高職高專院校學(xué)籍管理存在問題及對(duì)策

佟嘉

(鐵道警官高等?？茖W(xué)校教務(wù)處，河南鄭州450053)

一、高職高專院校學(xué)籍管理存在的問題

(一)對(duì)學(xué)籍管理認(rèn)識(shí)不到位

首先是對(duì)學(xué)校的管理體制及相關(guān)規(guī)定缺乏了解，對(duì)校、系兩級(jí)管理體制的工作分工及權(quán)責(zé)認(rèn)識(shí)模糊，沒有真正認(rèn)識(shí)到系部管理工作的重要性及基礎(chǔ)性。另外，一些教師和學(xué)生管理工作者也沒有充分認(rèn)識(shí)到學(xué)籍管理工作在學(xué)校教學(xué)管理工作中的重要性，因此缺乏一定的主動(dòng)性。于是一些教師視學(xué)籍管理為教學(xué)管理部門的事，與己無關(guān);一些學(xué)生只把自己作為學(xué)籍管理中的一個(gè)被動(dòng)對(duì)象;一些教學(xué)管理人員的責(zé)任心、事業(yè)心不強(qiáng)，對(duì)有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度不甚了解或根本不當(dāng)回事等等。這些都在一定程度上影響了教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量的提高，助長(zhǎng)了各種不良傾向。

(二)學(xué)籍管理工作不規(guī)范

學(xué)校人力物力方面投入不足或管理人員素質(zhì)不高等致使部分高校學(xué)籍管理工作不規(guī)范的狀況普遍存在，主要問題有:學(xué)籍管理文件制度不健全、措施不得力、管理手段落后、成績(jī)管理不規(guī)范影響學(xué)籍處理的進(jìn)程，學(xué)籍處理不嚴(yán)謹(jǐn)、學(xué)生信息處理收集不及時(shí)或不全面而造成信息錯(cuò)誤和缺失;學(xué)籍管理手段較傳統(tǒng)，對(duì)計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)等的應(yīng)用還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，導(dǎo)致工作效率不高，從而無法及時(shí)準(zhǔn)確地將信息反饋給學(xué)生;信息收集和保存存在較多問題，如數(shù)據(jù)收集不全面、有錯(cuò)漏，分類不準(zhǔn)確或保存不當(dāng)。

(三)管理部門之間缺乏協(xié)調(diào)和信息共享

在早期的建設(shè)過程中，各高校行政部門和教學(xué)單位缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，各自的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)也不相同，在信息化建設(shè)方面自成一體，直接影響著全校數(shù)據(jù)的整合，在學(xué)籍管理方面難以準(zhǔn)確快速地建立學(xué)籍信息庫。目前高校都采用網(wǎng)上錄取考生，但招生部門提供的新生庫數(shù)據(jù)格式大多與學(xué)籍管理軟件中的數(shù)據(jù)格式不匹配，需要重新輸入數(shù)據(jù);有時(shí)，招辦提供的數(shù)據(jù)由于報(bào)名時(shí)個(gè)別學(xué)生的姓名、性別、出生年月或身份證號(hào)等信息輸入錯(cuò)誤，直接影響了教務(wù)部門向省級(jí)教育主管部門報(bào)送畢業(yè)生電子注冊(cè)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度等。另外，校系實(shí)行分級(jí)管理，學(xué)生管理部門未及時(shí)將學(xué)生的異動(dòng)信息報(bào)校學(xué)籍管理部門，因此學(xué)校學(xué)籍管理部門不能及時(shí)掌握學(xué)生的異動(dòng)信息，無法很快更新學(xué)籍異動(dòng)信息庫，影響到學(xué)校的教學(xué)管理秩序。

(四)學(xué)籍管理隊(duì)伍素質(zhì)有待提高

學(xué)籍管理隊(duì)伍由學(xué)籍管理工作的執(zhí)行者組成。學(xué)籍管理隊(duì)伍素質(zhì)和管理水平的高低、管理質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響到高校教學(xué)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)和教學(xué)質(zhì)量的水平。就目前來看，學(xué)籍管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，當(dāng)前許多高校從事學(xué)籍管理的人員大都未經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，高教管理專業(yè)出身的極少，專業(yè)性不夠，這將直接導(dǎo)致學(xué)籍管理人員在工作中缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，影響到教育管理質(zhì)量和辦學(xué)效益的提高。除此之外，管理人員進(jìn)一步深造學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)較少，整天忙于事務(wù)性的工作，無法及時(shí)更新自己的理論知識(shí)，影響到他們對(duì)高等教育的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)的了解，無法更好地做到管理決策的科學(xué)化，發(fā)揮好管理效能。

隨著高校內(nèi)部管理體制改革的不斷深入，這支隊(duì)伍也面臨著新的任務(wù)和要求。只有正確分析高校學(xué)籍管理人才隊(duì)伍建設(shè)目前存在的主要問題，采取科學(xué)的管理方式和方法，加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提升素質(zhì)，才能更好地建設(shè)高校學(xué)籍管理人才隊(duì)伍，為學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量不斷提高提供保障。

(五)電子化管理程度不高

在目前學(xué)籍管理環(huán)境下，各個(gè)管理環(huán)節(jié)雖然已經(jīng)通過計(jì)算機(jī)的普及而漸漸成為學(xué)校的學(xué)籍管理手段，但電子化程度并不高，手工操作在學(xué)籍管理工作中也還存在著，這在一定時(shí)間段上大大制約了學(xué)籍處理的速度，導(dǎo)致學(xué)籍信息出錯(cuò)概率的增加。

學(xué)籍管理是一項(xiàng)非常具體、十分繁雜、政策性很強(qiáng)的工作。學(xué)籍管理工作者還應(yīng)該主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，更新觀念，增強(qiáng)管理育人意識(shí)，針對(duì)不同培養(yǎng)對(duì)象和階段的實(shí)際要求，在學(xué)籍建立與變更、電子注冊(cè)、畢業(yè)文憑與學(xué)位等方面加大管理力度，充分發(fā)揮其對(duì)教學(xué)過程的服務(wù)作用和政策導(dǎo)向作用，提高管理層次。

面對(duì)現(xiàn)代社會(huì)條件下的學(xué)籍管理工作所出現(xiàn)的問題已經(jīng)在制約著高校學(xué)籍管理的發(fā)展這種狀況，為了使今后學(xué)籍管理工作能更適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展變化，高校學(xué)籍管理工作應(yīng)在各個(gè)方面不斷改進(jìn)，以適應(yīng)現(xiàn)實(shí)的需求，更好地服務(wù)于學(xué)校，服務(wù)于學(xué)生。

針對(duì)以上分析問題，筆者根據(jù)個(gè)人的工作實(shí)踐，提出若干解決意見，與同在學(xué)籍管理崗位上的同仁們探討。

二、解決現(xiàn)有學(xué)籍管理問題的對(duì)策

(一)樹立以學(xué)生為本和以服務(wù)為本的理念

所謂“以學(xué)生為本”是在強(qiáng)調(diào)嚴(yán)格管理的同時(shí)創(chuàng)造一種寬松的環(huán)境，發(fā)揮學(xué)生的聰明才智與主體作用，堅(jiān)持服務(wù)學(xué)生。樹立學(xué)生是管理的主體觀念，才可使學(xué)籍管理制度具有活力?！耙苑?wù)為本”即學(xué)籍管理者應(yīng)改變行政管理自上對(duì)下的命令指揮習(xí)慣，通過管理為學(xué)生服務(wù)。隨著高職高專院校與社會(huì)聯(lián)系的愈加緊密和院校自身發(fā)展的需要，以及學(xué)籍管理服務(wù)對(duì)象的不斷變化，學(xué)籍管理工作必須在新的管理環(huán)境下，緊緊圍繞學(xué)校的中心工作，如學(xué)校的招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報(bào)、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等工作，樹立“以學(xué)生為本”，“以服務(wù)為本”的觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍管理的效率。

(二)健全學(xué)籍管理制度，明確部門分工

1.規(guī)范學(xué)籍檔案管理工作

學(xué)籍檔案在高等院校檔案中占有重要的地位，它是學(xué)生在校期間形成的大量具有考察利用價(jià)值的文字材料，主要包括學(xué)生學(xué)籍表、學(xué)生成績(jī)單、學(xué)生思想政治考核表、畢業(yè)生登記表等真實(shí)記錄學(xué)生成長(zhǎng)過程的重要資料，它不僅反映了每個(gè)學(xué)生的在校情況，同時(shí)對(duì)高校整個(gè)教育教學(xué)和學(xué)生管理工作有著重要的參考價(jià)值。所以要不斷提高對(duì)學(xué)籍檔案重要性的認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和程序，規(guī)范學(xué)籍檔案管理工作，使它充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，體現(xiàn)應(yīng)有的價(jià)值。盡管教育部提出以人為本的政策，但工作仍要規(guī)范化、制度化，建立健全各種規(guī)章制度，做到有章可循，有法可依，形成網(wǎng)絡(luò)化的管理體系，突出服務(wù)于教學(xué)的職能。好的學(xué)籍管理體制還應(yīng)當(dāng)包括比較完善的教學(xué)管理支持系統(tǒng)，其核心是教學(xué)管理自動(dòng)化、信息化系統(tǒng)的建立，這樣可以大大提高工作效率，增強(qiáng)管理工作的科學(xué)性和有效性。

2.完善學(xué)籍管理的各個(gè)環(huán)節(jié)

學(xué)籍管理是一項(xiàng)具有流水線性質(zhì)的工作，從入學(xué)、注冊(cè)、異動(dòng)，到畢業(yè)、提檔，任何環(huán)節(jié)都需要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。首先，新生要在學(xué)校規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理入學(xué)和注冊(cè)手續(xù)，逾期則按學(xué)籍管理有關(guān)規(guī)定視為放棄入學(xué)資格處理，對(duì)不符合入學(xué)資格的學(xué)生，要及時(shí)清退并說明原因，防止弄虛作假。其次，把好在校期間學(xué)籍異動(dòng)關(guān)。學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍異動(dòng)，必須嚴(yán)格申請(qǐng)、審批手續(xù)，符合相關(guān)條件。最后，應(yīng)嚴(yán)把畢業(yè)證頒發(fā)關(guān)。畢業(yè)資格審查是學(xué)籍管理的重要環(huán)節(jié)，本著對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)、對(duì)學(xué)校負(fù)責(zé)、對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)的態(tài)度，根據(jù)培養(yǎng)規(guī)格審核每個(gè)學(xué)生是否達(dá)到畢業(yè)要求，對(duì)達(dá)到畢業(yè)要求的學(xué)生，頒發(fā)畢業(yè)證書，對(duì)達(dá)不到畢業(yè)要求的學(xué)生，根據(jù)審核結(jié)果，頒發(fā)結(jié)業(yè)證書。

3.擴(kuò)大校系兩級(jí)管理體制的影響力，明確各個(gè)管理部門在學(xué)籍管理中的分工。

當(dāng)前高校采取的校系二級(jí)管理體制，對(duì)學(xué)籍管理工作來說，學(xué)生管理部門主要作用增強(qiáng)，學(xué)籍管理部門的統(tǒng)籌作用更加突出，這樣能夠使學(xué)生管理部門擁有一定的自主權(quán)，變被動(dòng)管理為主動(dòng)管理，并通過兩級(jí)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)，學(xué)籍管理部門能夠很直觀地掌握學(xué)籍的最新狀態(tài);而類似批準(zhǔn)、異動(dòng)等原則性較強(qiáng)的工作則放在學(xué)籍管理部門，一定程度上能夠穩(wěn)定學(xué)籍狀態(tài)，避免頻繁變動(dòng)。此外學(xué)籍管理部門還擔(dān)當(dāng)監(jiān)督檢查和完善制度的工作。

(三)加強(qiáng)學(xué)校學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)高校學(xué)籍管理工作，必須首先加強(qiáng)高校學(xué)籍管理隊(duì)伍的建設(shè)。學(xué)籍管理要順應(yīng)技術(shù)的進(jìn)步，這就要求管理人員具有比以往更高的素質(zhì)來適應(yīng)這種新的需求。除了要具有較高的思想政治素質(zhì)、良好的心理素質(zhì)、扎實(shí)的學(xué)籍管理業(yè)務(wù)素質(zhì)，更要能面對(duì)新的形勢(shì)的發(fā)展更新觀念，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化信息化的時(shí)代要求，依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，遵循學(xué)籍發(fā)展規(guī)律，并結(jié)合本校的具體情況，探索適合校情的新方法新思路，從而提高學(xué)籍管理工作的效率和水平，為學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量不斷提高提供保障。

首先要對(duì)國家教育政策法規(guī)和學(xué)校學(xué)生管理?xiàng)l例進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)、了解，并逐步達(dá)到熟練掌握的程度，吃透、理解透每一條規(guī)定，盡量能在工作中運(yùn)用自如。其次要加強(qiáng)學(xué)籍管理者業(yè)務(wù)技術(shù)的培訓(xùn)。一方面，是指學(xué)籍管理理論的實(shí)際應(yīng)用能力的培養(yǎng)、培訓(xùn)。在管理過程中，要強(qiáng)化理論與實(shí)踐的結(jié)合。學(xué)校也要盡量創(chuàng)造機(jī)會(huì)讓大家走出去，學(xué)習(xí)他人先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，把理論與實(shí)踐有機(jī)地結(jié)合起來。另一方面，是指加強(qiáng)學(xué)籍管理人員對(duì)現(xiàn)代化管理手段的運(yùn)用，提高學(xué)籍管理工作效率。面對(duì)紛繁復(fù)雜的學(xué)籍檔案、成績(jī)的管理和統(tǒng)計(jì)分析，學(xué)歷電子注冊(cè)數(shù)據(jù)上報(bào)等內(nèi)容，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)在學(xué)籍管理中的作用日益顯得重要。學(xué)校應(yīng)定期開展計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及學(xué)籍管理系統(tǒng)的講座，把理論培訓(xùn)與技術(shù)培訓(xùn)融為一體，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和理論水平。

(四)加強(qiáng)學(xué)校學(xué)籍信息平臺(tái)的管理，建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍管理工作體制

高校學(xué)籍管理工作是高?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的重要來源，要求必須及時(shí)、準(zhǔn)確。學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)是教育部加強(qiáng)學(xué)籍管理的主要手段，它對(duì)規(guī)范和監(jiān)督高校學(xué)籍管理起到重要的作用，是高校學(xué)籍管理現(xiàn)代化的基本標(biāo)準(zhǔn)。

高校電子注冊(cè)制度從2001年正式實(shí)施到2006年啟用在校生管理模塊，學(xué)生日常學(xué)籍管理工作已經(jīng)進(jìn)入到了網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。它是一種運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)注冊(cè)管理的方法，是適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展形勢(shì)的合理有效的手段。電子注冊(cè)實(shí)行國家、省、學(xué)校三級(jí)管理。每個(gè)高校都可以進(jìn)入本校的學(xué)籍學(xué)歷管理平臺(tái)，將核對(duì)無誤的學(xué)籍信息上傳，經(jīng)省、國家兩級(jí)審核通過后即可在學(xué)籍學(xué)歷信息網(wǎng)上查詢。學(xué)籍學(xué)歷信息平臺(tái)規(guī)范了高校學(xué)籍管理和監(jiān)督高校依法治校的標(biāo)準(zhǔn)，各高校必須以學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)為基礎(chǔ)，結(jié)合本校自身情況做好學(xué)籍管理工作，以適應(yīng)學(xué)籍管理現(xiàn)代化趨勢(shì)的發(fā)展。

一般高校在學(xué)籍管理操作中會(huì)涉及兩個(gè)系統(tǒng)，一個(gè)是國家的普通高等學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷管理信息系統(tǒng)，一個(gè)是學(xué)校自己使用的學(xué)籍管理系統(tǒng)。目前這兩個(gè)系統(tǒng)所涉及的管理內(nèi)容與范圍有一定差異，如果把這兩個(gè)系統(tǒng)并存使用就更發(fā)揮其應(yīng)有的作用，這樣既能滿足高校自己管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，又有利于國家網(wǎng)上注冊(cè)制度的實(shí)施。

學(xué)籍管理是根據(jù)國家有關(guān)規(guī)章制度實(shí)施的帶有教育立法性質(zhì)的管理，規(guī)范的學(xué)籍管理對(duì)整頓學(xué)風(fēng)、建立穩(wěn)定的教學(xué)秩序、調(diào)動(dòng)教師教與學(xué)生學(xué)的積極性、提高教學(xué)質(zhì)量、形成良好的校風(fēng)有著重要的保證和促進(jìn)作用。學(xué)籍管理制度體系明確規(guī)定了在校學(xué)生的行為準(zhǔn)則和管理辦法，對(duì)學(xué)生健康發(fā)展和學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全過程監(jiān)控具有重要的指導(dǎo)作用，從而保障了學(xué)校人才培養(yǎng)方案的實(shí)現(xiàn)。

隨著改革開放事業(yè)的不斷發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)機(jī)制的逐步建立，高等學(xué)校的學(xué)籍管理工作被不斷賦予新的使命，社會(huì)變革與教育體制改革正促使高校學(xué)生教育管理模式由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，由純管理向服務(wù)式管理轉(zhuǎn)變。高校管理要建立在嚴(yán)格、科學(xué)管理的基礎(chǔ)上，擁有嚴(yán)謹(jǐn)踏實(shí)、一絲不茍的態(tài)度，堅(jiān)持實(shí)事求是、一切從實(shí)際出發(fā)、理論聯(lián)系實(shí)際的科學(xué)作風(fēng)，實(shí)行科學(xué)規(guī)范的學(xué)籍管理，以促進(jìn)高校建設(shè)，全面提高教育教學(xué)質(zhì)量。