淺談農(nóng)業(yè)科技檔案管理

王姝逸

（天津市農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣站，天津 300061）

農(nóng)業(yè)科技檔案是整個(gè)農(nóng)業(yè)科技工作的一個(gè)重要組成部分，是農(nóng)業(yè)科技活動的真實(shí)記載，是一項(xiàng)重要的農(nóng)業(yè)信息資源。目前，科技檔案的內(nèi)容及檔案的載體形式多種多樣，有卡片、公文、圖表、計(jì)算材料、照片、錄像帶、軟盤等。完整規(guī)范的農(nóng)業(yè)科技檔案對今后農(nóng)業(yè)生產(chǎn)發(fā)展具有憑證和參考作用，并可為科技項(xiàng)目選題、立項(xiàng)、結(jié)題及科技成果轉(zhuǎn)化和進(jìn)入市場提供可靠、完整的技術(shù)資料，同時(shí)也為單位領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供可靠的技術(shù)依據(jù)。

1 加強(qiáng)科技項(xiàng)目科研檔案管理的重要意義

農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)管理和生產(chǎn)的第一手資料，是科技工作人員進(jìn)行項(xiàng)目科學(xué)研究活動的真實(shí)記錄，它記載和反映了項(xiàng)目活動的全部過程和具體成果，是項(xiàng)目科研人員的勞動成果和智慧結(jié)晶。因此，加強(qiáng)項(xiàng)目管理尤為重要。

2 農(nóng)業(yè)科技檔案歸檔范圍的劃分

2.1 準(zhǔn)備階段

一個(gè)項(xiàng)目在獲準(zhǔn)資助前，項(xiàng)目申請人都會做些必要的前期準(zhǔn)備工作，如查閱有關(guān)文獻(xiàn)或做一些簡單的預(yù)備試驗(yàn)，在此基礎(chǔ)上再提出項(xiàng)目申請。這時(shí)查新檢索資料及積累的有關(guān)資料、項(xiàng)目申請書、重點(diǎn)項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目可行性報(bào)告、項(xiàng)目申請簡表、合作意向書，以及項(xiàng)目獲準(zhǔn)后的計(jì)劃任務(wù)書、項(xiàng)目合同等都屬于這個(gè)階段形成的材料。

2.2 研究試驗(yàn)階段

這一階段是記載項(xiàng)目執(zhí)行的具體過程，記載內(nèi)容包括：項(xiàng)目實(shí)施方案，試驗(yàn)過程中的各種原始記錄，包括各種媒體(錄像帶、照片、錄音帶、光盤)材料、試驗(yàn)報(bào)告、階段總結(jié)、技術(shù)文件、年度進(jìn)展及執(zhí)行情況報(bào)告等，若申請專利的項(xiàng)目還必須提供專利申請文件。

2.3 總結(jié)驗(yàn)收階段

這部分主要記載課題結(jié)題所做的工作。包括科技項(xiàng)目的工作報(bào)告、技術(shù)報(bào)告、已發(fā)表或待發(fā)表的論文、專著、技術(shù)鑒定材料、科研投資和經(jīng)費(fèi)使用情況等材料，以及課題完成后由項(xiàng)目主管部門組織驗(yàn)收的一整套材料(包括驗(yàn)收報(bào)告、驗(yàn)收證書、驗(yàn)收評價(jià)表等)。

2.4 成果鑒定和申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段

根據(jù)不同評價(jià)方法有科技成果鑒定申請表、科技成果鑒定證書、科技成果評審證書、科技成果評定證書、科技成果驗(yàn)收證書、科技成果登記申請表，成果應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益證明等一套申報(bào)成果的材料，以及成果獲準(zhǔn)后的獎(jiǎng)勵(lì)證書。這些材料在鑒定和申報(bào)成果時(shí)都有明確規(guī)定，一般由科技管理人員辦妥后統(tǒng)一交檔案室歸檔。

2.5 推廣應(yīng)用階段

這一階段主要對技術(shù)推廣后的經(jīng)濟(jì)及社會效益進(jìn)行記載，包括：推廣應(yīng)用方案、總結(jié)、成果轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)應(yīng)用情況及社會經(jīng)濟(jì)效益等。

3 材料歸檔要求

3.1 填表登記

項(xiàng)目完成后，主持人要認(rèn)真地將檔案記錄本前面的“科研項(xiàng)目開題簡介”、“科研項(xiàng)目結(jié)束簡表”填寫清楚，并到檔案室領(lǐng)取“歸檔材料目錄登記表”，將研究過程中形成的所有材料按先后順序排列登記后，連同檔案記錄一并交檔案室歸檔。

3.2 避免重復(fù)

為避免歸檔材料重復(fù)，凡項(xiàng)目組成員經(jīng)辦，并組織科技人員填報(bào)形成的材料，如項(xiàng)目申請書、重點(diǎn)項(xiàng)目建議書、研究計(jì)劃等已由技術(shù)人員歸檔的材料，技術(shù)人員不再向檔案室另行送交材料歸檔。

3.3 原件歸檔

歸檔的科研材料必須是原件，要求字跡清楚、工整，格式統(tǒng)一，便于裝訂和保管；忌用字跡不牢固的書寫工具如圓珠筆、紅墨水筆、鉛筆(田間試驗(yàn)記錄除外)記錄。申請專利的技術(shù)，若屬職務(wù)發(fā)明，發(fā)明人、設(shè)計(jì)人在專利申請辦妥后，將專利申請的技術(shù)文件以及受理通知書、授權(quán)通知書、專利證書等法律文件的原件歸檔；非職務(wù)發(fā)明的發(fā)明人或設(shè)計(jì)人在專利申請公布或公告后，也將有關(guān)材料的復(fù)印件送交檔案室備案。

4 檔案管理人員的職責(zé)

4.1 認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理法律法規(guī)及規(guī)章制度

檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)科技檔案的法律、法規(guī)，并根據(jù)各單位具體情況，適時(shí)制定和修改科技檔案管理辦法。

4.2 督促科技人員及時(shí)歸檔

檔案管理人員要檢查、督促和協(xié)助本單位科技人員做好檔案材料的形成和歸檔工作，對其送交歸檔的材料，要認(rèn)真進(jìn)行登記、分類、整理和立卷保管，并開展查詢、借閱等業(yè)務(wù)工作。

4.3 嚴(yán)格保密制度

遵守國家有關(guān)科技保密的規(guī)定，確保檔案材料的安全，維護(hù)技術(shù)人員的智力勞動成果和知識產(chǎn)權(quán)。

5 科研檔案的借閱辦法

本單位人員因工作需要可到檔案室查閱、借閱有關(guān)檔案材料，但外借必須登記，用后要及時(shí)歸還。對已取得階段性成果的重大科技項(xiàng)目、正在進(jìn)行專利申請而未公告的專利申請項(xiàng)目及正在進(jìn)行技術(shù)轉(zhuǎn)讓的非專利技術(shù)項(xiàng)目的技術(shù)資料以及課題要求保密的資料，非有關(guān)人員查閱，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目主持人同意后，方可查閱。外單位人員需查閱科研檔案的，必須持單位介紹信和本人身份證，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。

6 科技檔案管理的幾點(diǎn)建議

6.1 重視憑證文件收集的同時(shí)不忽略技術(shù)文件歸檔

以往的檔案管理似乎更注重憑證作用，都講究真憑實(shí)據(jù)。技術(shù)參考利用價(jià)值本來是科技檔案的最根本的屬性，然而，在各種歸檔管理中都要求歸檔原件，這就導(dǎo)致人們?yōu)榱朔蠚w檔要求，歸檔材料非原件不要，實(shí)際上使一些重要的但非原件的技術(shù)文件不能歸檔，本質(zhì)上損害了檔案材料的內(nèi)在質(zhì)量，這無疑使檔案資源的參考利用價(jià)值大打折扣。

6.2 重視科技檔案技術(shù)文件材料的系統(tǒng)性和完整性

檔案管理人員要了解課題或項(xiàng)目的技術(shù)方案、技術(shù)路線，懂得課題項(xiàng)目各種技術(shù)文件的內(nèi)在聯(lián)系與因果關(guān)系，切實(shí)為科研人員提供歸檔指導(dǎo)。使歸檔文件材料能完整地反映科研人員的思路和實(shí)現(xiàn)意圖，并能夠客觀、全面地反映出項(xiàng)目的主要內(nèi)容，按照技術(shù)專業(yè)體系形成歸檔文件體系，避免歸檔文件材料的雜亂無章和堆積。

為了確保歸檔技術(shù)文件材料的系統(tǒng)性和完整性，課題組在農(nóng)業(yè)科技項(xiàng)目立項(xiàng)之初，即指定一名課題組成員擔(dān)任項(xiàng)目的臨時(shí)檔案管理員，在項(xiàng)目或課題進(jìn)行的各個(gè)階段及時(shí)與本單位檔案管理員進(jìn)行溝通，隨時(shí)將項(xiàng)目或課題各階段執(zhí)行情況的工作及技術(shù)文件，交檔案管理員存檔，確保項(xiàng)目執(zhí)行階段檔案的完整性，保障項(xiàng)目順利完成。比如，在立項(xiàng)階段，應(yīng)形成調(diào)研報(bào)告、立項(xiàng)申請報(bào)告等類文件；項(xiàng)目進(jìn)行中的實(shí)施方案、各階段進(jìn)展情況、各類試驗(yàn)數(shù)據(jù)及結(jié)論；項(xiàng)目結(jié)題時(shí)的結(jié)題報(bào)告、成果登記及獲獎(jiǎng)情況等。結(jié)題后課題組臨時(shí)檔案管理員要配合單位檔案管理員將該項(xiàng)目的歸檔文件清單等系統(tǒng)化整理永存入檔，這樣可以使技術(shù)人員和檔案人員對該項(xiàng)目或課題所要形成、歸檔的文件材料做到心中有數(shù)，并做到邊形成邊歸檔，只有這樣，才能從根本上保證科技檔案技術(shù)文件材料的系統(tǒng)性和完整性。

6.3 努力提升檔案管理人員的素質(zhì)

農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作看似簡單，實(shí)際上農(nóng)業(yè)檔案管理涉及到多方面的農(nóng)業(yè)知識，檔案管理人員雖然不需要像專業(yè)技術(shù)人員那樣對專業(yè)有嚴(yán)格的要求，但卻是需要對農(nóng)業(yè)科技所有學(xué)科都有一定的了解。因此，農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員應(yīng)有大農(nóng)業(yè)的知識，要對現(xiàn)有人員進(jìn)行農(nóng)業(yè)專業(yè)知識的系統(tǒng)培訓(xùn)，特別是針對本單位專業(yè)知識的培訓(xùn)，使檔案工作者有充分的檔案管理工作技能及完善的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，保證能對專業(yè)領(lǐng)域材料進(jìn)行正確的鑒定、整理及歸檔。

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