OneNote 2010在個(gè)人知識(shí)管理中的應(yīng)用研究

侯琳琳，李玉斌

(遼寧師范大學(xué) 計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)學(xué)院，遼寧 大連 116081)

OneNote 2010在個(gè)人知識(shí)管理中的應(yīng)用研究

侯琳琳，李玉斌

(遼寧師范大學(xué) 計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)學(xué)院，遼寧 大連 116081)

要解決信息超載的問(wèn)題，提高工作效率，必須對(duì)個(gè)人的知識(shí)進(jìn)行有效的管理，以適應(yīng)社會(huì)飛速發(fā)展，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，進(jìn)行知識(shí)更新，使積累的知識(shí)資源效用最大化，實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值和創(chuàng)新。OneNote 2010在這種情況下應(yīng)運(yùn)而生，為人們的個(gè)人知識(shí)管理提供了新的方式和方法。

OneNote 2010；信息超載；知識(shí)管理

一、個(gè)人知識(shí)管理概述

個(gè)人知識(shí)管理可以理解為在個(gè)人需要的基礎(chǔ)上有目的和有意識(shí)地利用具備搜索、存儲(chǔ)和交流等相應(yīng)功能的知識(shí)管理工具，對(duì)知識(shí)進(jìn)行獲取、組織、交流、共享和創(chuàng)新的綜合管理活動(dòng)，從而整合與補(bǔ)充自己的信息資源，逐步建立與完善個(gè)人的知識(shí)體系，提高個(gè)人的適應(yīng)性、生存能力和知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)能力。個(gè)人知識(shí)管理包括以下幾個(gè)關(guān)鍵步驟：

（1）知識(shí)需求分析：個(gè)人應(yīng)該根據(jù)自身工作學(xué)習(xí)的需要以及個(gè)人現(xiàn)有知識(shí)，有針對(duì)性地選擇知識(shí)；

（2）知識(shí)獲取：是個(gè)人根據(jù)自身的需要，利用知識(shí)獲取工具選擇、提取知識(shí)的過(guò)程；

（3）知識(shí)儲(chǔ)存與組織：把個(gè)人獲取到的知識(shí)進(jìn)行分類(lèi)，并按類(lèi)存儲(chǔ)；

（4）知識(shí)表達(dá)與交流：是促進(jìn)隱性知識(shí)與顯性知識(shí)之間轉(zhuǎn)換的必要過(guò)程，是獲得靈感、進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新所不可缺少條件，也是驗(yàn)證知識(shí)與思想是否正確、合理的一個(gè)過(guò)程；

（5）知識(shí)共享：是知識(shí)管理重要環(huán)節(jié)之一，是個(gè)人知識(shí)管理的必要前提，我們獲取知識(shí)，進(jìn)行知識(shí)的交流都是依托在知識(shí)共享的前提之下實(shí)現(xiàn)的；

（6）知識(shí)創(chuàng)新：是個(gè)人知識(shí)管理的最終目標(biāo)，是在前人知識(shí)的基礎(chǔ)上，通過(guò)自身總結(jié)、思考與實(shí)踐，促使隱性知識(shí)化和編碼化，發(fā)現(xiàn)知識(shí)新內(nèi)涵和新作用的活動(dòng)。

二、OneNote的主要功能與特點(diǎn)

OneNote 2010是Office 2010辦公套件中自帶的一個(gè)筆記本組件，它具有強(qiáng)大的文件管理功能和人性化的讀寫(xiě)界面，功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了記筆記這一項(xiàng)，越來(lái)越被人們賦予個(gè)人知識(shí)管理的意義。

1.記錄信息

記錄信息內(nèi)容形式豐富，包括：文本、圖形圖像、表格、數(shù)學(xué)公式、音頻、視頻等。在記錄信息的過(guò)程中，OneNote提供很多有趣的功能：

（1）隨心閱讀和輸入信息，就像在紙上書(shū)寫(xiě)一樣，用戶可以從空白頁(yè)的任意位置開(kāi)始記錄，但與紙不同的是如果需要可以將筆記隨處移動(dòng)。

（2）在應(yīng)用程序之間無(wú)縫工作，采用?？抗δ軐neNote置于屏幕一側(cè)，便于在Web上搜索信息、審閱Word中的文檔或制作PowerPoint幻燈片時(shí)，隨時(shí)都可用于記筆記或撰寫(xiě)便簽，同時(shí)如果使用“鏈接筆記”功能可以跟蹤信息的來(lái)源。

（3）屏幕截圖，這是Office 2010套件中幾乎每款軟件增加的功能，可將截圖直接插入到頁(yè)面中，且自動(dòng)鏈接信息來(lái)源。

（4）在線會(huì)議記錄，軟件內(nèi)部自帶視頻音頻同步記錄的功能，方便會(huì)議記錄使用。

2.組織管理與搜集信息

（1）它的核心功能是分類(lèi)體系。每個(gè)筆記本都是一組頁(yè)面的容器，每個(gè)筆記本劃分為幾個(gè)分區(qū)，每個(gè)分區(qū)中有若干個(gè)頁(yè)。大家都用過(guò)有不同彩色標(biāo)簽的紙質(zhì)筆記本，OneNote就是仿照這種筆記本的分類(lèi)方式：最大的單位是筆記本，一個(gè)筆記本內(nèi)可以有多個(gè)標(biāo)簽（OneNote中叫做分區(qū)），同類(lèi)的標(biāo)簽還可以組合在一起形成分區(qū)組，每個(gè)分區(qū)中有若干個(gè)子頁(yè)。通過(guò)這些分類(lèi)體系，可使知識(shí)呈現(xiàn)樹(shù)狀結(jié)構(gòu)，形成知識(shí)體系結(jié)構(gòu)。同時(shí)它具有強(qiáng)大的標(biāo)記功能，可以按重要程度為不同的信息做不同的標(biāo)記。

（2）全文搜索功能，快速定位到自己的文件。筆者認(rèn)為良好的分類(lèi)加上OneNote強(qiáng)大的搜索完全可以勝出Tag的管理形式，尤其是當(dāng)用戶安裝了Windows桌面搜索之后，在OneNote中進(jìn)行全范圍搜索只是眨眼之間的事。不僅可以搜索文字信息，還能搜索圖片上的文字信息，按標(biāo)記搜索。

3.協(xié)作與共享信息

可以采用如下幾種方式實(shí)現(xiàn)共享:電子郵件發(fā)送；發(fā)送到博客；共享文件夾，可以在局域網(wǎng)、SharePoint、Internet上建立共享筆記本。在用戶編輯筆記的同時(shí)，用戶同事可以在共享位置同時(shí)打開(kāi)此筆記本進(jìn)行編輯 ,默認(rèn)情況下，當(dāng)前用戶編輯的內(nèi)容正常顯示，其他作者編輯的內(nèi)容旁邊將顯示作者的姓名。

4.保護(hù)敏感信息

可方便地為自己的個(gè)人隱私內(nèi)容設(shè)置密碼，以保護(hù)信息的安全性。

三、利用OneNote進(jìn)行個(gè)人知識(shí)管理

1.知識(shí)的獲取

個(gè)人知識(shí)的獲取，其實(shí)是個(gè)人學(xué)習(xí)知識(shí)、積累經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程。個(gè)人知識(shí)的獲取主要是知識(shí)的學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)可以幫助個(gè)人系統(tǒng)掌握一些顯性知識(shí)，然后利用這些知識(shí)指導(dǎo)實(shí)踐。

在OneNote中使用鍵盤(pán)、手寫(xiě)、屏幕截圖或錄音錄像的功能，您可以快速捕獲會(huì)議筆記、靈感觸發(fā)筆記、創(chuàng)意和想法、討論會(huì)錄音、訪談錄像、圖示等。通過(guò)與Web瀏覽器以及Office系統(tǒng)特別是Outlook的方便集成，您還可以收集來(lái)自網(wǎng)站的剪輯，收集電子郵件，與項(xiàng)目、客戶、課程相關(guān)的各種材料，以及文件和圖片等。并且跟蹤顯示信息的來(lái)源，方便日后再次查看詳細(xì)的信息。

2.知識(shí)的存儲(chǔ)與組織

日常生活中我們所接觸到的信息往往是雜亂無(wú)章的，這些雜亂無(wú)章的信息充斥在我們的頭腦中，要么轉(zhuǎn)瞬即逝，要么無(wú)法提取應(yīng)用，使人往往產(chǎn)生“書(shū)到用時(shí)方恨少”的感慨，為了有效避免這一遺憾的發(fā)生，就需要我們養(yǎng)成勤于整理、勤于積累的好習(xí)慣。尤其是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)社會(huì)，每天我們都生活在信息的海洋中，為了使這些信息為我所用就更需要做到及時(shí)的梳理和積累。

個(gè)人知識(shí)管理的途徑很多，我們可以分門(mén)別類(lèi)地把自己積累的知識(shí)存儲(chǔ)在一系列的文件夾中，也可以利用軟件技術(shù)進(jìn)行個(gè)性化地管理。OneNote 2010就是對(duì)知識(shí)進(jìn)行分類(lèi)管理的一種軟件，OneNote通過(guò)筆記本、分區(qū)、頁(yè)、子頁(yè)四個(gè)等級(jí)來(lái)管理知識(shí),使凌亂的知識(shí)形成錯(cuò)落有致的樹(shù)狀系統(tǒng)，對(duì)于個(gè)人的知識(shí)管理十分有效。

3.知識(shí)的共享

新時(shí)代更加崇尚個(gè)體之間的交流與協(xié)作，只有這樣技能與知識(shí)才能得到最大程度的共享，個(gè)人和團(tuán)體的創(chuàng)造力才能得到最大的發(fā)揮，復(fù)雜的問(wèn)題才能得到解決。知識(shí)的共享與交流是個(gè)人知識(shí)獲得的一個(gè)重要途徑，通過(guò)與他人溝通，可以審視自己的觀點(diǎn)、解答別人的問(wèn)題、激發(fā)瞬間的靈感、創(chuàng)新個(gè)人知識(shí)。

OneNote 2010可通過(guò)發(fā)送電子郵件，發(fā)送到博客，共享筆記本等實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享和協(xié)作編輯。這可消除因信息單獨(dú)存儲(chǔ)在書(shū)面筆記、文件夾或用戶個(gè)人計(jì)算機(jī)上而產(chǎn)生的不便，有助于用戶更有效地協(xié)同工作。工作組可以輕松地共享信息、提高工作效率，并對(duì)項(xiàng)目、事件和目標(biāo)進(jìn)行更加有效的跟蹤。與共享筆記本上的多個(gè)用戶一起工作時(shí)，新內(nèi)容將突出顯示，突出顯示使用戶可以清楚地看出自上次打開(kāi)共享筆記本以來(lái)的新變化；版本控制功能提供了按日期和作者的版本歷史記錄，如果有人無(wú)意中刪除或移動(dòng)了內(nèi)容，您可以隨時(shí)查看修訂記錄和撤消更改；此外處于聯(lián)機(jī)狀態(tài)時(shí)將自動(dòng)合并和同步更改。對(duì)小組其他成員的注釋和評(píng)論進(jìn)行分析、總結(jié)，提取其中的精髓，彌補(bǔ)自身思維和知識(shí)的缺陷，不斷加工和深化自己原有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，并激發(fā)產(chǎn)生新知識(shí)，即實(shí)現(xiàn)知識(shí)的利用和創(chuàng)造。您還可與您的整個(gè)小組協(xié)作在共享筆記本中，即使未與網(wǎng)絡(luò)連接，所有人也可同時(shí)進(jìn)行編輯和查看。每次有人更新筆記本時(shí)，OneNote都可無(wú)縫合并發(fā)生的更改。共享筆記本是一種極好的協(xié)作方式，可以查看小組收集了哪些信息、哪些文件和筆記可用作源，甚至還可以查看小組未完成的擬辦事項(xiàng)。

4.知識(shí)的利用

與其他同步或者異步交流工具相比較,OneNote的查找定位功能是它們無(wú)法企及的,它既可以使用復(fù)雜的語(yǔ)法結(jié)構(gòu)作為搜索關(guān)鍵字,如對(duì)準(zhǔn)確的詞組或短句加上引號(hào)、使用AND、OR和NEAR運(yùn)算符完成復(fù)雜的搜索,也可根據(jù)書(shū)寫(xiě)筆記的時(shí)間或頁(yè)面的標(biāo)題來(lái)搜索筆記,還可以針對(duì)搜索范圍進(jìn)行設(shè)定,所有工作區(qū)進(jìn)行檢索,并對(duì)選定的工作區(qū)進(jìn)行檢索。這樣參與者在協(xié)作討論的過(guò)程中,面對(duì)眾多的討論記錄可以通過(guò)關(guān)鍵詞或者時(shí)間定位自己想要了解的內(nèi)容。OneNote會(huì)將搜索結(jié)果顯示出來(lái),便于參與者清晰地了解到這些內(nèi)容都分布在工作區(qū)的什么位置,更快捷地幫助參與者熟悉、梳理討論內(nèi)容,以便于提出自己的看法。

[1]宮云鳳，戴心來(lái)等.基于網(wǎng)絡(luò)書(shū)簽的個(gè)人知識(shí)管理研究[J].中小學(xué)電教，2010（10）.

[2]梁文鑫，張生.OneNote讓網(wǎng)上協(xié)作討論更有效[J].中國(guó)遠(yuǎn)程教育，2005（12）.

[3]管玨琪.基于Diigo平臺(tái)實(shí)現(xiàn)研究生個(gè)人知識(shí)管理[J].軟件導(dǎo)刊﹒教育技術(shù)，2009（6）.

[4]Jiahou.新浪博客http://blog.sina.com.cn/s/articlelist_1649275132_0_1.html.

（編輯：楊馥紅）

G434

B

A1673-8454(2011)13-0087-02