會計(jì)信息化檔案管理中的問題及對策研究

張玉華

（五常市檔案局 黑龍江 五常 150200）

會計(jì)信息化檔案管理中的問題及對策研究

張玉華

（五常市檔案局 黑龍江 五常 150200）

信息化會計(jì)檔案作為會計(jì)檔案的一部分，與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體形式的會計(jì)檔案相比，有其自身的形成特點(diǎn)和管理要求。本文通過對信息化會計(jì)檔案的分析，探討電子會計(jì)檔案的管理與利用問題，以期有助于信息化會計(jì)檔案管理工作的提高。

信息化；檔案；管理

國內(nèi)外對會計(jì)信息化定義可一般表述為：以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)實(shí)務(wù)中的簡稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計(jì)信息的分析、預(yù)測、決策的過程。

一、會計(jì)信息化檔案管理在歷史發(fā)展進(jìn)程中弊端凸現(xiàn)

（一）管理方式陳舊。隨著我國信息化建設(shè)和會計(jì)檔案實(shí)行信息化管理的不斷發(fā)展，會計(jì)檔案實(shí)行信息化管理也提上了工作日程。目前，關(guān)于信息化會計(jì)檔案管理的討論，大多圍繞《會計(jì)信息化管理辦法》等幾個文件對信息化會計(jì)檔案的基本要求而談，未提及信息化檔案管理中存在的問題及其防范。而隨著會計(jì)信息化的普及，信息化會計(jì)檔案管理中存在的問題也越來越突出，原有的管理方式陳舊，脫離基層企事業(yè)單位的實(shí)際情況，不適應(yīng)信息化會計(jì)檔案管理的要求。

（二）會計(jì)載體本身的問題而影響會計(jì)檔案載體完整。首先，信息化會計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆]有將會計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在信息化軟件升級后，不同版本下的會計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用；《會計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會計(jì)檔案，并對保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限；沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的信息化會計(jì)檔案保護(hù)制度；未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤與存儲盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。其次，信息化會計(jì)雖已實(shí)施，但因?yàn)閷?shí)施時間不長，財會人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)信息檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會計(jì)檔案的完整性。

（三）會計(jì)信息化檔案管理安全性是重中之重。會計(jì)信息化條件下，會計(jì)檔案的調(diào)閱將不再完全依賴于手工的查賬，會計(jì)信息資料可以直接由軟件查詢，或通過拷貝光盤等存儲介質(zhì)直接獲取相關(guān)資料，從而在會計(jì)信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全，首先要完善管理制度，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點(diǎn)，制定和完善符合新環(huán)境下的會計(jì)檔案管理制度，特別是要建立權(quán)限分級制度，實(shí)行崗位專人專職制度，對不同崗位賦予不同權(quán)限，在會計(jì)電子檔案管理中負(fù)有不同職責(zé)，采取不相容職責(zé)相分離措施，嚴(yán)格崗位責(zé)任制，加強(qiáng)相互監(jiān)督和約束。其次，健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度,嚴(yán)防會計(jì)電子檔案毀損、丟失和泄密。第三，對信息化檔案采取必要的物理保護(hù)措施。根據(jù)其檔案載體的物理特性,在形成這些檔案時應(yīng)采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，最好做異地存放，存放地點(diǎn)還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔，還要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，以便在再利用或發(fā)生意外時能及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的完整性。第四，對傳輸、存檔的會計(jì)信息化檔案要提供保密功能，最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對產(chǎn)生的會計(jì)數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施,即使數(shù)據(jù)丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù)，保證其不會泄密。第五，對保存有信息化檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)應(yīng)采取物理上的隔絕，只接入財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開。同時，還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計(jì)算機(jī)上直接使用移動存儲介質(zhì)，必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用，防止計(jì)算機(jī)病毒感染，造成數(shù)據(jù)被破壞。

二、會計(jì)信息化檔案管理是實(shí)現(xiàn)會計(jì)制度變革的重要體現(xiàn)

（一）完善信息化下會計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度。首先，建立信息化會計(jì)檔案的歸檔制度和檔案保管制度。會計(jì)信息化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計(jì)檔案保管；會計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。另外，建立信息化會計(jì)檔案的保管制度是根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立信息化會計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計(jì)檔案進(jìn)行編號，標(biāo)明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。其次，建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會計(jì)檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第三，建立信息化檔案定期備份制度和檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。信息會計(jì)檔案應(yīng)定期將會計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間等備份細(xì)節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計(jì)信息檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會計(jì)信息損壞。同時，對信息化會計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用。而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

（二）提高會計(jì)部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)。首先，人才是技術(shù)的源泉，人才資源始終是我國會計(jì)信息化建設(shè)的瓶頸，與其他行業(yè)相比，會計(jì)檔案信息化人才依然緊缺，人才形勢十分嚴(yán)峻。由于信息化會計(jì)，不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會計(jì)的功能，更有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強(qiáng)對電子檔案的管理，為提供更有效的會計(jì)信息打好基礎(chǔ)；同時信息化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會計(jì)部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級人才，維護(hù)日常運(yùn)作，開發(fā)更合理、高效的軟件。其次，在培養(yǎng)會計(jì)檔案信息化建設(shè)過程中起著關(guān)鍵的“樞紐”、“溝通”作用的中間性人才，以此發(fā)展會計(jì)人員素質(zhì)。

（三）提高思想重視程度。實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識對信息化會計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立?，F(xiàn)今不少實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息化的企業(yè)單位，對會計(jì)檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗(yàn)，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高信息化會計(jì)檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。

（四）完善硬件設(shè)施建設(shè)。提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計(jì)檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的信息化會計(jì)軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的信息化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

三、結(jié)束語

信息化會計(jì)檔案作為檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計(jì)檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說傳統(tǒng)形式的會計(jì)檔案是信息化會計(jì)檔案的基礎(chǔ)，那么信息化會計(jì)檔案就是會計(jì)檔案獨(dú)特的個性，它代表著未來會計(jì)規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向。因此，作為會計(jì)信息化檔案管理人員要充分發(fā)揮信息化會計(jì)的強(qiáng)大功能，努力做好信息化會計(jì)檔案管理這一基礎(chǔ)會計(jì)工作。