淺談網(wǎng)絡(luò)化管理成人教育檔案之我見

馬雅靜

（遵義醫(yī)學(xué)院成人繼續(xù)教育學(xué)院，貴州遵義 563003）

淺談網(wǎng)絡(luò)化管理成人教育檔案之我見

馬雅靜

（遵義醫(yī)學(xué)院成人繼續(xù)教育學(xué)院，貴州遵義 563003）

網(wǎng)絡(luò)化；管理；成人教育檔案

成人教育檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生，又隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及而發(fā)展的。它既受科學(xué)技術(shù)的發(fā)展的影響，又受計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)、規(guī)律的制約。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化已經(jīng)成為教育進(jìn)步的大趨勢，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機(jī)技術(shù)網(wǎng)絡(luò)化，是提高成人教育檔案信息功能的技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。為了更好地為成人教育服務(wù)，為社會服務(wù)，高校成人教育檔案管理必須充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快檔案計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，為滿足成人教育學(xué)習(xí)者的需求和提高成人教育管理質(zhì)量發(fā)揮更大的作用。

1 實(shí)現(xiàn)成人教育檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

由于成人教育在校學(xué)生規(guī)模迅速擴(kuò)大，檔案管理工作日益繁重，頭緒繁多，學(xué)生材料、生源數(shù)據(jù)、教學(xué)資料保存分散，當(dāng)決策者需要準(zhǔn)確信息時，往往面臨檔案信息不全、獲取速度慢的困難。如何整合傳統(tǒng)檔案資源、教學(xué)資源、學(xué)生信息資源，得到有效的綜合數(shù)據(jù)資源，是擺在我們面前亟待解決，迫在眉睫的任務(wù)。

1.1 成人教育事業(yè)全體管理者應(yīng)提高對網(wǎng)絡(luò)化管理發(fā)展的認(rèn)識 首先領(lǐng)導(dǎo)者解放思想抓管理，對成人教育檔案工作和實(shí)現(xiàn)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的迫切性要有充分認(rèn)識，并做到規(guī)范管理抓促發(fā)展，對如何實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化要有知識和方法上的準(zhǔn)備。檔案工作者應(yīng)該意識到從事檔案管理工作既是對社會承擔(dān)責(zé)任和義務(wù)，又是對自身價值的肯定和完善，只有不斷發(fā)展新技術(shù)、新設(shè)備、新方法才能更好發(fā)展檔案工作，而網(wǎng)絡(luò)化管理成人教育檔案正是先進(jìn)的生產(chǎn)力技術(shù)的具體表現(xiàn)，積極學(xué)習(xí)和大但采用，不僅使檔案工作者得到了鍛煉，也推廣了科學(xué)進(jìn)步。

1.2 要統(tǒng)籌做好各種準(zhǔn)備工作 成人教育檔案管理部門要確定負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)信息工作的組織管理機(jī)構(gòu)或人員，并對檔案計算機(jī)管理進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，對有關(guān)問題進(jìn)行深入研究和論證。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)能從事什么工作，能解決檔案管理工作中的什么問題，應(yīng)用上需要什么條件，如所需科技人員、設(shè)備操作、技術(shù)開發(fā)、費(fèi)用結(jié)算等，還有解決問題的方法步驟。并且根據(jù)成人教育檔案工作實(shí)際需要，開設(shè)繼續(xù)教育講座，聘請專家教授傳授最新檔案科技動態(tài)、先進(jìn)國家檔案工作發(fā)展方向、現(xiàn)代化管理檔案的知識和方法，開拓檔案管理工作者的視野，改變觀念，大膽進(jìn)取。在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，對成人教育發(fā)展現(xiàn)狀做到心中有數(shù)，順利地逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化管理。

1.3 進(jìn)行技術(shù)整合實(shí)現(xiàn)資源共享 檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)是在原有手工管理的基礎(chǔ)上建立起來的，只了解傳統(tǒng)方法或只懂網(wǎng)絡(luò)技術(shù)都搞不好這項(xiàng)工作。當(dāng)前，成人教育檔案資料基本上還停留在手工操作階段，真正能夠使用網(wǎng)絡(luò)版檔案軟件的很少，網(wǎng)絡(luò)化需要根據(jù)檔案管理的要求確定系統(tǒng)設(shè)備配置和軟件功能等，而檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，還有著一個漫長適應(yīng)過程，而且二者的有機(jī)結(jié)合不是一蹴而成，而是需要一個反復(fù)實(shí)踐、不斷完善、逐步實(shí)現(xiàn)的過程[1]。

2 網(wǎng)絡(luò)化管理成人教育檔案的優(yōu)越性

成人教育檔案管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，是指運(yùn)用現(xiàn)代計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，與傳統(tǒng)管理媒體相結(jié)合，傳遞成人教育檔案信息，以實(shí)現(xiàn)成人教育檔案管理最優(yōu)化。網(wǎng)絡(luò)化檔案管理可以實(shí)現(xiàn)電子文件的網(wǎng)上歸案、網(wǎng)上信息發(fā)布與檢索，從而使成人教育檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2.1 建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理基礎(chǔ)發(fā)生了巨大變化，實(shí)踐基礎(chǔ)更加豐富、高效；理論基礎(chǔ)更加堅固、嚴(yán)謹(jǐn)；物質(zhì)基礎(chǔ)更加廣泛、多樣；技術(shù)基礎(chǔ)更加先進(jìn)、科學(xué)。有了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案的收集、查詢超越了時空的限制，網(wǎng)絡(luò)化檔案管理在地域上發(fā)生了根本性的改變。傳統(tǒng)的檔案管理只能是在有限的庫房中進(jìn)行，而通過網(wǎng)絡(luò)化后檔案管理的地域被無限擴(kuò)大，伸延到網(wǎng)絡(luò)連接的所有地域范圍[2]。

2.2 在檔案的收集、整理、立卷等傳統(tǒng)模式上發(fā)生了很大變化 傳統(tǒng)的操作模式只能是在上班時間內(nèi)完成，而在網(wǎng)絡(luò)管理操作上沒有太多的時間限制，檔案管理人員和需求者可隨時上網(wǎng)開展工作和利用查詢。檔案工作者要以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上建立電子文件的實(shí)時管理與利用。

2.3 通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)軟、硬件資源的共享，在達(dá)到同樣辦公效率的前提下，可以節(jié)約系統(tǒng)開支，提高檔案利用率 國內(nèi)許多教學(xué)單位利用互聯(lián)網(wǎng)開展了檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，已經(jīng)成為社會和單位檔案利用服務(wù)的一種新形式。實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理工作自動化、檔案信息管理法制化。

2.4 促進(jìn)成人教育檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化 網(wǎng)絡(luò)管理能統(tǒng)一各立卷的分類方法，解決由人為因素而造成的分類標(biāo)準(zhǔn)前后矛盾的問題，并且可以直接幫助檔案工作人員準(zhǔn)確分門別類。對不合格的案卷還可以在數(shù)據(jù)為內(nèi)進(jìn)行改整，使案卷質(zhì)量得到保證，網(wǎng)絡(luò)檔案管理還能促進(jìn)部門立卷制度的落實(shí)[3]。

3 網(wǎng)絡(luò)化管理成人教育檔案的安全使用和長久保存

隨著計算機(jī)存儲技術(shù)的多樣化，其中僅光盤的型號和性能就有多個種類，而且更新?lián)Q代很快。必須隨時跟蹤技術(shù)的新發(fā)展，注意及時對檔案信息新載體的使用和保管方法進(jìn)行實(shí)驗(yàn)論證，深入研究，以保證檔案的安全可靠和長久保存。

3.1 總結(jié)研究網(wǎng)絡(luò)化電子檔案的特性 網(wǎng)絡(luò)化電子檔案的形成和各種處理均是在計算機(jī)技術(shù)的支持下完成的，離開計算機(jī)等技術(shù)設(shè)備，電子檔案既看不見也摸不著。應(yīng)當(dāng)研究的電子檔案的主要特性：如對設(shè)備的依賴性、數(shù)字化信息屬性、與載體的分離性、信息結(jié)構(gòu)的多樣性、數(shù)據(jù)易更改性、多媒體共享性、非實(shí)體歸檔的可能性等。另外網(wǎng)絡(luò)化電子檔案對其他設(shè)備環(huán)境有不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理。不同軟、硬件環(huán)境形成的電子文件載體，有時難以互換。

3.2 網(wǎng)絡(luò)化電子檔案形成后要與相關(guān)部門主動配合，研究制定管理標(biāo)準(zhǔn)，并按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行 標(biāo)準(zhǔn)化是網(wǎng)絡(luò)化管理檔案極為重要的基礎(chǔ)工作，建立和熟悉電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化體系，是保證網(wǎng)絡(luò)化管理檔案的妥善歸檔的重要前提。因標(biāo)準(zhǔn)化涉及的種類繁多，范圍廣泛，建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作難度大大超過紙質(zhì)檔案。

3.3 紙質(zhì)檔案的信息物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)是一致的，而且是直觀的 電子檔案的信息物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往是不一致的。在電子檔案歸檔時，如何保持其物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)的復(fù)雜關(guān)系，是保證電子檔案妥善保存的關(guān)鍵問題。電子檔案形成后，想得以在網(wǎng)絡(luò)上長久安全且資源共享，必須解決邏輯歸檔的安全性、物理歸檔的載體選擇、設(shè)備更新與電子檔案載體長久保存之間矛盾等問題。

4 網(wǎng)絡(luò)化管理成人教育檔案目前規(guī)劃與發(fā)展前景

國內(nèi)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)普及，日新月異的計算機(jī)技術(shù)為檔案信息開發(fā)注入了新的活

4.1 建立網(wǎng)絡(luò)化管理檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化 把握好目前全球化、網(wǎng)絡(luò)化時代的特征，走出一條符合成人教育檔案管理的道路。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息處理已從意向探索向?qū)嵱没鸩桨l(fā)展，特別是一些新技術(shù)、如文字掃描識別技術(shù)、語音識別模式、超文本和超媒體信息技術(shù)等已經(jīng)從研究階段進(jìn)入了實(shí)用領(lǐng)地。計算機(jī)技術(shù)的新發(fā)展，在成人教育檔案管理中找到用武之地。而且成人教育檔案的多樣性及巨大數(shù)量，為計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用提供了廣闊的天地。

4.2 運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化管理成人教育檔案現(xiàn)代化技術(shù)，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù) 網(wǎng)絡(luò)跨越時間、空間、信息量大，實(shí)時性、互動性、個性化強(qiáng)等優(yōu)勢在這一過程中發(fā)揮的淋漓盡致。目前成人教育檔案管理網(wǎng)絡(luò)化無論從技術(shù)還是內(nèi)容上，都在日趨成熟，必將成為未來成人教育管理發(fā)展的主流。成人教育檔案網(wǎng)絡(luò)化提倡管理多元性，在技術(shù)條件允許的情況下，傳統(tǒng)領(lǐng)域涉及到的個人查閱都可以通過網(wǎng)絡(luò)完成，也滿足了用人單位、人力資源市場的不同層次需求。

4.3 建立網(wǎng)絡(luò)檔案館 網(wǎng)絡(luò)的顯著特點(diǎn)在于迅捷、便利、靈活，只要存在網(wǎng)絡(luò)，任何人、任何時間、任何地點(diǎn)、從任何環(huán)節(jié)都可以開展查詢活動。眾多檔案信息一經(jīng)數(shù)字化，檔案之間不再是卷與卷、冊與冊那樣散布分列，而是通過硬盤、軟磁盤、光盤等媒介永久儲存，成為具有凝聚力的光電介質(zhì)，因此網(wǎng)絡(luò)檔案館應(yīng)運(yùn)而生。高校成人教育檔案可以充分利用網(wǎng)絡(luò)檔案館的先進(jìn)設(shè)備，發(fā)揮好成人教育特色資源，并致力于突破檔案館的館際界限，加強(qiáng)與各教學(xué)單位橫向聯(lián)系，同時積極購置各種網(wǎng)上資源與數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)開放式獲取信息和使用信息，從而逐步實(shí)現(xiàn)成人教育特色資源建設(shè)以及網(wǎng)上信息資源的整合，依照統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，提高館藏資源的適應(yīng)性，實(shí)現(xiàn)檔案館系統(tǒng)內(nèi)外的資源共享，從而進(jìn)一步提高網(wǎng)絡(luò)檔案館的利用率[4]。

當(dāng)然，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為一個新興的領(lǐng)域，還存在一些問題。由于國內(nèi)帶寬的限制會影響到網(wǎng)速，進(jìn)而影響了檔案查詢速度和網(wǎng)絡(luò)使用質(zhì)量。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)安全問題、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的管理安全問題、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)都存在一定的安全性漏洞。黑客會對操作系統(tǒng)的這些信息安全漏洞進(jìn)行攻擊，計算機(jī)系統(tǒng)和服務(wù)器系統(tǒng)在受到其攻擊時會立刻處于癱瘓狀態(tài)。但從長遠(yuǎn)來看，這只是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展中的小問題，隨著技術(shù)的發(fā)展，這些問題將迎刃而解。

不管怎么說，網(wǎng)絡(luò)化管理成人檔案是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，這既是我國檔案管理改革時期的新生事物，也是將來檔案管理發(fā)展的必然方向，它將憑借其跨時間、空間、便利、靈活等等的特點(diǎn)，成為現(xiàn)有成人教育檔案管理工作的方向標(biāo)。

[1] 胡榮.談高校成人教育檔案的科學(xué)化管理[J].中國成人教育，2009,（02）：155-158.

[2] 魯曉青.加強(qiáng)衛(wèi)生職業(yè)學(xué)校成人教育檔案管理的措施[J].職教通訊，2006,（08）：174-143.

[3] 陳慧珠.關(guān)于成人教育檔案管理的思考[J].檔案時空，2006,（04）：166-169.

[4] 郭未艾.高校檔案館數(shù)學(xué)化建設(shè)建議[J].科技信息.2008,（29）：631-632.

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1000-2715（2011）01-0108-02

李勇

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