信息科技與檔案管理技術(shù)探討

姜立新

威海海事局，山東 威海 264200

許多人談到檔案，總是會(huì)不自覺的想起整齊的檔案柜和牛皮卷宗，但是隨著信息科技日新月異的發(fā)展，信息科技應(yīng)用的領(lǐng)域也在不斷擴(kuò)大，而傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難以適應(yīng)人們的需求，人們迫切的需要一種管理科學(xué)、工作效率高的檔案管理方式，而信息技術(shù)與檔案管理有機(jī)結(jié)合，則很好的滿足了時(shí)代發(fā)展對(duì)于檔案的需求。

1 檔案信息化管理相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)

1.1 檔案檢索更加的輕便快捷

從過去人們需要人工的查找所需要的信息到現(xiàn)在只需要?jiǎng)右粍?dòng)鼠標(biāo)，這樣的轉(zhuǎn)變不僅僅是讓檔案的檢索更加迅速，查找更加方便，而且在檔案可靠性和存儲(chǔ)量上也得到了極大的加強(qiáng)。相比于過去的檢索方式，隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，現(xiàn)代化的檢索能夠做到瞬間定位，讓檔案信息的檢索得到了質(zhì)的飛躍，不僅提高了檔案信息的查準(zhǔn)率，還在一定程度上推進(jìn)了辦公自動(dòng)化。

1.2 檔案管理模式節(jié)約了資源

檔案信息化在技術(shù)和理論上很好的解決了電子文件的管理工作和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，將傳統(tǒng)檔案管理中的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變成了對(duì)于電子文件的管理，不僅讓檔案信息的直觀性得到了充分展示，也讓檔案信息的作用得到了有效發(fā)揮。通過檔案信息化建設(shè)，不但節(jié)約了空間，也節(jié)約了時(shí)間。因此，隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，辦公資源得到了極大的節(jié)省。

1.3 檔案歸檔方式的改變，標(biāo)志著社會(huì)的進(jìn)步

在過去傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中，檔案工作人員大部分的工作時(shí)間都用在了整理檔案和登記目錄，當(dāng)遇到了突發(fā)情況需要對(duì)檔案進(jìn)行一定的改動(dòng)，很容易發(fā)生連鎖反應(yīng)，導(dǎo)致改動(dòng)處的相關(guān)部分都需要變，直接導(dǎo)致了檔案管理工作人員每天的工作都是十分繁忙。但是隨著信息科技與檔案管理的有機(jī)結(jié)合之后，工作的條件得到了改善，再遇到需要改動(dòng)的地方，只需要輸入相應(yīng)的指令則可以達(dá)到預(yù)期的效果，將檔案人員從重復(fù)工作中解脫了出來(lái)，這也從另外一個(gè)方面說(shuō)明了，社會(huì)在進(jìn)步，科技在更新。

2 檔案信息化建設(shè)中容易遇到的問題

現(xiàn)如今，檔案的信息化建設(shè)并不是一件一帆風(fēng)順的事情，檔案信息化建設(shè)的過程中不但要面臨配套制度、資金短缺、檔案意識(shí)薄弱等問題，在建設(shè)的過程，還會(huì)出現(xiàn)很多新情況和新問題。而這些問題主要集中在以下幾點(diǎn)：第一，人才不足。在檔案信息化建設(shè)的過程中，對(duì)于人才的需求是十分迫切的，對(duì)于不同的工作內(nèi)容、工作范圍以及工作對(duì)象，所需要的人才也不盡相同。因此，人才是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。但是，在現(xiàn)實(shí)中，各方面的人才在結(jié)構(gòu)和能力上都難以滿足信息化建設(shè)的需求，例如管理人才、技術(shù)人才、法律人才、檔案管理人才；第二，標(biāo)準(zhǔn)落后。檔案信息化建設(shè)需要一個(gè)與之相適應(yīng)的檔案信息的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)，例如需要用共同的信息語(yǔ)言和信息技術(shù)來(lái)歸納和組織檔案信息。雖然國(guó)家已經(jīng)頒布了許多檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，但是這些檔案工作標(biāo)準(zhǔn)大多是針對(duì)音像、紙質(zhì)等檔案，而關(guān)于數(shù)字化檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)卻很少；第三，技術(shù)支持的不配套。在當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)中技術(shù)層面上仍然還有一些需要解決的問題，例如數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和壓縮技術(shù)、檔案信息組織技術(shù)、檔案信息檢索技術(shù)等重要技術(shù)難以被檔案工作者理解和掌握，并且在現(xiàn)有的技術(shù)當(dāng)中，大多都都難以適應(yīng)檔案管理等工作，不能夠直接用來(lái)進(jìn)行管理電子文件和數(shù)字化檔案。

3 檔案信息化建設(shè)的具體措施

針對(duì)以上這些在檔案信息化建設(shè)中容易遇到的問題，需要我們檔案工作者開動(dòng)腦經(jīng)，準(zhǔn)確的把握檔案管理的定位，在具體措施上，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下幾方面進(jìn)行：第一，要立足現(xiàn)實(shí)，科學(xué)決策。由于在檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，還有許多關(guān)鍵性技術(shù)、規(guī)則以及標(biāo)準(zhǔn)沒有得到解決。所以我們應(yīng)該積極并努力的研究檔案信息化建設(shè)，讓檔案信息化建設(shè)走向科學(xué)、規(guī)范的發(fā)展軌道，讓檔案信息化更好的為人們服務(wù)并適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求；第二，注重檔案信息化的質(zhì)量。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)并不只是單單為了做表面工作，不能夠只注重?cái)?shù)字化信息的多少和信息量，應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注檔案信息時(shí)候得到了相應(yīng)的用戶的認(rèn)可，是否讓檔案服務(wù)功能得到了全面的發(fā)展和價(jià)值的體現(xiàn)。因此，檔案部門務(wù)必要取其精華去其糟粕；第三，堅(jiān)持檔案信息的真實(shí)性。在當(dāng)今這個(gè)信息社會(huì)，面對(duì)各種各樣的信息來(lái)源，檔案部門要想真正的做出一番成績(jī)，就必須要堅(jiān)持檔案信息的本色，向客戶以及社會(huì)提供真實(shí)、可靠的信息，將真實(shí)信息的信譽(yù)樹立起來(lái)，這也是檔案部門在當(dāng)今社會(huì)立足的基本條件；第四，把握全局，走聯(lián)合之路。進(jìn)行信息的聯(lián)合式檔案信息化建設(shè)的一條必經(jīng)之路，首先可以要求在檔案系統(tǒng)的內(nèi)部，制定一個(gè)全國(guó)性的檔案聯(lián)合目錄，其次還可以將檔案信息化當(dāng)做是國(guó)家信息化的一個(gè)組成部分，積極需求國(guó)際檔案界的合作，建設(shè)一個(gè)更加完善和具有國(guó)際意義的檔案信息資源。

總而言之，通過信息科技的方式來(lái)加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性、合理性是檔案管理的必經(jīng)之路。因此，這就需要我們檔案工作者積極尋找創(chuàng)新的方法，檔案工作才能夠有頑強(qiáng)的生命力。將理論進(jìn)行實(shí)踐，在實(shí)踐中總結(jié)，在總結(jié)后創(chuàng)新，這才是一條檔案管理的可持續(xù)發(fā)展道路，才能夠推動(dòng)檔案管理工作穩(wěn)步向前發(fā)展。

[1]孫彥.對(duì)檔案信息化建設(shè)的思考[J].檔案學(xué)通訊，2009.

[2]陳敏民.加快檔案信息化建設(shè)的思考[J].安徽科技，2002.

[3]王佳慧.對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考[J].檔案學(xué)研究，2002(6).