芻議學(xué)籍號(hào)編排標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)及其標(biāo)注改革

黃恒娥

（如皋高等師范學(xué)校 江蘇 如皋 226500）

學(xué)籍號(hào)是反映學(xué)生入學(xué)年份、學(xué)歷層次、班級(jí)組織、專業(yè)類別以及學(xué)籍異動(dòng)等，具有豐富含義數(shù)字化的符號(hào)系統(tǒng)，它是規(guī)范學(xué)籍管理的源頭和基礎(chǔ)。但筆者在多年的學(xué)籍管理實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，學(xué)籍號(hào)在編排方式方面存在著諸多不太合理、不太規(guī)范的現(xiàn)象，一定程度上影響著學(xué)籍檔案的科學(xué)管理，尤其在學(xué)籍異動(dòng)時(shí)帶來(lái)諸多不便和問(wèn)題。

當(dāng)今社會(huì)，信息資源的交換與傳播是建立在信息數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上的。因此，只有合理編排學(xué)籍號(hào)，才能不阻礙信息化進(jìn)程和影響共享過(guò)程中的使用效度。有鑒若此，怎樣合理、科學(xué)地編排學(xué)籍號(hào)以適應(yīng)檔案管理需要，是值得我們每一位從事檔案管理的同志必須認(rèn)真探索的課題。筆者不揣冒昧，提出一些自己的思考和建議，以求教于方家。

一、學(xué)籍號(hào)編排標(biāo)準(zhǔn)、模式多元所帶來(lái)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

（一）編排模式和標(biāo)準(zhǔn)比較混亂，缺乏資源共享的基礎(chǔ)

目前，我國(guó)學(xué)籍檔案管理方面對(duì)學(xué)生學(xué)籍號(hào)的編排沒(méi)有制訂統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不同的省、市、縣教育行政部門(mén)及各校為方便其管理，紛紛建議了自己的編排模式，對(duì)促進(jìn)學(xué)籍管理的規(guī)范化、信息化和現(xiàn)代化發(fā)揮了一定作用。譬如北京市教委在2000年發(fā)布了《關(guān)于建立北京市中小學(xué)管理信息系統(tǒng)和電子學(xué)籍IC卡管理系統(tǒng)的實(shí)施辦法》（京教基〔2000〕062號(hào)），文件中明確了北京市中小學(xué)電子學(xué)籍IC卡學(xué)籍號(hào)的編排要求。江蘇省2010年公布了《江蘇省中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定(征求意見(jiàn)稿)》（以下簡(jiǎn)稱“征求意見(jiàn)稿”），對(duì)學(xué)籍號(hào)的編排模式也做出了相應(yīng)規(guī)定。在北京市教委文件中，具體規(guī)定了學(xué)籍號(hào)中各級(jí)代碼：區(qū)縣（2位）、學(xué)校類別（1位）、學(xué)校（3位）、學(xué)生類別（1位）、屆別（2位）、班（2位）學(xué)生號(hào)（2位），共13位[1]。江蘇的征求意見(jiàn)稿中，規(guī)定學(xué)籍號(hào)為22位數(shù)：第1-8位數(shù)為學(xué)校代碼（由6位學(xué)校所在地行政區(qū)劃代碼+2位序號(hào)組成），第9-12位為入學(xué)年份，第13-18位為專業(yè)代碼（采用教育部2010版專業(yè)代碼），第19-20位為班級(jí)號(hào)，第21-22位為班內(nèi)學(xué)生序號(hào)[2]。

此外，浙江省教育廳在2010年11月8日頒發(fā)的《關(guān)于全面實(shí)施中小學(xué)學(xué)生學(xué)籍電子化管理的意見(jiàn)》文件中，規(guī)定學(xué)生的學(xué)籍號(hào)分學(xué)籍主號(hào)和學(xué)籍輔號(hào)，實(shí)行一生一號(hào)。學(xué)籍主號(hào)為學(xué)生的身份證號(hào)，學(xué)籍輔號(hào)實(shí)行全省統(tǒng)一編號(hào)。外籍學(xué)生的學(xué)籍主號(hào)采用該學(xué)生的護(hù)照號(hào)。義務(wù)教育階段學(xué)生的義務(wù)教育卡號(hào)也實(shí)行全省統(tǒng)一編號(hào)[3]。同時(shí)還附有學(xué)籍編號(hào)規(guī)則。

由上述可見(jiàn)各地教育行政部門(mén)及學(xué)校學(xué)籍號(hào)的編排總體思路是相同的，編排模式也是大同小異，譬如包括“學(xué)生入學(xué)年份+專業(yè)代碼+學(xué)生流水號(hào)”等等。但學(xué)籍號(hào)作為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)說(shuō)，哪怕一個(gè)細(xì)小的差別也會(huì)影響到兼容，實(shí)現(xiàn)“國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化”。就以高校的“專業(yè)代碼”和“學(xué)生流水號(hào)”編碼規(guī)則為例，本來(lái)國(guó)家教育部對(duì)高校的專業(yè)，就有專門(mén)規(guī)范的、覆蓋功能很強(qiáng)的專業(yè)代碼，但不少省份又針對(duì)教育實(shí)際和專業(yè)實(shí)際，自行印發(fā)了省標(biāo)專業(yè)代碼，這就必然造成國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的沖突，因此編寫(xiě)出來(lái)的學(xué)籍號(hào)難免五花八門(mén)、長(zhǎng)短不一，必然使處于同一位次的代碼所代表涵義各不相同。這樣的編碼，在不同的區(qū)域范圍內(nèi)實(shí)行網(wǎng)絡(luò)資源共享，顯然是難以實(shí)現(xiàn)的。

此外，從編碼管理模式上說(shuō)，有的是分層管理，是總體原則下的學(xué)校自主編寫(xiě)，如北京、江蘇；有的是一竿子到底，由省級(jí)教育部門(mén)統(tǒng)一排定，如浙江。這也帶來(lái)一個(gè)問(wèn)題，即在學(xué)籍號(hào)的編排標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)上，對(duì)于高等教育、初等教育、職業(yè)教育等教育類別的編碼規(guī)則要不要做分門(mén)別類的規(guī)定，等等，也需要細(xì)細(xì)思量。

（二）編號(hào)變更和要求標(biāo)準(zhǔn)不一，影響學(xué)籍異動(dòng)的實(shí)施

學(xué)籍號(hào)具有唯一性，一般情況下不可隨意修改，但必須考慮生源流動(dòng)及學(xué)生發(fā)展的實(shí)際需要。即學(xué)生學(xué)籍發(fā)生變動(dòng)后，教育行政部門(mén)和學(xué)校對(duì)學(xué)籍號(hào)的編排是否應(yīng)適時(shí)做出變更，這在各地也是做法不一。目前，已有部分省市在探究并推行學(xué)生在義務(wù)教育和高中教育階段學(xué)籍號(hào)固定不變的管理模式。譬如江蘇省的征求意見(jiàn)稿中第四條也規(guī)定：學(xué)生在本省范圍內(nèi)學(xué)籍變動(dòng)，學(xué)籍號(hào)保持不變。學(xué)生由省內(nèi)轉(zhuǎn)至省外的，轉(zhuǎn)出學(xué)校即注銷其學(xué)籍號(hào)；學(xué)生由省外轉(zhuǎn)入省內(nèi)的，轉(zhuǎn)入學(xué)校須為其建立新學(xué)籍號(hào)，并注明該生為轉(zhuǎn)入學(xué)生[2]。

根據(jù)筆者工作經(jīng)驗(yàn)，在學(xué)籍發(fā)生異動(dòng)但未設(shè)定學(xué)籍異動(dòng)信息代碼的模式下，一是學(xué)生學(xué)籍發(fā)生異動(dòng)，如果學(xué)籍號(hào)不作相應(yīng)修改，那么在管理過(guò)程中，很有可能發(fā)生誤解或誤讀；二是如學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)后，學(xué)籍號(hào)隨學(xué)生所讀學(xué)校和專業(yè)進(jìn)行修改，又極有可能會(huì)忽略他的變動(dòng)經(jīng)歷，由學(xué)籍號(hào)看不出他過(guò)去的學(xué)習(xí)經(jīng)歷。例如2008級(jí)的學(xué)生小王，入學(xué)后因故留級(jí)至2009級(jí)同一專業(yè)學(xué)習(xí)，小王變動(dòng)前的學(xué)籍號(hào)為 2008050608，其中“2008”是年級(jí)代碼，“05”為專業(yè)代碼，“06”為班級(jí)代碼，“08”為所在班級(jí)的學(xué)生序號(hào)。如果維持小王的學(xué)籍號(hào)不變，此時(shí)，我們會(huì)誤以為小王仍在2008級(jí)就讀；如果修改了小王的學(xué)籍號(hào)，譬如為2009050709，從學(xué)籍號(hào)上又不能看出小王學(xué)籍變動(dòng)的經(jīng)歷，不僅如此，還有可能出現(xiàn)與2009級(jí)重號(hào)的現(xiàn)象（但如實(shí)行班級(jí)學(xué)號(hào)累加，要杜絕此類現(xiàn)象）。因此，無(wú)論學(xué)籍號(hào)變動(dòng)與否都會(huì)對(duì)學(xué)籍管理員產(chǎn)生誤導(dǎo)，對(duì)提高學(xué)籍檔案管理的準(zhǔn)確性產(chǎn)生影響。

二、著眼于信息網(wǎng)絡(luò)社會(huì)背景下的學(xué)籍號(hào)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)對(duì)策

從學(xué)科分野上說(shuō)，學(xué)籍號(hào)及其編寫(xiě)絕非是一組簡(jiǎn)單、隨意、數(shù)字組合的管理行為，而是一項(xiàng)融具科學(xué)性、規(guī)約性和傳播性的符號(hào)學(xué)范疇。既然是一門(mén)科學(xué)，那么不僅要求學(xué)籍號(hào)的唯一性，而且要求符號(hào)本身能夠涵蓋一個(gè)學(xué)生的大量信息：通過(guò)學(xué)籍號(hào)，可以直觀迅速地了解一個(gè)學(xué)生的基本信息，對(duì)于比較直觀地了解學(xué)生的概貌、較為迅捷地調(diào)閱學(xué)生的學(xué)籍檔案，具有簡(jiǎn)潔、方便、實(shí)用的特點(diǎn)。因此，要想進(jìn)一步發(fā)揮學(xué)籍號(hào)在學(xué)籍檔案管理中的作用，提高學(xué)籍檔案管理水平，適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)管理信息化和資源共享的需求，對(duì)于學(xué)籍號(hào)的編排與標(biāo)注模式上應(yīng)進(jìn)一步合理化、科學(xué)化、國(guó)家化甚至大眾化，以推進(jìn)其不斷邁向標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)信息化。

（一）統(tǒng)一代碼，規(guī)范編排結(jié)構(gòu)

北京和江蘇的教育行政部門(mén)在規(guī)定學(xué)籍號(hào)編寫(xiě)規(guī)則時(shí)，其基本組成都包括行政區(qū)劃、學(xué)校、專業(yè)等內(nèi)容，但編碼方法和標(biāo)準(zhǔn)不一。它們?cè)谙嚓P(guān)文件中提及的學(xué)校類別、學(xué)生類別、屆別（或年級(jí)），班級(jí)和學(xué)生的序號(hào)，均不一致，由此推及全國(guó)，各省各地的編碼方法必然是大同（內(nèi)容組成類似）而小異（編碼標(biāo)準(zhǔn)不一）。國(guó)家教育行政主管部門(mén)應(yīng)在這一方面作統(tǒng)一要求，結(jié)合我國(guó)現(xiàn)狀，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，采用大家所認(rèn)可的通用代碼。至少要明確兩個(gè)方面的內(nèi)容：一方面明確各類教育類別要不要制訂不同的編碼標(biāo)準(zhǔn)。另一方面對(duì)每一種教育類別的編碼結(jié)構(gòu)及其順序做出明確規(guī)定。即對(duì)編碼的內(nèi)容、編碼的組合、編碼的位數(shù)做出硬性規(guī)定。至于在操作層面上，對(duì)于由編碼執(zhí)行部門(mén)如學(xué)校自行編寫(xiě)的諸如班級(jí)順序號(hào)等，也應(yīng)在數(shù)位上作規(guī)定或預(yù)置。

另外，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的管理涉及不同級(jí)別的教育行政管理部門(mén)，在學(xué)籍號(hào)的編排內(nèi)容組成中可以借鑒身份證編排中的行政區(qū)劃代碼，標(biāo)注行政區(qū)劃和情況，以方便使用。這樣，無(wú)論是國(guó)家級(jí)、省級(jí)、市級(jí)乃至縣級(jí)教育行政管理部門(mén)都能既方便又明確地進(jìn)行學(xué)籍檔案管理及學(xué)籍信息統(tǒng)計(jì)。

（二）結(jié)合實(shí)際，豐富編號(hào)內(nèi)容

在制訂學(xué)籍號(hào)編寫(xiě)規(guī)則過(guò)程中，必須充分考慮到學(xué)籍的變化性。譬如學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)后，在學(xué)籍號(hào)變更的問(wèn)題上，筆者認(rèn)為應(yīng)該在學(xué)籍號(hào)的編排內(nèi)容中加入學(xué)籍異動(dòng)類的信息代碼。總體來(lái)說(shuō)，學(xué)生的學(xué)籍變動(dòng)包括轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、留級(jí)、休學(xué)、注銷、復(fù)學(xué)及退學(xué)等幾類，在學(xué)籍號(hào)的編號(hào)中，可在規(guī)定了各個(gè)異動(dòng)類型代碼的前提下，加入這一內(nèi)容。同樣以小王的學(xué)籍號(hào)為例，在其學(xué)籍號(hào)中加入關(guān)于學(xué)籍異動(dòng)的代碼，其學(xué)籍號(hào)為200801050608，“01”為學(xué)籍無(wú)異動(dòng)代碼，留級(jí)后學(xué)籍號(hào)為200902050709，“2009”為年級(jí)，“02”為留級(jí)代碼，“05”、“07”、“09”分別為留級(jí)后的專業(yè)、班級(jí)代碼及學(xué)生序號(hào)。這樣，修改后的學(xué)籍號(hào)完全能夠直接反映學(xué)生的學(xué)籍變動(dòng)情況，至于其留級(jí)前后班級(jí)和序號(hào)的變化可通過(guò)調(diào)閱其學(xué)籍檔案進(jìn)一步查明。當(dāng)然，至于是在哪一行政級(jí)別內(nèi)的學(xué)籍異動(dòng)，在設(shè)置編排規(guī)則和代碼時(shí)要通盤(pán)考慮，可將這類代碼設(shè)置為兩位數(shù)，個(gè)位表示為省內(nèi)異動(dòng)類型，十位表示跨省異動(dòng)，都可進(jìn)行編碼約定。

目前，相關(guān)省或直轄市的教育部門(mén)僅規(guī)定了學(xué)生在義務(wù)教育和普通高中教育階段的學(xué)籍號(hào)的編排和使用規(guī)則，學(xué)生進(jìn)入高等院校學(xué)習(xí)后的學(xué)籍號(hào)又另有編排?？煞窨紤]將學(xué)籍號(hào)的中某一編碼設(shè)定為不同學(xué)習(xí)階段的代碼，如研究生代碼為“1”，本科生為“2”，高中生為“3”，初中生為“4”，以此類推。

借鑒北京市、浙江省和江蘇省的相關(guān)規(guī)定，綜合以上，在學(xué)籍號(hào)的編排模式上可作如下規(guī)定：學(xué)籍號(hào)位數(shù)為24位，模式為“6位數(shù)行政區(qū)劃代碼（為學(xué)生就讀學(xué)校所在行政區(qū)劃代碼）”+“1位數(shù)學(xué)習(xí)階段（層次）代碼”+“2位學(xué)籍異動(dòng)代碼”+“4位入學(xué)年份”+“6 位專業(yè)代碼”[4]+“2 位班號(hào)”+“3 位流水號(hào)”。像專業(yè)代碼與年份的代碼都應(yīng)以國(guó)家教育部規(guī)定的專業(yè)代碼號(hào)和正規(guī)公元紀(jì)年來(lái)表示，不得任意簡(jiǎn)略。高中和義務(wù)教育階段如無(wú)專業(yè)代碼，一種辦法可以在此6位代碼的位段上以“000000”表示；另外一種，如果對(duì)高中、義務(wù)教育的教育仍然作細(xì)分，也可以加以標(biāo)注，諸如“000001”表示小學(xué)，“000021”表示職業(yè)初中，“000022”表示一般初中等，不一一細(xì)述。

此外，在學(xué)籍號(hào)的編排模式中，還可以考慮加入?yún)^(qū)分學(xué)生性別的代碼，也會(huì)進(jìn)一步提高學(xué)籍管理工作的效率，豐富學(xué)籍號(hào)負(fù)載的信息。

（三）靈活運(yùn)用，符合管理規(guī)范

如果考慮到學(xué)籍號(hào)承載信息的豐富性，學(xué)籍號(hào)標(biāo)準(zhǔn)的全國(guó)通用性，以及管理過(guò)程中的唯一性和兼容性等因素，學(xué)籍號(hào)的編輯結(jié)構(gòu)至多至全最為理想。但具體到學(xué)籍管理工作實(shí)踐和學(xué)籍號(hào)使用的過(guò)程中，這樣的學(xué)籍號(hào)位數(shù)過(guò)多，不方便編寫(xiě)、記憶、分析和使用。因此，在全國(guó)統(tǒng)一規(guī)定學(xué)籍號(hào)編排模式、標(biāo)準(zhǔn)的前提下，各級(jí)教育行政部門(mén)及學(xué)校在管理使用其所屬學(xué)生學(xué)籍信息時(shí)，可簡(jiǎn)化使用學(xué)籍號(hào)，僅使用代表個(gè)性的代碼編號(hào)，或者在同一區(qū)域內(nèi)使用約定俗成具有區(qū)別性的簡(jiǎn)號(hào)。但需要注意的是，這種簡(jiǎn)號(hào)的使用是在每個(gè)學(xué)生具有唯一的全號(hào)前提下簡(jiǎn)略的。

從技術(shù)安排上，在進(jìn)行學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)建立與資源的傳輸與共享過(guò)程中，即使在現(xiàn)時(shí)條件下各級(jí)各類學(xué)校的學(xué)籍管理系統(tǒng)的具體內(nèi)容一時(shí)難以統(tǒng)一，但在標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)籍號(hào)編排規(guī)則下，下級(jí)學(xué)籍管理系統(tǒng)上報(bào)學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)時(shí)，必須能夠自動(dòng)生成全碼的學(xué)籍號(hào)，以保證學(xué)籍號(hào)的全息與標(biāo)準(zhǔn)。

學(xué)籍號(hào)的規(guī)范化建設(shè)是促進(jìn)學(xué)籍檔案規(guī)范的基礎(chǔ)與前提，它一方面需要國(guó)家教育部門(mén)通過(guò)制訂頒布相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)予以約束，甚至組織力量從技術(shù)上開(kāi)發(fā)出代表國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)籍管理系統(tǒng)，以行政的力量在各級(jí)各類學(xué)校中予以推動(dòng)。另一方面，也需要社會(huì)各界從維護(hù)和堅(jiān)持國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的觀念出發(fā)，摒棄狹窄的利益驅(qū)動(dòng)，對(duì)其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的進(jìn)程加以呵護(hù)。只有如此，從學(xué)籍號(hào)的規(guī)范入手，全國(guó)各級(jí)各類學(xué)校的學(xué)籍管理必定會(huì)拓出一個(gè)新的天地。

[1]北京市教育委員會(huì).關(guān)于印發(fā)建立北京市中小學(xué)管理信息系統(tǒng)和電子學(xué)籍IC卡管理系統(tǒng)的實(shí)施辦法的通知[EB/OL].http://card.bjedu.cn/guifanxingwenfang/2008-10-15/120.html.

[2]江蘇省教育廳.江蘇省中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定(征求意見(jiàn)稿)[EB/OL].http://wenku.baidu.com/view/f6ae99781711cc7931b716bc.html.

[3]浙江省教育廳.關(guān)于全面實(shí)施中小學(xué)學(xué)生學(xué)籍電子化管理的意見(jiàn)[EB/OL].http://wenku.baidu.com/view/03dbd480e53a580216fcfecd.html.

[4]教育部發(fā)展規(guī)劃司.高等教育專業(yè)目錄[S].北京，2005.