論機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理

黃艷麗

（省直機(jī)關(guān)房屋物業(yè)修理中心 哈爾濱 150000）

論機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理

黃艷麗

（省直機(jī)關(guān)房屋物業(yè)修理中心 哈爾濱 150000）

目標(biāo)管理作為一種現(xiàn)代化管理方式，已經(jīng)引入我國(guó)的各種經(jīng)濟(jì)運(yùn)行機(jī)制，并帶來了明顯的經(jīng)濟(jì)效益。檔案部門的目標(biāo)管理起源于80年代中期，隨著改革的開放步伐邁進(jìn)，檔案工作目標(biāo)管理也在不斷完善和深化，為了適應(yīng)各時(shí)期的需要，把競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制引入檔案工作、促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。

目標(biāo)管理是一種現(xiàn)代化管理方式，是綜合管理的有效方法。在實(shí)行目標(biāo)管理過程中，首先要根據(jù)實(shí)際情況制定考評(píng)辦法，明確考評(píng)項(xiàng)目的指標(biāo)，內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)單、明了、具體，使之操作方便。它以制定目標(biāo)為起點(diǎn)，以實(shí)施目標(biāo)為導(dǎo)向，以考核評(píng)價(jià)為終結(jié)，又以該終結(jié)為新環(huán)節(jié)的起點(diǎn)。它是一種在更高層面上組織和實(shí)現(xiàn)檔案目標(biāo)的管理制度。

檔案室所處的地位要求實(shí)行目標(biāo)管理。我國(guó)檔案事業(yè)十年發(fā)展規(guī)劃和“八五”計(jì)劃綱要提出的檔案工作的奮斗目標(biāo)是：“到2000年，建成一個(gè)與我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的，門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、有效服務(wù)的，有中國(guó)特色的社會(huì)主義檔案事業(yè)體系。”這充分說明，檔案工作的重要地位，迫切要求提高效率，優(yōu)化工作程序。這就要求用現(xiàn)代化管理手段作保證，從管理入手搞改革，向管理要效益。

檔案室的現(xiàn)狀要求實(shí)行目標(biāo)管理。改革開放以來，我國(guó)的檔案事業(yè)有了很大的發(fā)展。但是，檔案室工作的現(xiàn)狀還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代化事業(yè)發(fā)展的需要，無論是檔案的收集、整理、鑒定，還是檔案的開放、利用：無論是檔案的保護(hù)，還是檔案資料的編研等基礎(chǔ)工作，還都十分薄弱。要改變這種現(xiàn)狀，使檔案工作跟上社會(huì)改革開放的步伐，也迫切要求檔案室實(shí)行目標(biāo)管理。

檔案室業(yè)務(wù)性質(zhì)要求實(shí)行目標(biāo)管理。對(duì)于提高檔案綜合管理水平，將檔案工作的計(jì)劃、實(shí)施、檢查、評(píng)價(jià)有機(jī)統(tǒng)一起來有利于發(fā)揮主觀能動(dòng)性，調(diào)動(dòng)積極性、創(chuàng)造性。為此，必須對(duì)檔案工作實(shí)行目標(biāo)管理。

考核檔案室提供利用工作水平之高低，歸根結(jié)底看其能否滿足機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作對(duì)檔案的需要及滿足的程度如何。機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)成為機(jī)關(guān)的檔案信息中心，并應(yīng)根據(jù)本機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、職能、業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)容，摸索出本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與各部門利用檔案的規(guī)律，努力做好檔案的提供利用和檔案信息的咨詢服務(wù)工作，以此來提高機(jī)關(guān)工作效率和工作水平。為做好提供利用工作，應(yīng)采取如下措施：

第一，制定本機(jī)關(guān)利用檔案（閱覽、外借、復(fù)制等)的規(guī)章制度。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循。有關(guān)提供利用的各種規(guī)章制度應(yīng)以在大力開展提供利用工作的同時(shí)，確保不失密及文件的完好無損為前提，規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行。

第二，檔案室應(yīng)為利用者提供準(zhǔn)確有效、迅速便捷的利用條件。為了幫助利用者盡快地查到所需檔案，檔案室應(yīng)具備完備、實(shí)用的檢索工具。同時(shí)還要求檔案人員具備良好的素質(zhì)，有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。能掌握本機(jī)關(guān)各類利用者利用檔案的規(guī)律和需求，熱情、主動(dòng)、積極地提供服務(wù)，并能熟練地使用檢索工具，準(zhǔn)確、迅速地為利用者提供檔案信息。

第三、檔案室對(duì)檔案提供利用工作要做到必要的統(tǒng)計(jì)與分析。所以在制定目標(biāo)時(shí)，一般應(yīng)堅(jiān)持以下原則：一是關(guān)鍵性原則。每年要做好哪幾項(xiàng)大的工作，要抓住工作的重點(diǎn)。二是先進(jìn)性原則。制定的目標(biāo)必須堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)，具有開拓意義。三是可行性原則。制定的目標(biāo)既不能唾手可得，又要難度適宜，通過一定的努力才能達(dá)到。四是量化原則。確定目標(biāo)達(dá)到的水平和程度，盡量用數(shù)量表示。

目標(biāo)管理是一套科學(xué)管理方法，它的實(shí)質(zhì)是一種以“人”為中心，以“物”為輔的全體成員參與的民主管理方法。它的優(yōu)越性表現(xiàn)在：

其一，主動(dòng)性和創(chuàng)造性。實(shí)行目標(biāo)管理以前，檔案室的工作人員把管理看成是領(lǐng)導(dǎo)的事，他們不是主動(dòng)參與管理，而是被動(dòng)地接受管理，他們的主動(dòng)性和創(chuàng)造性不能充分地發(fā)揮出來。而目標(biāo)管理是以重視人的因素為前提，以目標(biāo)成果為中心的全員管理，它的整體組織活動(dòng)過程部貫穿著以“人”為中心的管理思想。從目標(biāo)的設(shè)置、實(shí)施、檢查及考評(píng)都強(qiáng)調(diào)管理的自主性和群體的參與作用。它讓人們有機(jī)會(huì)參加自己工作的定量，目標(biāo)的規(guī)范，工作方式的設(shè)計(jì)，使每個(gè)人明確自己的目標(biāo)，使全體成員共同參與管理。

其二，科學(xué)性。目標(biāo)管理能盡量采取量化指標(biāo)，用數(shù)據(jù)說話，具有可比性。個(gè)人、部門以及檔案室制定的目標(biāo)，事先都經(jīng)過全體成員或領(lǐng)導(dǎo)審定、批準(zhǔn)。在執(zhí)行目標(biāo)前，人人心中都有了目標(biāo)，在總結(jié)考評(píng)工作時(shí)，以事先定好的目標(biāo)值來衡量達(dá)標(biāo)情況，為評(píng)價(jià)達(dá)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)提供了科學(xué)依據(jù)。

其三，全面性。目標(biāo)管理體現(xiàn)一個(gè)“全”字。內(nèi)容全，包括德、能、勤、績(jī)四個(gè)方面：時(shí)間全，月、季、年，從年初到年終；質(zhì)量全，工作質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量、人員素質(zhì)。它充分體現(xiàn)了全面管理、全過程管理、全員參加管理的特點(diǎn)。

組織目標(biāo)實(shí)施是目標(biāo)管理取得成效的重要環(huán)節(jié)。組織實(shí)施中，既要按目標(biāo)要求實(shí)施，又要注意隨著情況的變化搞好調(diào)解平衡：既要充分發(fā)揮自主管理和自我調(diào)控作用． 又要在實(shí)施中加強(qiáng)監(jiān)督和檢查，防止失控。監(jiān)督應(yīng)該是上級(jí)對(duì)下級(jí)、下級(jí)對(duì)上級(jí)、同級(jí)對(duì)同級(jí)的監(jiān)督；檢查除上級(jí)對(duì)下級(jí)、下級(jí)對(duì)上級(jí)、同級(jí)對(duì)同級(jí)的檢查外，還應(yīng)有目標(biāo)執(zhí)行者的自我檢查。監(jiān)督檢查可以圍繞目標(biāo)開業(yè)務(wù)研討會(huì)、座談會(huì)，查閱報(bào)表、執(zhí)行者自我工作記錄等。監(jiān)督檢查應(yīng)一個(gè)月搞一次，以保證目標(biāo)管理的順利實(shí)現(xiàn)。另外，在實(shí)施目標(biāo)過程中．還要注意加強(qiáng)對(duì)全體人員進(jìn)行目標(biāo)管理教育．為實(shí)施目標(biāo)管理創(chuàng)造一個(gè)良好的氛圍。

嚴(yán)格考核考評(píng)制度，是搞好目標(biāo)管理的關(guān)鍵。在開展目標(biāo)管理考核考評(píng)過程中，一定要堅(jiān)持考核評(píng)比辦法中規(guī)定的各項(xiàng)條件，嚴(yán)肅認(rèn)真，實(shí)事求是，嚴(yán)格把關(guān)，絕不可弄虛作假、走過場(chǎng)和流于形式。真正評(píng)出各項(xiàng)指標(biāo)都過硬的和沒有水分的達(dá)標(biāo)單位，起到鼓勵(lì)先進(jìn)和促進(jìn)后進(jìn)的作用。屬于實(shí)體目標(biāo)管理目標(biāo)的考核，一般要組織預(yù)檢，找出存在的差距和問題，做好拾遺補(bǔ)缺的工作，待各項(xiàng)指標(biāo)基本達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)時(shí)方可進(jìn)行正式驗(yàn)收。防止草率從事，避免走回頭路和出現(xiàn)夾生飯現(xiàn)象。驗(yàn)收結(jié)束后，要充分肯定成績(jī)，及時(shí)總結(jié)表彰，兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲，使目標(biāo)管理的責(zé)權(quán)利落到實(shí)處，體觀鼓勵(lì)先進(jìn)，促進(jìn)后進(jìn)的政策。對(duì)于沒有完成任務(wù)的單位和個(gè)人，要分清情況，找出原因，給予一定的教育，提出改進(jìn)的措施．使下年的工作做得更好些，以便趕上先進(jìn)，共同前進(jìn)。