淺談中等職業(yè)學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策

王曉萍

（萊陽(yáng)衛(wèi)生學(xué)校，山東 萊陽(yáng) 265200）

淺談中等職業(yè)學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策

王曉萍

（萊陽(yáng)衛(wèi)生學(xué)校，山東 萊陽(yáng) 265200）

中等職業(yè)學(xué)校；檔案管理；管理思路

學(xué)校檔案是學(xué)校歷史延續(xù)的印記，是學(xué)校發(fā)展進(jìn)程的見(jiàn)證，是學(xué)校歷史的外在標(biāo)識(shí)，是師生生活的真實(shí)縮影，它承載著學(xué)校發(fā)展的物化成果，它繼承著辦學(xué)的傳統(tǒng)并不斷豐富著學(xué)校的內(nèi)涵。學(xué)校檔案是反映學(xué)校發(fā)展歷程的無(wú)言碑、記載歷史的教科書(shū)，學(xué)校檔案記錄著學(xué)生的重要人生軌跡和教師的重要成長(zhǎng)歷程，同時(shí)為今天的師生成長(zhǎng)提供借鑒，為學(xué)校教書(shū)育人提供參考，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。目前，中等職業(yè)學(xué)校面臨著重大改革，學(xué)校檔案工作也存在著許多需要?jiǎng)?chuàng)新的地方，筆者結(jié)合實(shí)際工作，就中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的體會(huì)探討如下。

1 中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1.1 檔案意識(shí)淡薄

長(zhǎng)期以來(lái)，由于人們的檔案意識(shí)不強(qiáng)，在中等職業(yè)學(xué)校教學(xué)過(guò)程中，上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下至一線(xiàn)教師，他們還在相當(dāng)程度上存在“重教學(xué)、輕檔案”的意識(shí)，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性。由于對(duì)檔案重視程度不夠，檔案歸案意識(shí)不強(qiáng)，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

1.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低

專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中等職業(yè)學(xué)校普遍存在的問(wèn)題。有的學(xué)校檔案管理人員只有一個(gè)人，而且是臨時(shí)配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專(zhuān)業(yè)出身或者未經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，專(zhuān)（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的分類(lèi)、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案管理工作走上規(guī)范化。

1.3 檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

目前，中等職業(yè)學(xué)校檔案館（室）的管理方式落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案管理人員還需對(duì)其進(jìn)行加工，如調(diào)整與編目。這種機(jī)械的手工抄寫(xiě)，不僅工作量大、時(shí)間長(zhǎng)、速度慢，同時(shí)也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員不能對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)、利用，查閱檔案也因管理方式落后、案卷調(diào)動(dòng)頻繁而造成嚴(yán)重磨損，且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率低、安全率低。

1.4 收集資料不夠完整

外出參加會(huì)議的人員不會(huì)主動(dòng)把會(huì)議文件交給檔案管理人員歸檔，而檔案管理人員對(duì)學(xué)校外派人員參加會(huì)議的情況不了解這導(dǎo)致會(huì)議文件未能及時(shí)歸檔。某些教師對(duì)教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過(guò)程中取得的成果，屬于私有財(cái)產(chǎn)，而經(jīng)檔案部門(mén)歸檔后就會(huì)成為公有財(cái)產(chǎn)，容易抹殺個(gè)人的成績(jī)，并且再利用時(shí)借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。

1.5 硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

一些學(xué)校由于經(jīng)費(fèi)不足，用房緊張，致使檔案庫(kù)房陰暗潮濕，空間狹小，檔案柜陳腐不堪，有的甚至不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。

2 加強(qiáng)中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

2.1 增強(qiáng)檔案意識(shí)，健全各項(xiàng)制度

增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是搞好檔案工作的重要保證。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常向全體教職工宣傳《檔案法》，通過(guò)舉辦檔案法講座、開(kāi)展檔案知識(shí)競(jìng)賽來(lái)提高教職工的檔案意識(shí)。其次，制訂明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，從而使各部門(mén)重視檔案的收集、整理、歸檔。再次，建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進(jìn)、出及時(shí)，真正實(shí)現(xiàn)資源共享。最后，各部門(mén)要積極參與和配合，及時(shí)收集有關(guān)資料，使檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性得到保證。

2.2 加強(qiáng)人員配備，搞好檔案實(shí)施建設(shè)

為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先，要配備思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案管理工作，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專(zhuān)門(mén)設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書(shū)類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、學(xué)籍類(lèi)分別設(shè)櫥，配備“六防”（防火、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)、防鼠咬）設(shè)施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

2.3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化建設(shè)是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路?，F(xiàn)代化管理主要體現(xiàn)在2個(gè)方面：一是利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，克服以往檔案工作中人工操作的落后性，不斷添置現(xiàn)代化設(shè)備，如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，采用檔案的壓縮技術(shù)、掃描技術(shù)、傳真技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及現(xiàn)代化的檔案保護(hù)技術(shù)，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。二是利用現(xiàn)代化管理手段推進(jìn)文檔一體化管理，克服中等職業(yè)學(xué)校各部門(mén)之間歸檔材料銜接不緊、重復(fù)勞動(dòng)等問(wèn)題，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文件、檔案的全部信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)文件信息的生成、檔案信息的轉(zhuǎn)化、檔案信息的全文提供及利用實(shí)行一體化管理，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

2.4 加強(qiáng)檔案的收集和整理

檔案管理人員要做好檔案資料的收集和日常積累，不斷增加檔案門(mén)類(lèi)，如文書(shū)檔案、教育教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、會(huì)計(jì)檔案、設(shè)備檔案、教研檔案、基建檔案等；不斷收集不同載體的檔案，如紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案、電子檔案等。文件材料收集齊全后，要根據(jù)門(mén)類(lèi)、載體按年度整理歸檔。

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1671-1246（2011）16-0049-02