當(dāng)代檔案管理模式的特點(diǎn)及其對(duì)策探討

李玉蘭

（五邑大學(xué) 廣東 江門(mén) 529020）

當(dāng)代檔案管理模式的特點(diǎn)及其對(duì)策探討

李玉蘭

（五邑大學(xué) 廣東 江門(mén) 529020）

本文對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的三種管理模式進(jìn)行了比較，分析了信息化時(shí)代檔案管理工作所具有的特點(diǎn)，并針對(duì)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)提出了一些建議措施。

檔案管理;模式;信息資源管理

檔案［1］是人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是伴隨著個(gè)人、企業(yè)以及社會(huì)的發(fā)展而不斷積累形成的重要信息資源，不僅對(duì)個(gè)人與企業(yè)的成長(zhǎng)和發(fā)展起著重要的作用，同時(shí)也為國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)的進(jìn)步做出了巨大的貢獻(xiàn)。隨著社會(huì)的進(jìn)步，人類(lèi)生產(chǎn)生活環(huán)境發(fā)生了巨大的變化，原有的檔案管理模式將不再適應(yīng)新的形式，必將催生出更為有效的管理模式。在當(dāng)今社會(huì)，隨著電子技術(shù)的發(fā)展和普及，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體與互聯(lián)網(wǎng)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的迅猛沖擊，使檔案管理由傳統(tǒng)的檔案管理模式向適應(yīng)信息化的管理模式轉(zhuǎn)變，檔案的服務(wù)方式、存儲(chǔ)方式和工作方式都發(fā)生了變革，檔案管理工作有了質(zhì)的飛躍。作為檔案工作者，研究當(dāng)代檔案管理模式的發(fā)展規(guī)律，把握檔案管理模式的發(fā)展趨勢(shì)，才能積極主動(dòng)完成思想觀念的適時(shí)應(yīng)變，適應(yīng)新形式下的檔案管理工作，才能完成檔案工作者在新時(shí)期所肩負(fù)的歷史使命。

一、主流檔案管理模式的比較

檔案管理模式主要有三種類(lèi)型:一是檔案分散管理模式。這種模式是將企事業(yè)單位的各種類(lèi)的檔案分別保存在各有關(guān)部門(mén)。如文書(shū)檔案保存在辦公部門(mén)，會(huì)計(jì)檔案保存在財(cái)務(wù)部門(mén)，科技檔案保存在生產(chǎn)技術(shù)部門(mén)等，有各部門(mén)分別進(jìn)行獨(dú)立的管理。二是檔案集中管理模式。這種管理模式是將企業(yè)文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)等各種門(mén)類(lèi)的檔案集中統(tǒng)一管理。它實(shí)際上是一個(gè)企業(yè)單位檔案信息的綜合體，在企業(yè)負(fù)責(zé)人的直接領(lǐng)導(dǎo)下，作為企業(yè)單位整個(gè)管理系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，承擔(dān)著企業(yè)全部檔案信息資源的儲(chǔ)存、管理和開(kāi)發(fā)利用工作，以檔案實(shí)體為中心，發(fā)揮統(tǒng)一管理檔案和對(duì)內(nèi)、對(duì)外組織檔案信息流通的作用。三是信息資源管理模式。這種管理模式是集檔案、科技情報(bào)、科技圖書(shū)資料等各種信息于一體，實(shí)行一體化管理，用信息資源管理的思維來(lái)考察檔案管理工作，以檔案信息與載體的分離為前提，直接對(duì)信息進(jìn)行相對(duì)獨(dú)立的管理、加工和利用。

以上三種模式，前兩種模式屬于單一的檔案信息管理模式，這種管理模式形成的客觀條件是在檔案工作恢復(fù)、整頓時(shí)期，由于檔案管理理論體系不完善，檔案管理工作沒(méi)有很好的理論指導(dǎo)，并且管理的技術(shù)手段有限，這種分散的管理模式能夠做到各部門(mén)職責(zé)清晰，有利于各類(lèi)檔案的保存與查閱。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下，由于檔案工作所處的地位、環(huán)境和業(yè)務(wù)建設(shè)的需要，比較強(qiáng)調(diào)工作機(jī)構(gòu)的獨(dú)立，以便檔案工作的正常開(kāi)展，因此在當(dāng)時(shí)的條件下是適應(yīng)客觀需要的，也促進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展。但在新形勢(shì)面前，特別是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，這種單一的檔案管理模式由于所貯存信息的單一性，所反映內(nèi)容的滯后性，所提供信息的局限性，已難以適應(yīng)企業(yè)深化改革的需要和滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)各種信息的需求。而信息資源管理模式集各種信息于一體進(jìn)行綜合管理、開(kāi)發(fā)，具有信息來(lái)源的廣泛性、信息貯存的集中性、信息內(nèi)容的全面性、信息輸出的綜合性特點(diǎn)，不僅能滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)各種信息的需求和適應(yīng)企業(yè)走向市場(chǎng)的需要，而且有利于檔案事業(yè)的發(fā)展。信息資源管理在注重檔案實(shí)體管理的同時(shí)，更加關(guān)注檔案信息的管理、檔案信息的流動(dòng)及發(fā)揮檔案信息作為知識(shí)資源的作用，側(cè)重于將知識(shí)從來(lái)源、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、整理，到流動(dòng)、傳播、交流，直至學(xué)習(xí)、利用、共享、評(píng)估的一系列過(guò)程，整合成一個(gè)完整的知識(shí)管理體系。

二、當(dāng)前形勢(shì)下檔案管理的特點(diǎn)

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象具有了較強(qiáng)的社會(huì)性,而這也決定了檔案來(lái)源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。因此當(dāng)前檔案管理出現(xiàn)了新的特點(diǎn)。

1.在價(jià)值取向上強(qiáng)調(diào)檔案的信息價(jià)值。在以往社會(huì)中，人們主要是對(duì)檔案實(shí)體的利用，注重檔案的憑證作用和史料研究?jī)r(jià)值。在信息社會(huì)，信息無(wú)處不在，信息的作用成為社會(huì)發(fā)展的主要?jiǎng)恿Αn案部門(mén)為順應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的形勢(shì)需要，在注重檔案實(shí)體管理的同時(shí)，更加關(guān)注檔案信息的管理、檔案信息的流動(dòng)及發(fā)揮檔案信息作為知識(shí)資源的作用，側(cè)重于將知識(shí)從來(lái)源、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、整理，到流動(dòng)、傳播、交流，直至學(xué)習(xí)、利用、共享、評(píng)估的一系列過(guò)程，整合成一個(gè)完整的知識(shí)管理體系。

2.在管理內(nèi)容上強(qiáng)調(diào)圖書(shū)、情報(bào)、檔案的集成化管理。信息時(shí)代，社會(huì)公眾對(duì)信息的需求發(fā)生了根本性變化，他們不僅要求及時(shí)、準(zhǔn)確，且需求信息的種類(lèi)也更加多樣化。圖書(shū)、檔案、情報(bào)同出一源［2］，且具有信息性、知識(shí)性、服務(wù)性等共性，綜合集成是解決復(fù)雜問(wèn)題的有效方法，通過(guò)強(qiáng)調(diào)性的融合以及集成整體所產(chǎn)生的功能倍增性和適應(yīng)進(jìn)化性，集成無(wú)疑為管理理論與方法的創(chuàng)新提供了一種新思路和新途徑。進(jìn)一步加強(qiáng)三者的一體化管理正是適應(yīng)新形勢(shì)、抓住機(jī)遇、開(kāi)拓奮進(jìn)的具體表現(xiàn)，是適應(yīng)改革的需要，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然選擇。

3.從管理模式上強(qiáng)調(diào)管理的開(kāi)放性與服務(wù)的社會(huì)性。21世紀(jì)是一個(gè)更加開(kāi)放的社會(huì)，對(duì)知識(shí)的獲取的能力關(guān)系到個(gè)人、社會(huì)和國(guó)家的發(fā)展。圖書(shū)檔案作為人們獲取知識(shí)的重要來(lái)源，其重要性正日益得到重視。因此，在更大范圍內(nèi)實(shí)行社會(huì)化開(kāi)放式檔案管理是及其必要的?？萍歼M(jìn)步和社會(huì)發(fā)展開(kāi)辟了新的休閑娛樂(lè)空間和方式，休閑意味著人們將有充裕的時(shí)間去了解未知世界，它為檔案館提供了新的資源需求，檔案館可以借助網(wǎng)絡(luò)和其他信息技術(shù)滿(mǎn)足種種休閑需求［3］，進(jìn)入信息時(shí)代后，信息對(duì)個(gè)人的重要性日益增加，西方不少?lài)?guó)家采用了“信息權(quán)”這一概念，把利用檔案不僅看作是歷史或科學(xué)研究的需要，而且看作是公民的一種權(quán)利。

4.在技術(shù)手段上強(qiáng)調(diào)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。面對(duì)當(dāng)前檔案信息量的劇增和電子文件等新型載體材料的大量出現(xiàn)，檔案部門(mén)開(kāi)始采用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)，引入多媒體技術(shù)，使檔案信息存儲(chǔ)方式發(fā)生了深刻變革。

三、實(shí)現(xiàn)信息資源管理模式的一些措施

對(duì)于我國(guó)轉(zhuǎn)型期社會(huì)主客觀環(huán)境與檔案管理領(lǐng)域內(nèi)部的變化，檔案工作者應(yīng)在充分掌握國(guó)內(nèi)外檔案管理研究與實(shí)踐效果的基礎(chǔ)上，充分運(yùn)用管理學(xué)、組織行為學(xué)、檔案學(xué)等相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域的知識(shí)，多方面展開(kāi)深入的分析和探討，以使檔案管理更加適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。

1.明確市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的檔案工作的服務(wù)對(duì)象和服務(wù)范圍。過(guò)去由于受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，檔案工作服務(wù)對(duì)象是黨政部門(mén)、企事業(yè)單位人事部門(mén)，以收集、整理和保存檔案資料為主，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，弱化了檔案政治化、神秘化的程度，因此服務(wù)的對(duì)象也有了較大的延伸。因此，檔案管理部門(mén)必須明確市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下檔案工作服務(wù)對(duì)象與范圍的變化，及時(shí)研究服務(wù)對(duì)象的行為特點(diǎn)，主動(dòng)采取對(duì)策改善管理，提高服務(wù)質(zhì)量。

2.調(diào)整檔案管理體制，與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制接軌。隨著經(jīng)濟(jì)體制和政治體制改革的實(shí)施，檔案管理體制作為國(guó)家行政體制的組成部分也勢(shì)必要進(jìn)行調(diào)整［4］。原有的檔案管理體制強(qiáng)調(diào)規(guī)范化和制度化，通過(guò)嚴(yán)格的等級(jí)制度和管理規(guī)劃規(guī)則來(lái)控制和協(xié)調(diào)組織的活動(dòng)，強(qiáng)調(diào)高度集中的統(tǒng)一管理。在新形勢(shì)下，檔案工作者應(yīng)從原有的條條框框中解放出來(lái)，建立一套科學(xué)的、多功能的、高效的、靈活的、服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的檔案信息資源管理體制。

3.增強(qiáng)檔案的開(kāi)放性，實(shí)現(xiàn)與社會(huì)的廣泛接軌。檔案信息資源不僅是社會(huì)資源的重要組成部分，更是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會(huì)現(xiàn)代化進(jìn)程的重要支撐力量。檔案開(kāi)放和利用是發(fā)揮檔案潛在價(jià)值、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的必備途徑。國(guó)際檔案大會(huì)從第一屆起就開(kāi)始涉及檔案開(kāi)放問(wèn)題。第十四屆國(guó)際檔案大會(huì)上又探討了檔案在人們休閑生活中的作用，因此，檔案的開(kāi)放利用是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，檔案工作者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案工作的社會(huì)地位，緊跟時(shí)代步伐，推動(dòng)檔案信息資源管理范式的逐步完善。

4.培養(yǎng)現(xiàn)代檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)觀念與思維的轉(zhuǎn)變。檔案管理的現(xiàn)代化，不僅是設(shè)備、技術(shù)的現(xiàn)代化，更重要的是人的思想觀念和知識(shí)的現(xiàn)代化，這是檔案管理現(xiàn)代化的深層次目標(biāo)。信息技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用，對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、科技知識(shí)以及管理能力等提出了更新、更高的要求。一方面，檔案部門(mén)要引入各種具備技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)的人才；另一方面，檔案部門(mén)也要加強(qiáng)對(duì)原有工作人員的培訓(xùn)和知識(shí)更新。

5.采用信息技術(shù)，構(gòu)建適應(yīng)信息資源管理模式的管理信息系統(tǒng)。面對(duì)高新技術(shù)的飛速發(fā)展和信息高速公路的開(kāi)通應(yīng)用，檔案工作者應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，推廣現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，研制開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，并使之與現(xiàn)代化通訊、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)相結(jié)合，形成便于利用與管理的開(kāi)放型信息聯(lián)合體，這是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案科學(xué)化、現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案信息資源不僅是社會(huì)資源的重要組成部分，更是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會(huì)現(xiàn)代化進(jìn)程的重要支撐，現(xiàn)代科技的發(fā)展，一方面為我們提供了海量的檔案信息資源，另一方面，卻又為檔案信息的管理及開(kāi)發(fā)帶來(lái)了相當(dāng)大的困難。檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)檔案工作重要性，加大對(duì)現(xiàn)代社會(huì)檔案工作特點(diǎn)和運(yùn)行規(guī)律的研究，建立和完善適應(yīng)信息化條件下檔案建設(shè)的檔案管理模式，更好的為我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

［1］馮惠玲.檔案學(xué)概論［M］.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001.

［2］馮燕.檔案、圖書(shū)、情報(bào)一體化管理綜述［J］.安徽建筑，2001（1）：123.

［3］王澤群，王澤亮.關(guān)注檔案休閑利用［J］.檔案與建設(shè)，2002（6）：10.

［4］羅桂英.淺議市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下檔案營(yíng)理新模式［J］.煤礦現(xiàn)代化,2006（3）：86.

李玉蘭：大學(xué)本科，女，1966年11月生。