淺談檔案管理電子化

閻 淼

（山西煤礦安全監(jiān)察局檔案館，山西 太原 030012）

隨著經(jīng)濟的日益進步，以紙質(zhì)形式為主的檔案資料無論從其形成、保存和查閱利用等各個方面都有很多局限。首先在以往的檔案管理工作中，工作人員過多的依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計準(zhǔn)確無誤，結(jié)果是費時費力。紙質(zhì)的文件和圖紙受溫度濕度環(huán)境等影響較大，紙質(zhì)檔案的耐久性取決于紙張纖維素的性質(zhì)，纖維素在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下容易發(fā)生氧化和水解反應(yīng)，易遭到破壞。在檔案保存過程中，稍不留意就可能造成不可挽回的損失，并且如圖紙等大幅的文檔都要折疊存放，多次折疊后會造成字跡模糊，難以辨認(rèn)，折痕處也容易損壞斷裂，大多文檔在存放過程中因為年久會有不同程度的損壞，不利于查看利用，很難保存到要求年限。其次，紙質(zhì)文檔的檢索和查看利用受地域和空間的限制較多，大多的查閱是在檔案管理單位進行，而有很多成立于建國初的大型企事業(yè)單位分支機構(gòu)多，有很多機構(gòu)還在不同的行政區(qū)域，檔案管理部門一般設(shè)置在總部，很多重要的檔案也保存在總部，其他的分支機構(gòu)要查閱利用就要派專人前往。因為紙質(zhì)文檔原始件只有一份，借出后容易造成丟失和損壞，只能復(fù)制原件，期間要耗費時間和精力，特別是對于比較緊急的境況，很不方便。要打破這些局限，就要運用計算機技術(shù)，實現(xiàn)檔案電子化，以下是筆者對檔案電子化的一點看法：

1 檔案電子化的定義及其特點

從長遠(yuǎn)看，檔案信息化是管理現(xiàn)代化的必然要求，所謂檔案電子化，就是用微機對檔案文獻進行篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件具有以下特點：

第一，工作效率的大幅提高，計算機強大的信息處理能力是檔案電子化的最大優(yōu)點。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、存儲、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。電子檔案能為檔案部門提高工作效率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案信息電子化，還可實現(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務(wù)范圍。

第二，存儲量大。信息得到充分交流和共享，運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單位途徑管理發(fā)展到體系管理，電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；并且計算機的存儲量大，這樣一個檔案館幾十年、甚至上百年的全部館藏信息，就可通過數(shù)字化的手段存儲在電腦里，任何個人和機構(gòu)都能很方便地進行查閱。隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向，從而提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，保證很高的查全率和查準(zhǔn)率。

第三，電子文件的保存更加穩(wěn)定，電子文件的保存載體如VCD、DVD、U盤、移動硬盤等，這些載體的普遍特點為存、讀方便快捷，易于傳遞，存儲時間長。受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有較高的穩(wěn)定性。

第四，文件的傳遞更加快速和安全，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件的傳遞是靠郵政系統(tǒng)傳送，時間受距離長短的限制，文件容易造成延誤和遺失?，F(xiàn)在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，直接通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，實時收發(fā)，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

2 檔案電子化是社會發(fā)展和經(jīng)濟進步的必然要求

檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。普遍使用計算機管理檔案,這樣就形成了大量的數(shù)字化檔案信息。檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理是檔案工作發(fā)展的必由之路，是管理現(xiàn)代化的必然要求。檔案信息電子化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。

第一，形勢發(fā)展的需求。21世紀(jì)是信息化的時代，一般檔案館都藏有數(shù)10萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海且珍貴的檔案信息資源不能充分地實現(xiàn)信息共享，及時地為公眾服務(wù)，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設(shè)。

第二，社會強烈需求。當(dāng)今，人們的時間意識越來越強，決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需求量不斷增加。那么，要了解這些詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

第三，檔案管理工作的必然趨勢。檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3 積極應(yīng)對檔案信息電子化帶來的影響

電子文件沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限，它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是檔案電子化的客觀需要。為此，筆者認(rèn)為，檔案界應(yīng)采取如下對策：

第一，加強投入，做好基礎(chǔ)工作，一直以來檔案信息數(shù)字化步伐進展緩慢。把館藏的紙質(zhì)檔案變?yōu)閿?shù)字化的檔案是當(dāng)前所有檔案信息化建設(shè)的一項基礎(chǔ)工作。大家知道，對工作中直接生成的電子文件全文數(shù)據(jù)庫的接收和管理比較容易，但是如果把幾十年形成的全部的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，使其成為光盤、磁盤存儲的信息，建立起一套檔案全文數(shù)據(jù)庫，就是一件非常困難的事情了，需要大量的人力物力。目前，在這方面工作進展緩慢，投入不夠。

第二，提高技術(shù)支撐。技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，沒有過硬的技術(shù)支撐，檔案信息化形同空話。首先，從硬件建設(shè)和投入上下功夫，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，不斷改善硬件環(huán)境，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設(shè)計開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動化系統(tǒng)融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟/硬件安全運行。

第三，加強人才建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的最終落實都要靠人來執(zhí)行，作為信息化社會的檔案工作者必須具備一定的計算機和電子文件管理知識。這就要求檔案管理人員不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識、掌握新技能，樹立為社會和公眾服務(wù)的意識。要從“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榭沙掷m(xù)終身教育機制，在檔案人員間建立學(xué)習(xí)激勵機制，保證檔案人員的素質(zhì)隨經(jīng)濟發(fā)展和社會進步而不斷提高。加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，學(xué)習(xí)交流兄弟單位利用檔案資源進行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

第四，解決好電子文件的保存問題。電子文件保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求較高。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。把電子文件記錄在介質(zhì)層上，被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。對于長久保存的電子文件，需要定期進行復(fù)制，以防止損失。

第五，完善安全制度，加強文件的保密性。電子文件失去了固定的形式，內(nèi)容易于變化，使得電子文件的保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，并且修改后不留任何痕跡，雖然已經(jīng)有一些技術(shù)手段可以防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪修改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總比紙質(zhì)文件要大得多，把握其內(nèi)容的原貌較為困難。電子文件不再具有特定的字跡，無法從字跡上分辨其原始性，人們可以根據(jù)需要以不同的字體字號輸入輸出文檔，并且不能為每一份電子文件蓋印或簽名，也就無法借助字跡和簽章等來判斷一份電子文件是否為原件。這些都對電子文件的安全性提出了新的課題，并且隨著網(wǎng)路技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)竊密技術(shù)也在不斷完善，進入網(wǎng)路中的任何文件都難以做到絕對保密。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統(tǒng)的威脅。采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性?？梢允剐畔⑾到y(tǒng)內(nèi)/外網(wǎng)隔離，在內(nèi)部信息化網(wǎng)路和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離。采用路由器過濾被屏蔽的IP地址、身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施來保障電子文件的安全性。

第六，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要實現(xiàn)檔案信息資源的共享，必須制定檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)，這個標(biāo)準(zhǔn)不是單一某個方面的，而是一個標(biāo)準(zhǔn)體系，既要有檔案管理網(wǎng)站信息系統(tǒng)設(shè)計和管理軟件的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，也要有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，還要有電子文件的接收、管理標(biāo)準(zhǔn)，此外，檔案數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)資源庫互聯(lián)的工作標(biāo)準(zhǔn)等也需要統(tǒng)一。

綜上所述，檔案信息化管理是一項長期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極參與與配合。檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化管理的質(zhì)量起著關(guān)鍵作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢，檔案館只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會和時代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會。