檔案信息化理論體系與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)芻議

王 琪

（黑龍江省民族研究所 哈爾濱 150001）

國(guó)家檔案局于2000年提出了科學(xué)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)，歷經(jīng)十幾年的努力，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為全體檔案工作者的共識(shí)，全國(guó)范圍的檔案信息化建設(shè)取得了初步成效，“信息化帶動(dòng)戰(zhàn)略”正在各級(jí)各類檔案部門中扎實(shí)、穩(wěn)步地推進(jìn)。但伴隨著檔案信息化建設(shè)進(jìn)程出現(xiàn)的一些具體問(wèn)題亦應(yīng)引起我們的關(guān)注，探尋加以解決的方法措施，以更好地完善檔案信息化建設(shè)實(shí)踐。

一、檔案信息化理論體系建設(shè)

“理論來(lái)源于實(shí)踐”。然而，科學(xué)理論對(duì)具體實(shí)踐的實(shí)際導(dǎo)向作用卻難以否定。檔案信息化作為促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段，雖已得到了社會(huì)的普遍承認(rèn)與實(shí)際應(yīng)用，但在檔案信息化理論體系的總體建設(shè)上尚顯稚嫩，還有待于進(jìn)一步充實(shí)和完善。否則，檔案信息化理論的實(shí)際導(dǎo)向作用就難以得到有效實(shí)現(xiàn)。

目前檔案信息化理論體系建設(shè)的主要特點(diǎn)表現(xiàn)為：一是檔案信息化理論成果支離破碎，大多表現(xiàn)為一篇篇探討文章或一個(gè)個(gè)政策文件，顯得單薄零散、難成整體，遠(yuǎn)未形成體系優(yōu)勢(shì)；二是檔案信息化更多地存在于檔案工作者的個(gè)人理解之中，處于“各自為戰(zhàn)”、“歧義頻生”的混亂狀態(tài)，距離形成科學(xué)、完整理論體系的要求尚存在著較大差距。導(dǎo)致檔案信息化理論體系建設(shè)嚴(yán)重滯后于檔案信息化實(shí)踐的發(fā)展步伐與現(xiàn)實(shí)要求，逐漸成為制約檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步發(fā)展完善的瓶頸。此種狀況如得不到有效關(guān)注、不能在較短的時(shí)間內(nèi)得到根本轉(zhuǎn)變，長(zhǎng)期缺乏科學(xué)合理、規(guī)范務(wù)實(shí)的檔案信息化理論體系作為指導(dǎo)，檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐就難免會(huì)走彎路、甚至步入歧途。不僅將會(huì)造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，還必然會(huì)給檔案信息化的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展埋下隱患，其結(jié)果必將影響到檔案信息化的建設(shè)規(guī)模、建設(shè)進(jìn)程和建設(shè)成效。這就要求我們加強(qiáng)理論研究，不斷豐富完善檔案信息化的內(nèi)涵，做出準(zhǔn)確詮釋與科學(xué)界定，建立起科學(xué)合理的檔案信息化理論體系?？茖W(xué)規(guī)劃?rùn)n案信息化的建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、原則、途徑、方法，并為檔案信息系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范等的制訂提供客觀依據(jù)。必須注意強(qiáng)調(diào)發(fā)揮理論的先導(dǎo)作用，結(jié)合全國(guó)范圍的整個(gè)信息化建設(shè)實(shí)踐蓬勃開展的有利時(shí)機(jī)，制定周密的組織規(guī)劃，盡快建立起科學(xué)、合理、務(wù)實(shí)、完善的檔案信息化理論體系，以盡早形成檔案信息化理論體系的綜合優(yōu)勢(shì)，充分發(fā)揮檔案信息化理論體系對(duì)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐的科學(xué)指導(dǎo)作用，達(dá)到檔案信息化理論與檔案信息化實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合，形成整體的優(yōu)勢(shì)，力求獲得事半功倍之成效，全力推進(jìn)檔案信息化理論體系建設(shè)的建立、發(fā)展和完善。并以此作為今后一個(gè)時(shí)期更好地開展檔案信息化建設(shè)實(shí)踐的理論指導(dǎo)。

二、檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)離不開檔案信息系統(tǒng)的技術(shù)支撐、離不開電子政務(wù)的實(shí)際輔佐。檔案信息化建設(shè)的焦點(diǎn)與核心問(wèn)題集中表現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題上。因而，標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息系統(tǒng)與電子政務(wù)各功能系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)作、互聯(lián)互通、信息共享、保障安全、發(fā)揮效能的重要前提。

在電子政務(wù)框架下實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化，為科學(xué)地利用其標(biāo)準(zhǔn)，形成新的檔案信息開發(fā)與利用的技術(shù)手段；實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)在檔案管理軟件開發(fā)與軟件產(chǎn)品推廣應(yīng)用等方面的最佳功能；完成電子政務(wù)管理軟件開發(fā)、軟件產(chǎn)品等技術(shù)與質(zhì)量水平的科學(xué)規(guī)劃；建立保障具備最佳條件的跨專業(yè)部門間利用檔案信息資源的機(jī)制；最終達(dá)到適應(yīng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門之間進(jìn)行復(fù)雜協(xié)調(diào)工作中利用檔案信息資源的需要，發(fā)揮電子政務(wù)系統(tǒng)整體作用創(chuàng)造了條件，所有這些乃是檔案信息化建設(shè)的應(yīng)有之意。

檔案信息系統(tǒng)作為政務(wù)信息化的重要組成部分，是各級(jí)政府乃至整個(gè)社會(huì)開發(fā)利用檔案信息的資源載體和空間定位平臺(tái)。要保證建立在不同計(jì)算機(jī)平臺(tái)的、分布式的、異構(gòu)式的、不同數(shù)據(jù)源的檔案信息能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中實(shí)現(xiàn)互用共享，必須首先實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息、檔案信息交換格式及相關(guān)電子政務(wù)軟件等的標(biāo)準(zhǔn)化，以滿足整個(gè)電子政務(wù)系統(tǒng)中多層次、多類型用戶千差萬(wàn)別的檔案信息需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的各個(gè)子系統(tǒng)之間、檔案信息系統(tǒng)同整個(gè)電子政務(wù)系統(tǒng)之間的相互兼容、互換與共享。才能確保整個(gè)系統(tǒng)之間的檔案信息相互連接、相互共享；才能確保歷史、現(xiàn)實(shí)及預(yù)測(cè)未來(lái)的檔案信息能夠相互可比、相互通訊。

檔案信息系統(tǒng)是電子政務(wù)整體系統(tǒng)的重要組成部分。電子政務(wù)的優(yōu)勢(shì)是可以有效地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下政府各部門的互聯(lián)互通、信息共享與業(yè)務(wù)協(xié)作。目前，國(guó)內(nèi)已建設(shè)了規(guī)模不等、縱橫交錯(cuò)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)。但由于檔案部門與相關(guān)職能部門之間缺少一致的信息共享手段和有效的業(yè)務(wù)協(xié)作機(jī)制，特別是檔案部門自身的檔案信息系統(tǒng)尚未建立起整體協(xié)調(diào)、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的運(yùn)行模式，使已有的檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與檔案信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間缺乏溝通，漸次成為相對(duì)封閉的“信息孤島”，難以形成整體協(xié)調(diào)的優(yōu)勢(shì)。導(dǎo)致檔案信息開發(fā)利用效率較低，信息溝通渠道不暢，阻礙了檔案信息系統(tǒng)在整個(gè)電子政務(wù)各功能系統(tǒng)中應(yīng)有作用的發(fā)揮，限制了檔案信息化作用績(jī)效的合理實(shí)現(xiàn)。而標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，不僅可以使包括檔案信息系統(tǒng)在內(nèi)的整個(gè)電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)獲得最佳效益秩序，而且可以有效地解決上述實(shí)際問(wèn)題，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)均衡協(xié)調(diào)、健康有序地發(fā)展。