建立高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心的可行性分析

楊菊洪

（浙江財經(jīng)學(xué)院，浙江 杭州 310018）

建立高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心的可行性分析

楊菊洪

（浙江財經(jīng)學(xué)院，浙江 杭州 310018）

檔案是學(xué)生的跟蹤資料，保存情況直接影響了學(xué)生未來的工作學(xué)習(xí)。信息化時代的到來使得檔案信息的數(shù)字化成為了新的檔案管理方式。文章針對高校檔案管理的具體問題研究了檔案信息網(wǎng)絡(luò)的積極意義，且根據(jù)高校實際情況采取了針對性處理措施，以保證高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心可以有效運行，從而創(chuàng)建出可以積極運用的新管理模式。

檔案；信息管理；高校；信息網(wǎng)絡(luò)中心

進入信息化時代之后，人們對于信息的認識變得更加深入，尤其是檔案信息成為了社會上極為重要的信息來源，其對于學(xué)生的作用是不可估量的。另外，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，許多先進的數(shù)字技術(shù)開始運用到檔案管理上，給高校的管理工作帶來了方便。高校檔案信息數(shù)字化的建設(shè)成為高校檔案管理工作者需要認真思考和不斷探索的新課題。在檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心建立之后，高校的檔案管理工作將會更上一層樓，而諸多先進的技術(shù)引用更是大大提高了檔案資料的相關(guān)信息。

一、建設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心的必要性

胡錦濤同志曾精辟地指出:“檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業(yè)?！备咝Ｔ谥匾暼宋慕逃耐瑫r，注重檔案管理則是極為重要的研究，其能夠給學(xué)校的人才培養(yǎng)帶來很大的幫助。

（一）社會信息化的必然要求

高校信息網(wǎng)絡(luò)中心本質(zhì)上是一種信息技術(shù)的運用，其能夠擺脫傳統(tǒng)管理模式帶來的不足，成為了高校檔案管理工作持續(xù)改進的動力。信息社會中各類技術(shù)的發(fā)展成為了高校創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)中心的基礎(chǔ)，這也是加快檔案管理建設(shè)的重要條件。檔案載體的每一次變更是現(xiàn)代社會的發(fā)展表現(xiàn)，也是檔案工作變革發(fā)展的主要動力。在現(xiàn)代社會經(jīng)濟持續(xù)上升的同時，很多行業(yè)都積極實施了自動化管理模式。國家檔案局和中央檔案館在2000年12月19日共同頒布《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，重點將“加快檔案信息化建設(shè)”作為主要項目，從而說明了檔案信息管理對于各項事業(yè)發(fā)展的積極性作用。作為我國檔案事業(yè)重要組成部分的高校檔案室(館)，更應(yīng)積極響應(yīng)這一號召，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心，改變傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)模式，借助和依托網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)主動的、超越時空的信息服務(wù)，讓檔案工作隨著信息化共同發(fā)展。

（二）檔案價值的現(xiàn)代需求

檔案對于學(xué)生有著極為重要的作用，其可以讓學(xué)校、企業(yè)及時掌握學(xué)生信息，從而做出相關(guān)的培養(yǎng)策略，這也是高校檔案管理走向正規(guī)的要求。第一，早期檔案管理主要依賴于人為操作，多數(shù)運用館員對檔案實施初步管理。而由于每個檔案工作者的水平能力大小不一，使得檔案管理質(zhì)量好壞不一。信息化技術(shù)運用之后，常常要依賴于各類先進技術(shù)，這對于檔案管理的規(guī)范性則能起到較大的促進作用；第二，高校成立檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心之后，許多自動化操作過程必須要按照原先制定的原則制度進行，這些對于檔案管理的規(guī)范性是很有幫助的。如此使得傳統(tǒng)檔案管理質(zhì)量上帶來的弊端則會少之又少，且會促進檔案管理者不斷改善自己的工作能力，間接地促進了檔案管理信息化提早來臨。第三，早期使用的紙張檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，且在檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運行時，能夠結(jié)合網(wǎng)絡(luò)巨大的運行功能對信息資料檢索，為后面的管理工作帶來方便。從很多高校的實際運用情況看，電子檔案的使用呈現(xiàn)出了多個方面的優(yōu)勢，不僅避免了手工操作帶來的錯誤，也能夠改善檔案管理工作的效率，讓檔案信息資料得到充分運用。

（三）檔案利用的迫切需求

高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心的建立可以有效提供檔案的利用率，滿足人們?nèi)找嬖鲩L的信息需求。進入21世紀，衡量檔案工作好壞的基本標準，不是館藏的卷數(shù)和庫房的設(shè)備如何先進，而是它所提供的信息在學(xué)校乃至社會發(fā)揮的作用。第一，早期檔案就被當成一種重要的信息庫，其可以向?qū)W生、學(xué)校、企業(yè)等出示具體的信息資料，促進學(xué)生和企業(yè)之間的交流活動，為后面的就業(yè)工作帶來方便。在使用信息資料的同時，能夠讓學(xué)生把握好自己的學(xué)習(xí)層次，合理運用檔案資料。第二，高校創(chuàng)建了檔案網(wǎng)絡(luò)中心之后，能夠?qū)π枰褂脵n案信息的企業(yè)公開學(xué)生的信息，提供相關(guān)的信息查詢服務(wù)，以保證檔案資料可以發(fā)揮其應(yīng)有的價值。例如：用戶能夠結(jié)合自己的愛好，且結(jié)合圖形、圖像、聲音等不同的多媒體元素來選擇不同的信息檢索工作，利用新型的電子技術(shù)來介紹每個檔案信息的作用。第三，網(wǎng)絡(luò)的交互性加快了檔案管理方式的變革，促進了學(xué)生與企業(yè)之間的信息交流。而檔案信息收集者在檔案信息網(wǎng)絡(luò)中的互動性，能夠?qū)Σ煌块T的工作加以調(diào)整，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助下廣泛地搜集檔案信息，以及時掌握好每個用戶的最新資料，加快了檔案信息的更新調(diào)整。例如：檔案網(wǎng)站能成立新的用戶專欄，促進檔案部門與師生之間的聯(lián)系，讓學(xué)生對檔案能夠有徹底的了解，以改善當前的檔案管理工作。

二、高校創(chuàng)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心的條件

在信息化時代到來之后，檔案管理事業(yè)開始走信息化道路，新的模式對于高校的檔案工作提出了更加嚴格的要求。高校檔案網(wǎng)站是高校檔案館的電子窗口，是宣傳檔案工作的強大工具，對于實現(xiàn)檔案信息資源共享、改善檔案管理工作現(xiàn)狀，加快檔案管理事業(yè)長期運行很有幫助。當前，在高校廣泛創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)中心具備的條件有：

（一）具有豐富的信息資源

檔案信息的本質(zhì)作用在于成立一個巨大的信息庫，從而實現(xiàn)資源共享，為需要運用信息的人提供資源。高等院校是信息比較集中的場所,各類信息資源比較豐富,且共性很多。高校的檔案部門可以利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)和多媒體技術(shù),加強校際、館際之間的協(xié)作,打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面,把分散的信息資源集中組織起來,建立完整的社會化信息服務(wù)系統(tǒng),充分發(fā)揮高校的整體優(yōu)勢,實現(xiàn)檔案信息資源的共建、共知、共享、共開發(fā)的新局面。

（二）具有良好的技術(shù)保障

高校檔案管理中對檔案管理實施改革，能夠加快檔案信息的有效運用。而計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展可以促進檔案管理工作的實施，為我國檔案管理提供堅實的技術(shù)基礎(chǔ)。首先，現(xiàn)代化信息技術(shù)具備的多項功能可以滿足網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的需要。用戶只要有互聯(lián)網(wǎng)便可不限時間、不限地點地瀏覽檔案信息，當然前提是具有足夠的授權(quán)。其次，高校檔案管理部門普遍運用的自動編目、檢索以及計算機輔助立卷、校園網(wǎng)建設(shè)等等都為檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心建設(shè)奠定了基礎(chǔ)，從而保證網(wǎng)上信息資源能夠達到共享狀態(tài)，且組織好不同的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)來開展檔案信息工作。

三、科學(xué)實施高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心的要求

對于高校檔案管理而言，采取信息網(wǎng)絡(luò)中心模式對于整個檔案工作都是很有幫助的，其可以維持高校信息資源的有效利用，保證學(xué)生的資料信息發(fā)揮出應(yīng)有的價值。高校應(yīng)加大投資力度，積極引進先進的基礎(chǔ)設(shè)施，搞好校園網(wǎng)絡(luò)中心建設(shè)工作。

（一）完善檔案管理模式

信息化背景下檔案管理工作面臨著諸多新的挑戰(zhàn)，尤其是在很多電子檔案投入使用之后，其給檔案管理方式都帶來了新的變革。如：檔案管理、維護、運用、保管等每個工作都必須進行徹底調(diào)整。早期的檔案管理模式主要是運用身份實名制，在身份被確認之后將檔案目錄歸納整合，然后從庫房提取檔案原件，供給使用者閱讀信息。在信息化進程快速到來中，我們應(yīng)該對檔案管理工作提出新的舉措并加以改進：第一，創(chuàng)設(shè)新的檔案信息收集系統(tǒng)，通常的措施有電子檔案的收集、文件搜索等等，從不同的渠道收集到資料。另外，還可以對社會上一些沒有被使用的資料加以運用處理，提高檔案的信息儲存量；第二，創(chuàng)設(shè)檔案資源管理系統(tǒng)之后可以綜合處理好XML/HTML、電子圖片等信息資料，之后開設(shè)搜索、查詢、統(tǒng)計等不同的資料功能；第三，創(chuàng)設(shè)檔案信息資料，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)來查找相關(guān)的信息，其可以結(jié)合信息認證的方式為用戶查詢帶來幫助。

（二）延長檔案價值產(chǎn)業(yè)鏈

檔案部門在檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心建設(shè)中要根據(jù)需求的發(fā)展，延長檔案價值產(chǎn)業(yè)鏈。首先是以利用促開發(fā)，推進檔案信息資源進行收集歸檔與整理保存，再運用替代、重組、綜合、濃縮等信息加工方法集聚用戶需要的信息，以便更好地服務(wù)于用戶。比如可以根據(jù)用戶需求自動地對檔案信息進行分析、對比、綜合等，形成新的知識資源數(shù)據(jù)庫，并把數(shù)據(jù)庫的各種服務(wù)方式進行整合和集成，建設(shè)異域跨庫檢索平臺，將大量的分散的網(wǎng)絡(luò)資源按一定的主題進行智能化的聚集，建立起一個用以訪問不同知識資源的統(tǒng)一界面，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息的跨庫檢索，為個性化信息傳遞提供良好的服務(wù)平臺。其次是可以建立用戶數(shù)據(jù)庫、智能代理技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，可分析并記憶用戶的興趣取向，如各用戶對各類個性化服務(wù)方式的使用情況和使用偏好等，高校檔案館在此基礎(chǔ)上針對用戶的需求為其選擇各自喜歡的個性化傳播方式，并針對不同的檔案信息實施信息化處理，向用戶開設(shè)不同的服務(wù)項目，如：垂直門戶服務(wù)、檢索服務(wù)、呼叫服務(wù)等。

（二）搞好檔案的數(shù)字化維護

早期文紙的檔案管理主要是采取防水、防火、防腐等措施，這些都是在實際工作中可以進行的。但信息化電子檔案由于存儲于計算機內(nèi)部，對于檔案的維護則更加注重于技術(shù)維護，使得網(wǎng)絡(luò)檔案管理應(yīng)在技術(shù)形式上進行調(diào)整，通過運用齊全的設(shè)備條件，結(jié)合技術(shù)指紋等相關(guān)的要求嚴格規(guī)范檔案的使用情況。第一，高校檔案是信息范疇，也是對黨政、科研、教學(xué)等過程的記載，檔案信息本身就能發(fā)揮出相關(guān)的使用價值，因此，對其進行完善的保護則是必不可少的。信息加密技術(shù)則是當前運用最多的技術(shù)形式，其主要是信息加密、授權(quán)訪問等技術(shù)形式。信息加密主要是為了維持網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)、文件、口令的有效傳播，讓無法公開的電子檔案能夠完全公開化，其運用于實際操作時能結(jié)合密碼使用。授權(quán)訪問可以向用戶采取電子身份確認的認證制度，避免信息數(shù)據(jù)受到非法者入侵。第二，保證信息的實用性，讓數(shù)字檔案可以發(fā)揮出良好的檢測效率，給電子檔案的使用帶來方便，檔案管理者可定期檢查操作。以一個邏輯卷為單位先查外觀，后進行邏輯檢側(cè)，對出錯載體，進行有效修正更新。對載體的拷貝應(yīng)不少于每四年一次，且原載體繼續(xù)保留時間不少于四年，以確保數(shù)字檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準確提供利用的狀態(tài)。

（三）加大檔案信息化人才隊伍建設(shè)

在信息化背景下，高校檔案管理工作需要全面改進。充分運用先進的計算機技術(shù)提高檔案管理效率，這樣才能保證網(wǎng)絡(luò)中心的建立發(fā)揮出成效。而檔案管理者除了需要具備理論知識外，對于先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還需要積極學(xué)習(xí)，如：掌握檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護技術(shù)學(xué)、檔案管理知識。還要熟練掌握其他社會、科技知識，如計算機技術(shù)、情報學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、信息論、管理科學(xué)，以及其他社會科學(xué)、自然科學(xué)的相關(guān)技術(shù)。因此，高校檔案管理機構(gòu)要把在職工作人員的隊伍建設(shè)納入師資隊伍建設(shè)中去，不斷完善檔案工作人員的管理機制，持續(xù)為館員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)交流等提供平臺，使他們逐步掌握現(xiàn)代經(jīng)濟、科技、法律、現(xiàn)代管理知識及計算機信息處理技術(shù)，滿足高校檔案管理的需求。作為新時期的檔案管理者，應(yīng)該學(xué)習(xí)科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讓整個檔案管理能達到理想的工作水平，為檔案信息管理工作提供幫助。

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