獨立學院辦公室秘書工作要旨

朱耀輝

(西北師范大學知行學院學院辦公室,甘肅蘭州730070)

獨立學院辦公室秘書工作要旨

朱耀輝

(西北師范大學知行學院學院辦公室,甘肅蘭州730070)

秘書是獨立學院管理隊伍中的一員,獨立學院新的運行機制使辦公室秘書在保障學院日常工作的有序開展方面,具有重要的作用。辦公室只有明確自身工作要旨,具有全局意識、奉獻意識、超前意識、效率意識、服務(wù)意識、求知意識、形象意識,準確定位秘書工作及其職責,具備較強的文字表達能力,遵紀守法,保守工作秘密,才能擺脫工作中的被動、不利的局面,勝任秘書工作。

獨立學院;辦公室秘書;要旨

獨立學院是國家教育部按照新機制和新模式舉辦的普通本科大學,獨立學院的黨辦、校辦和所屬各職能部門、教學系(部)下設(shè)的辦公室,一般都設(shè)有秘書等崗位。獨立學院新的運行機制使得辦公室秘書在保障學院日常工作的有序開展方面,具有重要的作用。因此,作為辦公室秘書,只有明確秘書工作的要旨,才能勝任秘書工作。

一、辦公室秘書應(yīng)具有七種意識

獨立學院辦公室秘書是貫通上下、銜接左右、協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)、綜合事務(wù)的具體承辦人,有參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)等職能,要履行好這些職能,秘書人員必須具備七種意識。

(一)全局意識

秘書崗位盡管有一定的分工,但由于辦公室工作具有突發(fā)性、偶然性、急辦性和特殊性,往往會有很多無定位、無定時的工作。這就要求秘書人員要從辦公室乃至學校的全局出發(fā),以大局為重,分工不分家,把個人和集體、局部和全局緊密聯(lián)系在一起,相互理解,相互支持,使整個部門形成一個團結(jié)協(xié)作的戰(zhàn)斗集體,以充分發(fā)揮整體功能,把辦公室工作搞好。

(二)奉獻意識

文秘工作人員“不顯榮于人前,卻辛勞于人后”,經(jīng)常需要加班加點超負荷工作。對此,文秘人員要充分認識到秘書活動的輔助性決定了秘書工作名義的假借性、過程的幕后性和成果的潛在性[1]。奉獻是秘書的天職,要甘于奉獻,愛崗敬業(yè),始終以事業(yè)為重,認真做好每一項工作,不計較個人榮辱得失,在奉獻中實現(xiàn)自己的人生價值。要樂于吃苦,無論是起草文件、組織會議,還是處理突發(fā)事件、協(xié)助重大決策,都十分繁雜而具體,時間緊、任務(wù)重、要求高。很多工作看似小事,但沒辦好就出大事。文秘人員整天加班加點,甚至節(jié)假日都不能休息,大部分都是默默無聞,很多時候還不被別人理解。文秘工作的這種特殊性,要求文秘人員有樂于吃苦的精神,勇于為單位的發(fā)展犧牲個人利益。

(三)超前意識

獨立學院秘書要當好領(lǐng)導參謀,必須具有一定的超前意識。獨立學院的舉辦本身是一個新事物,要密切關(guān)注其發(fā)展動態(tài),要想領(lǐng)導思而未言、思而未舉之問題。有些事雖然領(lǐng)導想到了,往往因事務(wù)較多,頭緒雜亂,以致遺忘;或因還未來得及進行更深入思考,事情就發(fā)生了,使領(lǐng)導處于舉步維艱的境地。在這種情況下,秘書如果進行了超前思維或早有準備,就能為領(lǐng)導提供解決問題的最佳方案。超前意識的形成與平時的勤奮努力是分不開的,沒有捷徑可走。因此,秘書人員必須熟悉全局,不斷培養(yǎng)自己洞察和分析問題的能力、駕馭全局的能力和遠見卓識。

(四)效率意識

獨立學院管理人員一般非常精簡,而辦公室工作則是頭緒繁雜。文秘人員要適應(yīng)經(jīng)濟、社會快速發(fā)展的新要求,就必須講求效率,增強工作的時效性。要提高快速反應(yīng)能力,遇到緊急情況要立即反應(yīng),不能有絲毫拖延。要靈活應(yīng)變,對任何問題的處理都不能墨守成規(guī),要在保證質(zhì)量的前提下減少不必要的環(huán)節(jié)和程序,從而提高效率。

(五)服務(wù)意識

獨立學院的管理工作就是服務(wù)。因此,要轉(zhuǎn)變觀念,樹立管理就是服務(wù)的思想。要明確人與人之間的關(guān)系就是服務(wù)與被服務(wù)的關(guān)系,自己在服務(wù)別人的同時也會接受別人的服務(wù)。獨立學院的秘書工作,主要是為學校、系(部)領(lǐng)導服務(wù),為學校、系(部)各職能部門服務(wù),為廣大教職員工和學生服務(wù)。

(六)求知意識

獨立學院辦公室秘書工作是一個知識、信息高度密集的領(lǐng)域,文秘人員知識的深度、廣度,直接影響著文秘人員的工作能力與思維能力。對于獨立學院辦公室的文秘人員而言,強化求知意識非常必要。首先,文秘人員要提高學習的自覺性。非學無以廣才,非學無以明識,非學無以立德。文秘人員如果僅僅滿足于過去已有的知識,停留在目前的水平,不去攝取新知識,吸收新的營養(yǎng),看問題就不會有新的見解,寫文章就不會有新的觀點,辦事情就不會有新的招數(shù),搞調(diào)研就不會有新的成果,服務(wù)也就不會有新的起色。因此,文秘人員要樹立終身學習的理念,增強學習的自覺性,真正使學習成為一種生活習慣和自覺行為。其次,要保持學習的廣泛性。豐富廣博的基礎(chǔ)知識是秘書知識結(jié)構(gòu)的根基,扎實的專業(yè)知識是秘書知識結(jié)構(gòu)中具有職業(yè)特征的主要部分,所在工作部門的專業(yè)知識是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的核心層次,各種相關(guān)輔助知識是秘書知識結(jié)構(gòu)的必要補充。文秘人員必須構(gòu)筑起自己全面的知識結(jié)構(gòu),才能更好地勝任工作。

(七)形象意識

辦公室秘書人員由于在領(lǐng)導身邊工作或接觸領(lǐng)導的機會較多,其言行常常被當成領(lǐng)導意志和行為的反映。所以,每個秘書人員都要有塑造自身形象、維護領(lǐng)導良好形象的意識。首先,要嚴格規(guī)范自己的行為。秘書必須把握好自己的角色定位和作用,把自己置于各項制度的有效約束之下,時刻接受組織和群眾的監(jiān)督,自覺維護領(lǐng)導和單位的形象。要嚴格遵守各項規(guī)章制度,謹言慎行。其次,要培養(yǎng)良好的道德品質(zhì)。誠實正直是做人的基本準則,也是文秘人員最基本的行為規(guī)范。要是非分明,對人對事不帶主觀偏見,對上對下一個標準,以一流的作風、一流的業(yè)績來實現(xiàn)自身的價值。再次,要有良好的儀表舉止。文秘人員無論是在工作還是社交場合都應(yīng)該注意自己的儀表舉止,體現(xiàn)出優(yōu)雅的風度和較高的修養(yǎng)。要塑造良好的交際形象,精通交際禮儀,努力為每一個對象提供最佳服務(wù)。

此外,辦公室秘書還應(yīng)該養(yǎng)成說文明話、辦文明事的良好習慣。多講文明用語,談笑有節(jié)制,處事體現(xiàn)水平,努力做到親切、準確、得體、誠摯、熱情,充分表現(xiàn)良好的道德素養(yǎng)。

二、準確定位秘書工作及其職責

(一)秘書工作定位

獨立學院辦公室是學院的綜合辦事機構(gòu),辦公室秘書必須對自己的工作有明確定位。

辦公室秘書是在學校、部門、系(部)主任直接領(lǐng)導下,參與辦文、辦會、辦事,與學校領(lǐng)導或部門負責人的工作目標是一致的。但目標的一致性并不意味著職權(quán)的一致性,二者是主從關(guān)系。因此,秘書在日常工作中應(yīng)找準自己的位置,力求做到思想到位、服務(wù)到位。平時我們常?？吹竭@樣一種現(xiàn)象,有些秘書,在上級布置的任務(wù)或形成的材料完成后,不知向誰匯報請示,材料送給哪位領(lǐng)導審定,甚至不經(jīng)過直接領(lǐng)導審閱、批示,自作主張,直接上報,釀成錯誤,結(jié)果自己出了力,領(lǐng)導不滿意。歸根結(jié)底是沒有明確自己的定位。

(二)秘書工作職責范圍

1.處理與領(lǐng)導的關(guān)系

不論是獨立學院哪一層級的秘書,在工作上都與直接領(lǐng)導有著密切的關(guān)系。因此,處理好與直接領(lǐng)導的關(guān)系非常重要。具體而言:

(1)尊重而不迎合。秘書和直接領(lǐng)導屬于從屬關(guān)系,受直接領(lǐng)導支配,這一點必須明確。既要尊重領(lǐng)導,不卑不亢,又要充分發(fā)揮好自己的內(nèi)在潛能和主動性,為實現(xiàn)共同的目標而努力工作。尊重領(lǐng)導既要維護領(lǐng)導威信,又要尊重領(lǐng)導個性。在為領(lǐng)導服務(wù)時,必須從工作實際出發(fā),維護班子的團結(jié)和威信,不能看人行事,更不能把為領(lǐng)導服務(wù)庸俗化。

(2)相處而不相聚。工作中經(jīng)常會有直接領(lǐng)導因年齡、性格、閱歷、氣質(zhì)不同,從事專業(yè)和分管范圍不同,處理問題的方式和風格不同,造成領(lǐng)導之間或領(lǐng)導與下屬之間的工作矛盾,有時也導致秘書和辦公室主任產(chǎn)生工作矛盾,從而使秘書左右為難,這時很重要的一點就是保持“等距離關(guān)系”,做到和睦相處,而不相聚議論。

在秘書遇到“多層次領(lǐng)導”的情形下,比如系(部)秘書有時和學校領(lǐng)導、教務(wù)處、學生處等部門領(lǐng)導以及本院系的直接領(lǐng)導發(fā)生工作關(guān)系,有時會使秘書感到無所適從,此時首先要做到都予尊重,但切忌出現(xiàn)按照一級管一級的原則,只服從直接領(lǐng)導,而怠慢學校領(lǐng)導和部門領(lǐng)導;或者因為與學校領(lǐng)導或部門領(lǐng)導接觸多了以后目無直接領(lǐng)導。其次是勤工作?！岸鄬哟晤I(lǐng)導”往往造成多頭布置工作的現(xiàn)象,使秘書任務(wù)重疊、工作繁忙。作為秘書,要盡可能完成各級領(lǐng)導布置的任務(wù)。如時間不允許,秘書可主動向領(lǐng)導說明情況,由領(lǐng)導根據(jù)緩急做出定奪,不可擅自壓掉領(lǐng)導布置的任務(wù)。三是多聯(lián)系。獨立學院秘書日常工作一般由直接領(lǐng)導或辦公室主任安排,但有時學校領(lǐng)導、部門領(lǐng)導和其他人員也會突然安排一些工作。這時秘書就要設(shè)法與他們聯(lián)系,使他們知道情況。另一方面,也好了解領(lǐng)導行動,以便及時請示匯報。四是少議論。秘書工作在領(lǐng)導身邊,掌握大量的機密。因此,對外對內(nèi)都應(yīng)做到少說話、多做事,少議論、多工作。五是講分寸。秘書人員在工作中要把握好一個“度”字。領(lǐng)導召集的會議,秘書要少說;辦公室主任請示領(lǐng)導的工作,秘書不可越俎代庖、喧賓奪主;對待服務(wù)工作,秘書則不可退縮;對所有領(lǐng)導都要一視同仁,努力做到服務(wù)得體,妥當適度。

(3)辦事而不虛夸。執(zhí)行領(lǐng)導交辦的工作任務(wù)要把握兩個環(huán)節(jié),一是接受任務(wù)要知道領(lǐng)導意圖,明確要辦什么事。二是明確領(lǐng)導的具體要求,包括工作質(zhì)量要求、時間要求、注意事項等。如果領(lǐng)導交待任務(wù)零亂冗雜,要加以歸納,提出一個簡要方案請領(lǐng)導審定;如果領(lǐng)導布置任務(wù)過于簡單,要作出部分補充,請領(lǐng)導認可;如果認為領(lǐng)導的要求超越現(xiàn)實條件,完成任務(wù)困難太大,不要輕易提否定意見,要從指標調(diào)整上提出自己的見解,供領(lǐng)導參考。明確任務(wù)后,應(yīng)作肯定的答復(fù);如果把握性不大,可以說“我盡力去辦好”。切忌無論有無辦好的把握,事先在領(lǐng)導面前說大話。辦事一般有三種形式:一是單一辦事,只完成一項工作任務(wù);二是交叉辦事,同時接受兩項工作任務(wù),需要在同一時間完成或交叉完成;三是穿插辦事,三項以上工作任務(wù),穿插在同一時間流程中進行。不論那種形式,首先,要明確重點,做好關(guān)鍵性工作。其次,要明確工作質(zhì)量與速度的關(guān)系,既保質(zhì)保量,又要在規(guī)定時間內(nèi)完成。工作任務(wù)全部結(jié)束,或告一段落后,應(yīng)向布置任務(wù)的領(lǐng)導復(fù)命,匯報完成任務(wù)的效果、時間,講明遇到的問題,以及對后續(xù)工作的看法和打算等,匯報要實事求是。

(4)深入而不飄浮。獨立學院辦公室秘書工作繁雜,大多是事務(wù)性的具體工作,但不能只當收發(fā)員、傳聲筒,而應(yīng)積極主動地圍繞學校的中心工作,全面了解各方面的情況,為領(lǐng)導決策提供建議和方案。調(diào)查研究是務(wù)實與務(wù)虛的最佳結(jié)合點,也是檢驗參謀服務(wù)水平高低的一個重要標志。要把調(diào)查研究搞得更加扎實深入、更有成效,應(yīng)從以下幾個方面加強。

一是勤學多想,善于從大量的文件資料中捕捉調(diào)研信息。秘書人員每天都要收到大量文件資料,有些秘書對如何充分利用這些文件資料沒有引起足夠的重視,對文件資料往往只看標題,不看內(nèi)容,更談不上聯(lián)系實際進行思考。因此,對上級十分關(guān)注的重大問題,對下級反映強烈的問題,對外地解決比較好的問題,知之甚少,心中無數(shù)。只有以正在做的事情為中心,著眼于對實際問題的理論思考,著眼于新的實踐和新的發(fā)展,才能從上情、外情和下情的結(jié)合上捕捉到大量的新情況、新問題。

二是統(tǒng)籌兼顧,善于從大量的信息中篩選調(diào)研課題?，F(xiàn)在的社會已處于信息社會,信息技術(shù)特別是傳輸手段十分發(fā)達;信息資源空前豐富。大量原始信息是做好調(diào)研工作的基礎(chǔ),但是原始信息具有零碎、動態(tài)、淺層次的特點,其深層次的信息價值還有待于進一步開發(fā)。只有經(jīng)過鑒別、篩選、提煉、綜合、加工等環(huán)節(jié),通過深入調(diào)研,才能從動態(tài)中把握規(guī)律性,從苗頭中發(fā)現(xiàn)傾向性,從偶然性中揭示必然性,從而提煉出對領(lǐng)導決策具有參考價值的情況、觀點、意見和建議。

三是善抓要領(lǐng),善于從紛繁復(fù)雜的事物中找準問題。任何事物都有現(xiàn)象和本質(zhì)兩個方面,因此研究問題時,要學會去粗取精,去偽存真,由此及彼,由表及里。在紛紛復(fù)雜的事物中,秘書人員必須學會全面地、辯證地、發(fā)展地看問題,善于透過現(xiàn)象看本質(zhì),在個性中找共性,在現(xiàn)象中找本質(zhì)。

2.正確處理與其他部門的關(guān)系

獨立學院辦公室秘書的工作離不開與其他處室、系(部)的配合,講求溝通藝術(shù)十分重要。

(1)要牢記服務(wù)宗旨,彼此尊重。秘書既有為領(lǐng)導服務(wù)的職責,更有為學校、其他處室、系(部)服務(wù)的職責,思想認識不能有偏差,不能對上熱情有余,對下嚴肅過度。無論那個部門、那一級人員,那怕是學生,都應(yīng)以誠相待,保持正常的人際關(guān)系,廣泛團結(jié)同志,絕不能搞人身依附,把個人的前途寄托在個別領(lǐng)導身上。

(2)相互交流,取長補短。要經(jīng)常與學校其他部門、系(部)的秘書聯(lián)系,交流從事秘書工作的經(jīng)驗、教訓。這樣,既可取長補短,又能增進同行之間的彼此了解,保持工作中的經(jīng)常協(xié)作關(guān)系。

(3)經(jīng)常聽取群眾意見,自覺接受群眾監(jiān)督。待人要有禮貌,要尊重群眾;一個自負清高、對校領(lǐng)導或直接領(lǐng)導以外的人員持不屑一顧態(tài)度的秘書,只會斷絕和人們的交往,最終孤立自己。

(4)克服溝通過程中的自卑心理。對獨立學院辦公室秘書來說,要全方位地為領(lǐng)導、師生服務(wù),工作任務(wù)重、責任大、難度高,因而強烈地渴望得到人們的理解和尊重。但是,獨立學院辦公室秘書既沒有黨政機關(guān)秘書顯要的地位和身份,也不如其他系列如教師等人員的工作有主動性,加之學校內(nèi)部對行政人員包括秘書人員的偏見,秘書人員極易產(chǎn)生自卑心理。因此,在搞好協(xié)作關(guān)系的同時,要盡力克服自卑心理。

三、秘書應(yīng)具備較強的文字表達能力

獨立學院的特殊運行機制決定了對辦公室秘書素質(zhì)和工作能力上的高要求。

獨立學院辦公室秘書要起到領(lǐng)導助手的作用,不僅要懂得秘書專業(yè)知識,而且要懂得教育科學、社會科學和自然科學的基本知識。其中,掌握并熟悉教育管理科學知識和獨立學院發(fā)展狀況,是獨立學院秘書的必備素質(zhì),理論水平和文字水平是必須具備的看家本領(lǐng)。秘書在工作實踐中,只有不斷加強學習,努力提高文字水平,才能適應(yīng)高校秘書工作。秘書人員除加強平時積累之外,在具體寫作實踐中,要從三個方面入手鍛煉文字表達的能力[2]。一是在大型會議文稿撰寫過程中,采取“集中討論、分頭起草、統(tǒng)一串聯(lián)”的方式。堅持在擬定提綱時,通過集中討論,準確把握領(lǐng)導思路、表現(xiàn)領(lǐng)導主張、體現(xiàn)領(lǐng)導要求,做到“文如其人”;在分頭起草時,各位秘書堅持大量搜集資料,各自在觀點、格式、語言上創(chuàng)新,集思廣益,形成初稿;文章雛形定型后,由一名語言綜合能力較強的秘書進行串聯(lián),通過加工、提煉、歸納,使文章前后渾然一體,讓大家聽后或看后能受到教育和啟迪。二是在日常文稿的起草過程中,采取“以老帶新”的方式。由一名經(jīng)驗豐富的秘書與一名新進同志結(jié)對子,通過優(yōu)勢互補,既擴充了知識的全面性,又講求了文章的系統(tǒng)性,提高了表達能力,達到彰顯合力的目的。三是在文稿修改過程中,采取“校讀”的方式,力求文章表達準確。在文稿初步形成以后,由一人作為演講者,其他人員作為聽眾,進行現(xiàn)場演講,通過身臨其境的模擬,對文章的語句順序、詞語搭配進行調(diào)整,增強文稿的感染力,使其表達的領(lǐng)導意圖更為準確、精辟。

四、遵紀守法,保守工作秘密

保守秘密特別是保守黨和國家的秘密,是每個公民應(yīng)盡的基本義務(wù)。對于秘書人員來說,保守秘密則是一條重要的紀律。如果泄露了應(yīng)保守的秘密,違反了《保密法》之規(guī)定,就應(yīng)當追究其相應(yīng)的法律責任。獨立學院辦公室秘書除遵守黨和政府的各項大政方針外,最需要重視的是遵守保密紀律、做好保密工作。機要秘書要熟悉保密法規(guī),積極防范、確保國家和學校的秘密安全。校(院)辦秘書,往往會接觸黨中央、國務(wù)院、省委、省政府的文件,盡管文件的內(nèi)容與學校的關(guān)系不密切,看起來不重要,但是傳閱完畢須及時上交,丟失或泄密,秘書要負責甚至受到處分。因此,傳閱、收發(fā)密級文件和材料都必須按規(guī)定程序進行,絕不可走捷徑而造成文件泄密或丟失,要處處以保密守則約束自己。做到不該說的機密絕對不說;不該問的機密絕對不問;不該看的機密絕對不看;不該記錄的機密絕對不記錄;不在公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C密。

[1] 向國敏.現(xiàn)代秘書學與秘書實務(wù)[M].第3版.上海:華東師范大學出版社,2006:38-41.

[2] 張大成.秘書工作實務(wù)[M].北京:中國人民大學出版社, 2008:7-11.

[責任編輯] 徐月欣

G648.7

A

1673-5935(2011)01-0052-04

2010-12-08

朱耀輝(1980—),男,甘肅平?jīng)鋈?西北師范大學知行學院學院辦公室助教,碩士,主要從事高教管理、秘書學教學與研究。