新時(shí)期檔案服務(wù)工作的新形勢(shì)

袁海燕

（富裕縣低保中心 黑龍江 齊齊哈爾 161200）

隨著社會(huì)的發(fā)展，特別是當(dāng)今人類社會(huì)正走向信息化社會(huì)，信息共享已成為一種歷史潮流，在這一背景下，檔案部門(mén)由封閉半封閉走向開(kāi)放，為社會(huì)、公眾提供公共服務(wù)是歷史發(fā)展之必然。

檔案工作從大到小，從無(wú)序到有序，正朝著科學(xué)化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。但由于歷史的、社會(huì)的種種原因.檔案服務(wù)利用工作總體上不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，與整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展不相適應(yīng)，這使檔案的社會(huì)功能和經(jīng)濟(jì)效益不能得到充分的利用和發(fā)揮。為此，檔案部門(mén)要增強(qiáng)緊迫感，加強(qiáng)檔案服務(wù)利用工作。

一、對(duì)檔案館服務(wù)利用率低的分析

1.館藏的饋乏：主要是指檔案儲(chǔ)藏、管理跟不上現(xiàn)代化步伐，應(yīng)該運(yùn)用現(xiàn)代化手段做好管理和服務(wù)，體現(xiàn)時(shí)代氣息。

2.查詢方式的單一：現(xiàn)在人們普遍認(rèn)為檔案的查詢方式只有到檔案部門(mén)進(jìn)行查閱。許多人認(rèn)為檔案是塵封的歷史，有一種神秘感、陌生感。其實(shí)，檔案是人類活動(dòng)及其歷史的記錄，應(yīng)該發(fā)揮它為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，為群眾服務(wù)的作用。

3.社會(huì)對(duì)檔案部門(mén)的認(rèn)知度低：過(guò)去人們一提到“檔案館（室）”，其印象就是“存檔案的倉(cāng)庫(kù)”、“保密性強(qiáng)”等概念。實(shí)則不然，檔案館（室）是面向社會(huì)，為各項(xiàng)工作服務(wù)的公益性文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。應(yīng)該發(fā)揮其多功能作用。

二、新時(shí)期檔案部門(mén)服務(wù)利用的總體要求

1.要有做好新時(shí)期檔案工作的責(zé)任感，這是服務(wù)大局的需要。充分發(fā)揮檔案為當(dāng)?shù)卣透黜?xiàng)事業(yè)服務(wù)的自身優(yōu)勢(shì)，大力開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

2.新時(shí)期的檔案工作是為民謀利的需要。隨著改革開(kāi)放的深入和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案工作已經(jīng)越來(lái)越多地滲透到社會(huì)生活的各個(gè)方面，檔案不僅可以為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，還可以為人們?nèi)粘Ｉ罘?wù)，也是我們工作和生活的查考依據(jù)和參考資料，更是維護(hù)合法權(quán)益的憑證。

三、新時(shí)期檔案館應(yīng)如何做好檔案工作

1.加強(qiáng)檔案的接收工作，拓寬檔案的接收范圍，提高檔案接收數(shù)量和質(zhì)量，真正做到豐富館藏結(jié)構(gòu)。

2.做好檔案的宣傳利用工作。（1）加強(qiáng)現(xiàn)行文件的收集整理，定期更換，使來(lái)館的各階層人員均能及時(shí)了解到各項(xiàng)方針政策；（2）還可以定期舉辦各種宣傳展覽，邀請(qǐng)和吸引各階層人士前來(lái)參觀，且每次展覽還可通過(guò)媒體進(jìn)行社會(huì)宣傳，以此加強(qiáng)社會(huì)公眾對(duì)檔案館性質(zhì)和特點(diǎn)的認(rèn)識(shí)；（3）可以印制一定量的宣傳小冊(cè)子，向社會(huì)發(fā)放，使公眾了解檔案館（室），提升檔案館（室）的知名度和公眾性；（4）通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案館（室）的特點(diǎn)、性質(zhì)進(jìn)行報(bào)道，可以擴(kuò)大公眾對(duì)檔案的了解；（5）還可以通過(guò)其他多種媒體進(jìn)行宣傳，如電視臺(tái)、電臺(tái)、報(bào)紙、雜志等，使檔案館（室）形成較大影響。

3.實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檢索、查詢，以自身的發(fā)展加強(qiáng)宣傳。作為檔案部門(mén)，特別是檔案館（室），一定要加快硬件建設(shè)，早日實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檢索、網(wǎng)上查詢功能，這樣既方便了社會(huì)利用檔案，擴(kuò)大了服務(wù)面，同時(shí)也是對(duì)檔案及其檔案工作的最好宣傳。

4.建立以調(diào)查公眾興趣為主的民意調(diào)查，對(duì)公眾的意見(jiàn)進(jìn)行征集，了解公眾心理，并相應(yīng)對(duì)檔案館（室）進(jìn)行改進(jìn)。

5.加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員素質(zhì)的培訓(xùn)。對(duì)檔案工作人員進(jìn)行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以及其他科學(xué)技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，如計(jì)算機(jī)、英語(yǔ)、史學(xué)等方面的培訓(xùn)。

四、積極開(kāi)展檔案編研工作，適應(yīng)時(shí)代需求

檔案編研是對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行研究與編纂，為社會(huì)提供檔案信息利用服務(wù)的工作，它是檔案業(yè)務(wù)的重要組成部分，也是現(xiàn)代信息加工產(chǎn)業(yè)的一個(gè)分支。目前，我國(guó)檔案編研工作進(jìn)入新的發(fā)展階段，檔案編研業(yè)務(wù)已由檔案館擴(kuò)展到企業(yè)檔案室，非檔案部門(mén)也借助檔案進(jìn)行編史修志，匯編出版各種專題資料，傳播科技與經(jīng)濟(jì)信息，這些直接和間接的檔案編研活動(dòng)匯成了檔案信息加工產(chǎn)業(yè)的熱流。

1.從目前看，檔案編研工作還存在著一些問(wèn)題，主要是以下幾個(gè)方面：

（1）檔案編研的理論跟不上形勢(shì)發(fā)展的需要。總的來(lái)看，我國(guó)檔案理論研究歷史不長(zhǎng)，主要致力于檔案基礎(chǔ)理論和宏觀管理的研究，檔案編研知識(shí)在檔案管理學(xué)中只占很小的一部分，內(nèi)容單薄。檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)雖然比較系統(tǒng)，但主要是論述史料的一次文獻(xiàn)編纂工作。許多企事業(yè)單位的檔案編研，特別是二次文獻(xiàn)和三次文獻(xiàn)編研工作由于缺乏理論指導(dǎo)，只好自我摸索，編而不研，簡(jiǎn)單匯總，有的編制成果缺乏科學(xué)性和實(shí)用性。

（2）有關(guān)人員對(duì)開(kāi)展檔案編研工作的意義認(rèn)識(shí)不足。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案只要能保管好，到時(shí)能查找到就行了，不必再費(fèi)力搞編研。因此，除一部分企業(yè)檔案室專業(yè)力量料強(qiáng)外，多數(shù)檔案部門(mén)編研力量都比較薄弱，往往沒(méi)有固定編研人員。檔案工作人員忙于應(yīng)付收集整理工作，沒(méi)有精力做編研工作。

（3）檔案編研工作的組織問(wèn)題。檔案編研工作缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，往往靠各單位的積極性和編研力且自發(fā)開(kāi)展工作，有的未經(jīng)調(diào)研盲目上馬，結(jié)果事倍功半；有的工作缺乏計(jì)劃性，收效甚微；更多的是閉門(mén)搞編研，缺乏外界幫助；有些企業(yè)單位在檔案升級(jí)時(shí)，出了幾種編研成果，升級(jí)之后沒(méi)有新的進(jìn)展。

（4）檔案編研成果的公布和利用問(wèn)題。有些文獻(xiàn)不宜公開(kāi)，但編印后散發(fā)面很廣。另外，檔案編研成果出版困難較多，受資金市場(chǎng)的制約，花費(fèi)很大精力編出的材料未能出版。

2.根據(jù)以上問(wèn)題，為搞好企事業(yè)單位檔案編研工作，應(yīng)采取以下的對(duì)策：

（1）強(qiáng)化編研意識(shí)，提高編研人員素質(zhì)。要真正把編研工作納入議事日程，列為檔案館（室）工作的重要內(nèi)容。首先，要落實(shí)人員，對(duì)已成立的編研處、室、科等單位，要使編研人員到崗到位，履行職責(zé)；其次，要抓編研人員素質(zhì)提高，這其中包括政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、身體素質(zhì)等。

（2）強(qiáng)化基礎(chǔ)工作，繼續(xù)從收集抓起。編研工作是以研究檔案內(nèi)容為基礎(chǔ)的，室藏豐富，編研的內(nèi)容就充實(shí)。如果室藏貧乏，基礎(chǔ)工作跟不上，編研工作也就深化不起來(lái)。

（3）強(qiáng)化多方位工作體制，增強(qiáng)編研工作的社會(huì)意識(shí)。從四方面抓起，一是強(qiáng)化參政決策意識(shí)，要利用手頭的檔案資料，編研出有價(jià)值、有影響的檔案資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。二是強(qiáng)化學(xué)術(shù)研究意識(shí)，要充分利用自己的特長(zhǎng)，發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，編研出有價(jià)值的編研成果。三是強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)建設(shè)意識(shí)，編研工作人員要認(rèn)真研究檔案，從中找出規(guī)律性，從而推動(dòng)經(jīng)濟(jì)向前發(fā)展。四是強(qiáng)化宣傳教育意識(shí)，要通過(guò)編研，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，使編研成果真正起到宣傳教育作用。

（4）強(qiáng)化多功能效應(yīng)，適應(yīng)當(dāng)前競(jìng)爭(zhēng)形式。編研工效應(yīng)是多方面的，歸納起來(lái)有兩點(diǎn)：一是社會(huì)進(jìn)步效應(yīng)。編研出的勞動(dòng)成果，首先起到推到社會(huì)進(jìn)步的作用。二是經(jīng)濟(jì)發(fā)展效應(yīng)。在改革開(kāi)放的形勢(shì)下，圍繞以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，不斷編研出促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，向前發(fā)展的檔案資料。如果離開(kāi)了這個(gè)出發(fā)點(diǎn)，我們的事業(yè)將一事無(wú)成。

總之，檔案工作任重道遠(yuǎn)，檔案服務(wù)利用應(yīng)立足檔案、面向社會(huì)，拓寬思路，不斷增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)，充分開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，構(gòu)建和諧文化，不斷增強(qiáng)中華民族的凝聚力、向心力、親和力，為構(gòu)建和諧社會(huì)創(chuàng)造良好的人文環(huán)境和文化環(huán)境。

[1]于進(jìn)川.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的效益管理研究[D].四川大學(xué);2005年.

[2]簡(jiǎn)茂明.實(shí)踐“三個(gè)代表”以科技為先導(dǎo)推動(dòng)檔案工作發(fā)展[A].貴州省檔案學(xué)會(huì)紀(jì)念建黨80周年學(xué)術(shù)交流會(huì)論文集[C];2001年.