高校檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新研究:以學生檔案管理為例

陳一紅

(欽州學院 廣西 欽州 535000)

高校檔案是學校各部門行使職權、處理工作所形成的各種文件和教學、科研等業(yè)務活動中積累的資料，通過對具有保存價值的各種載體的文件資料進行整理、組卷、編碼和排列等工作，形成了可供查找利用的檔案。高校檔案的形成范圍廣，內(nèi)容新舊混雜而豐富，種類繁多，它一般包括四大門類:科技檔案、文書檔案、人事檔案、財會檔案。高校檔案管理的創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的源動力，也是當前檔案工作者研究的一項課題。

一、高校檔案管理的重要性

普通高等學校是教學、科研和培養(yǎng)人才的重要基地。高校檔案集教育、科研、管理于一體，是社會主義現(xiàn)代化建設不可缺少的豐富的信息資源。高校檔案的綜合管理和利用是工作之需，也是發(fā)展社會主義教育的重要工作之一。檔案具有非常重要的作用，恩格斯曾經(jīng)這樣精辟地論述，“對事態(tài)的真相，現(xiàn)在不可能提出文件來作證據(jù)，只有事態(tài)本身作為歷史陳跡的時候，這些證據(jù)才會出現(xiàn)?！备咝n案真實地反映了學校各個時期的面貌，對于學校編史修志，和行政管理、教學、科研、維護學?；驇熒鷨T工的利益，有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用，尤其是不同歷史時期的珍貴史料和科學技術領域的尖端成果檔案，對于發(fā)展教育事業(yè)，服務經(jīng)濟建設具有很高的開發(fā)利用價值[1]。在高校建立統(tǒng)一保管的檔案工作實體對檔案實行統(tǒng)一管理，便于對本單位各門類檔案從管理制度、規(guī)范要求等方面進行統(tǒng)一領導，促進檔案信息資源的綜合開發(fā)，同時有利于促進檔案整體的標準和檔案管理的現(xiàn)代化，有利于實現(xiàn)信息共享。目前，大部分高校已建立起了綜合檔案室或檔案館。但也存在一些問題，如領導的檔案意識、形成檔案部門的檔案意識有待進一步強化，以提高檔案綜合管理的水平。

二、高校檔案工作出現(xiàn)的問題

(一)管理者對學生檔案重要性重視程度不夠

首先是新生入校后的檔案管理。有關用人單位反映，一些學生檔案材料不齊全、紙張不規(guī)范。具體表現(xiàn)在材料缺乏，或者缺學籍表，或者缺體檢表，或者缺高考報名表，或者沒有檔案袋等，有的什么都沒有，這給學生就業(yè)造成障礙。其次，是學生在校期間，許多評先評優(yōu)材料應該進入學生檔案的，但是一些部門圖省事，就忽視了某些檔案材料的整理和歸檔，給學生人事檔案材料的不全留下隱患。第三，某些處分材料不歸檔。因為就業(yè)壓力很大，某些部門為了學生能順利就業(yè)，一些大的處分文件就沒有進入學生檔案。這些究其原因,主要是沒有認識到學生檔案的重要作用。學生檔案是用人單位全面了解畢業(yè)生的重要途徑，也是學校全面介紹畢業(yè)生個人素質(zhì)的權威材料，還是高校學生管理工作的有力依據(jù)，有利于促進學生全面素質(zhì)的提高。但是，管理工作者檔案意識淡薄，對學生檔案管理工作缺乏正確的認識，導致責任心不強，給學生填寫歸檔材料時不積極主動，材料不完整、不規(guī)范，千篇一律，有時候還找學生代寫[2]。

(二)陳舊的管理體制造成高校檔案管理不科學、不規(guī)范和不完善

目前，高校學生檔案建設管理體制不完善。首先是新生檔案材料由本人到校后交到各院系或者采取普通郵寄方式郵寄，由各院系整理、存放，實行粗放式管理。這就造成一定程度的學生檔案缺失。其次，院系相關人員及輔導員、班主任到學生畢業(yè)時才將學生在校期間的有關檔案內(nèi)容突擊收集，整理歸檔，再由學生處或就業(yè)指導中心寄往用人單位，造成學生檔案材料歸檔把關不嚴，移交手續(xù)不規(guī)范，填寫的內(nèi)容假、大、空，主觀評價因素多，反映客觀情況的內(nèi)容少，不能全面反映大學生思想道德水準、科學創(chuàng)新能力、身心素質(zhì)、就業(yè)技能等個人才華和能力特征，大大降低了學生檔案的含金量。第三，由于檔案材料不是實時填寫，為檔案造假打開了方便之門[3]。一些畢業(yè)生為了在激烈的就業(yè)競爭中取勝，不惜采用涂改成績，開具假證明等不正當手段以擊敗對手。也有個別院校為了使自己的畢業(yè)生順利就業(yè)，提高就業(yè)率，以普遍提高畢業(yè)生成績分數(shù)，擴大學生干部覆蓋面及獲獎比例，降低考評標準，撤消學生處分材料，以次充好等手段，獲得短期效應。這種造假現(xiàn)象不僅嚴重干擾了畢業(yè)生就業(yè)市場的公平競爭，也給在校生帶來了消極的影響。

(三)學生檔案管理隊伍比較薄弱，管理人員水平普遍不高

檔案管理隊伍作為學生服務工作的重要組成部分，學生檔案管理隊伍的建設沒有得到應有的重視與加強，據(jù)調(diào)查，多數(shù)院校沒有配備專職的學生檔案管理人員，即便是有，也是一個人或者兩個人，要負責全院學生檔案，從20世紀90年代末擴招以來，學生人數(shù)激增，少數(shù)幾個檔案管理人員根本滿足不了院校學生人數(shù)激增的現(xiàn)狀。同時，即使有專職的檔案建設和管理人員，也大多為學校人員家屬或年老的校內(nèi)職工，工作能力不強，專業(yè)知識缺乏，而真正懂得檔案業(yè)務和利用現(xiàn)代化信息技術建設檔案的人員基本上很少。這無疑對學生檔案建設與管理是不利的。

三、高校檔案管理的新方法

學生檔案管理形式陳舊，手段落后，缺乏現(xiàn)代科學管理，容易出現(xiàn)疏漏。從現(xiàn)行管理情況來看，高校學生檔案應包括學校對學生的考察、錄用、培養(yǎng)、教育和學生德、智、體、美、勞等方面的第一手材料，既要涵蓋學生素質(zhì)的全貌，也要體現(xiàn)當代大學生的時代風貌。然而，當前院校學生檔案的歸檔形式仍是傳統(tǒng)的老面孔，其主要內(nèi)容包括:一是政治表現(xiàn)；二是學籍和學習成績:入學成績表、學籍變動材料、畢業(yè)成績、授予學位證書及各種獎勵的證明；三是身體健康狀況；四是其他情況等[4]。而把能客觀直接反映大學生能力、水平、綜合素質(zhì)及時代特色，能吸引用人單位的內(nèi)容甩在了一邊。比如計算機等級考試證書，大學生英語四、六級證書，發(fā)明創(chuàng)造證書，大學生心理測試成績，能力、技能競賽證書，社會實踐活動材料等等一般都不歸入檔案。同時，院校學生檔案建設和管理現(xiàn)代化是信息時代和高等教育發(fā)展對檔案建設與管理提出的迫切要求，信息技術革命也為院校學生檔案建設手段現(xiàn)代化提供了可能。但令人遺憾的是，院校學生檔案多數(shù)還是以手工抄寫的紙質(zhì)檔案為主，現(xiàn)代化管理手段還沒有得到廣泛推廣。面對學生檔案項目增多，檔案數(shù)量大增，質(zhì)量要求趨高，流動速度加快，存放時間變短，就業(yè)方式多元化，投寄單位多等特點，顯然原有的學生檔案建設與管理手段已經(jīng)越來越不適應，必須加快推進高校學生檔案建設與管理手段的現(xiàn)代化[5]。

做好學生檔案管理的建議:

(一)統(tǒng)一認識，加強領導

學校領導、院系領導及廣大教職工都要強化檔案意識，自覺支持和做好學生檔案工作。學校領導和院系要把學生檔案工作納入議事日程，把學生檔案建設當作全校一項基礎性的工作常抓不懈。同時加強管理，將學生檔案管理工作納入有關職能部門的目標管理，在布置、檢查和總結學生管理工作的同時，布置、總結和檢查學生檔案工作;另一方面，學校要認真落實檔案管理所需的人員、經(jīng)費、設備等問題，做到人員到位、經(jīng)費到位、設備到位。

(二)加強學生檔案材料的收集，規(guī)范學生檔案的整理

學生檔案材料的收集要保證學生檔案材料的完整、齊全；文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，書寫要規(guī)范、字跡工整，歸檔的材料不得使用圓珠筆、純藍墨水、鉛筆、復寫紙等書寫，要求不出現(xiàn)錯別字；除傳真件需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔；學年度班主任鑒定要根據(jù)學生實際，盡量能表現(xiàn)出各個學生的特點；學生在高中階段也要完備高中檔案，入學即向校方提供。學生檔案的管理應有一個指定的歸口部門進行統(tǒng)一管理，并指定院系專人負責，實行統(tǒng)一要求。檔案整理過程中，要將檔案袋內(nèi)有關材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內(nèi)，材料名稱要求填寫完整、規(guī)范，并且保持內(nèi)外名稱一致、順序一致，具體材料以時間先后為序。

(三)嚴格畢業(yè)生檔案轉遞制度，加速學生檔案工作現(xiàn)代化的步伐

一方面必須認真執(zhí)行檔案轉遞制度，嚴格按照檔案轉出的程序進行:如填寫轉遞單——填寫轉檔登記——嚴密包封——通過機要轉遞——檢查收存回執(zhí)——回執(zhí)未退的及時催查(應在一月之內(nèi))。同時，還應注意接收單位是否具備文件中規(guī)定的“縣(團)級以上的組織、人事部門或縣級(含縣)以上人才服務中心”等具有管理檔案資格的機構。若用人單位不具備保管條件的，應送到人事部門所屬的人才流動服務中心保管。這樣就可以有效避免檔案轉遞出去后造成檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。另一方面，對學校畢業(yè)生檔案中能夠體現(xiàn)在學期間德智能績的綜合材料，如畢業(yè)生登記表、學生成績總表、畢業(yè)生基本情況表(積分總表)等材料形成一式二份，其中一份存放在畢業(yè)生本人檔案中，另一份存放在學校的學籍檔案中。這樣做的好處是便于今后部分學生的檔案丟失后重新建檔(即畢業(yè)生通過原所在學校保存的學籍檔案的復印件來重新建檔)，同時也可以避免有些畢業(yè)生利用重新建檔的機會弄虛作假，如做假材料、開假證明，涂改成績等的現(xiàn)象發(fā)生。

四、檔案管理的創(chuàng)新研究

(一)科學建設管庫

今年來高校處在不斷擴招之中，但是大多數(shù)高校的教育經(jīng)費并沒有相應增加，也缺少相應的科學規(guī)劃體系。因此，應該加大資金投入，對管庫建設進行科學規(guī)劃，使各種新載體的檔案順利進館。同時建立專門的陳列，展覽場地，使館藏建設有單純的“數(shù)量型”逐步轉化為數(shù)量與質(zhì)量“并重型”。

(二)堅持依法治檔

我國《檔案法》以及相關的條例、辦法都對檔案工作提出了原則性要求，這是檔案工作應遵守的準則。但是，社會在不斷變化，檔案的法制建設也應進一步更新，完善。只有根據(jù)檔案工作的需求，不斷完善檔案工作的有關法律條規(guī)，并加大對相關法規(guī)的宣傳，增強法制觀念，做到有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究，才能促進高校檔案工作者檔案法律意識的進一步提高，努力為依法管理檔案事業(yè)營造一個良好的社會氛圍，確保依法治黨順利實施[6]。

結束語

檔案管理工作是學?；A工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務，使檔案的價值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態(tài)度，把學校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更大的作用。

[1]劉新良.淺談信息時代高校檔案的綜合管理[J].社會科學戰(zhàn)線，2003(增刊).

[2]江芳.提高高校學生檔案管理工作水平[J].科技創(chuàng)新導報，2011.5.

[3]趙永峰.淺談高校學生檔案管理[J].湖北成人教育學院學報，2011.2.

[4]顏培珍.堅持以人為本，做好高校學生檔案工作[J].上海檔案，2009.6.

[5]陳玲玲.高校學生檔案與大學生就業(yè)工作的探討[J].民營科技，2011.1.

[6]趙薇.檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展方向和管理設想.[J].2010.