論醫(yī)院檔案管理信息化

賀曉東

云南省腫瘤醫(yī)院、昆明醫(yī)學院第三附屬醫(yī)院，云南 昆明 650118

隨著時代的發(fā)展，計算機在辦公自動化領域應用非常廣泛，并且產生了深遠的影響，這對醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)，并且也出現(xiàn)了新的檔案形式，例如電子檔案等，這就要求我們對醫(yī)院檔案管理不能再停留在傳統(tǒng)的管理基礎上了，必須在管理模式和管理思想方面進行比較全的更新，才能夠適應時代的發(fā)展，讓醫(yī)院的檔案管理更加快捷、準確。將圖書、檔案、病案信息進行整合加工，建立統(tǒng)一的檢索平臺和搜索引擎，使醫(yī)護人員能夠在自己辦公室，通過醫(yī)院計算機網絡，隨時獲得信息資源。

1 醫(yī)院檔案實行信息化管理的內容

1.1 人事檔案實現(xiàn)信息化管理

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院的醫(yī)護人員也在不斷的增加，這個檔案管理帶來一定的難度。這就需要我們利用好信息化，能夠準確、迅速地提供人事檔案信息，運用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案網絡化管理，從實體管理向信息化管理轉變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，這樣不僅可以解決日常生活中遇到認識問題，還可以實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護等多種功能的管理。

1.2 病歷檔案實現(xiàn)信息化管理

隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的病例已經很難適應時代的發(fā)展，信息化的病例管理隨之而出，新技術、新項目的開展，各種創(chuàng)傷性手術的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，通過計算機網絡實現(xiàn)各個科室的互聯(lián)，具有查詢分析功能，并將各類手術及療效情況非常清晰地列出來，這樣可以實現(xiàn)各臨床科室相互之間的資料共享，使醫(yī)務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，通過計算機的信息化可以幫助臨床醫(yī)生不斷提高自身的醫(yī)療水平，進一步提高醫(yī)務人員的醫(yī)療服務水平。

1.3 檔案信息化管理

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院就醫(yī)人員也隨之增加，這對我們醫(yī)院的檔案管理提出了很大的挑戰(zhàn)，日常的檔案管理主要表現(xiàn)在文書工作方面，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內在質量。為了能夠適應當前工作的需要，這就需要管理人員把每天的文件用計算機記錄下來，按照批辦的次序在局域網內傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發(fā)出信息，提醒承辦人及時閱文件，并對文件作出相應的處理，檔案管理人員再根據要求預立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。

2 檔案管理信息化實現(xiàn)的建議和方式

2.1 提高人員素質

檔案管理人員的技能及素質的提高，這對醫(yī)院檔案管理信息化將起著非常重要的作用，這就要求檔案人員在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計工作。信息化檔案管理不僅需要管理人員具備比較專業(yè)的檔案管理工作的知識，并且還要有相當強的計算機信息化基礎知識，這就需要我們醫(yī)院檔案管理人員不斷提高自身的文化素質，加強檔案管理人員的專業(yè)知識的培訓和進修，通過學習和培訓，提高檔案干部隊伍的綜合素質，適應計算機技術、信息技術不斷發(fā)展的需要，充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢，這也是當今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須解決的問題。

2.2 需要領導的重視

檔案管理工作是醫(yī)院的一個重要組成部分，它是醫(yī)院作出正確決策的一個重要參考依據，這就需要醫(yī)院在各方面給予相關的支持，隨著信息化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經不能適應時代的發(fā)展，這就需要我們在檔案管理方面作出新的選擇，走信息化道路，但是這一切都需要醫(yī)院領導給予的支持，領導不僅要改變傳統(tǒng)的觀念，調整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只有各級領導的大力支持，才能夠讓醫(yī)院的檔案信息化建設取得成功。

2.3 網絡設備先行是基礎

檔案管理信息化必須要有硬件基礎設施作支撐，購買先進的信息化設備，建立醫(yī)院局域網，提高檔案管理的安全性。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎上建立局域網，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，將這些建設成醫(yī)院的一個重要信息中心，購買電腦等信息服務器，依托醫(yī)院的其他網絡設施，構建編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件。通過這些硬件及軟件的建設，可以提高辦公效率，方便利用者，實現(xiàn)檔案資料的在線利用。

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