淺談醫(yī)院聲像檔案的管理創(chuàng)新

王亮

(衡水市哈勵遜國際和平醫(yī)院 河北衡水 053000)

隨著科技的進步,聲像檔案在檔案總件中占有比例成上升趨勢,一張照片、一段視頻錄像,最能客觀、真實記載單位發(fā)展歷史的檔案資料。特別是醫(yī)院檔案,因其職業(yè)的特殊性,對各種醫(yī)療、科研、教學、藥品管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的聲像歷史記錄,是指導醫(yī)院工作計劃和決策的可靠依據(jù)和參考資料。因此,醫(yī)院檔案管理中聲像檔案的管理創(chuàng)新成為檔案管理人員亟待解決的問題。

1 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理人員專業(yè)性不強

根據(jù)調(diào)查,目前從事醫(yī)院檔案管理的人員大部分是非專業(yè)人員,流動性大,專業(yè)知識老化,學歷偏低,思想觀念和管理水平相對滯后等問題。很多檔案管理人員觀念落后,認為檔案工作只不過是管理承辦過的文件而已,不了解檔案工件的內(nèi)容、性質(zhì)與任務(wù)。在工作中,習慣于“坐等待收”的服務(wù)方式,對遇到新情況、新問題胸中無數(shù),不善于捕捉社會新信息,難以開創(chuàng)檔案工作的新局面。

1.2 對檔案新的表現(xiàn)形式缺少掌控能力

隨著社會的進步,檔案從紙面向數(shù)字化、電子化演變,這些檔案資料歸檔過程上無論從載體形式、歸檔辦法,還是從本質(zhì)屬性、來源等方面都與紙質(zhì)文件有很多不同。很多管理人員對如何拷貝、壓縮、轉(zhuǎn)換格式、保存一些聲像檔案還力不從心,需要知識的更新。

1.3 管理制度不能適應(yīng)聲像檔案的管理

目前很多醫(yī)院還沒有制定較為健全的檔案管理的制度、職責、考核標準,有價值的文件材料,特別是一些產(chǎn)生于不同職能部門的聲像資料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集,信息管理與檔案管理嚴重脫節(jié),失去了檔案工作的完整性,醫(yī)院信息資源缺乏整合性,不利于科學管理。

2 聲像檔案管理中需要注意的幾點

2.1 健全管理制度,普及檔案存儲意識,職能部門積極配合

由于聲像檔案來源較廣,很多資料在某職能部門的忽視下而永久遺失。因此,醫(yī)院要有針對性設(shè)立此類檔案的搜集匯總制度,使每個部門都心中?？嚒皺n案弦”,及時將資料匯總至檔案管理人員。另外,醫(yī)院組織重大活動,召開重要會議,檔案人員應(yīng)全程參與,負責攝影錄像的人員則應(yīng)積極配合,共同做好各類檔案的收集歸檔工作,以確保重大活動產(chǎn)生聲像檔案完整、集中統(tǒng)一,對發(fā)生的有深遠影響的大事件及本單位發(fā)生的大事,檔案工作人員都要精心安排,有計劃、有目的的收集相關(guān)聲像資料。醫(yī)院聲像檔案內(nèi)容豐富,而且聲像檔案所起的特殊作用卻是其他類型檔案無法代替的,集中統(tǒng)一管理可確保其完整、準確、系統(tǒng)和安全,充分利用其特性對醫(yī)院的宣傳作用。

2.2 明確收集范圍,科學整理、分類

長期以來,因為醫(yī)院聲像檔案管理的誤區(qū)及醫(yī)院聲像檔案意識的淡薄,使得聲像檔案的收集不完整,檔案的收集需要多部門協(xié)同作戰(zhàn),因此,檔案管理人員要明確公布收集范圍,從而使醫(yī)院各部門做到心中有數(shù),能夠科學配合。一般情況下,應(yīng)進行以下分類：(1)重大事件的照片、影像資料。如：重要會議、領(lǐng)導視察、重要人物等。(2)紀念性資料。如：舊建筑拆遷前、新工程奠基或落成典禮。職工收藏的老照片等。(3)醫(yī)療業(yè)務(wù)活動。如：一些技能比賽、業(yè)務(wù)拉練、研究生答辯等。(4)一些文體活動。(5)一些榮譽、獎狀等。

另外,存儲中要保持原則性。(1)對分類的原則性。(2)對收集聲像資料的完整性要求。如：按年代進行分類,分類保持前后一致,便于查閱,即將分類照片固定在標準照片檔案冊上。照片檔案由底片、照片、文字說明材料三部分組成,文字說明綜合運用時間、地點、事由、人物、背景、攝影等六要素,概括地揭示照片影像反映的全部信息。做到文字簡潔、語言通順。錄像帶一般按其反映的內(nèi)容分類,分類時把不同版種分開,同一類按歸檔時間順序編流水號,同一內(nèi)容分錄幾盤的視為一個保管單位,在錄像帶上以盒套外貼上標簽,寫明錄像帶標題(內(nèi)容)、錄制人、日期、地點、盤數(shù)編號、帶長、聲道和機型號。按照歸檔時間先后編制聲像檔案的總目錄,為了日后方便提供利用,聲像檔案的總目錄與紙質(zhì)載體的檔案目錄內(nèi)容有所不同。根據(jù)近年來的摸索,認為聲像檔案的總目錄應(yīng)包括：序號、分類號、歸檔時間、拍攝時間、編輯時間、內(nèi)容(片名)、片長、編輯情況、攝制人、編輯人、審核人、文字材料、備注。

3 加強聲像檔案的檢查力度,開展業(yè)務(wù)培訓

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀,醫(yī)院要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導力度。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的科室,要鞏固提高,在開發(fā)、利用上下工夫。注重業(yè)務(wù)培訓,全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓,為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

4 要充分利用醫(yī)院聲像檔案,盤活檔案資料,做好醫(yī)院宣傳

醫(yī)院聲像資料是醫(yī)院宣傳中重要的資料,因此,作為檔案管理人員,要充分盤活聲像檔案,與宣傳部門等一些職能科室合作,充分挖掘聲像資料的宣傳教育性,通過出版專題圖片或?qū)ｎ}畫冊,開展院史專題教育,展現(xiàn)醫(yī)院不平凡發(fā)展軌跡。借助自身館藏檔案的寶貴資料,檔案管理者可以配合開展這方面的專題編研工作,例如出版院史專題圖片(墻壁欄或畫冊)、出版專家簡介、專科發(fā)展圖片展等,在醫(yī)院公開展出,這不僅是醫(yī)院宣傳工作的一部分,也是檔案工作展示、宣傳的最佳手段。