.3 檔案資源開(kāi)發(fā)利用率低

受檔案管理系統(tǒng)長(zhǎng)期形成的封閉或半封閉環(huán)境的影響，許多檔案管理工作者的觀念仍然停留在“重管輕用”上，檔案收集、管理了，卻忽視了最重要的信息資源的利用。檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用方式單一，形式陳舊，檔案室設(shè)備、技術(shù)條件落后，也造成了醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用工作停滯不前。

1.4 檔案工作硬件投入不足

有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房和經(jīng)費(fèi)緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理設(shè)備陳舊，電子設(shè)備不配套，管理技術(shù)落后，基本還停留在手工收集、整理和檢索的水平。這導(dǎo)致信息量小，資源建設(shè)不足，不利于檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)。

2 醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新措施

2.1 強(qiáng)化管理意識(shí)

實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，需加大宣傳力度，爭(zhēng)取各級(jí)干部和人員的支持和積極參與。一個(gè)現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，又必須具備有現(xiàn)代化管理水平的檔案管理者。否則，現(xiàn)代化檔案管理便無(wú)法實(shí)現(xiàn)。醫(yī)院檔案工作者在現(xiàn)代化檔案管理工作中，不僅要注重自身檔案管理專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)，還要懂得現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵和特點(diǎn)。醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理，不是各門類檔案簡(jiǎn)單的集中保管，而是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程，是檔案管理工作人員面臨的新課題。檔案管理現(xiàn)代化的形勢(shì)，迫使檔案管理工作人員勤奮工作，刻苦學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識(shí)、新技術(shù)，全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能。

2.2 提升管理手段

運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院檔案是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理手段不可缺少的方式。用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，也提高了工作效率。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)管理可以節(jié)省保存檔案的空間，保存信息方便簡(jiǎn)單，也增加了其保密度。計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存量豐富而廣泛，由計(jì)算機(jī)編印出的文件分類、主題等目錄，有一整套安全可靠的檢索系統(tǒng)，查閱檔案快捷、準(zhǔn)確。所以，醫(yī)院應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，創(chuàng)造條件，力爭(zhēng)全部使用計(jì)算機(jī)管理工具，形成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。

2.3 注重各種檔案的資料收集和整理工作

科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料，是科研活動(dòng)的真實(shí)記錄。由于科研成果具有保密性和私有性的特點(diǎn)，使這類檔案的收集比較困難，收集時(shí)可采取由醫(yī)院科研管理部門定期移交的方式，也可采取由檔案管理人員直接向科研項(xiàng)目組收集的方式。

影像學(xué)檔案是在病人就診過(guò)程中形成的影像檢查資料，包括核磁共振、CT、CR、X線片、超聲影像、心電圖、內(nèi)窺鏡影像等，影像學(xué)資料是醫(yī)療輔助診斷的重要依據(jù)，也是醫(yī)院檔案管理收集的重要內(nèi)容，在醫(yī)療、科研、教學(xué)中起著重要作用。對(duì)于影像學(xué)資料的收集分為2個(gè)方面，一是對(duì)傳統(tǒng)影像學(xué)資料的收集。傳統(tǒng)的影像學(xué)資料一般以膠片或打印圖像的形式存在，這就需要檔案管理的專（兼）職人員按檢查時(shí)間、病人檢查號(hào)碼逐一收集、整理，確保資料連續(xù)、完整，及時(shí)歸檔。二是對(duì)數(shù)字化影像資料的收集。數(shù)字化影像資料是指保存在計(jì)算機(jī)中的病人檢查資料，這部分資料收集起來(lái)較為容易，只需定期做出備份，按病人的檢查號(hào)碼排列即可。

病理標(biāo)本是醫(yī)院病理科在進(jìn)行病理學(xué)檢驗(yàn)中制作的標(biāo)本涂片，由病理科安排專人收集、保存。

2.4 創(chuàng)新管理方式

檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配備，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號(hào)及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案做到標(biāo)準(zhǔn)化，使現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理有章可循、有法可依，包括檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入計(jì)算機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的記載內(nèi)容，系統(tǒng)而正確無(wú)誤地記錄、存檔。

2.5 加強(qiáng)服務(wù)理念

目前，醫(yī)院已基本實(shí)現(xiàn)檔案軟件單極化管理，檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，已成為檔案管理者不容忽視的問(wèn)題。開(kāi)展網(wǎng)上服務(wù)能更加快捷、便利、準(zhǔn)確地為院領(lǐng)導(dǎo)及臨床一線醫(yī)務(wù)工作者提供詳實(shí)的數(shù)據(jù)，使查找、利用工作變得更加透明、直觀。電子文件作為一種新型的信息載體，以磁性和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，臨床醫(yī)護(hù)人員及職能科室人員足不出戶就可將歸檔文件掃描至檔案服務(wù)器進(jìn)行歸檔，檔案室可根據(jù)文件保密程度，適度開(kāi)放密級(jí)窗口，使各級(jí)各類人員都能找到自己所需要的文件，不需跑到檔案室查找目錄。另外，檔案室亦可提供在線服務(wù)，根據(jù)文件材料掃描件匯編相應(yīng)的專題，提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢或電子信箱等服務(wù)方式，為使用者提供查詢和咨詢服務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案信息資源的創(chuàng)新管理，是適應(yīng)社會(huì)的需求，將檔案信息資源最大化地發(fā)掘出來(lái)，以起到擴(kuò)大社會(huì)化大生產(chǎn)的目的，從而創(chuàng)造社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益。在當(dāng)前醫(yī)療改革的新形勢(shì)下，檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)，主要是針對(duì)“有效”二字，“有效”不僅指“效益”——社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，而且，對(duì)于檔案信息資源創(chuàng)新管理還要講究“效率”，后者是前者的基礎(chǔ)，前者是后者的結(jié)果，“效益”與“效率”相互結(jié)合、相輔相成，才會(huì)使檔案信息資源達(dá)到其存在的最終目的，才能為醫(yī)療、科研、教學(xué)提供更好的資源，發(fā)揮檔案本身的價(jià)值。

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1671-1246（2011）16-0127-02

Vol.29 2011 No.16