鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

包 丹

（白音諾勒鄉(xiāng)政府經(jīng)管站 黑龍江 杜蒙 166200）

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

包 丹

（白音諾勒鄉(xiāng)政府經(jīng)管站 黑龍江 杜蒙 166200）

1 當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理工作不規(guī)范。鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作大多重視文書(shū)檔案，而忽視基建、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物等檔案的規(guī)范管理，材料的整理存在很大的不合理性，不便于查找利用，有些檔案未作為資料保存，未納入統(tǒng)一管理，查詢(xún)起來(lái)很困難；有的歸檔不全面，檔案殘缺不全；有的檔案人員在工作變動(dòng)時(shí)，移交不按程序辦事，不檢查，不清理，不簽字；有的單位或部門(mén)對(duì)檔案工作不夠重視，從而使得工作人員存在只要做了就行，至于做好做壞不重要的思想。責(zé)任心不強(qiáng)，工作積極性不高，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作不規(guī)范、不齊全。

1.2 檔案信息化工作滯后。檔案信息化建設(shè)任重道遠(yuǎn)，雖然從80年代開(kāi)始計(jì)算機(jī)就已經(jīng)應(yīng)用于檔案工作中，但在鄉(xiāng)鎮(zhèn)的運(yùn)用也是近兩年才開(kāi)始起步的，大多數(shù)還是處于對(duì)檔案的檢索統(tǒng)計(jì)等工作，在一定區(qū)域內(nèi)也未實(shí)現(xiàn)資源共享，在查詢(xún)上也只能到當(dāng)?shù)貦n案室查詢(xún)，異地查詢(xún)則無(wú)法實(shí)現(xiàn)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化工作滯后還有一個(gè)重要原因，就是設(shè)備不齊全，計(jì)算機(jī)配置不高，運(yùn)行不暢。

1.3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案服務(wù)功能開(kāi)發(fā)不足，限制了其社會(huì)影響的進(jìn)一步擴(kuò)大。大多數(shù)檔案人員對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的定位是重保管，輕利用，對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用下功夫不深或者根本不愿下大氣力去開(kāi)發(fā)檔案資源。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理不僅應(yīng)當(dāng)對(duì)全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實(shí)行規(guī)劃、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)，而且還應(yīng)當(dāng)是鄉(xiāng)鎮(zhèn)的綜合信息利用中心，同時(shí)還應(yīng)是彰顯檔案服務(wù)機(jī)關(guān)、服務(wù)群眾、服務(wù)社會(huì)的重要場(chǎng)所，而目前的一些檔案機(jī)構(gòu)放棄了檔案信息的開(kāi)發(fā)，也就是放棄了檔案與檔案工作的正面宣傳機(jī)會(huì)，間接地導(dǎo)致了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作地位的下降。

1.4 其他制約因素。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作受多種因素的制約，除以上一些原因外，最關(guān)鍵的還是檔案意識(shí)淡薄，思想未到位。盡管現(xiàn)在把檔案工作列入鄉(xiāng)級(jí)責(zé)任制考核中，但部分人員對(duì)檔案工作意識(shí)仍不夠重視，一定程度上影響了檔案工作的開(kāi)展。二是檔案收集不齊全。鄉(xiāng)里許多召集會(huì)議布置工作往往只是口頭形式，各辦公室形成的文件材料各自存放，特別是一些專(zhuān)業(yè)檔案和照片檔案易散落在各個(gè)辦公室，收集、整理它們也就特別難，造成檔案收集完整率、歸檔率低。三是檔案人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低，隊(duì)伍不穩(wěn)定。一直來(lái)沒(méi)有專(zhuān)業(yè)檔案員，而由辦公室文秘人員兼任，由于人員頻繁變動(dòng)，檔案工作缺乏連續(xù)性，檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，所掌握的檔案知識(shí)不夠，致使檔案管理質(zhì)量不高。

2.加強(qiáng)基層檔案管理工作的對(duì)策

2.1 營(yíng)造良好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作。檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、知識(shí)性很強(qiáng)的工作，要求檔案人員要具有高度的政治觀念、廣博的知識(shí)層面、精深的業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理的要求。要保障檔案工作的正常開(kāi)展，需要保持檔案工作人員崗位的相對(duì)穩(wěn)定，并通過(guò)提高待遇、正常晉升等方式增強(qiáng)檔案管理崗位的吸引力。同時(shí)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員要定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而且各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要按工作規(guī)范、崗位職責(zé)對(duì)檔案人員加以督查和考核。要讓檔案人員干起來(lái)有盼頭、有勁頭，從而進(jìn)一步擴(kuò)大檔案工作的影響和提高檔案機(jī)構(gòu)的地位。

2.2 加強(qiáng)檔案提供利用的針對(duì)性，提高檔案利用效率。一是要適時(shí)修訂檔案保管期限表。檔案保管期限表是機(jī)關(guān)內(nèi)部科室收集歸檔和檔案室鑒定檔案價(jià)值、確定檔案保管期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)該說(shuō)，凡是保管期限表上列舉的應(yīng)該歸檔的文件都是有可能被今后工作所利用到的。保管期限表不規(guī)范、不完整，勢(shì)必影響到今后檔案的開(kāi)發(fā)和利用。然而保管期限表不是一成不變的，它是動(dòng)態(tài)發(fā)展的，不同時(shí)期的保管期限表內(nèi)容都各不相同，尤其是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門(mén)機(jī)構(gòu)調(diào)整、職能改變等特殊情況下，要及時(shí)修訂保管期限表，從而確保檔案真正具有查考利用價(jià)值。二是要完善檔案利用統(tǒng)計(jì)。一方面，要根據(jù)文件材料流轉(zhuǎn)特征，建立能夠及時(shí)掌握文件材料流轉(zhuǎn)去向及利用情況的統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)；另一方面，要在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或檔案管理系統(tǒng)中，增設(shè)一個(gè)利用功能，加強(qiáng)對(duì)部門(mén)自行利用檔案情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。三是要以信息化提高檔案利用質(zhì)量。要實(shí)現(xiàn)將所有的紙質(zhì)文書(shū)全部錄入計(jì)算機(jī)。四是要大力開(kāi)展服務(wù)方式創(chuàng)新。一方面，要定期發(fā)布近期檔案工作情況、信息等；另一方面，要變被動(dòng)為主動(dòng)，圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)中心工作，去挖掘、開(kāi)發(fā)現(xiàn)有的檔案資源，提供給領(lǐng)導(dǎo)及各站、辦、所，以達(dá)到實(shí)質(zhì)意義上的服務(wù)創(chuàng)新。

2.3 加強(qiáng)對(duì)職業(yè)教育和技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)。有為才有位。檔案員要積極克服工作環(huán)境和自身心理上的困惑，與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代步伐，刻苦鉆研，摒棄過(guò)時(shí)的做法，努力在工作中建功立業(yè)，開(kāi)創(chuàng)檔案工作新局面，這是最為有效的被社會(huì)認(rèn)可的方法和途徑。改變大眾思維定勢(shì)，檔案員要通過(guò)自身的不懈努力，力爭(zhēng)以嶄新的精神面貌和姿態(tài)進(jìn)入人們的視線(xiàn)，檔案員要充分利用“檔案是信息”這一極好的抓手，把檔案和人們的日常工作生活緊密聯(lián)系起來(lái)，改變大眾心目中遺留的固有思維定勢(shì)和各種不良成見(jiàn)。樹(shù)立新觀念，檔案員要逐步減弱進(jìn)而勇于沖破檔案界公認(rèn)的“領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵”這一固有認(rèn)識(shí)，辨證地看待這個(gè)問(wèn)題，爭(zhēng)取轉(zhuǎn)換并樹(shù)立起“檔案工作者是關(guān)鍵”的新觀念，并以自己的實(shí)際工作中貫徹這一理念。

2.4 做好檔案宣傳工作。加強(qiáng)宣傳教育是做好檔案工作的重要基礎(chǔ)。只有通過(guò)廣泛宣傳活動(dòng)，才能形成檔案工作的社會(huì)共識(shí)和合力，才能從根本上體現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的價(jià)值。開(kāi)展各種形式的檔案法律法規(guī)宣傳和教育，使檔案工作與群眾的日常生活密切地結(jié)合起來(lái)，促使群眾形成良好的檔案意識(shí)，為農(nóng)村各項(xiàng)政策的貫徹執(zhí)行打好扎實(shí)的社會(huì)基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，為解決農(nóng)村土地糾紛、維護(hù)農(nóng)民合法權(quán)益、穩(wěn)定農(nóng)村經(jīng)濟(jì)秩序等積極開(kāi)展檔案活動(dòng)，以促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的長(zhǎng)效管理，增強(qiáng)群眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)。