多種技術(shù)交叉構(gòu)筑畢業(yè)生照片檔案查詢(xún)系統(tǒng)的探索與實(shí)踐

林慕嬋

（華南農(nóng)業(yè)大學(xué)，廣東 廣州 510642）

多種技術(shù)交叉構(gòu)筑畢業(yè)生照片檔案查詢(xún)系統(tǒng)的探索與實(shí)踐

林慕嬋

（華南農(nóng)業(yè)大學(xué)，廣東 廣州 510642）

本文是一個(gè)檔案電子匯編工作項(xiàng)目的專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)報(bào)告，從實(shí)踐角度介紹一種具有高校特色的多媒體電子匯編——高校歷屆畢業(yè)生照片檔案查詢(xún)系統(tǒng)的做法，及其實(shí)踐過(guò)程中使用的幾種新技術(shù)方法。

照片檔案；多媒體電子匯編；多種技術(shù)方法

一、問(wèn)題的提出

2009年，華南農(nóng)業(yè)大學(xué)迎來(lái)百年華誕，為了全面梳理學(xué)校百年發(fā)展文脈，挖掘百年華農(nóng)豐富的思想內(nèi)涵，展示百年華農(nóng)發(fā)展歷史，教育并激勵(lì)一代代華農(nóng)人傳承和發(fā)揚(yáng)百年老校的優(yōu)良傳統(tǒng)，為華南農(nóng)業(yè)大學(xué)下一個(gè)百年的新目標(biāo)而共同奮斗，學(xué)校決定籌辦百年校慶校史展覽館。

大學(xué)最基本的任務(wù)是培養(yǎng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)人才，在多年的辦學(xué)歷史中，作為一所百年老校，華南農(nóng)業(yè)大學(xué)培養(yǎng)出大量的各種層次、各種類(lèi)型的人才，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展做出了巨大的貢獻(xiàn)。畢業(yè)生的數(shù)量和質(zhì)量是高校辦學(xué)成績(jī)的顯示，校友資源是學(xué)校的一項(xiàng)重要資源。為了展示辦學(xué)成績(jī)，激勵(lì)后來(lái)者，同時(shí)使校友們?cè)趨⒂^百年校史展時(shí)，可觸摸到自己昔日的容貌，目睹“原生態(tài)”的身影，增強(qiáng)“回家”的感受，學(xué)校決定在校史展覽館動(dòng)態(tài)展廳部分開(kāi)展一項(xiàng)“建立百年學(xué)生、教師、職工名錄等觸摸屏（個(gè)人信息要素，老照片等）”的建設(shè)項(xiàng)目。

為了完成這項(xiàng)工作，學(xué)校檔案館充分發(fā)揮庫(kù)藏檔案中歷屆學(xué)生學(xué)籍檔案資源的作用，探索出一條學(xué)生參與并利用多項(xiàng)新技術(shù)的低成本檔案電子匯編道路，取得了較好的效果。

二、基本思路

由于我國(guó)高校對(duì)學(xué)籍檔案的管理比較完善，我校自1949年以來(lái)歷年本專(zhuān)科畢業(yè)生的學(xué)籍檔案均保存完好，學(xué)籍卡中含有學(xué)生入學(xué)照。并且2001年起國(guó)家對(duì)高等教育學(xué)歷證書(shū)實(shí)行電子注冊(cè)制度，教育部2002年啟動(dòng)高等教育學(xué)歷證書(shū)圖像采集工作，學(xué)校每年都向教育部報(bào)送畢業(yè)生圖像和基本信息數(shù)據(jù)光盤(pán)，這些光盤(pán)也都按規(guī)定向?qū)W校檔案部門(mén)歸檔，所以2003年以來(lái)的本專(zhuān)科生和2004年以來(lái)的畢業(yè)研究生學(xué)校檔案館基本都保存有電子畢業(yè)照信息，這些歷史檔案材料為觸摸平臺(tái)的建設(shè)提供了必要條件。

作為一所辦學(xué)歷史悠久的高校，1949年以來(lái)華南農(nóng)業(yè)大學(xué)培養(yǎng)了近10萬(wàn)名各類(lèi)人才，若以每個(gè)畢業(yè)學(xué)生為記錄做查詢(xún)系統(tǒng)，不但數(shù)據(jù)量大，容易出錯(cuò)，而且效果也不及以班為單位生動(dòng)直觀，因此，我們采取用班級(jí)目錄掛接班級(jí)照片匯編和畢業(yè)班合影的方式來(lái)建設(shè)畢業(yè)生信息觸摸平臺(tái)。

本項(xiàng)目需建立學(xué)校歷年畢業(yè)班級(jí)信息數(shù)據(jù)庫(kù)和班級(jí)照片匯編庫(kù)，工作量相當(dāng)大，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中我們采用多種技術(shù)交叉使用、批量處理和招收學(xué)生志愿者協(xié)助的形式，終于按時(shí)完成項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)。而在觸摸平臺(tái)界面制作上，最后脫離南大之星系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)形式，使用Flash網(wǎng)頁(yè)技術(shù)制作系統(tǒng)查詢(xún)界面并重構(gòu)數(shù)據(jù)，取得了較好效果。

三、系統(tǒng)建設(shè)中的關(guān)鍵技術(shù)

在制作歷屆畢業(yè)生照片查詢(xún)系統(tǒng)和歷屆校友相冊(cè)匯編時(shí)，一開(kāi)始采用較簡(jiǎn)易的圖像剪切并將圖像在Word表格中粘貼的方法，效率低、進(jìn)度慢，后來(lái)在工作過(guò)程中，我們逐步找到提高效率的新技術(shù)新方法，這些新技術(shù)方法的采用使我們?cè)趫D像采集、匯編制作、班級(jí)匯編固化、圖像壓縮處理及圖像按上傳規(guī)則命名等方面能采取批量處理形式，這樣，一方面我們的項(xiàng)目實(shí)施變得有序可控，另一方面大大地提高了工作效率。這些新技術(shù)共8項(xiàng)，主要包括：

1．利用南大之星檔案管理系統(tǒng)構(gòu)筑系統(tǒng)框架

查詢(xún)系統(tǒng)以菜單方式先按層次分為博士生、碩士生、本專(zhuān)科生及畢業(yè)合影模塊，再按畢業(yè)年度和所在學(xué)院二種方式進(jìn)行查詢(xún)。由于檔案館現(xiàn)在使用的南大之星檔案管理系統(tǒng)具有二次開(kāi)發(fā)和全文管理功能。我們首先對(duì)南大之星檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行功能擴(kuò)充及二次開(kāi)發(fā)，按年度和學(xué)院兩種形式構(gòu)筑班級(jí)查詢(xún)系統(tǒng)框架，再利用南大之星檔案管理系統(tǒng)中已有的班級(jí)目錄數(shù)據(jù)，將其分類(lèi)轉(zhuǎn)入已建框架，從而利用南大系統(tǒng)的全文管理功能為班級(jí)照片匯編建設(shè)了一個(gè)臨時(shí)存放庫(kù)，使完成的班級(jí)照片匯編能有序存放。

2．利用Word郵件合并制作班級(jí)照片匯編

對(duì)2003年以來(lái)的畢業(yè)生，由于保存有電子畢業(yè)照和基本信息表，我們利用已有電子文件使用Word郵件合并功能來(lái)制作班級(jí)照片匯編。首先在Word中做一個(gè)A4橫向打印模板，每頁(yè)可排列3行6列共18位學(xué)生的圖像和基本信息，再將其連接到畢業(yè)生數(shù)據(jù)表，從數(shù)據(jù)表中按班篩選數(shù)據(jù)并合并生成班級(jí)照片匯編新文檔。這樣制成的班級(jí)照片匯編既可用于觸摸平臺(tái)建設(shè),同時(shí)將其分學(xué)院打印裝訂成冊(cè)還可作為華南農(nóng)業(yè)大學(xué)歷屆校友相冊(cè)。

3．利用Photoshop動(dòng)作功能批量采集學(xué)生個(gè)人頭像

對(duì)2002年以前的畢業(yè)生，其個(gè)人圖像需從學(xué)籍卡上采集，由于我校原已對(duì)全部學(xué)籍卡片掃描，掃描件按班保存，學(xué)籍卡電子版按檔號(hào)命名，為電子匯編提供了初步的條件。在圖片采集中，我們利用Photoshop的動(dòng)作錄制功能，將圖像采集處理保存等一系列動(dòng)作錄制并定義到某一功能鍵，從而實(shí)現(xiàn)框選照片的自動(dòng)裁切，自動(dòng)處理成統(tǒng)一大小和自動(dòng)按某方式命名并存儲(chǔ)到指定文件夾,提高了圖片采集的效率和質(zhì)量。

4.利用清華文通公司AER圖文管理員將匯編批量固化成JPG文件

由于郵件合并制作的匯編是可編輯的DOC文件，為將文本文件轉(zhuǎn)換成圖像文件實(shí)現(xiàn)“信息固化”，我們利用清華文通公司的AER圖文管理員軟件將DOC文件批量轉(zhuǎn)換成同名的JPG格式文件以作為查詢(xún)平臺(tái)建設(shè)的基礎(chǔ)材料。

5．利用批量壓縮軟件將圖像縮小以適合屏幕顯示

為方便顯示，提高顯示效率和屏顯美化度，同時(shí)減少容量，使歷屆畢業(yè)生照片查詢(xún)系統(tǒng)既可以查詢(xún)平臺(tái)出現(xiàn)，又能濃縮于一張光盤(pán)中以制作查詢(xún)光盤(pán)，我們用Photo Resize Magic批量壓縮軟件將照片匯編圖像進(jìn)行批量縮小至統(tǒng)一尺寸。

6．將班級(jí)照片匯編圖像文件名批量更改成符合南大之星批量掛接命名規(guī)則的格式文件

由于AER圖文管理員固化形成的圖像文件命名方式與南大之星系統(tǒng)批量掛接文件的命名方式有所不同，我們利用更名小軟件“批量文件更名大師”將固化的文件批量修改成符合南大之星批量掛接要求的命名格式,并將其批量上傳掛接進(jìn)南大之星檔案管理系統(tǒng)。

7．在南大之星系統(tǒng)中對(duì)班級(jí)數(shù)據(jù)按學(xué)院進(jìn)行分類(lèi)重構(gòu)再導(dǎo)出

在南大之星系統(tǒng)中對(duì)掛接好全文圖像的班級(jí)按學(xué)院分類(lèi)建夾,然后再利用南大之星檔案管理系統(tǒng)中的導(dǎo)出功能將分好學(xué)院的班級(jí)目錄和照片匯編等電子文件導(dǎo)出到服務(wù)器上指定文件夾里，再將文件夾里的目錄及全文內(nèi)容拷貝以用于查詢(xún)系統(tǒng)的制作。

8．利用Flash制作查詢(xún)系統(tǒng)界面

對(duì)南大之星系統(tǒng)中導(dǎo)出的分類(lèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行重構(gòu)，使用Flash制作觸摸平臺(tái)界面、以網(wǎng)頁(yè)形式組織班級(jí)目錄并批量鏈接對(duì)應(yīng)的班級(jí)照片匯編、制作歷屆畢業(yè)生照片檔案查詢(xún)觸摸平臺(tái)及光盤(pán)。

四、實(shí)現(xiàn)的效果

將歷年畢業(yè)生個(gè)人照片按班級(jí)制作查詢(xún)系統(tǒng)并匯編成冊(cè)，是一次對(duì)學(xué)校各學(xué)科的發(fā)展、專(zhuān)業(yè)的變化、學(xué)院的分合的發(fā)展脈絡(luò)進(jìn)行全面梳理的過(guò)程。通過(guò)采用以上方法和技術(shù)，我們建設(shè)了華南農(nóng)業(yè)大學(xué)歷屆畢業(yè)生照片查詢(xún)觸摸平臺(tái)、制作了華南農(nóng)業(yè)大學(xué)歷屆畢業(yè)生照片查詢(xún)光盤(pán)，并按年度和按學(xué)院分階段編印了《華南農(nóng)業(yè)大學(xué)歷屆校友相冊(cè)》系列匯編共50分冊(cè)，取得較好效果。

五、系統(tǒng)的特點(diǎn)

本畢業(yè)生照片查詢(xún)平臺(tái)的建設(shè)，是一次具有高校特色的檔案編研的創(chuàng)新。具有以下特性：

1．特色性

它立足高校檔案庫(kù)藏資源，以珍貴館藏資源匯編而成，所取用的檔案資源主要包括：1949～2002年度歷屆本專(zhuān)科生校友個(gè)人照，取自本館學(xué)籍卡上的入學(xué)照；2003～2009年度歷屆本專(zhuān)科生校友個(gè)人照，取自本館保存的電子檔案資源（即畢業(yè)時(shí)由教務(wù)處等統(tǒng)一組織照的個(gè)人畢業(yè)照，以教務(wù)處每年上報(bào)教育部數(shù)據(jù)為準(zhǔn)），2004～2009年度歷屆博士碩士校友像冊(cè)，取自本館保存的博碩士畢業(yè)生電子檔案資源（以研究生處每年上報(bào)教育部數(shù)據(jù)為準(zhǔn)）。此外，還有本館保存的歷屆畢業(yè)生班級(jí)合照。

2．創(chuàng)新性

這套系列匯編的編寫(xiě)和歷屆畢業(yè)生查詢(xún)系統(tǒng)的建設(shè)，是一次檔案編研工作的全新實(shí)踐與探索。它是對(duì)電子文件的編研，編研成果以電子文件查詢(xún)系統(tǒng)形式出現(xiàn)。

3．先進(jìn)性

在本系統(tǒng)建設(shè)中，我們采用了多項(xiàng)新技術(shù)，以批量處理的方式制作。包括利用南大之星檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建了查詢(xún)系統(tǒng)框架，利用Word郵件合并功能制作2003年后有電子畢業(yè)照校友的電子匯編，利用Photoshop的動(dòng)作功能從學(xué)籍卡上批量采集1949～2002年校友入學(xué)照和利用鍵盤(pán)精靈進(jìn)行Word文檔批量圖像插入，利用清華文通ARE圖文管理員將匯編成的Word格式文件批量固化成圖像文件，利用批量更名小軟件將各已固化的圖像文件名改成能批量上傳和掛接進(jìn)南大之星系統(tǒng)的文件名，利用批量圖像壓縮小軟件將圖像縮小至統(tǒng)一大小，利用Flash制作查詢(xún)平臺(tái)界面，采用數(shù)據(jù)重構(gòu)方式建設(shè)查詢(xún)觸摸平臺(tái)和制作系統(tǒng)查詢(xún)光盤(pán)。

4．濃縮性

系統(tǒng)以直觀形式展現(xiàn)學(xué)校各學(xué)科發(fā)展和人才培養(yǎng)的發(fā)展脈絡(luò)，系統(tǒng)中包含校友個(gè)人照約9萬(wàn)張，集體合影照639張，2000多個(gè)班級(jí)的照片匯編全都濃縮于一張薄薄光盤(pán)中。

5．經(jīng)濟(jì)性

本查詢(xún)平臺(tái)由檔案館人員自己建設(shè)，編研方式結(jié)合學(xué)生志愿者形式來(lái)進(jìn)行。雖然工作量大，但由于采用多項(xiàng)新技術(shù)，充分利用學(xué)生志愿者的人力資源，所以費(fèi)用少，效果好。

六、系統(tǒng)的作用

本系統(tǒng)建設(shè)以檔案為依據(jù)，是用活用好檔案資源的一種方式。

1．方便各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解畢業(yè)生情況

本系統(tǒng)建成后，學(xué)校及各學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)能隨時(shí)檢索本學(xué)院歷年畢業(yè)學(xué)生情況，不但能了解歷年畢業(yè)生的數(shù)量，還能查詢(xún)到每一年畢業(yè)的學(xué)生名單、個(gè)人照片及集體照，方便學(xué)校和學(xué)院校友工作的開(kāi)展。

2．?dāng)U大學(xué)校檔案工作影響力，提高檔案工作地位

通過(guò)本次制作，進(jìn)一步規(guī)范今后各單位電子檔案的歸檔和管理方式。同時(shí)對(duì)由于歷史原因造成的我校畢業(yè)班合照歸檔不齊全等問(wèn)題，也通過(guò)向各學(xué)院、各位老師和校友征集等形式，將其盡量收集齊全并納入本系統(tǒng)管理。

3．鍛煉了學(xué)生

參與系統(tǒng)建設(shè)的學(xué)生，全面地接觸了信息發(fā)展的新技術(shù)，目前，檔案館已成為信息、人文和公管類(lèi)學(xué)生的實(shí)踐實(shí)習(xí)基地。

《華南農(nóng)業(yè)大學(xué)歷屆畢業(yè)生照片檔案查詢(xún)系統(tǒng)》系列電子匯編，是檔案館作為保存著第一手歷史資料的部門(mén)，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，開(kāi)發(fā)庫(kù)藏檔案資源，服務(wù)學(xué)校中心工作的一個(gè)成功實(shí)例。

（編輯：金冉）

TP393.18

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1673-8454(2011)15-0084-03