加強物資采購管理 降低企業(yè)采購成本

朱國華

（鞍鋼集團礦業(yè)公司，遼寧 鞍山 114000）

加強物資采購管理 降低企業(yè)采購成本

朱國華

（鞍鋼集團礦業(yè)公司，遼寧 鞍山 114000）

加強物資采購管理，是企業(yè)降低成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是保證商品質(zhì)量的重要手段。企業(yè)應(yīng)當結(jié)合實際情況，全面梳理采購業(yè)務(wù)流程，從管理制度、人員管理、績效考核、加強審計等方面加強管理，全面提升企業(yè)管理水平，提升企業(yè)競爭能力。

加強；物資采購管理；降低；采購成本

企業(yè)生產(chǎn)需要源源不斷地投入大量的品種繁多的物資。采購物資的優(yōu)劣，直接影響到產(chǎn)品的質(zhì)量和企業(yè)效益的狀況，甚至影響到企業(yè)的生存發(fā)展。加強采購與供應(yīng)管理，降低采購成本是企業(yè)價值鏈中的重要環(huán)節(jié)，是當前我國廣大企業(yè)普遍關(guān)注和有待解決的熱點，是保證商品質(zhì)量的重要手段，是提高企業(yè)敏捷性的重要前提。因此，構(gòu)建科學(xué)的物資采購新模式勢在必行。

一、建立健全完善的企業(yè)物資采購管理規(guī)章制度

國有企業(yè)的物資管理，就是對企業(yè)生產(chǎn)過程中所需各種物資的采購、儲備、使用等進行計劃、組織和控制。企業(yè)應(yīng)當結(jié)合實際情況，全面梳理采購業(yè)務(wù)流程，制定切實可行的管理制度，包括采購申請制度、供應(yīng)商評估和準入制度、合同管理制度、采購定價制度、嚴格的采購驗收制度、退貨管理制度，提供一套高效的監(jiān)控體系和時效性強的管理方法，加強激勵管理，最大限度地避免“灰色”現(xiàn)象。

（一）加強物資的計劃管理，建立采購申請制度，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)和權(quán)限及相應(yīng)的請購和審批程序。根據(jù)各部門上報的年度所需物資計劃及倉存情況，每年第四季度統(tǒng)籌做好第二年的物資供應(yīng)計劃，力爭按時準確上報公司年度材料計劃，并嚴格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)。對于超預(yù)算和預(yù)算外的采購項目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。

（二）企業(yè)應(yīng)當建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準入制度，確定合格供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進行實時管理和綜合評價，根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進行合理選擇和調(diào)整。

（三）加強物資訂購合同的管理。合同主要內(nèi)容包括：合同管理機構(gòu)及其職責(zé)，合同前期調(diào)查和談判、合同簽訂和審查、法人授權(quán)委托辦法、合同專用章管理、合同履行與糾紛處理、合同檔案管理、合同管理人員培訓(xùn)、合同管理獎懲考核等。物資合同的簽訂是一種經(jīng)濟責(zé)任，必須由物資供應(yīng)部統(tǒng)一對外簽訂，其他單位(部門)不得對外簽訂合同，否則財務(wù)部會拒絕付款。在簽訂合同前應(yīng)主動征求有關(guān)部門和生產(chǎn)單位的意見，盡量做到采購回來的物資符合質(zhì)量要求，使用部門滿意；同時要對購貨合同進行登記，便于辦理提貨及時付款手續(xù)。每年第一季度要根據(jù)年度的計劃，尋找供應(yīng)商，簽訂全年的大宗工程，維護物資的供貨合同，以保證大宗物資供應(yīng)的穩(wěn)定可靠性。

在借鑒原有合同的基礎(chǔ)上，根據(jù)各子公司的具體情況，按照國家法律規(guī)定，規(guī)范地方合同文本；統(tǒng)一合同條款；統(tǒng)一價格、統(tǒng)一指標要求；統(tǒng)一考核條款；規(guī)范票據(jù)傳遞和結(jié)算管理辦法，合同傳遞管理辦法。

（四）采購定價制度。企業(yè)應(yīng)當建立采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標采購、談判采購、詢比價采購等多種方式合理確定采購價格。

確定按照合理的詢價程序，重點了解供應(yīng)商的相關(guān)情況，定期了解供應(yīng)商的基本資料，如產(chǎn)品價格、質(zhì)量、供貨條件、信譽、售后服務(wù)以及供應(yīng)商的設(shè)備狀況、技術(shù)水平和財務(wù)狀況等，為企業(yè)采購決策提供可靠信息。對于大宗和重要物品的采購，應(yīng)建立由采購、技術(shù)等部門參與的比質(zhì)比價體系，綜合考慮價格、質(zhì)量、供貨條件、信譽和售后服務(wù)等；對于零星物品的采購，由于采購量低、價格也不高，可以授權(quán)直接采購，但也應(yīng)形成由獨立人員抽樣暗訪制度。

應(yīng)注意的是，低成本并不是采購活動中唯一的考慮要素。企業(yè)應(yīng)尋求“最佳成本”，該最佳成本應(yīng)盡可能的低，但與所采購的產(chǎn)品或服務(wù)在生產(chǎn)過程中損壞或者無法滿足客戶需求，那么即便價格再低廉也毫無意義。而另一方面，過度地強調(diào)質(zhì)量也會增加不必要的成本并抬高價格。

（五）建立嚴格的采購驗收制度，確定檢驗方式，由專門的驗收機構(gòu)或驗收人員對購買物資（勞務(wù)）進行驗收，出具驗收證明。驗收過程中發(fā)現(xiàn)異常情況，負責(zé)驗收的機構(gòu)或人員應(yīng)當及時報告，查明原因并及時處理。

物資進倉實行質(zhì)檢員、倉管員、采購員聯(lián)合作業(yè)，對物資質(zhì)量、數(shù)量進行嚴格檢查，做到貨板相符，把好物資進倉質(zhì)量關(guān)。

（六）企業(yè)應(yīng)當建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，并在與供應(yīng)商的合同中明確退貨事宜，及時收回退貨貨款，涉及符合索賠條件的退貨，應(yīng)在索賠期內(nèi)及時辦理索賠。

二、加強對采購人員管理

實施各項管理制度，以人為本，精細管理，利于發(fā)展。人是生產(chǎn)活動的主體，隨著市場經(jīng)濟的變化，以及采購活動在企業(yè)中的作用越來越大，采購人員的素質(zhì)要求也越來越高，采購人員應(yīng)是具備高素質(zhì)的復(fù)合型人才，從業(yè)人員務(wù)必要與時俱進，僅僅具有專業(yè)知識是遠遠不夠的，人員的品德覺悟、專業(yè)層次、職責(zé)意識、敬業(yè)奉獻等方面也很重要，還應(yīng)具備分析能力、人際管理處理能力和領(lǐng)導(dǎo)力，通過定期或不定期開展業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)如專業(yè)采購技能、溝通能力和各項專業(yè)技能培訓(xùn)，在不斷充實采購人員業(yè)務(wù)理論知識和實際技能的同時，提高采購人員廉潔自律意識和職業(yè)道德素養(yǎng)，構(gòu)筑牢固的職業(yè)道德防線，使其全面適應(yīng)今天乃至以后的形勢發(fā)展需要。

有限授權(quán)，防止業(yè)務(wù)人員權(quán)力過大，就是要使采購決策的權(quán)力公開化、流程化、分散化，建立有限授權(quán)制度和決策信息共享制度，防止采購人員越權(quán)行事，這也是對采購管理人員的有效保護措施。如施行采購合同會簽制度，規(guī)定采購人員可以在什么情況下調(diào)整價格、有權(quán)調(diào)價的范圍，需要報請什么機構(gòu)審批等等，通過這些限制措施可以有效防范采購人員濫用職權(quán)做出有損于企業(yè)利益的事情。

不得由同一部門或個人辦理業(yè)務(wù)的全過程，定期輪崗，為從源頭防止腐敗提供保障。當然，不相容職務(wù)分離需要各員工恪守其責(zé)，如果擔任不相容職務(wù)的職工之間相互串通勾結(jié)，則不相容職務(wù)分離就失去作用了。但如果企業(yè)沒有適當?shù)穆殑?wù)分離，則發(fā)生錯誤和舞弊的可能性更大。

三、對物資采購進行績效考核

采購物資材料成本的高低是直接影響企業(yè)效益的重要因素，也是企業(yè)經(jīng)營中最容易發(fā)生違紀違法行為的環(huán)節(jié)。加強物資采購中的效能監(jiān)察，推動物資采購工作朝著規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的管理方向發(fā)展，才能有效地降低生產(chǎn)成本、提高企業(yè)經(jīng)濟效益，增強企業(yè)競爭能力，才能預(yù)防物資采購中違紀違法行為的發(fā)生，確保企業(yè)良好的生產(chǎn)經(jīng)營秩序。

加強采購業(yè)務(wù)基礎(chǔ)管理工作，建立完善的崗位績效，要求相關(guān)部門根據(jù)設(shè)定的績效目標，綜合全面性、客觀性、效益性、發(fā)展性原則，運用科學(xué)、合理的評價方法、指標體系和標準要求，從對企業(yè)整體發(fā)展的影響出發(fā)，對所采購物資的使用情況、為加強管理所制定的相關(guān)制度、采取的措施、績效目標的實現(xiàn)程度，包括是否達到預(yù)定產(chǎn)出和效果等以及需要評價的其他內(nèi)容等，組織相應(yīng)的組織體系，聘請有關(guān)專家，采取定量分析和定性分析相結(jié)合的方法，對支出和效果進行客觀、公正的評價，并根據(jù)績效評價結(jié)果反饋存在的問題并分析原因，及時整理、歸納、分析績效評價結(jié)果，作為改進工作的依據(jù)，通過績效計劃、績效實施、績效檢查和績效改進，再次制定績效計劃的循環(huán)過程，提高戰(zhàn)略績效考核的執(zhí)行力。

通過科學(xué)的評價，可以為任免管理人員提供重要依據(jù)，可以有效地加強對員工的監(jiān)管和約束，還可以為有關(guān)部門等利益相關(guān)方提供有效的信息支持，以盡量避免采購過程中風(fēng)險的發(fā)生。

四、加強審計在企業(yè)物資采購中的運用

物資采購供應(yīng)過程中出現(xiàn)的各種偏差和問題，是由物資采購管理制度控制不嚴，監(jiān)督執(zhí)行不到位，物資采購業(yè)務(wù)不規(guī)范造成的。加強物資采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，將有效預(yù)防物資采購供應(yīng)過程中出現(xiàn)的各種問題和偏差，提高物資管理水平，提升企業(yè)經(jīng)濟效益。

從嚴治理，應(yīng)從采購全過程加大監(jiān)督力度。采購全過程的監(jiān)督是指對計劃、審批、詢價、市場調(diào)查、招（議）標、簽訂合同、驗收、核算、付款和領(lǐng)用等所有環(huán)節(jié)進行監(jiān)督。審計重點是對計劃制定、簽訂合同、質(zhì)量驗收和結(jié)賬付款四個關(guān)鍵控制點的審計監(jiān)督，以防止舞弊行為。

1．對計劃的監(jiān)督主要是保證計劃的合理性、可信度和準確性，包括對物料需求和物資采購計劃的編制依據(jù)是否科學(xué)的審計；調(diào)查預(yù)測是否存在偏離實際的情況；計劃目標與實現(xiàn)目標是否一致；采購數(shù)量、采購目標、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質(zhì)量計劃是否有保證措施。合理安排采購計劃，掌握市場變化趨勢，避免庫存短缺和積壓，以防止導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費。

2．依法訂立采購合同是避免合同風(fēng)險，防患于未然的前提條件，也是強化合同管理的基礎(chǔ)。首先，對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、履行合同次數(shù)、準時交貨率、來料批次合格率、價格水平、合作態(tài)度、售后服務(wù)要在全面了解的基礎(chǔ)上，作出正確決策，使合同建立在可行的基礎(chǔ)上。其次，管理審計要對合同中規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨時間、賬號、地址、運輸、結(jié)算方式等各內(nèi)容項，按照合法性、可行性、合理性和規(guī)范性等四個標準，逐一進行審核。再次，對物資采購合同臺賬、合同匯總及信息反饋的審計，對于已簽訂的合同，檢查是否整理成冊，并建立合同臺賬，合同履行完畢是否及時建立合同檔案；是否運用先進管理手段，向相關(guān)部門提供及時準確、真實的反饋信息，提高合同管理水平。最后，對物資采購合同執(zhí)行中的審計。審查合同的內(nèi)容和交貨期執(zhí)行情況，是否做好物資到貨驗收工作和原始記錄，是否嚴格按合同規(guī)定付款，如有與合同不符的情況，是否及時與供方協(xié)商處理，對不符合合同部分的貨款是否拒付，審查是否建立牢固的外部契約關(guān)系，保證供貨渠道穩(wěn)定，降低風(fēng)險，規(guī)避成本。

3．質(zhì)量驗收的審計應(yīng)包含以下內(nèi)容：審查是否設(shè)置獨立的質(zhì)量驗收部門組織驗收，有無采取適當措施防止采購人員、質(zhì)檢人員與保管人員串通舞弊；審查物資驗收是否根據(jù)貨運單、發(fā)票和經(jīng)過批準的采購合同副本、采購價格申報表、采購計劃進行；審查對逾期未交貨者，有無按合同規(guī)定給予罰款或沒收違約金等。

全方位的審計是指內(nèi)控審計、財務(wù)審計、制度考核三管齊下，把審計監(jiān)督貫穿于采購活動的全過程，是確保采購規(guī)范和控制質(zhì)量風(fēng)險的第二道防線。規(guī)范的采購機制，不僅可以降低企業(yè)的物資采購價格，提高物資采購質(zhì)量，還可以保護采購人員，避免外部矛盾。

企業(yè)物資采購不僅僅是降低成本的途徑，而且是一個重要的“增值”過程；不再僅僅是采購人員的日常工作，還是需要企業(yè)各個相關(guān)部門積極參與的一個綜合性管理過程。企業(yè)在采購過程中難免會遇到各種各樣的風(fēng)險，基于原材料價格上漲和短缺以及采購額占銷售額的比例逐步提高的事實，希望企業(yè)能夠根據(jù)自己的實際情況，吸取先進企業(yè)采購管理理念和經(jīng)驗,盡快改善與創(chuàng)新，采取適當?shù)姆椒ㄇ袑嵱行У貙ξ镔Y采購進行管理，從而不斷提高企業(yè)的核心競爭力。

F27

A

1673-0046（2011）05-0074-02