檔案信息資源利用工作的問題與思考

姜春霞 楊桐輝

(雙城市委黨校；雙城市檔案局 黑龍江 雙城 150100)

一、檔案利用工作的現狀

檔案利用工作就是需要采取各種方式和手段，向利用者介紹檔案館藏，提供利用和咨詢服務，使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮出來。隨著社會的迅速發(fā)展，一方面，檔案利用需求呈現出無限性、層次性、多樣性等特點，檔案利用工作呈現良好的發(fā)展態(tài)勢，公眾利用檔案的興趣與日俱增，檔案利用存在極大的需求市場。高科技手段拓展了檔案的利用范圍，檔案機構致力于為檔案利用者提供更便捷的服務，對檔案利用的要求也日益提高；另一方面，檔案工作的發(fā)展并不均衡，利用的檔案只占館藏檔案極少一部分，應該說大多數檔案部門在有效開展檔案利用工作方面存在著很多問題。如何制定整體發(fā)展策略，明確自身定位，提高社會認知水平，完善法律法規(guī)體系，吸納先進的管理理念和手段以及提高綜合效益，是今后做好檔案利用工作應重點考慮問題。

二、檔案利用工作存在的問題

(一)館藏結構單一，無法滿足需求。檔案館的館藏結構是否科學、合理，充分反映出一個地區(qū)檔案工作的現狀和發(fā)展水平，也直接影響檔案館檔案利用的有效性。說檔案是社會記憶、歷史記錄，但實際上檔案館館藏存在著四多四少的問題:政治活動檔案資料多，文書檔案資料多，一般檔案資料多，重復檔案資料多:專門檔案資料和科技檔案資料少，特色檔案資料少，其他載體檔案資料少，有查考價值的檔案資料少:一方面，檔案利用者找不到自己所需檔案，另一方面檔案館又面臨庫房壓力。利用者需要的多是關系群眾切身利益的政策性文件、科技信息、技術動態(tài)以及相關民生檔案，而這恰恰是檔案館缺乏的信息資源，這就必然造成利用上的失調。

(二)檔案館“重藏輕用”，開放力度不夠。我國的機關檔案提供利用與日益提速的政務信息公開工作存在明顯的“脫節(jié)”現象。根據有關政府信息公開的文件規(guī)定，政府信息包括政府機關掌握的與經濟、社會管理和公共服務相關的各種信息材料，其中包括政府機關產生并歸檔保存的政府機關文件和擁有的有關信息材料。然而，目前大部分政府機關還沒有將歸檔保存的文件——政務信息作為機關政務信息公開的范疇，而是仍然按照傳統的做法，僅對機關內部提供利用。同時，已公開的檔案存在一定的滯后性，對于檔案利用者的意義不大，無法真正的為檔案利用者提供服務。

(三)檔案觀念陳舊，社會公眾對檔案工作認識模糊。在公眾的印象中檔案工作一直扮演著單純的保管員的社會角色，對檔案館到底有什么檔案，有何作用，怎樣去查還是一知半解，檔案意識根本沒有深入人心。同時，檔案的宣傳力度不夠，形式單一，沒有廣泛的、多渠道的宣傳檔案工作，使全社會了解檔案，這就必然造成公眾不會在需要信息時想到利用檔案來尋求幫助。

三、完善檔案利用工作的對策

檔案館檔案信息資源開發(fā)利用的程度如何，是其服務質量、服務能力與服務水平的直接體現，更是其整體工作水平高低的直接反映。

(一)拓展渠道，豐富并改善檔案信息、資源結構。豐富和優(yōu)化館藏是檔案館建設的根本，也是開發(fā)利用檔案信息的基礎，是滿足社會各方面利用的前提條件。隨著檔案利用者對檔案信息內容涉及面越來越寬泛，檔案載體形式也越來越多樣化，檔案館藏結構必然越為復雜，檔案涉及面、完整性的要求也越來越高。所以一方面要注意檔案的收集，要通過多渠道、多方面進行檔案的征集，在內容和形式上向多元化發(fā)展，以豐富館藏；另一方面要處理好各種檔案的保存，營造適合各種館藏檔案的良好環(huán)境，為檔案的利用工作打好穩(wěn)固的基礎，為公眾更好的提供利用。

(二)加強宣傳，引導公眾利用檔案信息資源。在“酒香不怕巷子深”已成歷史的時代，宣傳已經成為一個重要工具。檔案工作目前仍存在著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現象。那么，作為檔案館，就應該加強宣傳，引導人們正確利用檔案。一是提高社會公眾檔案意識。利用宣傳展牌、宣傳專欄、宣傳室用文字、圖片、音像資料等形式向檔案利用者介紹館藏檔案概況、檔案利用成果等，擴大檔案利用的普及面，使利用者能夠較一致地對檔案利用有一個理性的認識，在需要信息時想到利用檔案，在利用時能夠得到滿意的服務，在搜索信息時快捷方便，讓利用者對檔案利用產生一種信賴感，不斷塑造檔案利用的新形象。檔案利用社會效益的提高，必然進一步推動檔案利用的社會化、大眾化進程，促進檔案信息資源的開發(fā)與利用。二是轉變檔案工作的角色。利用報刊、電視、廣播等宣傳媒體宣傳檔案的產生與發(fā)展、檔案利用等基本知識；積極配合重要紀念日、重大歷史事件和重大社會活動，利用檔案信息資源廣泛開展愛國主義，集體主義、社會主義教育展覽，指導人民群眾正確認識社會發(fā)展規(guī)律和國家前途命運，提高全社會的道德水平，弘揚民族精神，增強民族凝聚力，使其真正成為文化教育基地。三是要積極向有關領導同志宣傳檔案工作的重要作用，使各級領導了解、關心、重視、支持檔案利用工作，從人力、物力、財力上支持檔案管理工作。

(三)重新定位，為利用者提供優(yōu)質高效服務。不斷提高為檔案經濟和社會發(fā)展服務的主動性和自覺性，不斷增強宗旨意識和服務意識。盡可能多地為利用者提供優(yōu)質服務。在服務方式上，要采取電括預約、來館查詢、檔案借閱、接待服務，復制服務、咨詢服務、延長時間等多種服務方式；在服務態(tài)度上，盡量簡化服務手續(xù)，改進服務態(tài)度，提高服務質量，盡最大努力滿足各方面利用者和需求；在服務手段上，采取手工檢索與現代化檢索并舉，既運用傳統的手工檢索方法，又運用現代化的計算機檢索方法，積極為利用者服務。采取這樣多渠道、多方式、多手段的服務方法，必將充分發(fā)揮檔案在國民經濟和社會發(fā)展中的重要作用。除此之外把已公開現行文件利用工作做深、做細，做實，努力打造黨和政府聯系人民群眾的新平臺。要堅持務實為民，不斷拓寬已公開現行文件利用工作的深度和廣度，使普通老百姓查閱已公開現行文件越來越方便，真正把黨和政府的關懷送到人民群眾的心坎里。要通過開展已公開現行文件利用工作，幫助人民群眾更好地了解黨和政府的各項方針政策，維護廣大人民群眾的知情權，進而激發(fā)他們的積極性和創(chuàng)造性，發(fā)揮社會公眾的積極作用。

隨著社會的發(fā)展，時代的進步，人們已進入了信息時代，檔案利用工作的重要性正日益顯現出來，檔案工作重心已從“檔案保管”轉入到“檔案利用”上來，檔案利用作為檔案工作的最終目的，其重要性正在得到進一步強化。檔案部門應利用現代新的管理理念、方法和技術，更好的完善檔案利用的服務工作，從而提高檔案的利用率，真正發(fā)揮檔案的社會效益。